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Der endgültige Leitfaden für Ihre Vertriebsautomatisierung im Jahr 2022

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Bitrix24-Team
5. März 2022
Zuletzt aktualisiert: 9. März 2022

Im Zusammenspiel mit der Digitalisierung gehen vielseitige Automatisierungsprozesse einher, die unter anderem auch den Vertrieb betreffen. Diese bieten die Möglichkeit, Arbeitsweisen zu optimieren und sich dadurch entscheidende Marktvorteile zu verschaffen. Ein Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung kann hier eine wertvolle Stütze sein, um eine nachhaltige Produktivitätssteigerung zu erzielen.

Zeitaufwendige, manuelle, wiederkehrende Aufgaben und Vorgänge werden mit Hilfe von Tools zur Vertriebsautomatisierung optimiert und sorgen für eine höhere Effizienz in der gesamten Verkaufsabwicklung. Aber wie lässt sich der Vertriebsautomatisierungsprozess in Ihrem konkreten Anwendungsfall gestalten?

Bei uns finden Sie den endgültigen Leitfaden zur Vertriebsautomatisierung. Dabei beantworten wir außerdem, worum es sich bei derVertriebsautomatisierung handelt und zeigen Ihnen, mit welchen Tools zur Vertriebsautomatisierung und welchen Maßnahmen Sie 2022 Ihre Verkaufsprozesse optimieren können.

FAQ

Was ist Vertriebsautomatisierung?

Mit Hilfe der Vertriebsautomatisierung werden zeitaufwendige, manuelle Aufgaben durch künstliche Intelligenz, integrierte Software-Lösungen und passende digitale Tools automatisiert. Das sorgt für eine Leistungsverbesserung aller Vertriebsmitarbeiter und Produktivitätssteigerung im gesamten Unternehmen. Die Automatisierung ermöglicht eine nachhaltige Nutzung knapper Unternehmensressourcen, eine konsistente Organisation und zuverlässige Datenverwaltung.

Warum ist Automatisierung im Vertrieb wichtig?

Ressourcen in Unternehmen, darunter Kapital, Material aber auch die Arbeitszeiten von Mitarbeitern stehen nur in begrenztem Umfang zur Verfügung. Die Automatisierung im Vertrieb stellt sicher, dass alle Ressourcen effektiv zum Einsatz kommen und dadurch Kosten eingespart und Gewinne maximiert werden können. Insbesondere die begrenzte Zeit der Kollegen wird durch den passenden Automatisierungsprozess effizient und vorausschauend nutzbar gemacht.

Welche Vorteile bietet die Vertriebsautomatisierung (Sales Automation)?

Die Automatisierung von Vertriebsvorgängen zeichnet sich durch zahlreiche Vorteile aus, zu denen unter anderem die Leadverwaltung, Daten-Nachverfolgung und die Automatisierung von Aufgaben gehören. Dank Sales Automation lassen sich neben sinkenden Kosten, höhere Genauigkeit, eine Beschleunigung von Prozessen aber auch kürzere Reaktionszeiten und eine erhöhte Kundenzufriedenheit in der Praxis realisieren.

Welche Risiken bestehen bei der Vertriebsautomatisierung?

Die Risiken der Vertriebsautomatisierung sind in einem Verlust der Individualität und des persönlichen Austauschs mit den Kunden zu sehen. Das passiert immer dann, wenn Unternehmen versuchen jeden Aspekt des Verkaufsprozesses vollständig zu automatisieren, zum Beispiel durch: 

• E-Mail-Automatisierung mit unpersönlichen Nachrichten 

• Sales Automation-Kampagnen ohne persönliche Kundenkontakt

Warum spielt CRM bei der Vertriebsautomatisierung eine wichtige Rolle?

Ein CRM bildet die wichtigste Basis für die Automatisierung im Vertrieb, denn darin werden Kundendaten und Leads nicht nur bequem angelegt und verwaltet, sondern auch Automatisierungsprozesse durchgeführt und überwacht. Die Arbeit von Vertriebsleitern und Mitarbeitern wird dank vielseitigen Tools zur Vertriebsautomatisierung deutlich erleichtert.


1. Sammeln Sie umfassende Lead-Informationen

Einen essenziellen Grundstein für die Vertriebsautomatisierung bildet eine solide Datenbasis. Je mehr Sie über Ihre potenziellen Kunden wissen, desto besser können Sie auf sie eingehen und langfristig an Ihr Unternehmen binden.

Neben Informationen rund um die Branche, Unternehmensgröße oder Ansprechpartner können im Leadmanagement auch wichtige Details rund um Anforderungen oder Problemstellungen gesammelt werden.

Über ein nahtlos integriertes CRM lassen sich nicht nur alle Kundenkontaktdaten erfassen und pflegen, sondern auch die gesamte Historie eines Leads abbilden. Damit erfassen Sie den vollständigen Verlauf sowie die Customer Journey des jeweiligen Leads und stellen auch anderen Mitarbeitern alle aktuellen Informationen dazu zur Verfügung.

Dadurch kann im Rahmen der Vertriebsautomatisierung jederzeit auch ein Kollege in die Kommunikation (beispielsweise in den bereits erfolgten E-Mail Austausch) oder die Bearbeitung eines Leads eingebunden werden und erhält automatisch einen schriftlichen Überblick über alle zugehörigen Entwicklungen.

Im Falle von Urlaubszeiten oder auch bei einem krankheitsbedingten Ausfall kann hier sofort ein anderer Mitarbeiter in den Prozess einsteigen, auch wenn er vorher noch keinen Kontakt zum jeweiligen Kunde hatte. 

Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermittelt dem Kunden ein Gefühl von persönlicher Betreuung und schafft nachhaltig Vertrauen.

2. Arbeiten Sie mit Lead-Scoring

Sobald Sie Leads und die passenden Informationen gesammelt haben, ist es außerdem entscheidend sie korrekt zu qualifizieren. Nur so erfahren Sie, welchen Leads Sie besondere Aufmerksamkeit schenken sollten und welche neuen Kontakte eventuell nicht an erster Stelle priorisiert werden.

Beim Lead-Scoring handelt es sich um einen Vorgang, der anhand einer Zahlenskala bestimmt, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein Lead zu einem zahlenden Kunden wechselt.

Aus diesem Grund sollten Sie im Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung eingehende „kalte“ Leads, die Sie zunächst nicht genauer einschätzen können, bewerten. Das wird möglich, indem Sie versuchen, Informationen über Ihr Lead herauszufinden und entsprechend dazu beispielsweise eine Punktzahl vergeben.

Je nach Schwerpunkt, können für die Lead Bewertung beispielsweise die Unternehmensgröße aber auch das Lead-Verhalten (Abonnement-Newsletter, Buchung, Webinar, Anforderung eines Angebot etc.) in die Bewertung einfließen. So lassen sich Ihre Leads durch verschiedene Phasen führen und helfen im Vertrieb zuverlässig dabei, Interessenten zu identifizieren und zum Abschluss (beispielsweise zu einem Kauf) zu bewegen.

3. Setzen Sie auf vielseitige Leadquellen und individuelle Workflows

Um einen fortlaufenden Zufluss an neuen Leads sicherzustellen, sollten Sie auf verschiedene Leadquellen setzen, die Sie direkt in Ihr CRM integrieren können. Je nach Branche und Tätigkeitsfeld lassen sich hier beispielsweise E-Mail-Abonnenten, Teilnehmer von Veranstaltungen, Webinar-Besucher, Leads aus sozialen Netzwerken und vielen weiteren Quellen einbeziehen.

Dabei müssen Kontakte und zugehörige Vertriebsaktionen nicht manuell im CRM angelegt und gepflegt werden, sondern sind über benutzerdefinierte Geschäftsprozesse, die auch als Workflows bezeichnet werden, steuerbar.

Die Geschäftsprozesse im CRM sind flexibel einsetzbar, um unter anderem Leads anhand vorab definierter Kriterien an den passenden Vertriebskollegen zu übermitteln.

Außerdem haben Sie die Option, automatisch Benachrichtigungen oder Aufgaben zu versenden, wenn eine bestimmte Handlung durch den potenziellen Kunden vorgenommen (Klick auf den E-Mail-Link, Anfrage zu einem Angebot etc.) oder eine bestimmte Auftragsphase erreicht wurde.


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4. Implementieren Sie einen Sales Funnel!

Der Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung enthält einen wertvollen Schlüssel, der Ihnen konsistente Verkäufe beziehungsweise Vertragsabschlüsse sicherstellt. Dabei handelt es sich um einen sogenannten Verkaufstrichter (Sales Funnel).

Mit Hilfe des Sales Funnels begleiten Sie Ihre Kunden Schritt für Schritt durch verschiedene Vertriebs- und Marketingaktionen. Darunter ist beispielsweise der automatisierte Versand von E-Mails, Weiterleitung auf Landingpages etc., um diese zu einer Kaufentscheidung zu animieren.

Ein Verkaufstrichter bietet Ihnen wertvolle Vorteile, zu denen unter anderem ein strukturierter Vertriebsautomatisierungsprozess zur systematischen Leadgenerierung gehört. Damit können Sie Beziehungen zu Ihren Leads aufbauen, die an den richtigen Stellen automatisiert werden und Interessenten zu zahlenden Kunden machen.

Darüber hinaus lässt sich über den Sales Funnel auch das Wiederholungsgeschäft sowie der Verkauf zusätzlicher Produkte und weiterer Dienstleistungen an bestehende Kunden steuern.

Kunden werden durch den Sales Funnel über das CRM begleitet.Tools zur Vertriebsautomatisierung übernehmen Routineaufgaben, wie das automatische Sammeln von Anfragen aus allen Kanälen, eine automatische Zuweisung an Verantwortliche im Unternehmen oder den automatisierten Durchlauf von Aufträgen durch vordefinierte Phasen.

5. Setzen Sie auf E-Mail-Automatisierung und E-Mail-Vorlagen

Ab einer gewissen Anzahl von Interessenten und Kunden wird es schwer, die Prozesse rund um den Versand von E-Mails optimal zu steuern, wenn Sie nicht über die passenden Tools verfügen.

Es ist wichtig eine zuverlässige E-Mail Automatisierung zu gewährleisten. Damit lassen sich beispielsweise E-Mail-Kampagnen aufsetzen, die individuell auf die Bedürfnisse und Handlungen der potenziellen Kunden zugeschnitten sind. Sie entscheiden, unter welchen Umständen zum Beispiel welche Varianten von Follow-Up-E-Mails versendet werden sollen.

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll auf E-Mail-Vorlagen zurückzugreifen, die nicht nur mit Inhalt und Optik überzeugen, sondern auch speziell auf den Empfänger und den jeweiligen Stand in der Customer Journey zugeschnitten werden können.

Empfehlenswert ist dabei, den Inhalt mit bis maximal 50 Prozent zu individualisieren. So erhöhen Sie die Antwortrate aber der Aufwand für die individualisierten Inhalte übersteigt nicht den Nutzen.

Passend zur E-Mail-Automatisierung spielt die Analyse von Kampagnen im Vertrieb eine wichtige Rolle. Darüber lässt sich zum Beispiel ermitteln, wie viele verschickte E-Mails auch tatsächlich geöffnet, welche Links angeklickt wurden, auf welchen Landingpages sich Kunden wie lange aufgehalten haben und welche Inhalte besonders überzeugend waren.  

Die Antworten und resultierenden Rückschlüsse ermöglichen eine verbesserte Performance und Perfektionierung von E-Mails im Vertrieb.

6. Planen Sie Termine und Gespräche vorausschauend

Ihr Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung sollte unbedingt auch die Termin- und Besprechungsplanung berücksichtigen. Nur so lassen sich effizient und vorausschauend Deadlines aber auch Gespräche mit Kollegen oder Kunden planen, sowie automatische Einladungen und Erinnerungen verschicken. 

Um einen reibungslosen und stressfreien Ablauf sicherzustellen, bietet ein Terminplaner eine wichtige technische Grundlage, um eine unkomplizierte Strukturierung und praktische Umsetzung von Terminen und Meetings unterschiedlicher Natur zu realisieren.

Nutzen Sie passend dazu einen integrierten Online-Kalender inklusive digitaler Tools zur Vertriebsautomatisierung rund um CRM, Kollaboration, Kommunikation, Aufgaben- und Projektmanagement oder zur sicheren Verwaltung von Terminen aller Art.

7. Erstellen Sie automatisierte Angebote direkt aus dem CRM

Mit einem Angebot informieren Sie Ihre Kunden über den Inhalt und Kosten eines zukünftigen Auftrags. Leider verschwenden Vertriebsmitarbeiter in Unternehmen oft noch viel Zeit mit der manuellen Erstellung von Angeboten. Dabei werden die notwendigen Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails oder Notizen mühselig manuell zusammengetragen und im Angebot eingefügt.

Aus diesem Grund sollten Sie auch die Angebotserstellung sowie die automatische Konvertierung in Aufträge und Rechnungen berücksichtigen.

Über das CRM können Sie passend zu Ihren Angeboten auch Automatisierungsregeln und Trigger einstellen. Mit diesem Vorgehen wird es unter anderem auch möglich aus einem Angebot ein ausgewähltes Dokument zu erstellen, wobei alle angegebenen Daten automatisch im generierten Dokument ausgefüllt werden.

Darüber hinaus können Sie beispielsweise zeitgesteuerte Erinnerungen einrichten, die Sie daran erinnern ein Angebot nachzufassen oder bei erfolgreicher Umsetzung zum richtigen Zeitpunkt die zugehörige Rechnung zu erstellen.

8. Behalten Sie alle Entwicklungen im Blick

Als Vertriebsleiter sollten Sie nicht länger wertvolle Zeit damit verbringen, manuelle Berichte und Auswertungen, einzelne Screenshots oder E-Mail-Anhänge zu erstellen und in unregelmäßigen Abständen an Kollegen oder Vorgesetzte übermitteln.

Im letzten Punkt der Vertriebsautomatisierung geht es darum, den Überblick über Arbeitsleistungen und Verkaufsabschlüsse zu behalten und gleichzeitig alle Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ohne dass dabei viel Zeit für die Erstellung manueller Berichte verschwendet wird, die Sie als wichtige Ressource für andere Vertriebsaufgaben nutzen können.

Sie selbst behalten die Übersicht über alle Vertriebsaktivitäten und Vertriebsentwicklungen mit Echtzeitanalysen und einem individuell auf Ihre Anforderungen angepassten Dashboard im CRM.

Darüber hinaus erstellen Sie mit Hilfe von aussagekräftigen Reports automatisierte, benutzerdefinierte Berichte, unter anderem zu Lead-Quellen, Marketingkanälen, zu Vertriebs-Pipelines, erwarteten Verkäufen oder zu offenen Rechnungen.

CRM-Berichte, die unter anderem auf Leads, Manager, Rechnungen sowie Aktivitäten basieren, können von Mitarbeitern und Verkaufsleitern eingesehen werden. Mit diesem Vorgehen erstellen Sie beispielsweise Monatsberichte für die Aktivitäten einzelner Vertriebler und können die durchgeführte Anzahl der Anrufe und Termine auswerten. Dadurch werden die Leistungsfähigkeit und Effizienz einzelner Mitarbeiter vergleichbar und lassen sich mit den Ergebnissen von Kollegen messen.

Zur Motivation des Vertriebsteams und rund um die ordnungsgemäße Berichterstattung an das Management besteht beispielsweise die Möglichkeit, automatische wöchentliche Rankings an die Mitarbeiter im Vertrieb und detaillierte Umsatzberichte an die Vertriebsleitung zu senden.

Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung – so profitiert Ihr Unternehmen!

Moderne Vertriebskanäle und angepasste Prozesse ermöglichen es Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine durchdachte Automatisierung des Vertriebs erleichtert viele Arbeitsbereiche und erhöht die gesamte Produktivität. Einzelne zeitintensive, wiederkehrende Tätigkeiten, die bislang manuell durchgeführt werden mussten, können über intelligente Werkzeuge automatisiert werden.

Dabei kommt es auf eine gesunde Mischung zwischen Vertriebsautomatisierung und dem persönlichen Kontakt zu potenziellen Kunden an, um langfristig Vertrauen zu schaffen und Interessenten zu wiederkehrenden Käufern zu machen.

Unser Leitfaden für die Vertriebsautomatisierung gibt Ihnen in 8 Punkten einen wertvollen Überblick über Lead-Generierung und Lead-Qualifizierung, automatisierte Workflows, die Umsetzung von Sales Funnels, ein solides Termin- und Angebotsmanagement sowie das passende Controlling und Reporting.

Mit Hilfe der Automatisierung stellen Sie sicher, dass Sie keine potenziellen Chancen mehr verpassen und sich gleichzeitig auf die Qualität der Kundeninteraktion konzentrieren können. Im Rahmen der Vertriebsoptimierung erstellen Sie detaillierte Verkaufsprognosen und können so zukunftsfähige Vertriebskonzepte etablieren. 

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