So schreiben Sie eine perfekte Meeting-Agenda

Warum ist die Agenda entscheidend für den Erfolg eines Teammeetings? 

Unternehmen neigen dazu, Meetings mit Projektteams zu reduzieren. Das hat einen guten Grund: Viele Meetings sind unproduktiv. Studien haben gezeigt, dass Arbeitnehmer bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, bei Führungskräften ist dieser Anteil der Arbeitszeit oft sogar noch höher. Ein großer Teil der oft wöchentlich durchgeführten Meetings könnte ersatzlos gestrichen werden, da viele dieser Sitzungen eher zu Problemen als zu Lösungen führen.

Ganz ohne einen Gedankenaustausch geht es allerdings im beruflichen Alltag nicht. Damit das nächste Meeting zum Erfolg wird, bedarf es einer guten Vorbereitung. Eine zentrale Rolle bei dieser Vorbereitung spielt dabei die Agenda. Jedes Meeting sollte zwingend eine Agenda besitzen. Damit wird zunächst einmal signalisiert, dass sich die Organisatoren gezielt auf die Besprechung vorbereitet haben. Konkrete Tagesordnungspunkte und eine klare Struktur sind ein sicheres Indiz für den Besprechungsbedarf. Wenn es aber schwer ist, eine Agenda zu erstellen, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass ein Meeting überflüssig ist.

Außerdem ist es sehr wichtig, eine Agenda rechtzeitig zu erstellen und die Einladung zum Meeting im Voraus abzusenden. Denn die beste Meeting-Agenda nützt nichts, wenn sich Teammitglieder wegen Zeitmangels nicht vorbereiten können.

Eine gute Meeting-Agenda benötigt eine klare Struktur

Bei der Erstellung der Meeting-Agenda oder Agenda für Besprechung sind unbedingt drei Kriterien zu beachten:

• die maximale Dauer der Besprechung (Zeitrahmen)
• die Tagesordnung (inhaltliche Schwerpunkte)
• die Struktur des Ablaufs

Legen Sie zunächst den globalen Zeitrahmen für das Meeting fest und listen Sie die einzelnen Punkte mit klaren Zeitvorgaben auf. Beachten Sie kurze Pausen zwischen einzelnen Besprechungspunkten. Diese sind oft technisch oder organisatorisch notwendig, wenn zum Beispiel ein Vortragender wechselt oder eine neue Präsentation mit einer Software zu starten ist.

Setzen Sie die wichtigsten Inhalte ganz oben auf die Agenda und gewähren Sie diesen ausreichend Zeit für Diskussionen. In vielen Meetings macht man der Fehler, zunächst „langweilige“ Themen zu besprechen, um diese schnell abzuarbeiten. Und für wirklich wichtige Probleme bleibt dann oft zu wenig Zeit.

Für eine direkte Interaktion

Um von Anfang an eine Interaktion zwischen dem Moderator und den Teilnehmern herzustellen, sollte dieser mit einer Frage starten und den Kenntnisstand zum Thema diskutieren.

Bei der inhaltlichen Gestaltung der Agenda sollten Sie unbedingt folgende Punkte berücksichtigen:

Formulieren Sie die Ziele des Meetings

Je klarer Sie Ihre Ziele definieren, desto schneller kann eine Entscheidung getroffen werden.

Ermutigen Sie die Teilnehmer zum Input

Ein angesprochenes Thema sollte niemals aus einem Monolog bestehen. Die Kombination aus dem Fachwissen des Vortragenden und der Diskussion der Teilnehmer des Meetings garantiert die möglichst vollständige Erfassung der Problemstellung und führt zu schnelleren Lösungen. Verankern Sie diesen Ansatz bereits in der Agenda.

Teilen Sie eine komplexe Aufgabe in kleine Teilaufgaben auf

Verwenden Sie die Agenda, um sich dem Gesamtziel Schritt für Schritt zu nähern. Einzelne Punkte ermöglichen es, die fachlich kompetentesten Teilnehmer wirkungsvoll in die Diskussion einzubeziehen und (Teil-)Ergebnisse zu erreichen. Dabei können Sie den Gesamtzeitrahmen des Meetings besser im Auge behalten und im Fall eines Zeitverzugs einzelne Teilaufgaben auf das nächste Meeting übertragen, ohne dass die aktuelle Besprechung ergebnislos endet.

Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten auf der Agenda zu

Nach der zuvor erläuterten Aufteilung in einzelne Aufgaben, können Sie diese an Teammitglieder mit der größten Fachkompetenz delegieren. Dies garantiert ihre Teilnahme an der Vorbereitung.

Lassen Sie alle wichtigen Informationen und Ergebnisse protokollieren

Beauftragen Sie ein Teammitglied mit der entsprechenden Fachkompetenz, ein Protokoll zu erstellen. Damit wird es ermöglicht, die Dokumentation wichtiger Entscheidungen und Ergebnisse bereits kurz nach einem Meeting allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

So bekommen alle Beteiligten die Dokumentation wichtiger Entscheidungen und Ergebnisse bereits kurz nach dem Meeting zur Verfügung.

Beispiele für eine Meeting-Agenda

Zwei Beispiele einer Agenda sollen die Aussagen der vorherigen Abschnitte konkret darstellen.

Beispiel 1: die professionelle Agenda für ein virtuelles Meeting

Virtuelle Meetings sind im Trend und haben gegenüber konventionellen Meetings eine Reihe von Vorteilen, wie die Ortsunabhängigkeit, einen niedrigeren Organisationsaufwand bei vorhandenen technischen Voraussetzungen und die Einsparung von Reisekosten.

Bei internationalen Meetings ist es wichtig, auf Start- und Endzeiten der Besprechung zu achten, besonders dann, wenn die Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

Die Agenda sollte folgende Punkte enthalten:

1. das Datum und die Uhrzeit von Beginn und Ende des Meetings
2. Hinweise zu den technischen Voraussetzungen für die Teilnahme (Hardware, Software für Bild-, Video- und Audioübertragung,)
3. die Liste der Teilnehmer
4. Ziele des Meetings
5. zu diskutierende Themen und Probleme, die in Unterthemen unterteilt sind. Dabei müssen die vorliegenden Informationen den Teilnehmern vorab zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden.
6. die Verteilung der Unterthemen an die Verantwortlichen, die sie inhaltlich vorbereiten.
7. Zeitrahmen pro Unterthema, inklusive Diskussion und für das Gesamtthema
8. festgelegte Regeln für die Protokollführung
9. Ansprechpartner für Fragen, Hinweise und zur Ergänzung der Agenda

Beispiel 2: Agenda des Kick-Off-Meetings 

Ein Kick-Off-Meeting definiert den Beginn eines Projektes oder einer neuen Projektphase. In diesem Meeting treffen sich oft – virtuell oder persönlich – alle am Projekt beteiligten Teammitglieder. Das Kick-Off-Meeting soll nach der Projektplanung und vor dem eigentlichen Projektstart stattfinden (DIN 69901-5). Dabei geht es bei einem solchen Meeting nicht um Detailfragen, sondern darum, den Ablauf des gesamten Projekts zu bestimmen. Es geht um:

Es geht um:

• Erläuterungen zum Entwurf des Projektplans
• die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• den Zeitrahmen für das Projekt und einzelne Projektabschnitte
• den Zeitrahmen für die Mitarbeiter, um Projektaufgaben zu erledigen
• Methoden für die Umsetzung des Projektmanagements
• die Planung von Status-Meetings, die über den Stand des Projektes informieren
  
• die Art der zukünftigen Kommunikation innerhalb des Projektteams (wie z.B. Kommunikationskanäle, Projektmanagement-Softwares, Präsenz- oder Videokonferenzen)
• Regelungen zur Berichtserstellung
• das Dokumentenmanagement

Ein einfaches Beispiel einer Agenda des Kick-Off-Meetings könnte so aussehen:

• Zeitpunkt für den Beginn des Meetings
• Festlegung des Protokollführers
• Eröffnung durch den Auftraggeber, optional: Vorstellung der Teammitglieder (15 Minuten)
• Präsentation des Projektleiters über Bedeutung und Ziele des Projekts (15 Minuten)
• Präsentation des Projektplans mit anschließender Diskussion (60 Minuten)
  
• Pause (10 – 15 Minuten)
  
• Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Team, Festlegung von Kommunikationsregeln, inklusive Feedback und Diskussion (90 Minuten)
  
• Ende des Meetings
  

Verwenden Sie eine Software, um Vorlagen für eine Meeting-Agenda zu erstellen

Zur Erstellung einer Meeting-Agenda müssen Sie nicht jedes Mal ein neues Konzept entwickeln. Es gibt eine ganze Reihe von Vorlagen in Standard-Office-Produkten (Vorlage zur Agenda-Besprechung), die als Grundlage dienen können. Das reicht von der einfachen Microsoft Word-Vorlage über vorgefertigte Powerpoint-Präsentationen bis hin zu Internetanbietern, die vorgefertigte Vorlagen für eine Reihe von Themen anbieten, von Vorstandssitzungen über Sales-Meetings bis hin zu Geschäftsmeetings.

Eine gute Agenda ist sicher eine Voraussetzung für den Erfolg eines Meetings und damit auch Voraussetzung für die Erfüllung der Zielstellungen, sie kann diese aber nicht garantieren. Dafür bedarf es komplexer Tools, wie zum Beispiel das Modul „Meetings & Briefings“ von Bitrix24. Dieses ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer zum Meeting einzuladen, den Besprechungstermin in den Kalender des Teammitgliedes einzutragen, anhand der Ergebnisse des Meetings Aufgaben zu erstellen und Informationen zu speichern, die chronologisch in einer History zur Verfügung gestellt werden.