Wie schafft man einen flexiblen Arbeitsplatz?
Inhaltsverzeichnis
FAQ
1. Schaffen Sie ruhige Orte
2. Trennen Sie stark frequentierte Bereiche von Arbeitsplätzen
3. Achten Sie bei der Ausstattung auf gesundes Sitzen
4. Stellen Sie passende Technik bereit
5. Setzen Sie smarte Softwarelösungen
6. Arbeiten Sie mit Reservierungen
7. Nutzen Sie ein gutes Raumklima
8. Sorgen Sie für eine gute Beleuchtung
9. Fördern Sie die Abwechslung
10. Ermöglichen Sie den Zugang nach draußen und gestalten Sie grüne Bereiche"
11. Organisieren Sie die Kinderbetreuung
12. Bieten Sie gemeinsam nutzbare Annehmlichkeiten
13. Stellen Sie die regelmäßige Büroreinigung sicher
14. Eröffnen Sie Freiräume
Fazit: So gestalten Sie flexible Arbeitsplätze!
Hybride Arbeitsmodelle, die eine gesunde Work-Life-Balance ermöglichen, gewinnen zunehmend an Bedeutung. Dabei ist es entscheidend, einen flexiblen Arbeitsplatz zu schaffen, der an die Bedürfnisse des Mitarbeiters angepasst ist, aber auch eine Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ermöglicht.
In diesem Zusammenhang gilt es zunächst den Fragen auf den Grund zu gehen: Was ist ein flexibler Arbeitsplatz und was sind die Vorteile für Mitarbeiter in einer flexiblen Arbeitsplatzumgebung?
Ein flexibles Büro kann in den verschiedenen Formen geschaffen und dabei spezifisch auf die Schwerpunkte von Unternehmen und die Arbeitssituation einzelner Kollegen ausgerichtet werden.
In unserem Beitrag erfahren Sie mehr rund um das Thema Remote-Arbeit und Möglichkeiten, wie Sie flexible gemeinsame Arbeitsplätze in der Praxis umsetzen und dabei langfristig die gesamte Leistungsfähigkeit steigern.
FAQ
Was ist ein flexibler Arbeitsplatz?
Unter einem flexiblen Arbeitsplatz versteht man einen Bereich, der den Mitarbeitern verschiedene Arbeitsmöglichkeiten bereithält und nicht mit fest zugewiesenen Schreibtisch Positionen arbeitet. Vielmehr haben Kollegen über flexible Arbeitsplatzlösungen die Möglichkeit, den Bereich oder den Arbeitsplatz auszuwählen, der gerade am besten zu den zu erledigenden Aufgaben passt.
Wie baut man einen guten Arbeitsplatz?
Einen guten flexiblen Arbeitsplatz baut man, indem dieser auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeiter angepasst wird. Möglich wird dies über offene Designs, in denen auch jederzeit neue flexible Arbeitsplätze entstehen können, anpassbare Arbeitsplätze, die unter anderem höhenverstellbar sind oder mit Stehpulten arbeiten und gemeinschaftlich nutzbare Annehmlichkeiten bieten wie Konferenzräume, Bürobedarf, Drucker oder Getränke und Snacks.
Welche Bedeutung hat eine flexible Arbeitsplatzgestaltung?
Was sind die Vorteile für Mitarbeiter in einer flexiblen Arbeitsplatzumgebung?
Die Vorteile für Mitarbeiter in einer flexiblen Arbeitsplatzumgebung liegen vor allem darin, dass sie je nach Aufgabe die Umgebung auswählen können, in der sie unter optimalen Bedingungen tätig werden. So haben sie für ein Höchstmaß an Konzentration die Option einen ruhigen Arbeitsplatz zu wählen oder sich für den angeregten Austausch mit Kollegen in einem Gemeinschaftsraum zu treffen.
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Flexible gemeinsame Arbeitsplätze sollten bestimmte Bereiche bieten, die eine ruhige und ununterbrochene Arbeit ermöglichen. So haben Mitarbeiter die Option, ihren Fokus ohne größere Ablenkungen auf ihre Aufgaben zu richten und hochkonzentriert, auch über einen längeren Zeitraum hinweg, daran zu arbeiten.
Erstellen Sie in diesem Kontext passende Spielregeln für Unternehmen, die dafür sorgen, dass Kollegen an diesen ruhigen Ort keine Telefonanrufe oder laute Musik hören und darauf verzichten, am Arbeitsplatz zu essen.
So schaffen Sie den Raum für Konzentration und schützen die Mitarbeiter, die gerade die Ruhe zum Erledigen ihrer Arbeit benötigen. Optimiert werden ruhige Orte durch eine gute Schallisolierung und eine smarte Auswahl von Bodenbelägen, die Geräusche absorbieren und alle Geräusche im Umfeld dämpfen oder gänzlich beseitigen.
2. Trennen Sie stark frequentierte Bereiche von Arbeitsplätzen
Bereiche, die stark von Kollegen und Kunden genutzt werden wie Eingänge, Aufzüge, Pausenräume oder Toiletten sollten nicht in der Hörweite der Arbeitsbereiche liegen, in denen sich Kollegen auf Ihr Tagesgeschäft fokussieren möchten.
Denn dies führt zu nervenaufreibenden Störgeräuschen, Stimmen oder Gerüchen, die der Produktivität im Wege stehen und für eine ständige Ablenkung sorgen.
Grenzen Sie stark frequentierte Bereiche deutlich vom flexiblen Arbeitsplatz ab, indem Sie genügend Abstand einhalten oder aber auch Trennwände einziehen und Ruheinseln schaffen.
3. Achten Sie bei der Ausstattung auf gesundes Sitzen
Um einen flexiblen Arbeitsplatz bereitstellen zu können, sollten Sie auf modernste Optionen setzen, die die schnelle und ergonomische Einstellung von Stühlen mit Anpassung von Höhen, Arm-, Rücken- und Liegepositionen oder aber auch ein gesundes Sitzen am Tisch ermöglichen.
Nur so stellen Sie sicher, dass einzelne Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit am frei ausgewählten Arbeitsplatz genau die Position zum Arbeiten finden, die ihnen einen gesunden und angenehmen Aufenthalt ermöglicht.
Darüber hinaus stellen Sie über ergonomische Möbel sicher, dass Beschwerden wie Rückenschmerzen vorgebeugt werden und ihre Kollegen auch nach einer längeren Arbeitszeit nicht über Steifigkeit oder Schmerzen klagen.
4. Stellen Sie passende Technik bereit
Wie bieten gemeinsame Arbeitsplätze Flexibilität? Indem Sie auf Technologien setzen, die skalierbar bei Bedarf mitwachsen. Dazu zählen zum Beispiel Computer, Laptops, Smartphones, Tablets, Drucker, Scanner, Kopierer, die flexibel von verschiedenen Abteilungen und Kollegen genutzt werden können oder die optional auch aus dem Homeoffice heraus einsatzbereit sind.
So besteht die Möglichkeit, jederzeit mit anderen Kollegen zusammenzuarbeiten und kreative Ideen zu entwickeln, sich mit den passenden Geräten in einen ruhigen Bereich zurückzuziehen, um Aufgaben abzuarbeiten oder diese auch mit nach Hause zu nehmen und von dort aus Remote zu arbeiten.
5. Setzen Sie smarte Softwarelösungen
Smarte Softwarelösungen wie Bitrix24 bieten Ihnen eine zentrale, einheitliche Plattform, über die sich Mitarbeiter, Aufgaben, Zeitpläne, Kunden und vieles weitere im Unternehmen oder auch von unterwegs aus verwalten lassen.
Zahlreiche Tools unterstützen dabei die Onlinekommunikation, unter anderem, um vom flexiblen Arbeitsplatz aus Nachrichten und Dateien in Chats zu verschicken, Videoanrufe und Videokonferenzen zu realisieren, aber auch das gesamte Aufgaben- und Projektmanagement zu steuern.
Darüber hinaus stellen Sie auch die Mitarbeiter Verwaltung sicher, organisieren digitalen Arbeitsplatz, über den sie alle Dokumente und Dateien erstellen, bearbeiten und abspeichern können oder bauen einen effizienten Onlinevertrieb und das Marketing aus.
6. Arbeiten Sie mit Reservierungen
Wie bieten gemeinsame Arbeitsplätze Flexibilität? Indem Sie von Anfang an darauf achten, dass bestimmte Bereiche genau dann genutzt werden können, wenn sie gebraucht werden.
Mit Hilfe eines flexiblen Arbeitsplatz Reservierungssystems können sich Mitarbeiter für die Nutzung anmelden, zum Beispiel wenn Sie für ein Meeting den Konferenzraum benötigen oder an ausgewählten Tagen einen bestimmten Schreibtisch im Unternehmen belegen wollen.
Damit gewährleisten Sie eine effiziente Nutzung der Bereiche und stellen sicher, dass es keine Überschneidungen und ein damit verbundenes Gerangel bei der Belegung gibt.
7. Nutzen Sie ein gutes Raumklima
Angenehme flexible Arbeitsplätze stellen sicher, dass ein Raumklima vorherrscht, in dem alle Kollegen zu jeder Zeit gut arbeiten können. Das bedeutet, unabhängig davon, wann ein Mitarbeiter einen Arbeitsplatz ausgewählt hat, an dem er seiner Arbeit nachgeht, garantiert ist, dass die Temperatur und die Luftfeuchtigkeit im Raum optimal sind, auch außerhalb der Kernarbeitszeiten.
Dies gilt insbesondere für große flexible Flächen, die durch angepasste Heizungen, Klimaanlagen, Luftfilter oder Befeuchtungssysteme Arbeitsbereiche bieten, die unabhängig von der Jahreszeit und den Außentemperaturen, jederzeit gute Rahmenbedingungen schaffen, um produktiv ans Werk zu gehen.
Passend dazu kann die technische Ausstattung sicherstellen, dass bei einer Änderung des Wetters, aber auch in Übergangszeiten jederzeit ein produktives Arbeiten möglich ist.
8. Sorgen Sie für eine gute Beleuchtung
Zu einem effizienten, flexiblen Arbeitsplatz gehört nicht nur die passende Raumausstattung und Technik, sondern auch gutes Licht zum Arbeiten. Ideal ist dabei natürliches Tageslicht, das durch Fenster den Raum erhellt.
Jedoch ist dies nicht immer möglich. Hier können sogenannte Tageslichtlampen Abhilfe schaffen, die Bereiche nicht nur ausleuchten, sondern auch auf den menschlichen Organismus positiv wirken und die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit fördern. Darüber hinaus sind Tageslampen ähnlich wie Sonnenlicht in der Lage, die Vitamin D Produktion im Körper anzuregen.
In verstell- und dimmbaren Varianten haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, das Licht auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen und somit eine optimale Beleuchtung zu nutzen.
9. Fördern Sie die Abwechslung
Gestalten Sie flexible Arbeitsplätze so abwechslungsreich wie möglich, indem Sie den Aufenthalt nicht nur an klassischen Schreibtischen, sondern auf Stühlen, Sesseln in Lounge Ecken oder außergewöhnlichen Sitzgelegenheiten wie Wippen und Hockern ermöglichen.
Aufgrund von individuellen Präferenzen arbeiten Kollegen oft in ganz verschiedenen Ausgangssituationen besonders effizient.
Bei der Auswahl können Sie die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter erfragen und gleichzeitig darauf achten, dass die gewählten Möbelstücke optisch ansprechend sind und für gute Laune bei der Arbeit sorgen.
10. Ermöglichen Sie den Zugang nach draußen und gestalten Sie grüne Bereiche
Einen flexiblen Arbeitsplatz zu gestalten, heißt auch immer Freiräume schaffen. Ideal ergänzt werden Büroräume mit einem Zugang nach draußen, beispielsweise in einen Garten oder eine kleine Parkanlage, die zum Verweilen und zu mentalen Pausen einladen.
Wenn es die Gegebenheiten vor Ort nicht zulassen, besteht auch die Möglichkeit des Zugangs zu Balkonen, Terrassen oder Vorhöfen, die so ausgestaltet werden können, dass dort nicht nur kurze Pausen, sondern auch konspirative Treffen möglich sind.
Die Sorge vor zu viel Ablenkung im Außenbereich ist unbegründet, denn hier haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit kurz aufzutanken oder aber auch im Freien zu arbeiten und so nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch Lebensqualität zu generieren, die sich wiederum positiv auf das Arbeitsergebnis auswirkt.
Es muss aber nicht zwingend der Zugang zu einem Außenbereich sein. Grüne Bereiche im Büro können ebenfalls zum Wohlfühl-Faktor der Mitarbeiter beitragen und zum Chillen und Relaxen einladen.
Spezielle Zimmerpflanzen wie Zamie, Goldfruchtpalme oder Birkenfeige und Grünlilie sorgen hier nicht nur für einen verbesserten Sauerstoffgehalt, sondern überzeugen auch in Sachen beruhigender Wirkung und natürlicher Raumaufteilung.
11. Organisieren Sie die Kinderbetreuung
Flexible Arbeitsplätze werden geschaffen, wenn sich alle Mitarbeiter nicht nur auf ihre Arbeit konzentrieren können, sondern dabei auch ihre familiäre Situation berücksichtigt wird.
Kollegen mit kleinen Kindern profitieren von einem unternehmenseigenen Kindergarten oder anderen Angeboten rund um die Kinderbetreuung. Diese können sich vielseitig gestalten und auf die individuellen Bedürfnisse der Familien angepasst werden.
Während Ihre Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit aktiv für Ihr Unternehmen tätig sind, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass ihre Kinder unbetreut sind oder die vereinbarte Abholzeit möglicherweise einmal überschritten wird.
Eine flexible Kinderbetreuung legt einen wichtigen Grundstein für eine ausgeglichene Work-Life-Balance und trägt nicht nur zur Zufriedenheit Ihrer Kollegen selbst bei, sondern unterstützt das Familienleben.
12. Bieten Sie gemeinsam nutzbare Annehmlichkeiten
Wer intensiv arbeitet, benötigt hin und wieder nicht nur eine Pause, sondern auch die passende Stärkung. Flexible Arbeitsplätze können hier so konzipiert sein, dass Annehmlichkeiten wie ein Kaffeeautomat, Wasser, Obst und andere kleine Snacks bereitstehen, die bei Bedarf ohne großen Aufwand direkt und problemlos konsumiert werden können.
So sorgen Sie in Zwischenzeiten und effizienten Arbeitsphasen Ihrer Kollegen dafür, dass diese nicht erst weite Wege in den Aufenthaltsraum oder die Kantine überwinden müssen, um kleinere Annehmlichkeiten zu nutzen und gleich wieder ans Werk zu gehen.
Sprechen Sie auch hier mit allen Mitarbeitern, worauf sie besonderen Wert legen und welche kleinen Annehmlichkeiten ihnen den Alltag erleichtern würden. Schon kleine Anpassungen bei recht überschaubaren Kosten können hier einen großen Unterschied machen.
13. Stellen Sie die regelmäßige Büroreinigung sicher
Eine flexible Arbeitsplatzgestaltung birgt das Risiko, dass sich einzelne Kollegen nicht für die Sauberkeit an Schreibtischen oder in Sitzecken verantwortlich fühlen und es so zu Verunreinigungen kommt. Alle ihre Mitarbeiter sollten jedoch einen flexiblen Arbeitsplatz nutzen können, der stets sauber ist.
Suchen Sie an dieser Stelle das Gespräch mit allen Kollegen und sensibilisieren Sie diese für das Thema Sauberkeit in flexiblen Arbeitsbereichen. So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz so verlässt, wie er ihn vorgefunden hat und beispielsweise Papierkram oder Umverpackungen von Mahlzeiten und Getränke beim Verlassen mitnimmt.
Passend dazu sollten Sie einen professionellen Reinigungsdienst beauftragen, der sich um die regelmäßige Reinigung aller Arbeitsbereiche kümmert und dabei auch schwer zugängliche Stellen im Blick behält und pflegt.
14. Eröffnen Sie Freiräume
Über die Einrichtung von flexiblen Büroräumen sind ihre Mitarbeiter in der Lage, im Büro von zu Hause aus oder aber auch beim Kunden oder unterwegs zu arbeiten. Stellen Sie in diesem Zusammenhang sicher, dass nicht nur die Arbeitsplätze flexibel sind, sondern auch die zugehörigen Freiräume, die die Zeiteinteilung der Arbeit betreffen.
Um hier unter anderem Meetings und weitere persönliche Zusammentreffen zu ermöglichen, kann es hilfreich sein, wenn sie kleinere Grundregeln aufstellen, die beispielsweise feste Stunden oder Zeiten beinhalten, wo Kollegen sich im Büro oder aber auch im Home Office aufhalten. Jedoch sollten die Freiräume groß genug sein, um den Arbeitsalltag individuell zu gestalten und so abgestimmt auf die eigenen Bedürfnisse der Arbeit nachzugehen.
Allzu starre Vorgaben stehen hier der Arbeitsmoral eher entgegen und dürfen durch moderne hybride Arbeitsmodelle abgelöst werden.
Fazit: So gestalten Sie flexible Arbeitsplätze!
Flexible Arbeitsplätze sind das Kernthema der aktuellen Zeit und werden auch in Zukunft eine immer größer werdende Rolle spielen.
Die Idee dahinter macht es möglich, dass unter anderem Büros Bereiche zur gleichen Zeit mehrere Bedürfnisse erfüllen können und dabei eine sehr anpassungsfähigere Umgebung schaffen.
Gestalten Sie flexible gemeinsame Arbeitsplätze! Unsere Tipps rund um den flexiblen Arbeitsplatz sorgen nicht nur für effizientes Arbeiten einzelner Kollegen, sondern steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit nahtlos funktioniert, ganz gleich, ob die Kollegen gerade im Büro, unterwegs oder vom Homeoffice aus tätig sind.
Bereits Kleinigkeiten wie die Beschaffung von Grünpflanzen oder Annehmlichkeiten wie Kaffee und Snacks verbessern das allgemeine Wohlbefinden und fördern so ganz nebenbei die Arbeitsmoral und die Bindung an das Unternehmen.
