Was Sie über die Auswahl einer Mitarbeitermanagement-Software wissen sollten

Was Sie über die Auswahl einer Mitarbeitermanagement-Software wissen sollten
Margarita Ukrainskaya
9. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 9. August 2021

Ihre Mitarbeiter zählen zu den wertvollsten Ressourcen, über die Sie in Ihrem Unternehmen verfügen. Um das volle Potenzial Ihrer Arbeitskraft ausschöpfen zu können, ist es neben der individuellen Unterstützung und Weiterentwicklung wichtig, Ihre Mitarbeiter gut zu organisieren.

Dabei gilt es, über die reine Administration hinaus, auch in Sachen Strategie und Qualität ein gut durchdachtes Mitarbeitermanagement zu realisieren. Nur so vermeiden Sie bereits im Vorfeld, dass Mitarbeiter überlastet werden, und somit verschieben Sie den Fokus gleichzeitig auf eine optimale Ressourcenplanung sowie eine individuelle Erleichterung der Arbeit.

In diesem Zusammenhang kann eine Mitarbeitersoftware kostenlos die täglichen Aufgaben unterstützen und zur Optimierung von Prozessen beitragen.

Unser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, was Sie über die Auswahl einer Mitarbeitermanagement-Software und Zeitmanagement-Software wissen sollten und gibt Ihnen eine Reihe von Hinweisen an die Hand, wie Sie eine Mitarbeiter-Zeitplanungssoftware effizient in der Praxis einsetzen.

1. Ihre Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt

Der Nutzen einer Mitarbeitermanagement-Software steigt und fällt in Abhängigkeit von jedem einzelnen Mitarbeiter. Nur wenn Ihre Kollegen persönlich abrufbar sind, lassen sich langfristig zahlreiche einzelne Bausteine wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Reisekostenabrechnung oder auch Recruiting sowie Onboarding optimal einbringen.

Als eine zentrale Anlaufstelle kann hier ein digitales Verzeichnis sein, das alle Ihre Mitarbeiter umfasst, über Details wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen eine schnelle Kontaktaufnahme ermöglicht und jederzeit die Pflege sowie Ergänzung von aktuellen Informationen erlaubt.

Eine nachhaltige Organisierung der Mitarbeiter sowie die Optimierung der Arbeit jedes Einzelnen kann sowohl durch die Synchronisierung von Anwendungen, als auch durch die Bereitstellung aller Daten, unabhängig von Ort oder Betriebssystem erfolgen.

2. Die Unternehmensstruktur lässt sich transparent überblicken

Bei der Auswahl einer passenden Mitarbeitermanagement-Software sollten Sie stets auch die Transparenz der Unternehmensstruktur im Blick behalten.

In der Praxis fällt es in wachsenden Strukturen oft nicht nur neuen Mitarbeitern, sondern auch langjährigen Kollegen schwer, den Überblick über Standorte, Zweigstellen oder einzelne Abteilungen sowie Zuständigkeiten in der Firma zu behalten.

Achten Sie hier darauf, dass Ihnen die ausgewählte Mitarbeitersoftware kostenlos die Option bietet, Verantwortungsbereiche und Abteilungen inklusive der Vorgesetzten und zugeordneten Kollegen abzubilden, und dass auf Wunsch auch der Versand von Berichten oder die automatische Verteilung von Aufgaben oder Nachrichten möglich ist.

3. Arbeitszeiten lassen sich umfassend und vorausschauend planen

Wenn Sie eine zukunftssichere Mitarbeiter-Zeitplanungssoftware auswählen, ist es nützlich, dass nicht nur eine reibungsfreie Erfassung der Arbeitszeit jedes Einzelnen möglich ist, sondern darüber hinaus auch der gesamte Arbeitstag geplant werden kann.

So lassen sich in der passenden Lösung Arbeitsanfang und -ende, Pausenzeiten, Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit sowie unterschiedlichste Termine auf elektronischem Wege in der Arbeitszeiterfassung dokumentieren sowie planen.

Dieses Vorgehen erleichtert Ihren Mitarbeitern nicht nur die solide Strukturierung des Arbeitsalltages, sondern ermöglicht Ihnen auch die vorausschauende Planung von Aufgaben und Terminen, sowie deren zeitgerechte Umsetzung.

4. Die Einhaltung von Projektzielen ist zuverlässig nachvollziehbar

Eine passende Mitarbeitermanagement-Lösung sollte Ihnen eine planungssichere Übersicht über den Ressourceneinsatz sowie die Einhaltung von Zeitplänen und die eng damit verbundenen Projektzielen ermöglichen.

Unternehmensinterne Arbeitsberichte von Mitarbeitern und Vorgesetzten können hier ein aussagekräftiges Mittel sein, um täglich, einmal wöchentlich oder einmal im Monat im Rahmen der Projektverwaltung die Einhaltung der Projektziele zu kontrollieren und wenn nötig zeitnah zu intervenieren.

Arbeitsberichte bieten Ihnen sowie jedem einzelnen Mitarbeiter die Gelegenheit, den Überblick über den aktuellen Leistungsstand zu behalten, einzelne Entwicklungen zu kommentieren sowie zu bewerten und somit zur Steigerung der Gesamtproduktivität im Unternehmen beizutragen.  

5. Workflows lassen sich automatisieren

Sorgen Sie dafür, dass wiederkehrende Aufgaben und Routinen in Ihrem Unternehmen nicht länger manuell erledigt werden müssen und damit keine wertvollen Ressourcen verschwendet werden.

Gut zu wissen ist bei der Auswahl der passenden Mitarbeiterverwaltungssoftware, dass sich damit zahlreiche Workflows automatisieren lassen. Dabei können unter anderem Personalunterlagen, Dokumente rund um Human Resources sowie Formulare zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

Durch einen individuellen Zugriff kommt es zu einer Reduzierung von zeitaufwendigen Abläufen in Personalabteilung oder Buchhaltung. Unternehmenseigene Workflows, wie unter anderem allgemeine Anfragen, Abrechnung, Anträge für Dienstreisen, aber auch Urlaubs- und sonstige Abwesenheitsanträge werden hier zuverlässig automatisiert.

Derartige Workflows lassen sich in einem Feed bereitstellen und können, je nach Ihren Anforderungen, als benutzerdefinierte Workflows generiert werden.

Zur Erleichterung der Vorgänge stehen Ihnen darüber hinaus smarte Workflows bereit, die von ausgewählten und erfahrenen Business Partnern entwickelt werden und sich auf Wunsch ganz einfach installieren lassen.

6. Zugriffe werden sicher vergeben und überwacht

Um einen zuverlässigen Schutz von unternehmensinternen Daten jederzeit gewährleisten zu können, sollte bei der Entscheidung für eine Mitarbeitermanagement-Software auch der Sicherheitsaspekt eine große Rolle einnehmen.

Wichtig ist es hier, dass Sie darauf achten, dass Sie jederzeit Berechtigungen vergeben können und somit gewährleisten, dass tatsächlich auch nur die Kollegen Zugriff auf sensible Daten haben, die diese benötigen.

Dabei sollten Sie individuell bestimmen können, ob Zugriffsrechte für einzelne Personen oder ausgewählte Gruppen freigegeben werden. So gewähren Sie zum Beispiel im Projektmanagement Ihren Projektteams oder Arbeitsgruppen Zugänge zu ausgewählten Informationen, die Sie nicht nur flexibel gestalten und ergänzen, sondern auch jederzeit wieder zurücknehmen können.

Treffsicher die richtige Mitarbeitermanagement-Software auswählen!

Überlassen Sie bei der Entscheidung zum passenden Werkzeug in Ihrem Unternehmen nichts dem Zufall und verlieren Sie sich nicht in langwierigen Auswahlprozessen!

Mit einer Reihe von wichtigen Anregungen wissen Sie jetzt, worauf es bei der Auswahl einer maßgeschneiderten Mitarbeitermanagement-Software ankommt und stellen dabei immer Ihre Mitarbeiter ins Zentrum der Aufmerksamkeit, ohne dabei den Blick auf das gesamte Unternehmen zu verlieren.

Neben einem gut durchdachten Arbeitszeitmanagement unterstützt eine Mitarbeiter-Zeitplanungssoftware auch Vorgänge rund um die Automatisierung der täglichen Abläufe im Unternehmen, fördert eine zuverlässige Terminierung und Bearbeitung aller Aufgaben und behält auch den Schutz sensibler Daten im Blick.

Die Bitrix24 Mitarbeitermanagement-Software eröffnet Ihnen sowie Ihrer Personalabteilung und den Mitarbeitern hier über eine zentrale Plattform die Möglichkeit, ein nachhaltiges und voll umfassendes Management Ihrer Human Resources zu realisieren.

Mit Hilfe von praktischen Werkzeugen sorgen Sie so für eine gut strukturierte Arbeitsweise sowie eine individuelle Erleichterung der Arbeitsprozesse und eine persönliche Mitarbeitermotivation.

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