Effizienz steigern: 8 Praxistipps für den Einsatz digitaler Kalender im Projektmanagement

In modernen Unternehmen ist ein digitaler Kalender ein Muss für eine effiziente Projektarbeit. Solche Tools gehen aber weit über die Koordinierung von Meetings hinaus. Sie verknüpfen Termine mit den To-do-Listen des Projektmanagements und ermöglichen die gemeinsame Erstellung von Aufgaben im Team.

Zwei Mindestanforderungen sollte die eingesetzte Software auf jeden Fall erfüllen – eine leicht verständliche Benutzeroberfläche, die es intuitiv ermöglicht, Termine einzutragen und mit anderen Tools zu verknüpfen, und die Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten. Gerade im Projektmanagement mit gemischten Teams, die teilweise am Sitz des Unternehmens und zum Teil remote arbeiten, ist eine gemeinsame Arbeit mit einem zentralen Terminkalender von großer Bedeutung. Zur letztgenannten Anforderung gehört auch unbedingt die Datensynchronisation aller Geräte und eine Backupfunktion, die bei Verlust eines Mobilgerätes alle Termine wiederherstellen lässt.

Der folgende Artikel gibt Ihnen acht Praxistipps zum effektiven Einsatz eines leistungsstarken digitalen Kalenders im Projektmanagement.

FAQ

1. Mehr Transparenz durch digitale Terminverwaltung

Ein digitaler Kalender wird in jedem modernen Unternehmen zur Terminierung einer ganzen Reihe von Tätigkeiten im Rahmen der Projektplanung und Aufgabenverwaltung benötigt. Dazu gehören unter anderem Meetings, Dienstreisen und Urlaub. Digitale Kalender sind aber auch sehr nützlich, um den Projektfortschritt anzuzeigen und Meilensteine festzuhalten.

Die Nutzung digitaler Kalender durch jeden Projektmitarbeiter sichert hohe Transparenz innerhalb des Unternehmens. Bei kurzfristigen Krankheitsausfällen kann der Projektleiter die Termine und Pläne anderer Mitarbeiter einsehen und Aufgaben entsprechend delegieren.

Damit die Terminorganisation möglichst effektiv erfolgen kann, ist die Auswahl einer geeigneten Software von entscheidender Bedeutung. In kleinen Unternehmen können Online-Kalender, wie sie zum Beispiel Google gratis anbietet, zum Einsatz kommen. Ihr Funktionsumfang ist allerdings beschränkt, die Einbindung in eine Projektmanagementsoftware ist entweder nicht oder nur über Schnittstellen möglich. Hinzu kommen in Deutschland Probleme mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, auf die wir weiter unten gesondert eingehen werden. Ein effizientes Projektmanagement erfordert deshalb spezielle Kalendertools mit einer breiten Palette von Funktionen, die im folgenden Tipp beschrieben werden.

2. Mit einer leistungsstarken Kalenderverwaltung Projektmeetings organisieren

Kompetentes Projektmanagement basiert auf einer vorausschauenden Planung. Diese wiederum benötigt verlässliche Werkzeuge zur Terminkoordinierung. Ein leistungsstarker digitaler Kalender ist genau das Richtige, wenn es darum geht, Zeitmanagement und Produktivitäts-Hacks zu kombinieren. Jedes große Projekt besteht aus einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben, die durch ein Team von Mitarbeitern zu bearbeiten sind. Ganz gleich, ob die Aufgaben von Einzelpersonen oder in einer Arbeitsgruppe erledigt werden, sie erfordern die Einhaltung einer zeitlichen Abfolge der Arbeitsschritte. Digitale Kalender in Verbindung mit der Aufgabenverwaltung sind deshalb entscheidend für ein reibungsloses Teamwork. Eine Software, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, ermöglicht es, Aufgaben – auch untergliedert in einzelne Teilaufgaben – innerhalb des Kalenders zu erstellen und sich wiederholende Aufgaben in Form von Vorlagen zu speichern.

Die Kalendersoftware von Bitrix24 bietet die Aufgabenpflege in einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht und gestattet die Einstellung von Zeitzonen, ein wichtiges Feature für große Teams, die remote und dezentral über Ländergrenzen hinweg arbeiten. Darüber hinaus helfen Terminkalender die Personalverwaltung zu optimieren, zum Beispiel bei der Zeiterfassung oder Abwesenheitsplanung.

3. Gruppenkalender: Digitale Tools für die Teamzusammenarbeit

Ein leistungsstarker digitaler Kalender hilft dabei, das gesamte Projektteam zu organisieren. So können einzelne Mitarbeiterkalender mit anderen Teammitglieder geteilt oder gemeinsame Gruppenkalender erstellt werden. Bitrix24 bietet sogar die Möglichkeit zur Erstellung mehrerer Gruppenkalender und unterstützt damit perfekt das Multiprojektmanagement. Der Teamkalender wird zum idealen Planungsinstrument für gemeinsame Projektmeetings und verbindet zusätzliche Kollaborations-Tools. Damit können zum Beispiel direkt aus dem Kalender heraus Videoanrufe, Chats oder Videokonferenzen gestartet werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Mitarbeiter remote und an unterschiedlichen Orten tätig sind, sofern die Online-Version des Gruppenkalenders genutzt wird. Durch die Cloud-Anwendung wird der Zugriff auf das Kalender-Tool und die damit integrierten Features jederzeit sichergestellt.

Eine Möglichkeit zur individuellen Rechtevergabe sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nur mit den ihnen zugewiesenen Einstellungen auf die Kalenderdaten zugreifen. So können bestimmte Nutzergruppen alle Termine verwalten, während andere Mitarbeiter nur die für sie notwendigen Informationen über einen Lese-Zugang einsehen können.

4. Ein digitaler Kalender für alle Geräte

Mit zentraler Datenverwaltung und LAN-Anbindung aller Mitarbeiter ist es einfach, ein effizientes Projektmanagement im Büro zu gewährleisten. Wie sieht es aber mit Remote-Teams aus? Da heute jeder Mitarbeiter ein Smartphone hat, ist es logisch, dass ein digitaler Kalender für alle genutzten Geräte zur Verfügung stehen muss. Neben der PC-Version sollte die eingesetzte Terminverwaltung deshalb immer zusätzlich eine App für Mobilgeräte bieten. Moderne Produkte, wie die mobile App von Bitrix24, kombinieren alle Features des Projektmanagements – also auch die Kalenderverwaltung – in einer App, die für Android und iOS in den jeweils aktuellen Versionen erhältlich ist.

5. Professionelle Online-Terminvereinbarung mit Stakeholdern

Projektmanagement besteht nicht nur aus der Abstimmung der Aufgabenausführung, sondern beinhaltet auch einen intensiven Kontakt mit dem Auftraggeber und weiteren Stakeholdern, die über den Projektfortschritt informiert werden müssen. Bei der Auswahl eines digitalen Kalenders müssen Sie also darauf achten, dass er alle notwendigen Funktionen bietet:

• Terminübersicht
• Terminbuchung
  
• Erinnerungsfunktion
• Terminverschiebung
• Stornierung
  

In der Terminübersicht werden zunächst alle verfügbaren freien Zeiten angezeigt. Auf diese Weise können Sie dem Stakeholder schnell einen Terminvorschlag mit Alternativen per E-Mail oder Messenger senden. Eine intelligente Verknüpfung des Kalenders mit einem CRM sorgt dafür, dass der Kunde bereits mit dem Terminvorschlag die für ihn wichtigen Informationen erhält. Nach Bestätigung wird die Zeit automatisch in den Projektterminkalender eingetragen, so dass alle Teammitglieder rechtzeitig informiert werden. Dank der Erinnerungsfunktion vergessen Sie nie einen Termin, den Sie gebucht haben, und im Falle unvorhergesehener Umstände können Sie ihn einfach ändern oder stornieren.

6. Digitale Terminverwaltung zeichnet sich durch Funktionsvielfalt aus

Auf einige wichtige Funktionen digitaler Kalender für ein effizientes Projektmanagement wurde bereits in den vorangegangenen Abschnitten eingegangen. Jetzt wollen wir uns gezielt auf die Features konzentrieren, die eine Terminverwaltung auszeichnen.

Jedes Treffen muss vorbereitet werden. Daher ist es wichtig, sich im Voraus daran zu erinnern, welche Wünsche der Kunde geäußert hat, wie seine Bestellhistorie aussieht und wie Ihre Interaktion mit ihm verlaufen ist. Die Integration des Kalenders in das CRM (Customer Relationship Management) ist für diesen Zweck ideal.

Außerdem ist es wichtig, dass Ihre Termine auf allen weltweit beliebten Plattformen, wie beispielsweise MS Outlook oder Google, synchronisiert werden können.

Ein weitere Funktion, mit der Sie Ihre Termine effizient verwalten können, ist die Erinnerungsfunktion. Bei großen Projekten oder beim Multiprojektmanagement kann man schnell durcheinanderkommen und Termine vergessen. Mit dieser Funktion sehen Sie automatisch alle anstehenden Termine und haben Zeit, sich ggf. darauf vorzubereiten.

Besonders nützlich für die Planung von Meetings sind die Terminfindungs- und Einladungsfunktionen, mit denen Sie die freien Zeitfenster Ihrer Mitarbeiter prüfen, einen passenden Termin vereinbaren und Einladungen dazu an die Teammitglieder versenden können.

7. Zeitmanagement durch Task Batching und Timeboxing

Task Batching und Timeboxing sind zwei bewährte Methoden, um die Effizienz im Projektmanagement zu steigern. Die beiden können auch in Kombination verwendet werden. Ein digitaler Kalender ist ein geeignetes Tool zur Umsetzung der beiden Methoden.

Beim Task Batching werden gleichartige Arbeitsaufgaben gruppiert und in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet. Ein Beispiel dafür ist die Überprüfung von Nachrichten in den sozialen Medien des Unternehmens. Eine leistungsstarke Kalendersoftware ermöglicht es Ihnen, diese Methode anzuwenden und die Zeit für wiederkehrende Aufgaben einzuplanen, zum Beispiel 30 Minuten pro Tag ab 9.00 Uhr und ab 16.30 Uhr für die Beantwortung von Kommentaren in Social-Media.

Beim Timeboxing wird ein Projekt in detaillierte, einzelne Aufgaben gegliedert. Jeder Arbeitsschritt hat eine bestimmte Frist, die im Gruppenkalender des Projektteams festgelegt ist. Durch die Synchronisierung mit persönlichen Kalendern von einzelnen Mitarbeitern weiß jeder, wie viel Zeit er für die Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe hat. Auf diese Weise arbeitet das gesamte Team ausschließlich an dem Projektfortschritt und wird nicht abgelenkt. Diese Methode eignet sich besonders für die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Projekte und vermeidet unproduktives Multitasking, also den ständigen Wechsel zwischen Aufgaben in mehreren Projekten.

8. Datenschutz und Sicherheit für alle wichtigen Informationen

Bei der privaten Terminverwaltung kommen häufig kostenlose Tools zur Anwendung. In Deutschland wird deren Einsatz allerdings vor allem aus Datenschutzgründen kritisch gesehen. Die deutsche Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt sehr hohe Anforderungen an die Speicherung und Verwahrung personenbezogener Daten. Und Kundentermine im Zusammenhang mit der Speicherung von Adressdaten, Telefonnummern und weiteren persönlichen Informationen zählen zu dieser Kategorie.

Es gibt zwar Möglichkeiten zum Abschluss eines entsprechenden Vertrags, aber wieso sich das Leben kompliziert machen, wenn es auch ganz einfache Lösungen gibt? So gewährleistet ein digitaler Kalender, den Bitrix24 im Rahmen des Cloudhostings auf Servern in Deutschland zur Verfügung stellt, grundsätzlich eine verschlüsselte Datenübertragung via SSL-Protokoll, verbunden mit der Sicherheit aller Passwörter der Nutzer, und hält sämtliche Richtlinien der DSGVO ein. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt sicher, dass Ihre Daten immer geschützt sind, und individuelle oder gruppenspezifische Zugriffseinstellungen erlauben es nur berechtigten Mitarbeitern, den Kalender zu nutzen. Eine Backupfunktion sichert die Datenspeicherung, die Web Application Firewall schützt vor Angriffen aus dem Web.

Fazit: Verbesserte Projekteffizienz durch den Einsatz einer leistungsstarken Kalendersoftware

Digitale Kalender sind in modernen Unternehmen bei der Planung und Verwaltung von Projekten unentbehrlich. In Kombination mit der Aufgabenverwaltung und anderen Kollaborations-Tools, wie Videochats, E-Mail und Messenger, bilden sie die Grundlage für ein gut funktionierendes Teamwork.

Ein Gruppenkalender hilft Projektteams dabei, Meetings zu planen und Aufgaben neu zu verteilen, wenn verantwortliche Mitarbeiter abwesend sind. Für Außendienst- und Remote-Mitarbeiter ist es erforderlich, dass die Kalendersoftware nicht nur für den PC-Einsatz, sondern auch für alle Mobilgeräte zur Verfügung steht.

Als Cloud-Anwendung stellt die Terminverwaltung die geräteunabhängige Synchronisation mit allen Nutzern bereit. Ein moderner digitaler Kalender, wie beispielsweise von Bitrix24, zeichnet sich durch Funktionsvielfalt aus und unterstützt Methoden des Zeitmanagements, wie Task Batching und Timeboxing.