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HR-Automatisierung: Wie sie die Zukunft Ihres Personalwesens prägt

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Bitrix24-Team
9. August 2022
Zuletzt aktualisiert: 9. August 2022


Inhaltsverzeichnis

FAQ

  1. Fördern Sie die gesamte Produktivität
  2. Bilden Sie Ihr Unternehmen ab
  3. Automatisieren Sie Personalprozesse
  4. Steuern Sie die Arbeitsauslastung
  5. Managen Sie Fehlzeiten
  6. Organisieren Sie alle Termine
  7. Bewahren Sie wertvolles Wissen
  8. Verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihrer Teams
  9. Realisieren Sie eine zuverlässige Bezahlung
  10. Erleichtern Sie die Spesenabrechnung



Zahlreiche Unternehmen investieren nach wie vor zu viel von ihrer wertvollen Zeit in wiederkehrende manuelle HR-Prozesse, die häufig zu einer administrativen Belastung werden. Es ist also höchste Zeit, sich mit dem Thema HR-Automatisierung auseinanderzusetzen.   

Geben Sie wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeitenden in der Personalabteilung frei, damit diese sich auf komplexe Tätigkeiten wie Strategie und Entscheidungsfindung fokussieren können. Dafür müssen wir zunächst folgende Fragen näher erläutern: Was ist HR-Automatisierung, welche Vorteile bringt sie für die zukünftige Entwicklung in Ihrem Unternehmen und welche Rolle spielt dabei eine HR-Automatisierungssoftware?

In unserem Artikel erfahren Sie, wie man HR-Abläufe automatisiert, in welchen Bereichen eine Automatisierung besonders wirkungsvoll ist und wie Sie langfristig davon profitieren können.


FAQ

Was ist HR-Automatisierung? 

Die HR-Automatisierung umfasst alle Automatisierungsprozesse, die sich wiederholende HR-Aufgaben vereinfachen und dadurch die Produktivität des gesamten Unternehmens erhöhen.


Was können wir im HR automatisieren? 

Im HR lassen sich zahlreiche Abläufe automatisieren, die nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig sind. Dazu gehören Personalvorgänge wie Onboarding, Arbeitszeitauslastung, Fehlzeitenmanagement, Gehaltsabrechnung sowie Prozesse rund um Kommunikation und Wissensmanagement.

Warum HR-Automatisierung benötigt wird?

Automatisierte HR-Abläufe werden benötigt, um wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben wie Personalverwaltung, Recruiting, Bewerbermanagement, Gehalts- und Spesenabrechnung automatisch zu erledigen und eine digitale Personalakte, Performance- und Kompetenz-Verwaltung sowie persönliche Weiterentwicklung jedes einzelnen Mitarbeitenden zu optimieren.

Wie wirkt sich Automatisierung auf HR aus?

Die HR-Prozessautomatisierung ermöglicht es, Routine-Vorgänge zu erleichtern und zu straffen und dadurch wertvolle Zeit und Ressourcen einzusparen. Vorgesetzte und Mitarbeitende erhalten dadurch die Gelegenheit, ihre Zeit wichtigen Projektaufgaben zu widmen und so den Gesamtprozess voranzutreiben.

Welche Vorteile bietet eine HR-Automatisierungssoftware?

Eine HR-Softwarelösung unterstützt Sie bei der effizienten Umsetzung von Routineaufgaben und hilft Ihnen dabei, wertvolle Zeit für die Kerntätigkeiten im Personalwesen zu gewinnen. So lassen sich Workflows im gesamten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern, Kosten reduzieren und das Mitarbeiterengagement erhöhen.


1. Fördern Sie die gesamte Produktivität

Die HR-Automatisierung unterstützt Sie nachhaltig dabei, globale Teams zu managen und dabei die Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeitenden im Blick zu behalten.

Durch den Einsatz smarter HR-Tools erhalten Sie die Möglichkeit, die geleistete Arbeit jedes einzelnen Teammitglieds zu überblicken und alle Ergebnisse zentral an einer Stelle einzusehen. Des Weiteren können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden gezielt steigern, indem Sie ein flexibles Dokumentenmanagement für den Arbeitsalltag bereitstellen.

Passend dazu können Dokumente in Echtzeit von unterschiedlichen Personen zur gleichen Zeit bearbeitet und miteinander geteilt werden. Der auf diese Weise optimierte Workflow verhindert Verzögerungen in internen Abläufen und unterstützt eine reibungsfreie und schnelle Umsetzung, die der gesamten Produktivität im Unternehmen zugutekommt.


2. Bilden Sie Ihr Unternehmen ab

HR-Automatisierungsvorgänge helfen Ihre gesamte Unternehmensstruktur anschaulich abzubilden und bieten eine ganzheitliche Übersicht über alle Abhängigkeiten zwischen Abteilungen, Teams und Kollegen.

So erleichtern Sie es nicht nur neuen Mitarbeitenden, sich zeitnah zurechtzufinden, sondern geben auch erfahrenen Teamkolleg:innen die Möglichkeit, mit wenigen Klicks vollständige Kontaktdaten eines Ansprechpartners zu finden.

In Bitrix24 können Sie individuelle Profile von Mitarbeitenden anzeigen lassen: über das Organigramm-Tool oder mit einer Suchfunktion. So wird es deutlich ersichtlich, welcher Mitarbeitende in welcher Abteilung beschäftigt und wie dieser idealerweise zu erreichen ist.

Über die Abbildung der Unternehmensstruktur erleichtern Sie die interne Kontaktaufnahme, auch wenn die einzelnen Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice tätig sind und sorgen für ein deutlich höheres Mitarbeiterengagement.


3. Automatisieren Sie Personalprozesse

Um alle Vorzüge der HR-Prozessautomatisierung nutzen zu können, sollten Sie diese möglichst frühzeitig implementieren. Ein idealer Zeitpunkt ist das Recruiting und Bewerbermanagement und das damit verbundene Onboarding neuer Mitarbeitenden.

Gestalten Sie den Unternehmenseintritt mit den passenden Onboarding-Tools so reibungsfrei wie nur möglich und bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitenden von Anfang an eine starke Unterstützung.

Sie profitieren davon in mehrerlei Hinsicht. Angefangen von einem reduzierten Verwaltungsaufwand, einer vollständigen Digitalisierung von Formularen und Dokumenten bis hin zur Verwendung von Online-Aufgaben, Gamification-Bausteinen und ansprechenden Onboarding-Inhalten, mit denen Sie neue Mitarbeitende nachhaltig in bestehende Teams und Arbeitsprozesse integrieren werden. Setzen Sie unter anderem auf Mitarbeiter-Feedbacks und Leistungskennzahlen zur Steigerung der Onboarding-Effizienz und evaluieren Sie damit auch Verbesserungsmöglichkeiten. 

Informieren Sie darüber hinaus automatisch alle neuen und bestehenden Mitarbeitenden über anstehende Termine und Aufgaben sowie mögliche Deadlines und alle wichtigen Hinweise zur Umsetzung.


4. Steuern Sie die Arbeitsauslastung

Die manuelle Zeiterfassung kann zu häufigen Fehlern führen und tritt in der Regel mit einer Verzögerung von mehreren Tagen auf. Die Vorteile der HR-Automatisierung zeigen sich hier in einer digitalen Zeiterfassung, die es erlaubt, automatisch Arbeitsstunden, Überstunden, Pausen, Urlaubs- oder Krankentage zu erfassen. Darüber hinaus werden in der Automatisierung auch lokale Fest- und Feiertage berücksichtigt.

Alle Mitarbeitenden haben immer die Möglichkeit, ihren Arbeitstag mit Start- und Ende-Buttons zu erfassen. Die Einsicht in die individuellen Zeiten ist nur für Kolleg:innen möglich, die über eine entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen, wie beispielsweise HR-Mitarbeitende. Anhand der erfassten Zeiten lassen sich Rückschlüsse auf mögliche Unter- oder Überforderung einzelner Personen ziehen und wichtige Anhaltspunkte sammeln, die unter anderem als Grundlage für zukünftige Planungen der Arbeitsauslastung dienen können.


5. Managen Sie Fehlzeiten

HR-Automatisierung bedeutet auch, einer manuellen Erfassung von Fehlzeiten entgegenzuwirken und Mitarbeitenden und Vorgesetzten deren Erfassung, Verwaltung und Genehmigung zu erleichtern.

Anhand einer digitalen Abwesenheitsverwaltung können Ihre Mitarbeitenden mit wenigen Mausklicks ihre Urlaubszeiten, Dienstreisen oder andere Abwesenheiten eintragen und den zugehörigen Antrag oder Krankenscheine ohne Papieraufwand digital einreichen.

Führungskräfte erhalten damit die Möglichkeit, jederzeit einzusehen, wann ihre Mitarbeitenden im Urlaub sind, welche Kolleg:innen gerade im Homeoffice arbeiten oder bspw. krank sind. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten, Meetings und andere Ereignisse besser planen, da sofort ersichtlich ist, welche Kolleg:innen zum geplanten Zeitpunkt verfügbar und abwesend sind.

HR-Verantwortliche können hier außerdem nicht nur Abwesenheiten überblicken, sondern auch Resturlaube oder Ausgleichstage verfolgen.



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6. Organisieren Sie alle Termine

Die HR-Automatisierung sorgt dafür, alle Projekte, Aufgaben sowie zugehörige Termine, Meilensteine und Deadlines transparent und für jedes Teammitglied nachvollziehbar zu gestalten.

Eine umfassende HR-Management-Software von Bitrix24 stellt Ihnen dafür einen Aufgabenbereich und zahlreiche Kalender bereit, die es ermöglichen, alle Pläne und Termine einzutragen, automatische Benachrichtigungen an die betreffenden Kolleg:innen und Projektleitenden zu versenden, sobald eine Aufgabe begonnen bzw. erledigt wurde oder bald überfällig ist.

Die Automatisierungstools helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und jederzeit zu überprüfen, welche Aufgaben bereits erfolgreich erledigt wurden, welche Bereiche noch offen sind und an welchen Stellen möglicherweise Änderungen nötig werden. 


7. Bewahren Sie wertvolles Wissen

Ein besonders wertvolles Gut ist das Wissen, dass jeder einzelne Mitarbeitende über die Jahre in das Unternehmen eingebracht und beständig verbessert hat.

Unabhängig davon, ob die jeweilige Kollegin oder der jeweilige Kollege noch im Unternehmen tätig ist oder dieses bereits verlassen hat, sollte das angesammelte Wissen im Unternehmen verbleiben und an andere Mitarbeitende weiter vermittelt werden.

Eine Wissensdatenbank von Bitrix24 unterstützt Sie im Rahmen der HR-Automatisierung dabei, alle wertvollen Daten zu sortieren und systematisch abzuspeichern.

Individuelles Wissensmanagement hilft Ihnen nicht nur eine Wissensbasis für einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, sondern auch alle Dokumente und Informationen langfristig zu sammeln und neuen Kolleg:innen zur Verfügung zu stellen.

Bewahren Sie Ihr Unternehmenswissen und sorgen Sie dafür, dass es jederzeit genutzt werden kann, um neue Projekte voranzutreiben. Anhand von definierten Zugriffsrechten legen Sie fest, welche Teammitglieder Zugriff auf welchen Bereich der Wissensbasis erhalten sollen oder sorgen dafür, dass wichtige Unternehmensinformationen und Nachrichten allen Kolleg:innen angezeigt werden.

Wissensmanagement bedeutet aber auch stetige Mitarbeiterweiterbildung mit Hilfe von Online-Kursen, Tests oder Zertifizierungen, die Ihnen als Learning-Module in Bitrix24 zu Verfügung stehen. Erstellen Sie digitale Inhalte inklusive Audio- und Video-Dateien, um Ihre Kurse zu entwickeln und allen Mitarbeitenden das nötige Know-How zu vermitteln.


8. Verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihrer Teams

Die HR-Automatisierung ermöglicht, zu diversen Projekten die jeweilig relevanten Teammitglieder hinzuzufügen. Dadurch sichern Sie sich und Ihren Kolleg:innen einen globalen Projektüberblick, zu dem jederzeit der aktuelle Status abrufbar ist.

Es ist möglich, Arbeitsgruppen zu erstellen, in denen Ihre Mitarbeitenden jeweils einzeln oder im Team an Aufgaben arbeiten und passend dazu alle Informationen, Dateien, Termine und Änderungen verwalten.

Ganz gleich, ob Ihre Teammitglieder im Büro oder Homeoffice arbeiten, sie können eine Einladung zur Teilnahme an einem neu erstellten Projekt erhalten.

Unterstützen Sie Ihre Teams bei der Kommunikation und Zusammenarbeit und stellen Sie Ihren Mitarbeitenden solche HR-Tools wie Instant Messenger, Sprach- und Videoanrufe sowie eine mobile App von Bitrix24 bereit.


9. Realisieren Sie eine zuverlässige Bezahlung

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden Zuverlässigkeit in Sachen Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Eine sorgfältige Gehaltszahlung reduziert die Mitarbeiterfluktuation und zeigt, dass Sie sich um eine pünktliche und korrekte Bezahlung wirklich kümmern.

Erhalten Sie zentralen Zugriff auf alle Gehaltsinformationen, vermeiden Sie Fehler bei der Überweisung und führen Sie Gehaltszahlungen immer pünktlich durch. Falls Sie Ihren Mitarbeitenden einen Lohn anstelle eines Gehalts zahlen, dann können Sie geleistete Überstunden automatisch erfassen lassen.

Integrierte Mitarbeiterprofile von Bitrix24 geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Angaben zu Kontodaten, Familienstand, Anzahl der Kinder, Krankenversicherung und weitere Informationen bei Bedarf selbstständig zu aktualisieren.


10. Erleichtern Sie die Spesenabrechnung

Ohne HR-Automatisierung müssen Personaler:innen verschiedene Excel-Tabellen und Stapel von Papierakten durchforsten, um korrekt die entstandenen Spesen abzurechnen. Ein sehr zeitaufwendiger und mühsamer Prozess. Deshalb dauert es Tage, wenn nicht Wochen, bis die Spesen eines Mitarbeitenden geprüft und beglichen werden.

Bevor die Personalabteilung alle Unterlagen einreicht, muss sie jeden Spesen-Posten in das System des Unternehmens eingeben. Außerdem müssen alle Spesen letztendlich von Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden.

Mit der HR-Automatisierung lassen sich mühsame manuelle Workflows und Genehmigungsprozesse optimieren, während die Fehlerquote in der Buchhaltung sinkt und sich das HR-Team nur auf das Wesentliche konzentrieren kann.


Zusammengefasst: Die Vorteile der HR-Automatisierung auf einem Blick!

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie HR-Abläufe automatisieren können und wieso die HR-Automatisierung die Zukunft des Personalwesens in den unterschiedlichsten Bereichen prägen wird.

Profitieren Sie in Ihrem Unternehmen von einer höheren Produktivität, reduzierten Betriebskosten, optimierten Workflows und von verbesserter Kommunikation und Wissensmanagement.

Sparen Sie wertvolle Zeit, unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden mit automatisierten Abläufen und erzielen Sie somit ein hohes Mitarbeiterengagement.

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