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So verwalten Sie mehrere Projekte effektiv: 9 wesentliche Strategien

So verwalten Sie mehrere Projekte effektiv: 9 wesentliche Strategien
Bitrix24-Team
19. Mai 2022
Zuletzt aktualisiert: 19. Mai 2022
Das Projektmanagement ist ein fester Bestandteil jeder modernen Unternehmensführung. Es dient vor allem der Einsparung von Kosten und Zeit. In größeren Unternehmen laufen aber Projekte nicht nur einzeln und zeitversetzt ab, sie konkurrieren auch noch untereinander, was Ressourcen und Budget betrifft.Ziel eines Multiprojektmanagements ist es deshalb, mehrere Projekte im Ablauf gemeinsam zu planen, zu koordinieren und letztlich erfolgreich und termingerecht zum Abschluss zu bringen.

Bei diesen Aufgaben sind solche unvorhergesehene Schwierigkeiten, wie zum Beispiel ausbleibende Materiallieferungen, Kostensteigerungen bei Rohstoffen, Qualitätsmängel bei Zulieferern oder krankheitsbedingte Ausfälle von Fachkräfte zu meistern.
Nur wenn es gelingt, diese und andere Probleme zu reduzieren und zu beherrschen, wird das Multiprojektmanagement erfolgreich sein.
So verwalten Sie mehrere Projekte effektiv:

  • Behalten Sie stets den Überblick.
  • Setzen Sie Prioritäten.
  • Prüfen Sie den Fortschritt jedes einzelnen Projektes in zeitlich kurzen Abständen.
  • Planen Sie ausreichend Zeit für die Kommunikation innerhalb der Projektteams ein.

Die folgenden neun Strategien werden helfen, damit sich diese Vorgaben umsetzen lassen und das Multiprojektmanagement wirklich zum Erfolg wird.

Ganz gleich, ob unternehmensintern im Human Resources oder extern im Bereich Kundenservice und -bindung, Unternehmen haben über Gamification die Option, spielerisch Anreize zu setzen, um das Engagement ausgewählter Personenkreise zu erhöhen. Die passenden Tipps zur Gamification-Strategie unterstützen eine ergebnisorientierte Umsetzung in der Praxis.

Gamification-Technikenhaben im Geschäftsumfeld einen ähnlichen Effekt, wie in der Games-Welt. Sie fördern das Interesse und sorgen für eine verbesserte Aufnahmefähigkeit aber auch eine nachhaltige Nutzerbindung. Doch wie können Sie den ureigenen „Spieltrieb“ Ihrer Mitarbeiter oder Kunden im Geschäftsumfeld wecken und themengebunden fokussieren?

Wir beantworten in diesem Kontext nicht nur die Frage: Was ist Gamification, sondern geben Ihnen praktische Tipps zur Gamification-Strategie mit auf den Weg, die, je nach Einsatzbereich, spielerisch die Leistungsbereitschaft und die Motivation der Anwender anspornen.

FAQ

Wie verwaltet man mehrere Projekte am besten?

Bei der Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig kommt es vor allem auf drei grundlegende, zu koordinierende Aufgaben an. Die Zeit- und Arbeitspläne der einzelnen Projekte sind in eine einheitliche Planung zu integrieren. Bei der Ressourcenplanung muss besonders die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder berücksichtigt. Gleichzeitig ist eine gute Kommunikation zwischen allen Projektmitarbeitern erforderlich.

Was wird unter dem Begriff Multiprojektmanagement verstanden?

Unter dem Begriff Multiprojektmanagements sind die Auswahl, Planung, Koordinierung und Kontrolle mehrerer Projekte innerhalb eines Unternehmens oder eines Unternehmensbereiches zu verstehen. So verwalten Sie mehrere Projekte: Richtig planen, steuern, Risiken begrenzen und damit die Ziele aller Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und qualitätsgerecht zu erfüllen.

Welche Aufgaben gehören zum Multiprojektmanagement?

Zu den wesentlichen Aufgaben des Multiprojektmanagements (MPM) gehört es, die einzelnen Projekte bestmöglich abzustimmen und projektübergreifend mit anderen Projekten zu koordinieren. Dazu ist es notwendig, Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten zu erkennen, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden und Synergieeffekte zu erzielen. MPM sind dabei an den Unternehmenszielen auszurichten.

Was sind Beispiele für Gamification in der Wirtschaft?

Als Beispiel von Gamification in der Wirtschaft können unter anderem gamifizierte Anwendungen im Kundenservice, Spielifizierung von Mobile Apps aber auch die Gamification während Schulungen und im Bereich der Aus- und Weiterbildung angeführt werden.

Was ist das beste Tool, um Projekte zu verwalten?

Ein einzelnes Tool zur Projektverwaltung wird nicht ausreichen. Die richtige Softwarewahl ist von der Komplexität der Projekte abhängig. Mit den Projektmanagement-Tools von Bitrix24 lassen sich nahezu alle Anforderungen zur Projektverwaltung abbilden, von der Aufgabenverwaltung, über die Terminkoordinierung bis hin zur Kommunikation innerhalb des Projektteams finden Sie die benötigten Funktionen.


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1. Die Definition von Zielen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten sind die Grundlagen für ein Multiprojektmanagement

So verwalten Sie mehrere Projekte richtig: Definieren Sie vor dem eigentlichen Start der Projekte die Ziele und Verantwortlichkeiten. Erstellen Sie darauf basierend eine konkrete Planung. Ohne einen standardisierten Workflow wird die Planerstellung bei einem Multiprojekt nahezu unmöglich. Für jedes Projekt müssten neue Abläufe der Aufgaben erfasst werden. Dies erfordert einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand.

Mit einem Multiprojektmanagement basierend auf einer intelligenten Projektmanagementsoftware lassen sich Pläne, Prozesse und Verantwortlichkeiten bereits zum Projektstart festlegen. Für jedes einzelne Projekt müssen die Aufgaben detailliert festgelegt, mit einem Termin versehen und einer Verantwortlichkeit zugewiesen werden.

Dazu bedarf es allerdings einer Zieldefinition. Für jedes Projekt sind die Fragen zu beantworten:

●      Was soll mit dem Projekt erreicht werden?

●      Weshalb wird das Projekt initiiert?

●      Wann soll das Projekt abgeschlossen werden?

Nach Klärung dieser Fragen sollte ein Brainstorming erfolgen. In diesem werden kreative Ideen entwickelt. Dazu dürfen nicht nur Fachleute einbezogen werden, die bereits „mit der Materie verbunden sind“, sondern auch Mitarbeiter des Unternehmens, die bisher in eine solche Projektarbeit noch nicht integriert wurden, um neue Denkansätze zuzulassen


2. Multiprojektmanagement erfordert eine Priorisierung

Es liegt in der Natur des Menschen, einfache Dinge zuerst zu erledigen. Da die Unternehmensressourcen aber in den allermeisten Fällen beschränkt sei werden, gilt es zu bestimmen, welche Projekte im engen Zusammenhang mit den Unternehmenszielen stehen. Im Multiprojektmanagement müssen Sie deshalb Prioritäten auf die Projekte setzen, die den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.

Bei der Priorisierung der Projekte ist die Erstellung einer Entscheidungsmatrix zu empfehlen. Diese wird sich auf die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens stützen müssen. So verwalten Sie mehrere Projekte in Anlehnung an die bekannte Eisenhower-Matrix:

1. Wichtig und dringend: Projektstart schnellstmöglich initiieren.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Erstellen des Projektmanagement-Plans mit Terminierung mittelfristig.
3. Dringend, aber nicht wichtig: Projekt zeitlich planen und mit Auftraggeber Terminierung abstimmen.
4. Nicht dringend und nicht wichtig: An das Ende der Prioritätenliste setzen.

Das ist eine sehr einfache Form zur Entscheidungsfindung. In der Realität werden meist weitere Kriterien Einfluss auf die Priorisierung nehmen. Letztlich bleibt es aber bei dem gleichen Prinzip. Vergeben Sie Rankingpunkte zum Beispiel für die wichtigen Kriterien Rentabilität oder zu erwartender Gewinn, Ressourcenaufwand, Projektdauer, Komplexität der Aufgaben, Personalaufwand und Projektrisiko und ordnen Sie danach das Projekt in eine der vier Stufen ein.

3. Besseres Verwalten mehrerer Projekte durch Delegieren von Aufgaben

verwalten Sie mehrere Projekte, ohne den Überblick innerhalb des Multiprojektmanagements zu verlieren:

Ein guter Projektmanager muss einschätzen können, wann er selbst die Verantwortung übernehmen muss und wann er einzelne Aufgaben mit der zugehörigen Verantwortlichkeit delegieren kann. Dazu ist es notwendig, ein Vertrauensverhältnis innerhalb des Projektteams aufzubauen. Mit der Delegierung von Aufgaben und der Übertragung von Verantwortung steigt die Motivation der Teammitglieder und die Bedeutung der eigenen Leistung am Erfolg eines Projektes wird deutlich. Zur Koordinierung der delegierten Aufgaben schafft eine zentrale Datenbasis einen großen Vorteil. Hier lassen sich alle Aufgaben mit den zugeordneten Verantwortlichkeiten und den einzuhaltenden Terminen erfassen. In diesem Zusammenhang obliegt es dem Projektmanager die Kommunikationswege aufzuzeigen. Standardisierte Kommunikationswege über vorher definierte Medien vereinfachen das Management des Projektleiters bei Problemen oder in Notfällen.

Durch die Nutzung einer einzigen Informationsquelle kann der Projektfluss auch für mehrere Projekte kontrolliert werden. Dazu ist es notwendig, dass alle Dokumente und Daten jederzeit auch online abrufbar sind. Eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Terminfunktion ermöglicht dem Projektmanager, alle delegierten Aufgaben zu verfolgen und gegebenenfalls einzugreifen.

4. Der Einsatz der richtigen Software ist eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg im MPM

Gibt es ein bestes Tool zum Verwalten mehrerer Projekte? Das eine Tool gibt es nicht. Die Aufgaben und Probleme im Multiprojektmanagement sind derart komplex, dass es keine universelle Lösung mit einem einzelnen Werkzeug geben kann. Verwenden Sie aber so wenige Softwareprodukte wie möglich. Es gibt Anbieter, die mit Ihrem Leistungsspektrum die wichtigsten Funktionen abbilden können.

So verwalten Sie mehrere Projekte:

Die Projektmanagement-Tools von Bitrix24 können fast alle Anforderungen des Multiprojektmanagements abbilden. Die Tools bieten eine Online-Plattform mit einheitlicher Bedienung für die Zusammenarbeit von Projektteams. Das beinhaltet die Zeiterfassung und –steuerung, Terminvereinbarung ebenso wie Aufgabenbearbeitung. Diese beginnt mit der Erstellung von Checklisten, integriert die Aufgabenautomatisierung und nutzt auch Funktionen für die Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben. Die visuelle Projektdarstellung wird durch Gantt-Diagramme und Kanban-Boards gewährleistet. Kommunikationstools unterstützen die Zusammenarbeit im Team auf vielfältige Weise. Genannt werden sollen an dieser Stelle nur stellvertretend der Gruppenchat und die Videokonferenz. Der Projektfortschritt lässt sich in Echtzeit verfolgen. Ein Erinnerungs- und Benachrichtigungssystem sorgt dafür, dass Sie nie mehr Termine verpassen. Schließlich hilft der Online-Dokumentenspeicher dabei, Berichte jederzeit und für alle Projektbeteiligten verfügbar zu machen.

5. So verwalten Sie mehrere Projekte: Nutzen Sie ein PMO

Damit ein Multiprojektmanagement reibungslos ablaufen kann, müssen bestimmte Standards eingehalten werden. Da viele Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben können, müssen die Projekte mit aktuellen Datenbeständen und zeitlich abgestimmt koordiniert werden. Sind mehrere Projektmanager bei großen Projekten parallel tätig, müssen diese betreut und geschult werden. Diese Aufgabe übernimmt das Project Management Office (PMO). Das PMO fungiert im Multiprojektmanagement großer Projekte als Kommunikator zwischen Projekt-, Teammanagern, Controllern und der Unternehmensführung.

Dabei erfüllt ein PMO unter anderem folgende wichtige Aufgaben:

● Koordinieren von Ressourcenanforderungen
● Prüfung von Projektberichten mit der Sicherstellung der Aktualität
● Implementierung von Softwaretools zur Planung und Abwicklung von Projekten
● Schulung bzw. Weiterbildung von Projektmanagern

Zu beachten ist allerdings, dass es bei einem an strenge Hierarchien gebundenen Projektmanagement durch das PMO zu einer Einschränkung bei der Kreativität und Innovation kommen kann. Das muss aber nicht sein. Gerade bei agilen Herangehensweisen an Projekte kann das PMO hilfreich sein, damit das mit der Lösung der Aufgabenstellung betreute Team durch die Übernahme des Berichtswesens, des Controllings und administrativer Aufgaben zur Planung und Abstimmung entlastet wird.

6. Die richtige Kommunikationsstrategie etablieren für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Bei der parallelen Arbeit an mehreren Projekten haben Teams nicht selten Kommunikationsprobleme, weil den Beteiligten die Übersicht zum aktuellen Stand der bereichsübergreifenden Erfüllung der Aufgaben fehlt. Das Verständnis bei der Änderung von Zeitplänen oder dem Verschieben von Prioritäten wird erschwert, die Motivation sinkt. Das Multiprojektmanagement wird erschwert.

So verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig mit dem richtigen Kommunikationskonzept:

Eine effektive Kommunikation innerhalb der Projektteams ist beim Multiprojektmanagement eine der wichtigsten Aufgaben überhaupt. Erfolgreiche Methoden wie Scrum oder Kanban setzen auf offene Kommunikationsräume, in denen die Teams alle Informationen teilen können. In cloudbasierten offenen Kommunikationsräumen ist es einfacher, den Projektfortschritt zu dokumentieren, für die Konsistenz aller Statusberichte zu sorgen und teamübergreifend in Kontakt zu treten. Auch räumlich und zeitlich getrennt arbeitende Projektbeteiligte können auf diese Weise problemlos Informationen austauschen. Dabei ist es wichtig, dass alle Teams möglichst gleiche Werkzeuge für die Kommunikation benutzen. Eine etablierte Lösung bringt den Vorteil eines geringeren Einarbeitungs- und Schulungsaufwandes.

Die Kommunikationswerkzeuge von Bitrix24 sind für diesen Anwendungsfall praxiserprobt und bestens geeignet. Neben solchen Funktionen wie Instant Messenger und Gruppen-Chats, sind auch Tools für Videoanrufe mit Screensharing und Videokonferenzen verfügbar. Die Cloudfunktionen sind zudem DSGVO-konform. So verwalten Sie mehrere Projekte mit einer rechtssicheren Kommunikationsplattform.

7. Parallele Projektbearbeitung erfordert gute Ressourcenplanung und –verwaltung

Zur Vermeidung von Risiken und Konflikten gehören eine gute Planung von Ressourcen und deren Verwaltung zu den Kernaufgaben des Multiprojektmanagements. Nur die Bereitstellung ausreichender Betriebsmittel und Human Resources wird die Projektarbeit in diesem Fall zum Erfolg führen. Eine mögliche Lösung für diese Aufgabe ist die Verwaltung aller Projekte an einem zentralen Ort über ein bereits beschriebenes Project Management Office (PMO). Solche Einrichtungen werden allerdings meist nur bei sehr großen Projekten genutzt.

So verwalten Sie mehrere Projekte effektiv, auch ohne ein PMO:

Ein erfolgversprechendes Rezept bei der Verwaltung der Teammitglieder ist die Erstellung eines Kapazitätsplans. In diesem wird festgehalten, wer, in welcher Zeit und mit welcher Intensität an welchem Projekt tätig ist. Zur grafischen Darstellung, die einer Auflistung in Tabellenform vorzuziehen ist, eignen sich Gantt-Diagramme. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, überlastete Mitarbeiter rechtzeitig zu erkennen, Aufgaben zu delegieren und Terminkonflikten vorzubeugen.

Ähnlich kann mit einem Belegungsplan verfahren werden. Hier ist festzuhalten, welche technischen Ressourcen, wie Maschinen oder räumlichen Belegungen, zu welchen Zeiten durch welche Projekte in Anspruch genommen werden. Auch für diese Verwaltung sind grafische Aufbereitungen in Diagrammform die bessere Alternative zu textlichen Darstellungen.

8. Erfolgreiches Projektmanagement durch einen integrierten Arbeits- und Zeitplan

Ein gut aufgestellter Zeitplan mit dem richtigen Timing trägt entscheidend dazu bei, dass die Multiprojektarbeit planmäßig verlaufen kann und wirklich produktiv wird. So handhaben Sie mehrere Fristen: Bei der Verwendung mehrerer Zeitpläne für die einzelnen Projekte wird es nur schwer erkennbar, wenn beispielsweise Bearbeiter zum gleichen Zeitpunkt an verschiedenen Orten eingesetzt werden sollen. Deshalb ist es wichtig, Tools einzusetzen, die Zeitpläne und Termine kombinieren können und damit helfen, Konflikte zu vermeiden.

Mit dem richtigen Werkzeug für die Zeiterfassung ist es zudem möglich, die benötigte Zeit für einzelne Aufgaben zu erfassen. Durch die Erfassung wird ein effektives Zeitmanagement gewährleistet, gleichzeitig der Arbeitsfortschritt dokumentiert und das Ergebnis bewertet.

Die Aufstellung eines guten Arbeits- und Zeitplans berücksichtigt die Tatsache, dass Multiprojektmanagement nicht mit Multitasking verwechselt werden darf. Teammitglieder sollten keinesfalls so eingeplant werden, dass sie ständig zwischen mehreren Projekten wechseln. So verwalten Sie mehrere Projekte: Planen Sie die Arbeitszeiten bei parallellaufenden Projekten in Blöcken. Müssen beispielsweise drei Aufgaben bis zu einem gleichen Endtermin fertiggestellt werden, sollten die Arbeiten täglich in drei Zeitfenster aufgeteilt werden, in denen dann jeweils an einem Projekt gearbeitet wird.

9. Gutes Risikomanagement und Konfliktmanagement für den Erfolg im Multiprojektmanagement

Bei der parallelen Bearbeitung von mehreren Projekten müssen Risiken berücksichtigt werden. Der Überwachung der einzelnen Projektbudgets und der Endtermine kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Projektkosten lassen sich durch die Erweiterung von Ressourcen steuern, Endtermine von Projekte müssen gegebenenfalls „entzerrt“ werden. Das bedeutet unter Verlagerung von Ressourcen einzelne Projekte zeitlich vorzuziehen und andere – entsprechend ihrer wirtschaftlichen Bedeutung für das Unternehmen – nach hinten zu verschieben.

So verwalten Sie mehrere Projekte hinsichtlich der zu erwartenden Risiken: Die einzelnen Projekte werden durch Milestones zeitlich gegliedert. Diese werden zum Projektstart festgelegt und einer permanenten Kontrolle unterzogen. Durch eine Kostentrendanalyse ist das geplante Budget während der Projektbearbeitung einzuschätzen. Die Earned Value Analyse vergleicht Planvorgaben des Projektes mit den erzielten Ergebnissen bezüglich Kosten und Bearbeitungszeiten.

Konflikte sind Bestandteile des Projektmanagements und lassen sich nicht vermeiden. Sie müssen aber gelöst werden. So verwalten Sie mehrere Projekte hinsichtlich der zu erwartenden Konflikte: In einem Schlichtungsverfahren unterbreitet der Teamleiter Einigungsvorschläge, die alle Beteiligten innerhalb einer Aussprache selbst lösen. Unter Berücksichtigung des Harvard-Konzepts wird dabei eine freundschaftliche Einigung angestrebt, bei der keine Partei unterliegt. Beim Supervisorprinzip analysiert der Teammanager die Verhaltensmuster der Mitarbeiter und sucht mit psychologischem Einfühlungsvermögen im Gespräch eine Lösung.

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