Digitale Konferenz Organisieren: Eine 15-Schritte-Checkliste für den Erfolg

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Daniel Schwarz
15. November 2021
Zuletzt aktualisiert: 15. November 2021

Können Veranstaltungen nicht vor Ort stattfinden, lässt sich alternativ eine digitale Konferenz organisieren. Experten gehen davon aus, dass in Zukunft virtuelle Tagungen eine zunehmende Rolle im Geschäftsalltag spielen werden. In diesem Zusammenhang stellt sich Ihnen vielleicht die ein oder andere Frage wie unter anderem: Wie organisiert man am besten eine Online Konferenz und worauf kommt es bei der Durchführung eines Online-Events an?

Digitales Konferenzmanagement basiert vor allem auf einer gut funktionierenden Technik und einer intuitiv nutzbaren Softwarelösung, die eine Reihe an wichtigen Werkzeugen bereitstellt.

Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Online-Konferenz haben wir Ihnen eine 15-Schritte-Checkliste zusammengestellt, mit der Sie zuverlässig Ihre Online-Tagungen organisieren können.

1. Das Veranstaltungsziel definieren

Am Anfang der Organisation stehen die Festlegung der Zielgruppe und die thematische Gestaltung der Konferenz. Welchen beruflichen Hintergrund haben die Teilnehmer? Welche Themen möchten Sie besprechen und welche Referenten bieten sich dafür an?

Möchten Sie Wissen vermitteln, Produkte verkaufen oder Ihr Netzwerk erweitern? In Abhängigkeit dieser Kriterien sollten Sie Ihre digitale Konferenz organisieren.

2. Die Planungszeit nicht unterschätzen

Für eine virtuelle Konferenz müssen keine Hotels und Flüge gebucht werden, trotzdem sollten Sie bereits zwei bis drei Monate vor der Konferenz mit der Planung und dem Projektmanagement beginnen, um einen reibungslosen Ablauf zu erzielen.

3. Den passenden Termin finden

Legen Sie fest, an welchem Zeitpunkt Ihre Veranstaltung stattfinden soll. Für die Organisation von virtuellen Events ist vor allem wichtig zu berücksichtigen, ob alle Teilnehmer aus derselben Zeitzone kommen. Auch Urlaubszeiten oder Feiertage müssen berücksichtigt werden.

Schlagen Sie mehrere Termine vor und lassen Sie die Teilnehmer Ihre Präferenzen eintragen. Ein angenommener Terminvorschlag sollte dann verbindlich im Online-Kalender eingetragen und intern sowie extern geblockt werden.

4. Sich an erfolgreich durchgeführten Online-Events orientieren

Rund um das digitale Konferenz organisieren kann es durchaus sinnvoll sein, sich an bereits erfolgreich durchgeführten Events zu orientieren und sich anzusehen, welche Tools verwendet, wie die Online-Präsenz gestaltet oder wie eventuelle Einnahmen erzielt wurden.

5. Das Budget planen

Ähnlich wie bei der klassischen Konferenz müssen bestimmte Ausgaben getätigt werden, beispielsweise für Technik, Honorare für Referenten, Personalkosten oder Aufwendungen für Werbemittel.

Bleiben Sie bei den Ausgaben realistisch und richten Sie Ihre Einnahmen darauf aus. Sie können für die Teilnahme an einer virtuellen Konferenz auch kostenpflichtige Tickets verkaufen, eine Live-Verkaufs-Aktion der Aussteller starten und Sponsoren an Bord holen. Sie sollten sich auf jeden Fall einen Puffer bei Ihrer Budgetplanung vorbehalten.

6. Die richtige Plattform nutzen

Eine Online Konferenz organisieren heißt für Ihr digitales Konferenzmanagement eine sichere Videokonferenz Software zu nutzen, die eine Übertragung in HD-Qualität gewährleistet.

Die Grundlage für eine erfolgreiche Online-Verbindung stellt eine stabile Internetverbindung und ausfallsichere Technik dar. Besonders wenn sich Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, kann eine synchrone Live-Übertragung eine Herausforderung darstellen.

Darüber hinaus sollte das ausgewählte Tool in der Lage sein, auch eine größere Anzahl von Teilnehmern zu integrieren und eine verzögerungsfreie Übertragung ermöglichen.

7. Vortragsdauer für Teilnehmer festlegen

Die Praxis zeigt, dass anders als bei Live-Vorträgen vor Ort, die Teilnehmer von Online-Konferenzen häufig nach rund 60 Minuten aussteigen.

Beschränken Sie sich daher auf mehrere Vorträge von einer halben Stunde mit ausreichend Pausen, um das Interesse zu halten. Geht es darum, Fachwissen an Kollegen weiterzugeben, dann kann eine Online-Tagung sinnvoll sein, die sich über mehrere Termine und Themenschwerpunkte ausdehnt.

8.  Zugehörige Marketingstrategie planen

Damit Ihre Online-Konferenz ein Erfolg wird, müssen Sie virtuelle Events organisieren und diese auch dementsprechend bewerben. Dabei sollten Sie Ihre Werbemittel auf Ihre Zielgruppe abstimmen und beispielsweise E-Mail-Marketing Kampagnen erstellen, auf soziale Netzwerke und andere Medien zurückgreifen.

Auf einer eigenen Landingpage passend zu Ihrer virtuellen Konferenz können Interessen den Programmablauf, die teilnehmenden Redner, Aussteller, Sponsoren und wichtige Termine vorfinden.

9. Kommunikationskanäle einrichten

Wenn Sie eine digitale Konferenz organisieren, legen Sie am besten fest, wie Teilnehmer und Redner Sie erreichen können oder welche Supportfunktionen zur Verfügung stehen.

Wichtig ist, dass Sie einen Kommunikationskanal anbieten, beispielsweise eine Hotline oder Mobilrufnummer, die auch offline funktioniert, falls es Schwierigkeiten mit der Verbindung gibt.

10. Möglichen Dresscode kommunizieren

Geben Sie Empfehlungen ab, welcher Dresscode auf Ihrer Veranstaltung erwünscht ist. Bei einer virtuellen Konferenz sind vor allem eintönige Kleidungsstücke zu bevorzugen und fügen sich professioneller in das Gesamtbild ein als ein bunt gemustertes Kleidungsstück.

Unternehmensintern können Sie ebenfalls einen einheitlichen Dresscode festlegen und diesen nach Außen deutlich machen.

11. Content Call vereinbaren

Auch bei erfahrenen Rednern kann es sinnvoll sein, die Vorträge vorab zu sehen damit Sie gegebenenfalls Änderungswünsche einbringen können.

So lassen sich Vortragsinhalte spannend gestalten und die Inhalte mit dem Veranstaltungsziel abgleichen.

12. Probelauf durchführen

Eine Generalprobe ist gerade bei digitalen Konferenzen empfehlenswert. Proben Sie mit Ihren Moderatoren und Rednern die Durchführung der Konferenz.

Testen Sie Ihr Equipment und die zum Einsatz kommende Softwarelösung. Klären Sie auch Fragen zur Bedienung, um einen sicheren Umgang während des Events zu ermöglichen.

13. Aufgaben klar verteilen

Sind sich alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen darüber im Klaren, welche Aufgaben Sie im Vorfeld rund um das digitale Konferenz organisieren und während der Veranstaltung haben?

Bei der Durchführung der Konferenz sind Sie darauf angewiesen, dass jeder seine Aufgabe übernimmt, ohne, dass es dafür noch eine zusätzliche Anleitung geben muss.

14. Rechtzeitig Einladungen mit Links verschicken

Behalten Sie die Zusendung der Einstiegslinks im Überblick. Das CRM-Tool kann Sie bei der Organisation Ihrer digitalen Konferenz unterstützen und den Link automatisch an alle Teilnehmer schicken. Lassen Sie die Teilnehmer früher einsteigen, um etwaige technische Probleme rechtzeitig feststellen zu können.

15. Kontakte knüpfen

Nutzen Sie Ihre Online-Tagung, um Ihr Netzwerk zu erweitern und den Kontakt zu Kunden, Referenten und Partnern zu intensivieren. Bieten Sie auch den Teilnehmern die Möglichkeit, sich untereinander kennenzulernen und sich auszutauschen.

Fazit: Mit der passenden Checkliste professionell Online-Tagungen organisieren! 

Digitales Konferenzmanagement erfordert ein gewisses Maß an Fingerspitzengefühl, insbesondere weil in den meisten Fällen das gesamte digitale Konferenzen organisieren ohne persönliche Echt-Kontakte geplant wird.

Mit unserer Checkliste sollte die Frage danach, wie man eine Online-Konferenz organisiert allerdings kein Problem mehr darstellen. Setzen Sie die 15 Punkte doch gleich für die Planung Ihrer Online-Tagung ein.

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