Projektplan erstellen: 9 Schritte für eine erfolgreiche Projektplanung

Das moderne Arbeiten erfolgt immer öfter in Form von Projekten. Es ist unumstritten, dass die Projektarbeit und richtige Planung viele Vorteile mit sich bringen. Zwischenziele sollten in Form von Meilensteinen gesetzt und kontrolliert werden, das große Ganze gerät nicht aus dem Fokus und ein Team aus bestmöglichen Projektmitgliedern kann zusammengestellt werden. Doch die Erstellung eines Projektplans bringt auch einige Schwierigkeiten mit sich. Je größer das Projekt, desto problematischer wird es einen praxisreifen Plan auszufeilen. Aus diesem Grund zeigen wir Ihnen in diesem Artikel neun wichtige Schritte, um einen erfolgreichen Projektplan zu erstellen.

Schritt 1: Das Projekt definieren und Akzeptanz dafür finden

Ein erfolgreiches Online-Projekt beginnt bereits mit dem ersten Schritt. Finden Sie gemeinsam mit Entscheidungsträgern eine Linie, um alle Verantwortlichen ins Boot zu holen. Hier kann erstmals auch etwas Überzeugungsarbeit nötig sein, es ist jedoch wichtig, dass man geschlossen hinter dem Projekt steht. Kein Projekt verläuft fehlerfrei und eventuelle Skepsis von Stakeholdern könnte sich bei Rückschlägen oder Problemen zu einem unüberwindbaren Hindernis gipfeln. Definieren Sie den Erfolg und den Weg dorthin. Unbedingt sollte auch der Wert des Projekts für das Unternehmen abgeklärt werden.

Schritt 2: Projekt-Meilensteine und Ziele definieren

Nun können Sie sich dem Projekt selbst widmen. Es ist unabdingbar, die Ziele eines Projektes genau zu definieren, und eine Software für die Projektplanung kann hierbei sehr hilfreich sein. Unklare oder schwammige Zielsetzungen gefährden den Erfolg eines Projekts von Beginn an massiv, weswegen Sie hierauf ein genaues Augenmerk legen sollten. Aufbauend auf den festgesetzten Zielen müssen dann Strukturen und Projekt-Meilensteine definiert werden. Ein durchdachtes Projekt mit erreichbaren und klaren Zielsetzungen wird die Projektmitarbeiter nicht entmutigen und realistische Ergebnisse liefern.

Schritt 3: Die passenden Tools finden

Wenn Sie ein Online-Projekt planen, müssen Sie bedenken, dass Sie andere Tools benötigen als für ein Projekt, welches nicht remote geführt wird. Sie sind sich noch unsicher, welches Tool passend für Ihr Projekt ist? Mit der Bitrix24 Produktivitätssoftware haben Sie eine optimale Unterstützung im Bereich der Projekterstellung. Nutzen Sie das visuelle Projektmanagement in Form von Gantt-Diagrammen und anpassbaren Kanban-Tafeln, um Projektzeitpläne zu erstellen und Fortschritte festzuhalten. Eine Visualisierung hilft nicht nur Ihnen und dem Projektteam, sondern sorgt auch für Freude bei Auftraggeber:innen, da ein schneller Überblick geschaffen wird.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Pflichtenheft

Die einzelnen Projektteile, die Sie bereits als Strukturen und Meilensteine definiert haben, werden in einem Pflichtenheft dokumentiert. Ein Pflichtenheft ist bei der Projektplanung eigentlich unumgänglich und erleichtert die gesamte Arbeit während des Projekts. Jede benötigte Leistung wird analysiert, der Zeitaufwand wird definiert und schlussendlich einem Projektmitarbeiter zugewiesen. Das Pflichtenheft sollte öffentlich und leicht zugänglich sein, damit jederzeit die Möglichkeit besteht, darauf zurückgreifen zu können.

Schritt 5: Regelmäßige Meetings festsetzen

Da während eines Online-Projekts die Kommunikation erschwert wird, ist es sehr wichtig, alle Beteiligten regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen. Planen Sie hierfür von Beginn an Meetings ein, bei denen die Projektmitglieder Ihre derzeitige Aufgabe und den Bearbeitungsstatus vorstellen. Diskutieren Sie den Zeitplan und geben Sie den Projektmitgliedern Feedback. Durch gemeinsame Kommunikation hat das Team ihr großes Ziel, den Projektabschluss, vor Augen und Teammitglieder versteifen sich nicht auf ihre Aufgabe, ohne einen Blick auf die Kollegen zu haben.

Schritt 6: Korrektes Zeitmanagement

Meist wird Ihnen für ein Projekt ein fixer Zeitrahmen vorgegeben. Ihr Ziel während der Projektplanung ist es, die definierten Meilensteine und Ziele mit dem vorgegebenen Zeitrahmen zu vereinbaren. Dabei kann Ihnen die Visualisierung mit Hilfe eines Zeitstrahles helfen. Weisen Sie mit der Projektplanungs-Software Aufgaben und Meilensteine in einer angemessenen Zeitspanne zu. Prüfen Sie, welche Aufgaben sich überschneiden und für welche Aufgaben eine Abhängigkeit besteht. Planen Sie für jede Aufgabe einen Zeitpuffer ein, der Ihnen bei Engpässen oder Problemen Luft zum Atmen lässt. Der Ausfall von Mitarbeitern zum Beispiel muss immer einkalkuliert werden und darf für das Online-Projekt keine Troubles verursachen. Auch die externe Überprüfung von Zwischenergebnissen kann länger dauern als gedacht. Mit dem bereits einkalkulierten Zeitpuffer sind Sie auf solche Situationen vorbereitet.

Schritt 7: Task & Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement eines Projektplanes weist viele Parallelen zum Zeitmanagement auf. Die einzelnen Aufgaben müssen nun Projektmitarbeitern zugewiesen werden. Auch hier ist es wichtig, einen Puffer einzubauen, um Fluktuation oder Ausfällen vorzubeugen. Es gibt verschiedene Methoden zum Ressourcenmanagement eines Projekts, für welche Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen jedoch überlassen. Wichtig ist, dass es für jede Aufgabe klare Ansprechpartner gibt, die sich ihrer Aufgabe bewusst sind. So kann sichergestellt werden, dass es zu keinen Missverständnissen kommt, die sich teils kostspielig auf das Projekt auswirken können.

Schritt 8: Erstellen Sie einen Plan B

Leider ist es niemandem möglich, in die Zukunft zu sehen. Deswegen können Sie sicher sein, dass, egal wie genau Sie ein Projekt planen, es immer zu überraschenden Wendungen und unvorhergesehenen Zwischenfällen kommen wird. Dank Ihrer Planung in den Schritten 1 bis 5 haben Sie jedoch Zeit, auf diese Situationen zu reagieren, und geraten nicht sofort unter Zugzwang. Die Fähigkeit zur Problemlösung wird immer wieder auf die Probe gestellt und mitunter ist es auch ein Faktor für die spannende Arbeit, die ein Projekt mit sich bringt.

Schritt 9: Der Projektlaunch

Nachdem Sie nun die 8 Schritte zur Erstellung eines Projektplanes befolgt haben, dürfen Sie einen Punkt noch nicht vergessen. Nach einer erfolgreichen Planung folgt ein Projektstart. Bereiten Sie sich auf ein kurzes Meeting vor, indem Projektmitarbeiter und Entscheidungsträger auf den gleichen Stand gebracht werden. Stellen Sie Teile Ihres Projektplanes, wie zum Beispiel das Zeitmanagement, kurz vor und seien Sie enthusiastisch. Begeistern Sie nicht nur Ihr Team, sondern alle Beteiligten des Projekts.

Jedes Projekt ist einzigartig und somit immer wieder eine neue Herausforderung. Doch genau das ist es, was Projekte nicht zur Routine werden lässt. Die individuell benötigte Planung muss jedes Mal aufs Neue erstellt werden und auch die Arbeit nach Projektlaunch ist für jeden Mitarbeiter immer eine neue, lehrende Erfahrung. Doch dank oben erwähnter Tipps in der Planung startet Ihr Projekt von Beginn an mit Positivität und es wurde in die richtigen Weichen gelenkt. Sie haben nun alles getan, um für einen guten Start zu sorgen, und sind auf mögliche Probleme vorbereitet. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg!