Wie man Aufgaben priorisiert, wenn alles wichtig ist

In einem fordernden Geschäftsalltag häufen sich oft die Aufgaben und es wird zunehmend schwer, den Überblick zu behalten. Für einen reibungsfreien Ablauf ist es erforderlich, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen wissen, wie man Aufgaben priorisiert.

Aufgaben und Projekte sollten sorgfältig geplant, verwaltet und fristgerecht abgearbeitet werden. Doch wie lässt sich diese Herausforderung meistern, wenn täglich neue Tätigkeiten hinzukommen und der Eindruck entsteht, dass alle Aufgaben wichtig sind?

In unserem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine effiziente Aufgabenpriorisierung in der Praxis umsetzen und welche Rolle dabei ein durchdachtes Zeitmanagement spielt. Mit den passenden Tipps und einer smarten Softwarelösung erstellen Sie eine Aufgabenpriorisierungsmatrix, die Ihnen die Bewältigung Ihrer To Dos deutlich erleichtern wird.

FAQ

1. Halten Sie alle anfallenden Aufgaben schriftlich fest

Grundlegend gilt es anstehende To-Dos aus allen Kanälen aus den Köpfen der Mitarbeitenden zu bekommen und schriftlich festzuhalten. Beginnen Sie mit der Zusammenstellung von To-Do-Listen, in denen Sie tägliche Aufgaben wie Meetings oder den Austausch mit Kolleg•innen & Kund•innen, wöchentliche Aufgaben wie Projektmeilensteine oder längerfristige Projekte und Zielsetzungen fixieren.

Bei diesem Vorgehen geht es darum, ausnahmslos alle Aufgaben zu erfassen und diejenigen sichtbar zu machen, die operativ und strategisch umgesetzt werden müssen.

Nur wenn Sie eine derartige Übersicht über die anstehende Arbeitsbelastung erstellt haben, können Sie sich davon ausgehend an die Priorisierung von Aufgaben machen.

Stellen Sie in diesem Kontext sicher, dass die Aufgabenübersicht für alle betreffenden Kolleg•innen zentral einsehbar ist und sich ohne große Probleme individuell erweitern und anpassen lässt. So kann sich Ihre To-Do-Liste mit schriftlicher Fixierung genauso weiterentwickeln, wie es Ihre Aufgaben tun.

2. Nutzen Sie eine Softwarelösung, um Aufgaben priorisiert abzuarbeiten

Bei der Frage danach, wie man Aufgaben priorisiert, rückt eine geeignete Arbeitsplattform in den Mittelpunkt, die es ermöglicht, alle Aufgaben zu erfassen, mit Prioritäten und Deadlines zu versehen und systematisch zu bearbeiten.

Eine Softwarelösung zur Aufgabenpriorisierung wie Bitrix24 unterstützt Sie dabei, Aufgaben festzulegen, Fristen zu verwalten, aber auch Berichte zu sammeln oder KPIs zu verfolgen, um Ihre Projekte durchzuführen, unabhängig davon, wo Sie sich gerade aufhalten.

Auf Wunsch erhalten berechtigte Nutzer•innen jederzeit auch mobil Zugriff auf ihre Aufgaben und können diese auf Wunsch über die Schnellsuche mit Smartfiltern finden, bearbeiten, delegieren, automatisieren und passend dazu Erinnerungen und Benachrichtigungen erstellen, die es Ihnen ermöglichen, alle Aufgaben stets unter Kontrolle zu behalten.

Nutzen Sie entsprechend Ihrem Projektmanagement-Stil unterschiedliche Ansichten wie Planer, Listen, Fristen oder Gantt-Diagramm, um sich einen globaleren Überblick über die Aufgaben und deren Zusammenhänge zu erschaffen.

Definieren Sie passend dazu verschiedene Rollen, um die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und die richtigen Zugriffsrechte sicherzustellen. Über Vorlagen und Aufgaben-Automatisierung beschleunigen Sie Prozesse und arbeiten deutlich produktiver.

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3. Definieren Sie, welche Aufgaben wirklich wichtig sind

Machen Sie sich bewusst, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind. Leider neigen wir aus den unterschiedlichsten Gründen dazu, weniger dringende Aufgaben oder welche mit niedrigen Effekten zuerst zu bearbeiten.

Berücksichtigen Sie unbedingt, dass Sie auf Fristen hinarbeiten und dabei die Ergebnisse fest im Blick behalten und sich vor Augen führen, warum Sie eine bestimmte Aufgabe mit Priorität bearbeiten.

So vermeiden Sie es hektisch zu arbeiten und ermöglichen es, tatsächlich die Aufgaben zu erledigen, die am dringlichsten sind. Sie haben passend dazu die Option, die Priorität einer Aufgabe hervorzuheben, indem Sie die Aufgabe als wichtig markieren. Damit ist für alle Beteiligten zu erkennen, dass die Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert und schnell erledigt werden muss.

Wichtige Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellen können, sind: Welche Auswirkungen hat die Bearbeitung der Aufgabe? Was ist die Belohnung und das Ergebnis dieser Aufgabe? Entsteht durch die Umsetzung der Aufgabe ein echter Mehrwert? Wie hoch ist das Risiko, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig fertiggestellt wird?

Anhand dieser Fragestellungen lässt sich die Wichtigkeit von Aufgaben definieren und so in eine sinnvolle Reihenfolge zur Abarbeitung bringen.

4. Untergliedern Sie komplexe Aufgaben in Teilaufgaben, um sie zu priorisieren

Die Untergliederung von komplexen Aufgaben hilft Ihnen dabei, eine Antwort darauf zu finden, wie man Aufgaben priorisiert.

Sie können eine komplexe Aufgabe in mehrere Teilaufgaben untergliedern und für jeden Teil Verantwortliche und Beobachter festlegen. So wird eine große Aufgabe übersichtlicher, kann schneller erledigt werden und lässt sich auch in Hinblick auf die Arbeitslast optimal verteilen.

Außerdem wird ersichtlich, welche Bereiche eine besonders hohe Priorisierung und welche Teilaufgaben womöglich noch Zeit für die Bearbeitung haben.

5. Planen Sie alle Aufgaben im Kalender, um zu priorisieren und eine Überlastung zu vermeiden

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, welche Aufgaben am wichtigsten sind, sollten Sie die zugehörigen Arbeitszeiten in Ihrem Kalender planen.

So lassen sich alle mit Ihren Aufgaben in Verbindung stehenden Termine organisieren, verwalten und auch verschiedene Terminkategorien pflegen. So kann sichergestellt werden, dass Sie thematisch unterschiedliche Aufgaben und Termine nicht miteinander vertauschen.

Über den Unternehmenskalender haben Sie die Möglichkeit, wichtige Termine für das gesamte Team zu erstellen. Wenn Sie einen Termin zu einer Aufgabe mit mehreren Teilnehmenden erstellen möchten, können Sie den Terminplaner nutzen. Ihnen wird anzeigt, in welchem Zeitraum alle betreffenden Kolleg•innen verfügbar sind. Passend zum Termin lassen sich automatisch Einladungen an alle Teilnehmenden versenden.

6. Halten Sie sich für Ihre Aufgaben an den Zeitplan

Passend zur Thematik, wie man Aufgaben priorisiert, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen und einen Zeitplan erarbeiten. Damit Sie Ihre Leistungen langfristig verbessern und Aufgaben optimal abarbeiten können, gilt es die Aufgaben zu priorisieren und mit realistischen Zeiten für die Bearbeitung zu versehen.

Mit der Erstellung eines Zeitplans können Sie bereits im Voraus hektische Wochen antizipieren und Ihre Aufgaben dementsprechend planen. Versehen Sie all Ihre internen Termine zu Aufgaben mit externen Fälligkeitsterminen Ihrer Kund•innen und Teams, um Aufgaben sinnvoll abzuarbeiten.

Eine erfolgreiche Priorisierung und Umsetzung von Aufgaben ist stark abhängig davon, wie gut das Zeitmanagement einzelner Mitarbeitender und Teams funktioniert.

Eine Zeitverwaltung wie Sie in Bitrix24 enthalten ist, ermöglicht es, allen Kolleg•innen ihren Arbeitstag zu starten und zu beenden, Aufgaben zu erstellen und tägliche To-Dos strukturiert abzuarbeiten.

7. Setzen Sie zuerst die unangenehmsten Aufgaben um

Sie erledigen die angenehmen Aufgaben gern zuerst und schieben die unangenehmen Tätigkeiten vor sich her? Das ist menschlich, dieses Vorgehen kann sich jedoch negativ auf eine effektive Priorisierung Ihrer Aufgaben auswirken.

Gehen Sie in Ihrem Arbeitsalltag zuerst Ihre intensivsten und anstrengendsten Aufgaben an. Denn zu Beginn des Arbeitstages ist die Konzentrationsfähigkeit am höchsten.

Das Konzept zur Priorisierung ist dabei denkbar einfach. Sie widmen sich zuerst den schwierigsten Aufgaben, um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Das fördert die Motivation für den restlichen Tag.

Sobald die schwierige Aufgabe gelöst ist, können Sie mit deutlich mehr Leichtigkeit eine Reihe an kürzeren und angenehmeren Aufgaben erledigen, wenn die schwierigste bereits abgehakt werden konnte.

8. Delegieren Sie Aufgaben, um das Zeitmanagement zu optimieren

Das Delegieren von Aufgaben ermöglicht es, Teile oder die Gesamtverantwortung an einen anderen Mitarbeitenden zu übertragen.

Dabei können Sie eine Reihe an Vorteilen nutzen, zu denen unter anderem die Tatsache gehört, dass die Aufgabe von einem Kollegen mit der besten fachlichen Qualifikation erledigt wird und Sie wiederum Zeit für andere To-Dos gewinnen.

Durch die Übertragung der Verantwortung steigt die Eigenverantwortung beim betreffenden Mitarbeitenden.

Um eine Aufgabe zu übertragen, ist es entscheidend, alle wichtigen Informationen bereitzustellen und eine inhaltliche Beschreibung der erforderlichen Arbeit und die erwarteten Ziele zu beschreiben.

Dabei ist es nicht zwingend notwendig, dass Sie eine detaillierte Schrittfolge für die Bearbeitung der Aufgabenstellung mitliefern. Mitunter sollten Sie die Ausgestaltung, wie man Aufgaben priorisiert, an dieser Stelle den jeweiligen Mitarbeitenden selbst überlassen und so die Motivation und Leistungsfähigkeit fördern.

9. Arbeiten Sie mit Rollen, die bei der Aufgabenpriorisierung helfen

Treffen Sie die richtigen Entscheidungen bei der Frage danach, wie man Aufgaben priorisiert, indem Sie die Möglichkeit eröffnen, dass mehrere Personen gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten.

In der Praxis kann dies über verschiedene Rollen und damit verbundene Zuständigkeiten realisiert werden.

Softwarelösungen wie Bitrix24 bieten dazu die Option, Aufgaben mit einer verantwortlichen Person (die mit der eigentlichen Aufgabe betraut ist), Mitwirkenden (die den verantwortlichen Personen dabei helfen die Aufgabe umzusetzen) und Beobachtern (die sich bei Bedarf einschalten können) zu versehen.

10. Reduzieren Sie Ablenkungen, um Aufgaben priorisiert abarbeiten zu können

Einer der größten Risikofaktoren für die rechtzeitige Fertigstellung von Aufgaben sind Ablenkungen. Diese können persönlicher Natur sein, aber auch von außen durch Kolleg•innen, Kund•innen oder Geschäftspartner•innen den geplanten Ablauf stören.

Aus diesem Grund sollten Sie sich immer, wenn Sie sich einer Aufgabe widmen, die entsprechenden Rahmenbedingungen für Ihre Arbeit schaffen.

Benötigen Sie für die Umsetzung beispielsweise besonders viel Ruhe und Konzentration? Bei der Antwort auf die Frage danach, wie man Aufgaben priorisiert, kann es hilfreich sein, für einen bestimmten Zeitraum beispielsweise keine E-Mails zu lesen oder Telefonate zu führen, bis die betreffende Aufgabe oder Teilaufgabe erledigt ist.

11. Planen Sie Pausen ein, um Aufgaben bei der Arbeit priorisiert umsetzen zu können

Berücksichtigen Sie, dass jeder Mensch regelmäßig Pausen benötigt, um neue Energie zu tanken. Planen Sie diese Pausenzeiten bei der Zeitplanung und Umsetzung Ihrer Aufgaben mit ein, um nach einer Entspannung wieder konzentriert ans Werk gehen zu können und Ihre Priorisierung einzuhalten.

Animieren Sie auch Ihre Kolleg•innen, sich an die Pausenzeiten zu halten und in diesen Momenten vielleicht bei einer guten Tasse Kaffee oder aber auch einem Mittagessen gemeinsam zu genießen und so neue kreative Freiräume zu schaffen.

Pausen können auch eine ideale Gelegenheit sein, reflektiert über die Aufgabenpriorisierung nachzudenken und sich selbst dahingehend zu überprüfen, ob die Priorisierung des aktuellen Tages Sinn macht oder ob womöglich eine Neuausrichtung angedacht ist. Nur wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, in Ruhe bestimmte Prozesse zu überdenken, fällt es ihnen leichter, Prioritäten zu setzen.

12. Bleiben Sie in der Praxis realistisch, wie man Aufgaben priorisiert

Wie man Aufgaben priorisiert, steht und fällt letztendlich auch mit der realistischen Betrachtung im Arbeitsalltag. Ganz gleich wie gut Sie Ihre Prioritäten setzen, es kommt immer wieder vor, dass diese durch die unterschiedlichsten Einflüsse gestört werden.

Vermeiden Sie überzogene Erwartungen und stellen Sie bereits bei der Definition von Zielen und der Priorisierung von Aufgaben sicher, dass diese realistisch sind und möglicherweise auch notwendige Pufferzeiten mit einkalkuliert werden.

Dazu gehört auch, Blockaden, die in Verbindung mit Aufgaben entstehen, zu erkennen und sich an der richtigen Stelle Hilfe zu holen beziehungsweise die Lösung der Aufgabe auf den folgenden Tag zu verschieben, um wieder hochkonzentriert an die Arbeit zu gehen.

So vermeiden Sie frühzeitig einen Burnout und sorgen auch für die Gesundheit Ihres gesamten Teams, das von der realistischen Voraussicht und einer angepassten Planung profitiert.

Fazit: So schaffen Sie es, Aufgaben bei der Arbeit priorisiert abzuarbeiten!

Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, ist von besonderem Wert für den Geschäftserfolg. Mit unseren Priorisierungstipps gelingt es Ihnen, das Beste aus Ihrem Arbeitstag herauszuholen.

Mit Hilfe einer durchdachten Aufgabenpriorisierung können Sie sich nicht nur besser auf Ihre anstehende Arbeit konzentrieren, sondern behalten auch stets den Überblick über alle Aufgaben und stellen eine ergebnisorientierte Umsetzung sicher.

Eine Softwarelösung zur Priorisierung von Aufgaben wie Bitrix24 ermöglicht Ihnen dabei nicht nur eine nahtlose Erfassung und Verwaltung aller Aufgaben und die Untergliederung in Teilaufgaben, sondern stellt auch das Delegieren und die abgestimmte Zusammenarbeit an Aufgabenstellungen im Team sicher.