Online-Kundenverwaltung: 8 wichtige Tipps für mehr Effektivität

Online-Kundenverwaltung: 8 wichtige Tipps für mehr Effektivität
Margarita Ukrainskaya
18. Oktober 2021
Zuletzt aktualisiert: 18. Oktober 2021

Nicht umsonst gibt es den Leitspruch "Der Kunde ist König", denn zufriedene, glückliche Kunden sind die Basis für ein erfolgreiches und schnell wachsendes Unternehmen. Genau aus diesem Grund sollte eine effektive Kundenverwaltung das Herzstück des Unternehmens bilden. Welche Fehler bei der Kundenverwaltung vermieden werden sollten und mit welchen 8 Tipps Sie Ihre Online-Kundenverwaltung deutlich effektiver gestalten, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Bevor wir nun tiefer in das Thema Online-Kundenverwaltung eintauchen, gehen wir zuerst auf die Grundlagen einer effektiven Kundenverwaltung an. Mit der richtigen Kundenverwaltung können Daten von Kunden, Lieferanten oder anderen Kontakten gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. Um die Kundenverwaltung, auch Customer Relationship Management (CRM) genannt, so effektiv und erfolgreich wie möglich zu gestalten, gilt es ein System zu finden, das Kundendaten und andere Bereiche im Unternehmen schnell und einfach verbindet.

Durch eine übersichtliche Interaktion unterschiedlichster Daten und anderer Module, wie zum Beispiel der Warenwirtschaft, können mühelos Angebote erstellt, Rechnungen geschrieben, Aufträge erfasst und Mails an den Kunden weitergeleitet werden. Ein gutes CRM unterstützt das gesamte Unternehmen bei der tagtäglichen Arbeit und spart Zeit und Aufwand.

Besonders für große Unternehmen bietet Online-Kundenverwaltung nur Vorteile. Auch aufgrund der großen Datenmenge in diesen Unternehmen ist die manuelle Kundenverwaltung nur ein zusätzlicher Aufwand. Während bei der Offline-Kundenverwaltung Daten und Informationen erst mal manuell in Listen und Dateien erfasst werden müssen, arbeitet Online-Kundenverwaltung automatisch, schnell und übersichtlich. Auch das Abrufen der Kundendaten erfolgt durch das Online-CRM einfacher als bei der Offline-Variante. Sollten Sie Daten also noch immer offline und manuell übertragen, ist es nun an der Zeit, in eine Software zur Kundenverwaltung zu investieren. Nachdem nun die Basics zur Kundenverwaltung klar sind und der Unterschied zwischen Online- und Offline-Kundenverwaltung erklärt wurde, starten wir direkt mit den 8 Tipps der Kundenverwaltung, die Ihnen zu mehr Effektivität beim CRM verhelfen.

Tipp 1: Ordnung halten

Auch wenn Sie mit speziellen Softwares zur Online-Kundenverwaltung arbeiten, sollten Sie Ordnung im System halten, um den Überblick nicht zu verlieren. Die Online-Kundenverwaltung vereinfacht zwar die Datensuche erheblich. Wenn die Informationen jedoch nicht richtig hinterlegt wurden, kann es passieren, dass sie im System verloren gehen. Um diese unnötigen Zeitfresser zu vermeiden, sollten Sie Ordnung auch im Online-CRM halten.

Tipp 2: Regelmäßiges Aussortieren

Bestimmt kennen Sie folgende Situation: Sie sind auf der Suche nach Angaben zu einem Kunden oder Lieferanten und stolpern über einige Daten, die Sie gar nicht mehr benötigen. Um die Online-Kundenverwaltung so effektiv und übersichtlich wie möglich zu halten, sollten Sie Daten, die in Ihrem Unternehmen nicht mehr brauchbar sind, regelmäßig aussortieren. Indem Sie nicht mehr nützliche Daten entfernen, schaffen Sie mehr Speicherplatz für wichtige Informationen und haben somit ein aufschlussreiches System.

Tipp 3: Laufend aktualisieren 

Daten, die Sie nicht aussortieren können, da Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals gebrauchen könnten, sollte Sie ständig auf dem Laufenden halten, um immer die aktuelle Version der Informationen verwenden zu können. Veraltete Daten helfen Ihnen leider nicht weiter, deshalb ist es umso wichtiger, Daten auf dem aktuellen Stand zu halten und Veränderungen zu aktualisieren. Es mag Ihnen sehr mühsam erscheinen, aber das Ergebnis wird die Erwartungen übertreffen.

Tipp 4: Alle Daten vervollständigen 

Es ist mehr als nervig, wenn man feststellen muss, dass man eine Telefonnummer eines Kunden nicht abgespeichert hat, die man nun aber benötigt. Bevor Sie eine Kunden- oder Lieferantenakte anlegen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle benötigten Daten gesammelt haben. Sollte das nicht der Fall sein, holen Sie sich die notwendigen Informationen ein, um eine vollständige Akte anlegen zu können. Geben Sie auch Informationen in das System ein, die Sie auf den ersten Blick nicht benötigen. Das klingt vielleicht komisch, ist aber sehr nützlich, denn man weiß nie, wofür man die angegeben Daten künftig benötigen wird. Mithilfe der Kontaktmanagement-Software von Bitrix24 haben Sie alle Kundendaten zentral an einem Ort.

Tipp 5. Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen

Mit einem leistungsstarken CRM wie Bitrix24 können Sie mehr als nur den Vertrieb organisieren. Nutzen Sie Shortcuts, Automatisierungen und Erinnerungen, um selbst bei kleinen Aufgaben einen Überblick zu behalten und sich nur auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Natürlich können Sie ganze Workflows für eine wirklich konsistente und effektive Remote-Client-Management-Strategie einrichten. Workflows bestehen aus einem Strom verbundener Aufgaben, beispielsweise dem Senden einer automatisierten Begrüßungsnachricht an Benutzer, die eines Ihrer Formulare ausgefüllt haben, oder z. B. dem Senden einer Folge-E-Mail an Kunden, die nicht auf Ihre Begrüßungsnachricht geantwortet haben.

Mit der Remote-Client-Management-Software von Bitrix24 können Sie auch automatisierte, maßgeschneiderte Rechnungen versenden, damit Sie am Monatsende nie in Verzug geraten.

Tipp 6: Struktur schaffen

Nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter sollten mit dem Kundenverwaltungssystem vertraut sein und im hektischen Arbeitsalltag damit zurechtkommen. Das Kundenverwaltungsprogramm von Bitrix24 schafft nicht nur Struktur, sondern wird von allen Mitarbeitern dank intuitiver Gestaltung gerne genutzt.

Damit das System von jedem einheitlich gepflegt werden kann, sollten gewisse Strukturen geschaffen werden, damit die Kundenverwaltung nach wie vor übersichtlich bleibt. Die Datenerfassung sollte nach einem bestimmten Muster erfolgen, bei dem nichts übersehen werden kann. Nur so gelingt es Ihnen, das CRM sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen zu können.

Tipp 7: Daten kategorisieren

Um noch schneller auf Daten zugreifen zu können, hilft es, die Dateien bereits beim Anlegen in Kategorien zu unterteilen. Zuerst entscheiden Sie, in welche Kategorien Sie Informationen einteilen möchten. Sie können zum Beispiel die Kategorien „Kunden“, „Lieferanten“ und „sonstige Kontakte“ definieren und die Daten dementsprechend verwalten. Des Weiteren können Sie in den Unterteilungen auch Untergruppen anlegen, um so noch mehr Übersicht im System zu erhalten.

Tipp 8: Potenzial voll ausschöpfen

Im Tipp Nummer acht und somit im letzten Tipp geht es darum, dass Sie das vollständige Potenzial der Online-Kundenverwaltung ausschöpfen sollten. Mit einer ordentlichen, vollständigen und gut gepflegten Kundenverwaltung lassen sich Daten nicht nur schnell von anderen Informationen unterscheiden und filtern, sondern auch effektives Marketing betreiben. Durch das CRM lässt sich genau feststellen, welche Zielgruppe Sie mit Ihrem Unternehmen ansprechen. Dadurch können Sie Marketingstrategien explizit auf diese Kundengruppe auslegen, um somit noch mehr Gewinn zu erzielen. Doch nicht nur Marketingstrategien lassen sich durch gut geführte Kundenverwaltung verbessern. Mit gewissen Kundeninformationen ist es Ihnen möglich, die Kundenbeziehung auf emotionaler Ebene zu verbessern und somit eine höhere Qualität der Kundenbeziehung zu erreichen. Von dieser effektiven Nutzung der Online-Kundenverwaltung profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden, die nun noch lieber Ihre Produkte kaufen.

Beginnen Sie noch heute mit der Verbesserung Ihres Kundenmanagements

Mit effizienter und einfacher Kundenverwaltung ist es Ihnen möglich, nicht nur Daten schnell abzurufen und bereitzustellen, sondern auch die Kundenbindung zu erhöhen. Online-Kundenverwaltung ist eine tolle Möglichkeit, noch mehr Potenzial aus dem Unternehmen sowie aus diversen Marketinglösungen zu schöpfen und Ihr Vertrieb auf das nächste Level zu bringen.

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