Arbeitsabläufe im Büro optimieren: 7 Tipps
Haben Sie schon einmal etwas von „Lean Office“ gehört? Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine Philosophie, die eine Produktivitätssteigerung durch die Vermeidung unnötiger Arbeitsschritte zum Ziel hat. Um nach diesem Prinzip effektiv zu arbeiten, müssen Sie die Arbeitsabläufe im Büro optimieren.
Damit stehen Sie natürlich nicht alleine da. Die Prozessmanagement Software Bitrix24 stellt Ihnen zahlreiche Tools zur Verfügung, mit denen Sie im Handumdrehen die Arbeitsprozesse im Büro optimieren und so Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen.
Tipp 1: Automatisierungstools nutzen
In einem Unternehmen laufen in jedem Bereich tagtäglich unzählige Prozesse ab. Am meisten Zeit kostet es, innerhalb dieser Prozesse jeden Arbeitsschritt händisch zu erledigen. Mittlerweile können sich Unternehmen verschiedene Softwaretools zu Nutze machen, und diese für sie arbeiten lassen.
Mithilfe der auf spezifische Prozesse zugeschnittenen Tools von Bitrix24 lassen sich dabei Arbeitsschritte einfach automatisieren. Statt Ihrer oder Ihrer Mitarbeiter kümmert sich dann die Software eigenständig darum.
Beispiel Kundenkontakt: Mit einem der Tools in Bitrix24 Customer Relationship Management System (CRM) können Sie automatisch E-Mails oder Anrufe an bestimmte Kunden generieren und sparen sich das lästige Durcharbeiten von Mailinglisten.
Sie können außerdem individuelle Automatisierungsregeln erstellen, die dann unter gegebenen Voraussetzungen automatisch bestimmte Aktionen durchführen. Das Programm prüft selbstständig und führt selbstständig aus. So haben Sie und Ihre Mitarbeiter Kapazitäten für andere Aufgaben und realisieren Kaizen im Büro. Aber was ist das eigentlich?
Tipp 2: Schritt für Schritt Arbeitsabläufe im Büro optimieren
Das sogenannte „Kaizen“ im Büro ist eine einfache Methode, wie man mit der Optimierung der Arbeitsabläufe beginnen kann. Der Begriff kommt aus Japan und beschreibt den Weg, auf dem kleine fehlerhafte oder unproduktive Arbeitsabläufe im Büro Schritt für Schritt beseitigt werden und so steigt auch die Produktivität des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter.
Bitrix24 verfügt dabei über zahlreiche Tools, die Ihnen helfen, die Büroorganisation zu verbessern. Um sich selbst und Ihren Angestellten den besten Überblick über die Unternehmensstrukturen zu geben, können Sie beispielsweise ein Organigramm erstellen.
In Bitrix24 gibt es außerdem Tools für ein Mitarbeiterverzeichnis, in dem die Mitarbeiter ihr eigenes Profil ausfüllen und aktualisieren und in dem Sie dank verschiedener Suchfilter in wenigen Sekunden einzelne Angestellte ausfindig machen und direkt in der Software per Mail, Chat oder Anruf kontaktieren können.
Damit lässt sich der Gang zum Personalaktenschrank vermeiden und Sie sparen auch den Mitarbeitern in der Personalabteilung eine Menge Zeit und Arbeit. Denn darauf beruhen die Methoden von Kaizen im Büro und Lean Office: Indem Sie Ressourcen schonen, steigern Sie automatisch deren Effizienz.
Tipp 3: Digitalisieren, was geht
Digital bedeutet meist schneller und einfacher. Alles, was Sie digital erfassen, speichern und verwalten können, sollten Sie nutzen, wenn Sie Arbeitsabläufe im Büro optimieren wollen. In Sachen Mitarbeiterverwaltung geht es in vielen Unternehmen noch altmodisch zu.
Wenn nicht schon geschehen, sollten Sie spätestens jetzt auf digitale Zeiterfassung umstellen. Bitrix24 bietet Ihren Mitarbeitern ein einfach zu bedienendes Programm, in dem sie selbst am Computer mit einem Klick den Arbeitstag beginnen oder beenden und auch Pausenzeiten angeben können.
Ob die Arbeitszeiten dabei an strenge Uhrzeiten gebunden oder flexibel gestaltet sind, entscheidet das Unternehmen selbst. Auch An- und Abwesenheiten können ganz einfach digital gespeichert werden. Die Arbeitszeitprotokolle können Sie oder die jeweiligen Vorgesetzten Ihrer Mitarbeiter am Ende des Monats einfach downloaden. Eine Optimierung von Strukturen auf diese Art bringt Ihr Unternehmen schnell von der “Steinzeit in die Zukunft“.
Tipp 4: Kundenbeziehungen richtig organisieren
Das Wichtigste für ein Unternehmen sind seine Kunden. Die Beziehungen zu Ihren Kunden wollen sorgfältig gepflegt werden. Um diese Beziehungspflege optimal zu betreiben, sollen Sie auch in diesem Bereich die Arbeitsabläufe im Büro optimieren.
Sammeln Sie alle Daten zu Ihren Kunden an einem für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit zugänglichen Ort, statt an unterschiedlichen, unzugänglichen Orten wie E-Mail-Konten und Festplatten.
Mit einer cloudbasierten CRM-Software können Sie alle möglichen Daten in die Cloud hochladen. Die Funktion geht dabei weit über bloße Kontaktdaten hinaus, das Tool trackt und verarbeitet für Sie auch dem gesamten Austausch zwischen Unternehmen und Kunden, inklusive wichtiger Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen.
Damit haben Sie und Ihre Angestellten jederzeit Zugriff auf alle Informationen, die Sie brauchen, und verbessern so Ihre Kundenbeziehungen.
Tipp 5: Verbessern Sie die Kommunikation im Unternehmen
Zur Optimierung der Arbeitsabläufe im Büro sollten Sie versuchen, die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu verbessern. Sparen Sie sich beispielsweise eigene Meetings oder lange E-Mail-Umfragen, um einen geeigneten Termin mit mehreren Ihrer Mitarbeiter zu vereinbaren, indem Sie das Kalender-Tool von Bitrix24 nutzen.
Darin sehen Sie auf einen Blick, welcher Termin allen teilnehmenden Mitarbeitern passt. Auch Terminänderungen können Sie einfach online vornehmen und bei Bedarf Benachrichtigungen oder Erinnerungen verschicken. Je weniger Zeit Sie mit Terminbesprechungen verschwenden, desto produktiver wird Ihr Unternehmen arbeiten.
Tipp 6: Teams bilden und Aufgabenmanagement verbessern
Wenn in Ihrem Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet wird, ist es wichtig, die Arbeitsabläufe auch in den einzelnen Projekten zu optimieren. Mit den Tools von Bitrix24 können Projektteams die zeitliche Organisation für einzelne Aufgaben gestalten, zum Beispiel mit der Erfassung geplanter und tatsächlich aufgewendeter Zeit und einem Aufgabenplaner.
Des Weiteren gibt es Features zur Aufgabenkontrolle, beispielsweise der Einhaltung von Fristen, Arbeitsberichte und Erinnerungen. Verantwortlichkeiten können innerhalb der Software verteilt werden, so ist für alle klar, wer welche Rolle in dem Projekt innehat. Arbeitsprozesse im Büro optimieren, heißt oft, das Aufgabenmanagement zu optimieren.
Tipp 7: Wissen bündeln
Ihr Unternehmen verfügt garantiert über eine Menge internes und nützliches Wissen. Solange dieses Wissen an unterschiedlichen Orten verteilt ist, bleibt es für alte und neue Mitarbeiter mühselig, dieses zusammenzutragen. Optimieren Sie vor allem die Einarbeitung neuer Angestellten, in dem Sie relevante Informationen an einem zentralen Ort zusammentragen. Mit dem visuellen Editor von Bitrix24 können Sie ein firmeninternes Wiki erstellen, in dem sich Artikel zu allen wichtigen Themen finden. Das Wiki kann jederzeit angepasst und aktualisiert werden und wird sich als wertvolle Wissensbasis für Ihre Mitarbeiter herausstellen.
Resümee: Optimierung der Arbeitsabläufe im Büro leicht gemacht!
Arbeitsabläufe im Büro optimieren kann Ihnen eine Reihe von Vorteilen bringen und muss dabei nicht schwierig sein. Die Tools von Bitrix24 sind genauestens darauf ausgerichtet, den Workflow in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Beispielsweise indem sie Sie und Ihre Mitarbeiter von unnötigen Arbeiten befreit. Sie werden schnell merken, wie sich mit Hilfe dieser Tricks Ihre Produktivität steigert und die Arbeitsabläufe deutlich effizienter werden.
