Hybride Teams führen: Best Practices für HR & Führungskräfte mit Bitrix24

Die Arbeitswelt ist dynamisch und hat sich in den letzten Jahren durch neue Technologien noch drastischer verändert. Die Arbeit im Home-Office ist mittlerweile kein Ausnahmefall mehr und wird in vielen Unternehmen als Standard-Arbeitsmodell eingesetzt. In der Folge entstanden hybride Teams, die aus Mitarbeitern bestehen, die sowohl vor Ort als auch remote arbeiten. Diese neue Struktur bringt zwar ein hohes Maß an Flexibilität, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, insbesondere im Umgang mit der Führung hybrider Teams. Best Practices sollten von HR und Führungskräften nicht ignoriert werden, denn sie können dabei helfen, die Führung hybrider Mitarbeiter, das Zeitmanagement in hybriden Teams und die Mitarbeiterbindung in hybriden Teams zu verbessern. Digitale Tools für Teammanagement wie Bitrix24 können Unternehmen helfen, Leadership-Strategien für hybride Teams umzusetzen.

HR-Management und hybride Teams – Homeoffice, Work-Life-Balance und das "new normal"

Hybride Teams bestehen aus Mitarbeitern, die teils im Büro und teils remote arbeiten. Das kann sowohl bedeuten, dass sie im Homeoffice sind oder von unterwegs, z. B. beim Kunden oder auf der Baustelle arbeiten. Sowohl Homeoffice als auch die Arbeit vor Ort im Unternehmen haben bestimmte Vorteile und Nachteile. Hybride Arbeitsmodelle verbinden dabei die Vorteile beider Welten. Mitarbeiter profitieren von der Flexibilität und Effizienz der Arbeit von zu Hause und der Work-Life-Balance, während sie dennoch die Struktur des Büros und die soziale Interaktion an bestimmten Tagen haben. Für Führungskräfte besonders im HR-Bereich erfordert das Hybrid-Work-Management-Lösungen, um die Herausforderungen bewältigen zu können. Diese finden sich besonders in folgenden Bereichen:

• Kommunikation
• Transparenz
• Zusammenarbeit
• Datenschutz
• Mitarbeiterbindung
• Effizienz und Produktivität

Die Definition von hybriden Teams geht weit über eine rein technische Betrachtung hinaus, denn es wird ein neues Verständnis von Zusammenarbeit und Teamwork notwendig. Verschiedene Arbeitsweisen müssen intelligent kombiniert werden. Während ein Teil des Teams im Büro gemeinsam an Projekten arbeitet, sitzt der andere Teil zu Hause, möglicherweise sogar in verschiedenen Zeitzonen. Hier braucht es klare Regeln, eine gute Planung und unterstützende Technologien für die Kollaboration in hybriden Teams, wie eine HR-Software für hybride Arbeitsmodelle.

Eine Besonderheit dieser Arbeitsmodelle besteht in der veränderten Wahrnehmung von Arbeitszeit und Verfügbarkeit. Aus diesem Grund werden Vertrauen und Verantwortlichkeit zu einem entscheidenden Aspekt. Hybride Teams funktionieren nur dann gut, wenn alle Beteiligten Eigenverantwortung übernehmen und gleichzeitig von den Führungskräften aktiv unterstützt und eingebunden werden. Auch wenn ein physischer Abstand besteht, darf dieser die Unternehmenskultur nicht belasten. Das Wir-Gefühl sollte so weit wie möglich gefördert werden.

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HR und Führungskräfte vs. Hybrid Work – Herausforderungen und neue Aufgaben

Unternehmen stehen in diesem Kontext vor neuen Herausforderungen, weshalb in diesem Artikel einige Tipps für Führungskräfte für hybrides Arbeiten gegeben werden sollen. Zu den neuen Aufgaben zählen:

• Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter, die remote arbeiten, motiviert und informiert bleiben.
• Sie müssen Arbeitsprozesse anpassen, ohne den Teamzusammenhalt zu gefährden.
• Sie sind verantwortlich für die Mitarbeiterbindung in einer hybriden Umgebung
• Sie müssen Tools bereitstellen, die das ortsunabhängige Arbeiten erleichtern und dennoch eine gewisse Kontrolle ermöglichen.

Doch auch die klassischen HR-Funktionen ändern sich durch diese neuen Arbeitsmodelle grundlegend. Das Recruitment wird digitaler, da Talente weltweit erreichbar sind und erreicht werden möchten. Die Führungsmethoden müssen auf eine aktive digitale Beziehung zu den Mitarbeitern umgestellt werden, da der persönliche Kontakt immer seltener wird. Auch die Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Feedbackprozesse brauchen neue Standards, da sie an klar definierten Ergebnissen orientiert werden müssen.

Die Unternehmenskultur, die zuvor durch den persönlichen Kontakt und die Regeln und Werte unserer Gesellschaft bestimmt wurde, ist nun stärker auf eine bewusste Gestaltung angewiesen. Die Werte, Rituale und Kommunikation müssen nun in digitaler Form gelebt und aufrechterhalten werden. HR wird zur Schnittstellte zwischen Technologie, Menschlichkeit und der Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele. Führungskräfte brauchen emotionale Intelligenz und technisches Know-how – weshalb sie, um hybride Teams zu führen, Best Practices in diesem Aspekt anwenden sollten.

Damit dies gelingt, sollten Unternehmen Systeme wie Bitrix24 Remote Work Tools einsetzen, die Struktur, Transparenz und Austausch nicht nur ermöglichen, sondern effizienter machen. Mit Bitrix24 für HR-Abteilungen kann das Potenzial hybrider Arbeitsformen langfristig genutzt werden.

Best Practices für HR und Führungskräfte mit Bitrix24 für hybride Teams

Hybride Teams sind auf eine umfassende Plattform wie Bitrix24 angewiesen, die mehr als ein Projektmanagement-Tool ist. Es handelt sich um eine All-in-One-Lösung für Kommunikation, Zusammenarbeit, CRM und HR-Prozesse. Funktionen wie Remote-Onboarding mit Bitrix24 oder eine integrale hybride Teamführung mit Bitrix24 können diese neuen Arbeitsmodelle zum Erfolg führen. Einer der wichtigsten Aspekte ist die effiziente Teamkommunikation mit Bitrix24. In diesem Zusammenhang gibt es einige bewährte Vorgehensweisen, die besonders wichtig sind.

Klare Kommunikation für effizientes hybrides Arbeiten etablieren

Eine effektive Zusammenarbeit ist das Fundament von hybriden Konzepten. Fehlende Absprachen oder Missverständnisse können sich schnell auf die gesamte Teamleistung oder die Produktivität der Online-Zusammenarbeit auswirken. Bitrix24 bietet mit seinem vielseitigen Kommunikationssystem die ideale Grundlage für eine klare Kommunikation. Führungskräfte sollten nicht nur die richtige Software wählen, sondern auch Rahmenbedingungen für die Kommunikation definieren:

• Welche Informationen werden über den Chat kommuniziert?
• Was gehört in ein strukturiertes Meeting?
• Was wird im Activity Stream behandelt?

Mit Bitrix24 lassen sich Videokonferenzen direkt aus dem Kalender oder dem Aufgabenbereich starten, was spontane Absprachen zwischen Mitarbeitenden im Büro und Homeoffice vereinfacht. Außerdem schafft die Archivierung von Gesprächen und Protokollen, die von der KI Copilot übernommen werden können, eine nachvollziehbare Kommunikationshistorie. Unternehmen sollten durch kurze, regelmäßige Check-ins sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und keine Informationen verloren gehen.

Wichtige Bitrix24-Lösungen:

• Gruppen- und Einzelchats
• Integrierte Videokonferenzen
• Activity Stream für Ankündigungen für das ganze Team im Homeoffice und im Büro
• Kommentarfunktion für Dokumente und Aufgaben

Aufgaben und Projekte transparent steuern

Die Transparenz in der Aufgabenverteilung, besonders in komplexen Projekten, verhindert Doppelarbeit und sorgt für klare Verantwortlichkeiten. Mit Bitrix24 lassen sich Aufgaben in verschiedenen Ansichten mit Methoden für Projektmanagement visualisieren, wie z. B. als Kanban-Board, in Listenform oder als Gantt-Diagramm. Diese unterstützen unterschiedliche Arbeitsstile und ermöglichen eine effizientere Organisation von Aufgaben und Projekte.

Führungskräfte haben die Möglichkeit, Aufgaben Vorlagen zuzuweisen, Unteraufgaben zu definieren und Abhängigkeiten festzulegen. Außerdem können Verantwortlichkeiten und Deadlines klar definiert werden. Die automatische Benachrichtigung bei Fristüberschreitungen oder Statusänderungen sorgt dafür, dass jedes Teammitglied immer aktualisiert und auf dem neuesten Stand ist. Die Zeiterfassungsfunktion unterstützt Remote-Teams dabei, realistische Arbeitszeitplanungen zu erstellen und die Kapazitäten der Teammitglieder zu analysieren.

Wichtige Funktionen in Bitrix24 für eine transparente Aufgaben- und Projektplanung:

• Kanban-, Gantt- und Kalenderansicht
• Aufgabenzuweisung mit Fristen und Prioritäten
• Zeiterfassung und Arbeitsberichte
• Automatische Benachrichtigungen
• Übersichtliche Zuteilung von Verantwortlichkeiten und Darstellung von Fristen

Remote-Onboarding strukturieren

Ein schlechtes Onboarding kann gerade bei hybrider Teamarbeit gravierende Auswirkungen haben. Neue Arbeitnehmer müssen sich schnell orientieren können und sich im Team integriert fühlen. Remote-Onboarding mit Bitrix24 hilft Unternehmen dabei, Prozesse digital darzustellen. Außerdem stellen automatisierte Workflows sicher, dass alle Schritte in der Organisation durchlaufen werden. Dazu gehört beispielsweise die Vorstellung der Abteilungen, die Einrichtung von Accounts und verschiedene Schulungen. Eine zentrale Wissensdatenbank kann neuen Mitarbeitenden einen festen Ankerpunkt am Arbeitsplatz oder zu Hause bieten. Außerdem empfiehlt es sich, Checklisten zu erstellen, diese individuell anzupassen und von Vorgesetzten oder dem Arbeitgeber verfolgen zu lassen.  So lässt sich sicherstellen, dass alle Teammitglieder gut integriert werden und ab dem ersten Tag produktiv arbeiten können.

Bitrix24-Lösungen für das Remote-Onboarding:

• Workflows für Onboarding-Prozesse
• Vorlagen für Checklisten und digitale Verfolgung des Fortschritts im Team
• Unternehmens-Wissensdatenbank
• Zentrale Benutzerverwaltung

Leistung fair und nachvollziehbar bewerten

In einem hybriden Team ist die Präsenz vor Ort kein Maßstab mehr. Stattdessen rücken die Erreichung von Zielen und qualitative Ergebnisse in den Fokus. Bitrix24 bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zielverfolgung wie OKRs, zur Erstellung von Leistungsberichten und zur Erfassung täglicher Arbeitszeiten. Eine Führungskraft kann Regeltermine für Leistungsfeedback etablieren, um Kontinuität zu schaffen. Die Transparenz dieser Daten fördert Vertrauen und hilft, individuelle Fördermaßnahmen gezielt zu gestalten. HR kann diese Daten natürlich auch für strategische Entscheidungen nutzen.

Leistungsmessung- und Mitarbeiterfeedback-Tools von Bitrix24:

• Zieldefinition mit OKR-Modulen
• Berichte zur Arbeitszeit und Zielerreichung
• Feedback-Formulare
• Analyse von Mitarbeiterleistung

Unternehmenskultur digital pflegen

Unternehmenskultur entsteht nicht nur im Büroflur oder im Pausenraum. Sie muss besonders in hybriden Teams digital gelebt werden. Bitrix24 bietet dafür verschiedene Formate. Mitarbeitende können im Activity-Feed Erfolge teilen, virtuelle Geburtstagsgrüße verschicken oder Kollegen über das System loben. Führungskräfte sollten diese Funktionen aktiv nutzen und als Vorbilder dienen. Je nach Team können auch virtuelle Kaffeepausen, Quiz-Events oder sogar Feierabend-Anrufe zur sozialen Bindung beitragen. Interne Blogs oder ein digitales schwarzes Brett geben Raum für weitere Interaktionen, um die Unternehmenskultur zu pflegen. Ziel ist es, das Team auch über die Distanz hinweg, zusammenzuhalten.

Wichtige Funktionen von Bitrix24 für eine bessere Unternehmenskultur:

• Activity Feed
• Virtuelle Veranstaltungen für das ganze Team
• Interne Blogs und News-Beiträge
• Geburtstags- und Jubiläumserinnerungen
• Eine reibungslose und stetige Kommunikation

HR-Prozesse automatisieren

Viele manuelle HR-Prozesse können mit Bitrix24 effizient digitalisiert und automatisiert werden. Durch Workflows können wiederkehrende Prozesse wie Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Weiterbildungsanfragen automatisiert und zentral verwaltet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehlerquellen und sorgt für ein einheitliches HR-Erlebnis. Die Integration von Dokumentenmanagement-Funktionen ermöglicht dabei auch das rechtssichere Verwalten von Verträgen und Personalakten.

Wichtige Funktionen von Bitrix24 für die Automatisierung von HR-Prozessen:

• Digitale Workflows und Genehmigungen
• Automatisierte Formulare
• Dokumentenmanagement mit Versionenkontrolle
• Digitale Personalakten
• KI-Assistenz durch CoPilot in diesen Prozessen

Auf Datensicherheit und DSGVO achten

Datenschutz spielt in HR-Prozessen eine besonders wichtige Rolle. Bitrix24 bietet Hosting in der EU sowie einstellbare Zugriffsrechte. HR-Abteilungen sollten gemeinsam mit der IT klare Nutzungsrichtlinien definieren und regelmäßig überarbeiten. Zudem bietet Bitrix24 Funktionen für Zugriffsprotokolle, Passwortrichtlinien und Backup-Management. Schulungen für HR und Mitarbeiter stärken zudem das Bewusstsein für Datensicherheit und beugen Fehlern und Verstößen vor.

Wichtige Datenschutz-Funktionen in Bitrix24:

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• EU-Hosting und DSGVO-Optionen
• Aktivitätsprotokolle und Sicherheitsrichtlinien
• Sichere Backup-Funktionalitäten

Mitarbeiterzufriedenheit messen und steigern

Zufriedenheit ist schwer messbar, aber entscheidend. Bitrix24 macht sie durch Umfragen, Feedbackformulare und anonyme Stimmungsbarometer sichtbar. HR kann dadurch gezielt erfragen, wie Mitarbeitende Tools, die Kommunikation, die Stimmung oder Workflows empfinden. Diese Daten dienen als Grundlage für Verbesserungen an bestehenden Tools, angepasste Arbeitszeitmodelle, Prozesse oder Schulungsangeboten. Mitarbeiterfeedback-Tools von Bitrix24 helfen, Entwicklungen im Blick zu behalten und rechtzeitig angehen zu können.  

Wichtige Funktionen von Bitrix24:

• Umfragen und Feedbacktools
• Anonyme Stimmungsmessung
• Analyse Dashboards für HR
• Verbesserungsmaßnahmen besser managen

Integration mit anderen Tools nutzen

Hybride Teams arbeiten oft mit verschiedenen Business-Tools gleichzeitig. Die Integrationsmöglichkeiten von Bitrix24 verhindern, dass Mitarbeiter separate Tools außerhalb von der zentralen Plattform verwenden. So bleiben Daten synchronisiert und die Kommunikationswege effizient. Führungskräfte sollten frühzeitig entscheiden, welche Systeme Bitrix24 am besten ergänzen und wie ein reibungsloser Datenfluss sichergestellt werden kann. Eine einheitliche Toolstrategie erhöht außerdem die Effizienz deutlich.

Wichtige Funktionen in Bitrix24:

• Es sind zahlreiche Integrationen möglich, wie mit Office 365, Google Workspace, MS Teams, Zoom, Slack etc.)
• API-Zugang und Webhooks
• Automatische Synchronisation von Kalendern und Dateien

Mobile Nutzung fördern

Viele Mitarbeiter arbeiten nicht nur von zuhause, sondern auch von unterwegs. Die Bitrix24-App bringt nahezu alle Funktionen auf Smartphones und Tablets. HR sollte dabei sicherstellen, dass die mobile Nutzung der Unternehmensplattform nicht nur möglich, sondern auch sicher ist. Dafür stehen beispielsweise MDM-Lösungen oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung. So bleibt das Team auch bei Dienstreisen oder an mobilen Arbeitsplätzen sicher vernetzt und arbeitsfähig. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Updates direkt ankommen.

Wichtige Funktionen von Bitrix24:

• Mobile App mit Aufgaben- und Chatfunktion
• Push-Benachrichtigungen
• Mobiler Zugriff und Synchronisation von Dokumenten und Kalender
• Mögliche Sicherheitsmaßnahmen

Bitrix24 – Alles Wichtige im Überblick

Bitrix24 bietet Unternehmen mit folgenden Tools die nötige Unterstützung, um hybride Teams zu führen und Best Practices umzusetzen:

• Kommunikationskanäle: Chat, Video, Feed und Kommentare
• Projektmanagement: Aufgaben, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Kalender und Zeitplanung mit Verantwortlichkeiten
• HR-Funktionen: Onboarding, Workflows, Leistungsberichte, Feedbacktools und Zeiterfassung
• Automatisierung: Prozesse, Freigaben und Dokumenten-Management
• Sicherheit: DSGVO-konform und spezifische Freigaben und Zugriffe
• Integration: Schnittstellen zu allen gängigen Tools
• Mobilität: App für iOS und Android

Nutzen Sie das Potenzial dieser Plattform, um die Produktivität, Motivation und den Teamgeist von hybriden Teams zu steigern und alle Vorteile dieses Trends optimal zu nutzen.

Fazit

Hybride Teams sind heute ein wesentlicher Bestandteil moderner Arbeitsmodelle und werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Für HR und Führungskräfte bedeutet das, dass sie neue Denkweisen, klare Prozesse und gezielte digitale Tools anwenden müssen, um hybride Teams zu führen und Best Practices durchzusetzen. Bitrix24 bietet die technische Basis, um die Zusammenarbeit effizient, sicher und angenehm zu gestalten.

FAQs

Ist Bitrix24 kostenlos?

Bitrix24 bietet eine kostenlose Version an, die einige Basisfunktionen bietet. Für einen kompletten Zugang gibt es verschiedene Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen.

Eignet sich Bitrix24 für kleine Unternehmen?

Ja, gerade kleine Teams profitieren von seinem All-in-One-Ansatz, weil sie keine anderen Tools außerhalb der Plattform brauchen.