10 Tipps zur Bekämpfung der Arbeitsüberlastung als Unternehmer
Der Geschäftsalltag von Unternehmern ist meist mit zahlreichen Aufgaben und Projekten überhäuft, die schnell zu einer Arbeitsüberlastung und schlimmstenfalls zu einem Burnout führen können.
Häufig bemerken die Betroffenen die Überlastung jedoch nicht. Umso wichtiger ist es an dieser Stelle zu erkennen, wie sich Arbeitsüberlastungs-Symptome bemerkbar machen und wie Sie eine dauerhafte Arbeitsüberlastung als Unternehmer vermeiden können.
Was tun bei Arbeitsüberlastung? Wir haben Ihnen wertvolle Ratschläge zusammengestellt, wie Sie zu viele Aufgaben als Selbstständiger erkennen und am besten die Reißleine ziehen können, bevor Ihre Work-Life-Balance aus den Fugen gerät.
FAQ
Wie merke ich, dass ich überarbeitet bin?
Wenn Sie überarbeitet sind, zeigt sich das häufig zunächst subtil über verschiedene Arbeitsüberlastungs-Symptome wie zum Beispiel Gereiztheit, Nervosität, ein Gefühl von Leistungsdruck, inneres Gedanken-Karussell, weniger Leistungsfähigkeit, vermehrtes Essen oder auch körperliche Merkmale wie Herzrasen und Schlafstörungen.
Was tun bei Arbeitsüberlastung?
Einer Arbeitsüberlastung können Sie unter anderem mit einer realistischen Zeitplanung, Priorisierung und Delegierung von Aufgaben, aber auch über die Arbeit im Team und eine offene Kommunikation sowie eine bewusste Work-Life-Balance entgegenwirken.
Was ist ein Burnout?
Ein Burnout ist ein physischer und psychischer Erschöpfungszustand, der durch ein dauerhaft hohes Stresslevel ausgelöst werden kann. Es führt beispielsweise dazu, dass sich Betroffene ausgebrannt und bestimmten Arbeitsanforderungen nicht mehr gewachsen fühlen.
Was tun bei Erschöpfung im Job?
Erschöpfung und Überlastung in der Selbstständigkeit müssen zunächst ehrlich eingestanden und offen kommuniziert werden. Suchen Sie nach den Gründen für die Erschöpfung, sammeln Sie Lösungsmöglichkeiten und holen Sie sich aktiv Hilfe von anderen, um die Situation zu ändern.
Warum ist Work-Life-Balance wichtig?
Die Work-Life-Balance ist von enormer Wichtigkeit, da sie langfristig nicht nur für mehr Wohlbefinden, sondern auch für eine stabile Gesundheit sorgt. Die Minimierung von Stress reduziert die Fehleranfälligkeit und sorgt dafür, dass Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen mit einer höheren Motivation und Leistungsfähigkeit an die Arbeit gehen.
Tipp 1: Arbeiten Sie mit einer durchdachten Zeitplanung
Haben Sie zu viel zu tun und ständig das Gefühl, dass die Zeit nicht ausreicht? Dann sollten Sie dringend Ihre Zeitplanung überprüfen, um nachvollziehen zu können, wo wertvolle Zeit verloren geht und an welchen Stellen diese sinnvoller genutzt werden kann.
Ein auf die Herausforderungen im Unternehmen ausgerichteter und gut strukturierter Projektmanagement Zeitplan wie in Bitrix24 hilft Ihnen unter anderem durch einen Kalender mit Terminfindungsfunktion, Gantt-Diagrammen oder Kanban sowie weiteren zahlreichen Tools dabei, Ihre Arbeitszeit effektiv einzusetzen.
Mit dem richtigen Zeitplan sorgen Sie für einen optimal strukturierten Arbeitsablauf, in dem Sie eine Reihe von Optionen in der täglichen Praxis anwenden.
Dazu zählen unter anderem das Ein- und Auschecken, die genaue Aufgabenzeitverfolgung, ein detaillierter Tagesplaner, Online- und mobiler Kalender sowie die Option der Arbeitszeiterfassung.
In diesem Zusammenhang lassen sich nicht nur die Arbeitszeiten in Projekten planen, sondern auch ein übersichtliches Abwesenheitsdiagramm führen, in dem alle Informationen zu Dienstreisen, Urlaubsplanung und Krankheitsfällen dokumentiert werden.
Tipp 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Um eine Arbeitsbelastung von Anfang an zu vermeiden, sollten Sie genau wissen, welche Aufgaben es zu erledigen gilt. Bevor Sie sich an die Umsetzung machen, sollten Sie eine klare Priorisierung vornehmen. Das bedeutet konkret Ihre Aufgaben der Reihe nach, nach Wichtigkeit und Deadlines zu ordnen.
Beantworten Sie dafür wichtige Fragen, zu denen beispielsweise folgende gehören: Welche Tätigkeiten müssen zeitnah und schnell erledigt werden? In welchen Bereichen lässt sich ein Aufschub noch zulassen, ohne dass der Projekterfolg dadurch gefährdet wird?
In vielen Fällen löst sich hier bereits ein erster Knoten und beugt einer Überlastung im Job zuverlässig vor. Häufig wird über die schriftlich erfasste Priorisierung auch ersichtlich, dass sich über die Zeit manifestierte Ängste und der gefühlte Zeitdruck bei genauerer Betrachtung gar nicht so schwerwiegend machen.
Stellen Sie nach der Priorisierung der Aufgaben fest, dass dies nicht der Fall ist und Sie diese unter keinen Umständen allein bewältigen können, sollten Sie aktiv nach Unterstützung suchen.
Tipp 3: Delegieren Sie Aufgaben
Das Dilemma ist groß, wenn zu viele Aufgaben selbstständig bewältigt werden müssen und der Leistungsdruck ins Unermessliche zu wachsen scheint.
Halten Sie sich in dieser Situation stets vor Augen, dass Sie niemals alle Aufgaben alleine bewältigen müssen und dass es durchaus sinnvoll ist, sich die passende Hilfe zu organisieren.
Das Delegieren von Aufgaben gehört hier zu einem der wichtigsten Faktoren, um eine Überlastung im Job beziehungsweise einen Burnout zu verhindern. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geschäftspartner:innen oder Kollegen, an die Sie die Aufgaben übertragen, genau wissen, um was es geht und worauf es Ihnen bei der Umsetzung ankommt.
Je präziser die Aufgabenstellung, desto leichter wird die aktive Umsetzung für den damit beauftragten Mitarbeitenden sein.
Insbesondere Führungskräfte haben häufig Probleme damit Aufgaben zu delegieren. Dieses Vorgehen gehört aber zu den Schlüsselfaktoren, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern und die gesamte Weiterentwicklung voranzutreiben.
Tipp 4: Erstellen Sie To-Do-Listen
Einer Arbeitsüberlastung im Büro können Sie wirkungsvoll mit To-Do-Listen entgegentreten. Dabei handelt es sich um Listen, auf denen Sie alle zu erledigenden Tätigkeiten auflisten und präzise in Aufgaben und Teilaufgaben untergliedern.
Die einfache praktische Anwendung ist eine der größten Vorteile von To-Do-Listen. Mit einer passenden Softwarelösung wie Bitrix24 können Sie alle Aufgaben digital abbilden, priorisieren, abarbeiten aber auch verschieben oder beliebig erweitern und ergänzen.
Eine To-Do-Listen Lösung macht es möglich, dass alle erfassten Inhalte flexibel mit den Anforderungen mitwachsen und fertiggestellte Aufgaben auch entsprechend mit einem “Häkchen” als erledigt gekennzeichnet werden.
Dieses Vorgehen bietet Ihnen den großen Vorteil, dass Sie niemals alle Aufgaben im Kopf behalten müssen, sondern sich auf die Bereiche Ihrer To-do-Liste konzentrieren können, die gerade zu erledigen sind. Die Liste gewährleistet stets einen Überblick und sorgt dafür, dass garantiert keine Aufgaben vergessen werden und ermöglicht es darüber hinaus zugehörige Informationen und erarbeitete Dokumente an der passenden Stelle zu hinterlegen.
Tipp 5: Setzen Sie auf Teamwork
Sie haben zu viel zu tun, wissen aber kaum, woran Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten? Dann wird es höchste Zeit dies zu ändern und eine Überlastung im Job vorzubeugen, indem Sie gezielt auf Teamwork setzen.
Gegenseitige Unterstützung heißt die Zauberformel, die verhindert, dass es aufgrund fehlenden Teamworks zu Mehraufwänden und doppelt erledigter Arbeit kommt.
Straffen Sie Ihre Prozesse, indem Sie gezielt in der Projektarbeit auf Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen setzen. Ein gemeinsamer Kalender hilft Ihnen dabei, die Arbeit zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass die Arbeitsbausteine einzelner Mitarbeiter geschickt zusammengeführt werden.
Effiziente Teamwork-Tools wie in Bitrix24 helfen Ihnen dabei, Ihr Teamwork zu organisieren und auch die Zusammenarbeit von Remote-Teams zu koordinieren, selbst wenn Ihre Mitarbeitenden an unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Zeiten tätig sind.
Tipp 6: Stimmen Sie sich regelmäßig ab
Überlastung in der Selbstständigkeit können Sie vorbeugen, indem Sie auf den intensiven Austausch und eine transparente Kommunikation im Unternehmen setzen.
Sorgen Sie dafür, dass regelmäßige Teammeetings ebenso ein fester Bestandteil Ihrer Arbeitsroutinen sind, wie die Kommunikation via Instant Messenger, mit der Möglichkeit Sofortnachrichten in Form von Dialogen zu nutzen oder aber auch individuelle Gruppenchats einzurichten.
Auch regelmäßige Anrufe oder Videoanrufe halten einen stetigen Informationsfluss am Laufen und sorgen für einen regen Wissensaustausch.
Screen Sharing oder auch Desktop Sharing wie in Bitrix24 ermöglicht es Ihnen, dass Sie unabhängig vom Standort den Inhalt Ihres Bildschirms auf einen oder mehrere PC‘s beziehungsweise mobile Endgeräte übertragen können.
Zusätzlich können auch Videokonferenzen für Gruppen ein wertvolles Hilfsmittel sein, um sich regelmäßig abzustimmen und die jeweiligen Teammitglieder via Smartphone, Tablet oder Computer beliebig zuzuschalten.
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Tipp 7: Streichen Sie überflüssige To-Do‘s
Die Arbeitsüberlastung als Unternehmer stellt eine echte Gefahr da. Aber auch immer mehr Angestellte leiden darunter und wissen oft nicht, wo sie bei der ganzen Arbeitsbelastung anfangen sollen.
Ein weiterer wertvoller Tipp in diesem Zusammenhang ist das Streichen von überflüssigen Aufgaben. Denn von dieser Aufgabenart gibt es oft mehr, als wir im ersten Moment glauben.
Dafür müssen Sie zunächst einmal alle anstehenden Aufgaben einer genauen Analyse unterziehen und sich die Frage stellen, ob tatsächlich alle Tätigkeiten einen Sinn ergeben und praktisch umgesetzt werden müssen.
Manchmal kommt es insbesondere im Zeitverlauf mit ein bisschen Abstand auf manche Aufgaben nicht mehr an, weil diese mittlerweile zweitrangig geworden sind oder einer starken Veränderung unterliegen.
Falls in die zu streichende Aufgabe andere Kollegen involviert sind, sollten Sie die Auflösung der Aufgabe zunächst besprechen und gemeinsam auf mögliche Folgen hin überprüfen. Sobald hier keine Bedenken bestehen, darf die Aufgabe von der Liste gestrichen werden und schafft somit Freiräume für andere Tätigkeiten mit höherer Priorität.
Tipp 8: Sprechen Sie das Thema Arbeitsüberlastung offen an
Arbeitsüberlastung im Büro ist häufig immer noch ein Tabu-Thema. Viele Mitarbeitende neigen dazu Erschöpfungszustände zu ignorieren und eine Überlastung so lange wie möglich zu leugnen. Die Konsequenz kann ein ausgeprägter Burnout sein, der unter Umständen lange Ausfallzeiten mit sich bringt.
Sorgen Sie an dieser Stelle für eine offene Kommunikation und schaffen Sie Anlaufstellen im Unternehmen, die Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, sich Hilfe zu holen und einer Überlastung bei der Arbeit entgegenzuwirken, ehe sie sich in einer Krankheit bemerkbar macht.
Gehen Sie dabei mit gutem Beispiel voran und sprechen Sie in Meetings oder auch in Gesprächen unter vier Augen offen an, wenn Sie zu viel zu tun haben und Ihre Belastungsgrenze erreicht ist. So schaffen Sie ein Bewusstsein und die nötige Sensibilität in der Belegschaft, von der letztendlich alle profitieren.
Denn oft wird gerade im intensiven Austausch mit Kollegen klar, dass Sie mit dem Gefühl von Überforderung und Leistungsdruck nicht alleine sind.
Tipp 9: Sorgen Sie für das richtige Gleichgewicht
In diesem Tipp dreht sich alles um die häufig beschriebene Work-Life-Balance. Konzentrieren Sie sich darauf, ein langfristiges Gleichgewicht zwischen Arbeit und Ihrer Freizeit sowie Ihrem Familienleben zu schaffen.
Überlegen Sie dazu, wie Sie nach einem Arbeitstag am besten abschalten können und welche Hobbys Ihnen dabei helfen schnell Stress abzubauen. Neben diversen sportlichen Aktivitäten, wie Laufen oder Radfahren, können hier auch gemeinsame Freizeitbeschäftigungen wie Mannschaftssport oder auch Ausflüge mit Freunden und Familie die richtige Wahl sein.
Es geht hier weniger darum, was genau Sie tun, sondern wie gut Sie die Aktivität wieder ins Gleichgewicht bringt und dafür sorgt, dass Sie Ihre physische und psychische Gesundheit erhalten.
Finden Sie heraus, was Ihnen am meisten Spaß macht und wo Sie sich besonders wohlfühlen. Ein guter Indikator, um das herauszufinden ist übrigens die anschließende Arbeit. Geht diese besonders leicht von der Hand und sind Sie in der Umsetzung effektiv, können Sie in Ihrer Freizeit tatsächlich den Kopf richtig freibekommen.
Tipp 10: Blocken Sie wertvolle Me-Time
Es nützt wenig, wenn Sie sich eine gute Work-Life-Balance auf die Fahne schreiben und Freizeitaktivitäten umsetzen wollen, sich im Endeffekt aber keine Zeit dafür nehmen.
Achten Sie auf ausreichend Me-Time. Me-Time bedeutet nichts anderes, als dass Sie sich ausreichend Zeit für sich selbst nehmen. Diese Zeit gilt es wie berufliche Termine zu planen und in Ihren Kalender zu integrieren.
Nur wenn Sie sich an die geblockten Me-Zeiten halten, schaffen Sie es, Selbstfürsorge zu betreiben, die besonders wichtig ist, um auf Dauer im Job erfolgreich sein zu können.
Setzen Sie sich feste Zeiten, in denen Sie die Arbeit bewusst ruhen lassen und sich auf andere Dinge fokussieren.
Ideal ist es, wenn Sie Ihre geblockte Me-Time nicht vor elektronischen Geräten, sondern in der Natur und mit Menschen verbringen, die Ihnen gut tun. So tanken Sie wertvolle Energie, die Sie mit neuer Kraft an die Arbeit gehen lässt.
Fazit: So vermeiden Sie zuverlässig eine Arbeitsüberlastung!
Sie haben zu viel zu tun und gehen ständig an Ihre Belastungsgrenzen und darüber hinaus? Mit unseren 10 Tipps gelingt es Ihnen besser eine Arbeitsüberlastung zu vermeiden, indem Sie Zeiten genau planen, Aufgaben priorisieren und delegieren aber auch auf Teamwork und eine regelmäßige Abstimmung mit Ihren Kollegen setzen.
Passend dazu gilt es eine gute Work-Life-Balance zu realisieren, die Sie dabei unterstützt, im natürlichen Gleichgewicht zu bleiben und gleichzeitig auch ausreichend Ruhephasen und Urlaub zu nutzen.
Über Ihre persönliche Me-Time können Sie sich die passenden Zeiten fest blocken und stellen so sicher, dass Sie nicht ständig viel länger arbeiten, als Sie es sich eigentlich vorgenommen haben.
Denn nur wenn Sie hin und wieder den Kopf freibekommen, sind Sie im Anschluss auch wieder in der Lage sich voller Tatendrang und Motivation neuen Projekten und Aufgaben zu widmen.
