Rechnungsmanagement für kleine Unternehmen: 8 Tipps für Unternehmer
Gerade in kleinen Unternehmen kommt es darauf an, dass alle Verwaltungsprozesse effizient gestaltet werden, um keine Ressourcen zu verschwenden, die in anderen Bereichen benötigt werden. Aus diesem Grund sollte ein besonderes Augenmerk auf der Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen liegen.
Das ist unter Umständen kein leichtes Unterfangen, denn der Rechnungsverwaltungsprozess nimmt einen nicht unerheblichen Zeitfaktor in Anspruch, den es so gut wie möglich zu strukturieren und zu straffen gilt. Doch wie lässt sich Rechnungsmanagement unkompliziert und mit möglichst geringem Zeitaufwand realisieren?
Prüfen Sie genau, welche Möglichkeiten zur Rechnungsstellung an Kunden es gibt und wie Sie diese ergebnisorientiert zum Einsatz bringen können.
Wir gehen der Frage auf den Grund, welche Optionen Ihnen eine webbasierte Rechnungsverwaltung bietet und welche Rolle dabei eine passende Rechnungsverwaltungssoftware einnimmt.
FAQ
Was ist eine Rechnung?
Bei einer Rechnung, auch Faktura bezeichnet, handelt es sich um ein Dokument, in dem Unternehmen ihre Kundschaft über ein fällig werdendes Entgelt informieren, dass sich auf einen getätigten Kauf oder eine erhaltene Leistung bezieht.Dabei kann es sich um Produkte und Dienstleistungen handeln, die der Kunde bestellt oder in Auftrag gegeben hat.
Was bedeutet Rechnungsmanagement?
Rechnungsmanagement oder auch Rechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, mit dem eingehende und ausgehende Rechnungen im Unternehmen bezahlt, verfolgt und archiviert werden. Eine Rechnungsverwaltungssoftware digitalisiert und automatisiert die zugehörigen Rechnungswesenvorgänge und unterstützt Mitarbeitende bei der Umsetzung eines effizienten Rechnungsmanagements.
Was gehört auf die Rechnung?
Auf die Rechnung gehört neben dem Namen und der Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers auch die Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-ID des Unternehmens, das Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, die Menge und Art der Lieferung oder Leistung, ein Rechnungsbetrag (inklusive dem Nettobetrag, dem Steuersatz, dem Steuerbetrag und dem Bruttobetrag) sowie mögliche weitere freiwillige Angaben wie Kontaktdaten, Bankverbindung, Kreditkartenzahlung, Kundennummer oder Zahlungsfristen.
Wer erstellt Rechnungen in einem Unternehmen?
Rechnungen im Unternehmen werden in der Regel von Mitarbeitenden aus der Buchhaltung erstellt, die alle zahlungsbasierten Vorgänge erfassen und sich um die Rechnungsstellung und deren Prüfung kümmern. In kleinen Unternehmen kann dies auch durch Freiberufler oder Selbstständige durchgeführt werden, die eine Ausgangsrechnung an die Kunden versenden sobald die bestellte Ware in Empfang genommen wurde oder die gewünschte Dienstleistung erfolgt ist.
Welche Abteilung verschickt Rechnungen?
Die Rechnung wird durch die Buchhaltung versendet, die zur Rechnungswesens-Abteilung in Unternehmen gehört. Je nach Unternehmensgröße kann dabei der Aufbau der Abteilung stark variieren und die Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen auch durch eine Person realisiert werden, die zugleich mit dem Versand der Rechnungen betraut ist.
1. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für die Kundenrechnungsverwaltung
Gerade in kleinen Unternehmen ist die Zeit für Verwaltungsaufgaben und Tätigkeiten wie die Rechnungslegung besonders knapp. Nicht selten führt dieser Umstand dazu, dass Rechnungen nur sporadisch und in unregelmäßigen Abständen versendet werden.
Doch gerade in Kleinunternehmen kommt es darauf an, alle Finanzen und die damit verbundenen Aufgaben im Blick zu behalten und die Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen gut durchdacht zu organisieren.
Planen Sie für die Kundenrechnungsverwaltung konkrete Pufferzeiten ein, die Sie beispielsweise einmal wöchentlich oder am Monatsende tatsächlich einhalten, um Ihr Rechnungsmanagement zu realisieren.
Je nachdem wie Ihr individueller Zeitplan gestaltet ist, sollten Sie diesen Zeitraum ausschließlich Ihren Rechnungen widmen und darauf achten, dass alle Rechnungen rechtzeitig an die Kunden versendet werden.
Weitere Möglichkeiten zur Rechnungsstellung an Kunden bestehen darin, dass Sie die Abrechnung direkt nach dem Verkauf oder dem Abschluss einer Dienstleistung vornehmen und somit keine wertvolle Zeit verlieren, um schnellstmöglich einen Zahlungseingang verzeichnen zu können.
Ganz gleich, auf welche Methode Sie setzen, achten Sie in jedem Fall darauf, dass Ihre Rechnungen planmäßig an die Kunden gehen und blockieren Sie sich passend dazu feste Zeiten in Ihrem Kalender. So vermeiden Sie, dass wichtige Rechnungen vergessen und es zu Zahlungsausfällen kommt, weil nicht rechtzeitig agiert wurde.
2. Nutzen Sie eine effiziente Rechnungsverwaltungssoftware
Eine manuelle Bearbeitung der Rechnungen nimmt nicht nur jede Menge Zeit in Anspruch, sondern kann auch zu erhöhten Kosten führen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass Sie Ihren Rechnungsverwaltungsprozess automatisieren.
Eine zuverlässige Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen lässt sich am besten mit Hilfe einer passenden Softwarelösung realisieren.
Die Erstellung der Rechnungen wird so deutlich schneller möglich, unter anderem dank bereits vordefinierten Vorlagen, die Sie mit wenigen Klicks an Ihre unternehmensinternen Anforderungen anpassen können und die bei Ihrer Kundschaft einen professionellen Eindruck hinterlassen.
Dank einer webbasierten Rechnungsverwaltung, inklusive nahtloser Integration in die Buchhaltung beziehungsweise in das Rechnungswesen, erstellen Sie aber nicht nur problemlos neue Rechnungen inklusive aller Zahlungsoptionen, sondern behalten den Überblick über alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge sowie andere offene Forderungen.
Anhand von Übersichten wie beispielsweise Kanban lassen sich alle Rechnungen im Unternehmen lückenlos nachverfolgen und auf ordnungsgemäße Bezahlungen hin prüfen. Mit Hilfe einer Softwarelösung sorgen Sie für ein effizientes und zuverlässiges Rechnungsmanagement.
3. Berücksichtigen Sie alle Inhalte, die auf eine Rechnung gehören
Auch bei der Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen ist es entscheidend, dass die ausgehenden Rechnungen allen Anforderungen durch die Gesetzgebung aber auch individuellen unternehmensinternen Bedingungen gerecht werden.
Achten Sie darauf, dass sowohl Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie des Leistungsemfangenden auf der Rechnung vorhanden sind. Darüber hinaus ist es notwendig, dass Sie Ihre Steuernummer beziehungsweise die Steuer-ID oder die Umsatzsteuer ID Ihres Unternehmens auf dem Rechnungsdokument kenntlich machen.
Ebenfalls gehören das Ausstellungsdatum beziehungsweise das Rechnungsdatum sowie der Zeitpunkt, an dem die Lieferung oder Leistung erfolgt ist in den Inhalt der Rechnung.
Prüfen Sie außerdem, ob eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ausgewiesen wird und Sie die Menge und den Umfang Ihrer Lieferung oder Leistung detailliert erfasst haben. Schlussendlich müssen Sie den Rechnungsbetrag ausweisen, der sich in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag aufschlüsselt.
Natürlich haben Sie auf Ihrer Rechnung auch die Möglichkeit eine Reihe weiterer freiwilliger Angaben zu machen. Dazu gehören unter anderem Ihre Kontaktdaten sowie die Bankverbindung für eine schnelle und leichte Überweisung, eine Kundennummer und mögliche Zahlungsfristen, die Sie Ihrer Kundschaft setzen. Wichtige Zahlungsbedingungen und weitere Hinweise und Ausführungen können an dieser Stelle sehr nützlich sein, um den reibungsfreien Zahlungsfluss zu gewährleisten.
4. Achten Sie auf ein professionell gestaltetes Layout!
Für Kleinunternehmen und Freiberufler ist es von großer Bedeutung, dass Sie beim Kunden einen professionellen und glaubwürdigen Eindruck hinterlassen. Dies gilt auch bei der Rechnungslegung.
Berücksichtigen Sie im Rahmen Ihrer Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen unbedingt auch das Layout und die damit verbundene Optik Ihrer Rechnungen.
Neben einem gut strukturierten und übersichtlichen Aufbau spielen dabei auch Schriftarten, Farben und grafische Elemente wie Ihr Logo und Kopf- und Fußzeilen eine entscheidende Rolle. Berücksichtigen Sie auch Druckbereiche und die korrekte Darstellung der erstellten Rechnung.
Zur Umsetzung müssen Sie nicht über HTML-Kenntnisse oder Programmierfähigkeiten verfügen. Eine passende Softwarelösung für die Rechnungsverwaltung liefert Ihnen auch professionelle Vorlagen, mit denen Sie im Handumdrehen hochwertige Layouts für Ihre Rechnungen erstellen, die individuell auf Ihr Corporate Design (Unternehmenserscheinungsbild) anpassbar sind.
Mit so einer gestalteten Rechnung vermitteln Sie Seriosität und schaffen den passenden Rahmen bei der Übermittlung von vertraulichen Details rund um die Zahlung sowie Kreditkarten- oder Bankkontodaten.
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5. Formulieren Sie alle Rechnungsbedingungen klar
Ihre Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen sollte sich intensiv mit den Bedingungen auseinandersetzen. Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass Ihre Kundschaft die Rechnung niemals überraschend erhält, sondern genau weiß, unter welchen Rahmenbedingungen und aus welchem Grund (Kauf eines Produkts, Inanspruchnahme einer Dienstleistung) die Rechnungslegung erfolgt ist.
Formulieren Sie im abgeschlossenen Vertrag und auf der Rechnung die genauen Bedingungen, auf denen Ihre Geschäftsbeziehungen basieren. Dazu können unter anderem ein Rechnungszeitplan mit möglichen Zahlungsfristen, spezielle Zahlungsbedingungen, Tarife und Preise aber auch Zahlungsmethoden (Banküberweisung, Kreditkarte, Klarna, PayPal etc.) und damit verbundene Zahlungskosten gehören.
Fügen Sie für eine leichtere Ausführung durch den Kunden unbedingt Ihre Bankkontodaten für eine Überweisung oder einen Hinweis zu Ihrer Zahlungsabwicklung bei.
Entscheidend ist dabei, dass Sie stets für Transparenz sorgen und Ihren Kunden nicht im Unklaren darüber lassen, wie sich Ihre Zahlungskonditionen gestalten und worauf es möglicherweise im Einzelnen zu achten gilt.
6. Vermeiden Sie Verzögerungen bei der Rechnungslegung
Berücksichtigen Sie bei allen Möglichkeiten zur Rechnungsstellung an Kunden auch, dass es nicht zu Verzögerungen und damit unter Umständen zu finanziellen Engpässen kommt.
Für kleine Unternehmen kann es bei der Rechnungsverwaltung empfehlenswert sein, die Rechnung sofort nach erfolgter Leistung online zu versenden. So erhalten Ihre Kunden innerhalb kürzester Zeit ein digitales Dokument, das sie bequem am PC aufrufen und bestenfalls den offenen Betrag direkt per Überweisung online begleichen können.
Ganz gleich, ob Sie auf Online-Rechnungen setzen oder Ihre Zahlungsaufforderung per Post versenden, sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf, der eine pünktliche Zahlung ermöglicht.
Dazu gehört auch, dass Sie prüfen, ob die Rechnung an korrekte Ansprechpartner:innen versendet wird, um zu vermeiden, dass beispielsweise in anderen Unternehmen die Rechnung erst einen langen Umweg über verschiedene Personen bis in die Buchhaltung macht.
Ein wertvoller Hinweis kann auch sein, die Rechnung via Rechnungsautomatisierung zu einem vordefinierten Zeitpunkt zu versenden, der sicherstellt, dass der Empfänger sie während seiner Arbeitszeit erhält. Dieses Vorgehen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung umgehend bezahlt wird und nicht zum Feierabend, am Wochenende oder während des Urlaubs liegen bleibt und die Zahlung erst mit deutlicher Verspätung eintrifft.
7. Behalten Sie Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge genau im Blick
Ein Schwerpunkt in der Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen liegt in der Kontrolle des Cashflows. Dies gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen, die Einfluss auf Ihre Unternehmensfinanzen haben.
Nachlässigkeit wird hier schnell mit schwerwiegenden Problemen bestraft, die im Zweifel den finanziellen Ruin von Kleinunternehmen zur Folge haben können. Agieren Sie aus diesem Grund rechtzeitig und stellen Sie einen transparenten und lückenlosen Überblick sicher.
Mithilfe einer Software zur Rechnungsverwaltung mit integriertem CRM-System gelingt es Ihnen, alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge zu überblicken und zu prüfen, ob Sie rechtzeitig mit einer Zahlung rechnen können oder ob es notwendig wird eine Zahlungserinnerung zu versenden.
Mit diesem Vorgehen stellen Sie sicher, dass Sie eine aussagekräftige Übersicht über Ihre Liquidität besitzen und mögliche Zahlungsengpässe beziehungsweise Ausfälle vorbeugen.
In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, wenn Sie Ihr Geschäftskonto mit der Buchhaltungssoftware verbinden. So erleichtern Sie den gesamten Prozess des Rechnungswesens und den damit verbundenen Abgleich der Daten und Zahlungen enorm.
8. Reagieren Sie auf überfällige Rechnungen
Fast jedes Unternehmen kennt das Problem mit überfälligen Rechnungen. Dabei handelt es sich um ein wiederkehrendes Alltagsärgernis, das die Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen aufwendiger macht.
Beugen Sie diese Situation vor, indem Sie einen klaren Prozess definieren, wie Sie bei überfälligen Rechnungen und Zahlungsausfällen reagieren.
Eine Möglichkeit besteht zum Beispiel darin, dass Sie proaktiv Zahlungserinnerungen versenden und diese automatisiert in Ihrer Rechnungsverwaltung-Software einstellen können, sobald das Datum des Zahlungsziels durch den Kunden überschritten wurde. Eine einfache, aber sehr wirksame Methode, denn nicht selten handeln Kunden nicht etwa in böser Absicht, sondern die offene Rechnung kann einfach im stressigen Alltag untergegangen sein.
Darüber hinaus können Sie feste Verzugsgebühren oder Zinsgebühren in bestimmten Zeiträumen definieren aber auch in letzter Konsequenz bei langfristigen Zahlungsausfällen etwaige rechtliche Schritte prüfen.
Unabhängig davon, wie Sie bei überfälligen Rechnungen vorgehen, ist es wichtig, dass Sie diese stets weiterverfolgen, auf Zahlungsfristen drängen, hartnäckig am Ball bleiben und die vollständige Bezahlung sicherstellen, um eine finanzielle Schieflage Ihres Unternehmens vorausschauend und langfristig vorzubeugen.
Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen organisieren und Produktivität steigern!
Mit unseren Tipps stellen Sie eine nachhaltige Rechnungsverwaltung für kleine Unternehmen sicher. Gehen Sie dabei am besten Schritt für Schritt vor und achten Sie unbedingt darauf, dass Sie sich zunächst Pufferzeiten freihalten, in denen Sie sich konsequent mit der Rechnungslegung auseinandersetzen und somit gewährleisten, dass Rechnungen zeitnah beim Empfänger ankommen.
In diesem Kontext gilt es auf alle notwendigen Inhalte sowie ein ansprechendes und gut strukturiertes Layout zu achten, um beim Kunden einen professionellen und glaubwürdigen Eindruck zu hinterlassen.
Eine Rechnungsmanagement-Software unterstützt Sie bei der Umsetzung und ermöglicht es Ihnen Zeit und Kosten einzusparen und gleichzeitig die gesamte Produktivität in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu steigern. Ideale Grundvoraussetzungen, um mit einem kleinen Unternehmen durchzustarten und sich langfristig am Markt zu etablieren.
