15 Projektmanagementfehler, die Sie machen, ohne es zu merken

Fehler 1: Sie setzen auf eine unerfahrene Projektleitung

Jedes Projekt bedarf eines Projektmanagers, der sowohl das Team als auch das gesamte Vorhaben koordiniert und stets den Überblick behält. Ein zentraler Fehler im Projektmanagement ist die Auswahl einer unerfahrenen Projektleitung. 

Ein guter Projektmanager sollte in der Lage sein, einen strukturierten und durchdachten Projektplan zu erstellen, das Budget und die Ressourcen im Blick zu behalten, und weist im Idealfall sichere Führungsqualitäten auf. 

Eine wichtige Rolle im effizienten Projektmanagement spielt das Delegieren von Aufgaben, so dass jeder Mitarbeiter entsprechend seinen beruflichen Fähigkeiten mit geeigneten Aufgaben beauftragt wird. Es gilt auch darauf zu achten, die einzelnen Tätigkeiten ausgewogen und richtig zu verteilen, um einer Überlastung einzelner Teammitglieder entgegenzuwirken, aber auch deren Unterforderung zu vermeiden.

Fehler 2: In Ihrer Projektzusammenarbeit fehlt es an Teamwork

Ein Projekt ist die Teamarbeit und nicht der Alleingang eines Mitarbeiters. Projektmanager und Teamkollegen, die nicht in der Lage sind, als Team zu agieren, tragen erheblich zum Scheitern eines Projektes bei. 

Sobald es keinen Zusammenhalt im Team gibt, kann keine gute Projektzusammenarbeit stattfinden. Hierbei sollte ein Projektmanager auch offen für Vorschläge aus seinem Team sein und ein Teamwork bewusst fördern. 

Als Manager können Sie Ihre Teammitglieder anspornen und ermutigen, ihre Ideen aktiv in das Projekt einzubringen. Sie sollten die Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds kennen, um Aufgaben entsprechend verteilen zu können, und auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter vertrauen.

Fehler 3: Sie agieren mit unklaren Zielvorstellungen

Klassische Fehler im Projektmanagement sind unklare Zielvorstellungen, die dazu führen, dass sich Teammitglieder mit zahlreichen kleinen Aufgaben beschäftigen und das Gesamtkonzept aus den Augen verlieren. Deshalb sollten Ihre Projektziele klar definiert, schriftlich angegeben und allen Teammitgliedern mitgeteilt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele während des gesamten Projektverlaufs verfolgen können.

Klare Projektziele helfen Ihnen dabei, das Scheitern Ihres Projektes zu vermeiden. Eindeutige Zielvorgaben geben Ihrem Projekt eine klare Struktur und unterstützen Ihr Team dabei, ständig fokussiert zu bleiben.

Fehler 4: Sie haben falsche Erwartungen

Auch falsche Erwartungen sind Projektmanagementfehler, die vermeidbar sind. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern von Anfang an klar machen, welche Ergebnisse Sie von einem Projekt erwarten, können Sie Enttäuschungen und Missverständnisse bereits in der Anfangsphase des Projektes vermeiden. Hierbei lohnt es sich, alle Ziele, Anforderungen und Erwartungen für die weitere Projektabwicklung zu dokumentieren. Anhand der Dokumentation können Sie nachfolgend sehen, ob die Erwartungen erfüllt wurden.

Fehler 5: Sie arbeiten ausschließlich mit standardisierten Ansätzen

Einen weiteren Fehler, der Projekte zum Scheitern bringt, machen Manager, wenn sie alle Projekte nach einem Standardschema umsetzen. Dabei gilt es zu bedenken, dass jedes Projekt in Bezug auf Unternehmen, Team, Ausgangssituation und Herausforderungen individuell ist. Es empfiehlt sich, die Einzigartigkeit des Projektes zu berücksichtigen, Kreativität zu zeigen und keine Angst davor zu haben, vom Mainstream oder altbewährten Mustern abzuweichen.

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Fehler 6: Ihrem Projekt fehlt es an Planung und Struktur

Jedes gute und erfolgreiche Projekt benötigt ein klares Konzept, eine feste Struktur sowie einen vordefinierten Ablauf- und Zeitplan, um nicht von Vorneherein zum Scheitern verurteilt zu sein. 

Viele Fehler im Projektmanagement sind auf eine ungenügende Strukturierung und mangelhafte Planung des Projekts zurückzuführen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, das Projekt in kleine Teile zu unterteilen, um die sogenannten Meilensteine erreichen und abhaken zu können. 

Diese Meilensteine sind Zwischenziele innerhalb des Projektes und vermitteln Ihnen und Ihrem Team Zwischenerfolge, die Sie verzeichnen können. Dies motiviert und spornt zum Weitermachen an. Außerdem lässt es sich auf diese Weise abschätzen, ob Sie mit Ihrem Team auf dem richtigen Weg sind.

Zusätzlich steht Ihnen mit der sogenannten S.M.A.R.T-Methode ein optimaler Orientierungsleitfaden für Ihre Projektstruktur zur Verfügung. Konzipieren Sie Ihr Projekt nach den darin definierten Vorgaben: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert und geben Sie ihm somit eine konkrete Planung vor.

Fehler 7: Ihnen fehlen Ressourcen oder Sie setzen die falschen Mittel ein

Jedes Projekt ist auf die passgenaue Ressourcenplanung angewiesen, um erfolgreich durchführbar zu sein. Diese Ressourcen benötigen Sie unter anderem in Form von Mitarbeitern, Sachmitteln oder einem entsprechenden Budget. 

Wenn Sie Ihre Ressourcen falsch einsetzen oder gar über zu wenig Ressourcen verfügen, riskieren Sie, dass Ihr Projekt scheitert. Häufige Fehler im Projektressourcenmanagement zeigen sich beispielsweise dadurch, dass lediglich die im Moment vorhandenen Ressourcen verwendet werden. 

Jedoch ist es oftmals erfolgversprechender, sich die Ressourcen auszuwählen, die für das Projekt tatsächlich benötigt werden. Wählen Sie daher beispielsweise nicht die Mitarbeiter für Ihr Team aus, die gerade abkömmlich sind, sondern konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die über die benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen.

Fehler 8: Sie arbeiten ohne Projektmanagement-Software

Damit Ihr Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, benötigt es eine exakte und strukturierte Planung. Diese ist oft komplex und muss viele Aspekte berücksichtigen. 

Daher ist es sinnvoll, hilfreich und oftmals sogar zwingend erforderlich, dass Sie eine agile Projektmanagement-Software zur Hand haben, die Sie bei der Organisation Ihres Projektes unterstützt. 

Mit einer Software für Ihre Projekte verlieren Sie keine Details aus den Augen und verpassen Sie keine Deadlines mehr. 

Das Projektmanagement-Tool bietet nicht nur eine kompakte Lösung für Ihre Projektplanung und -strukturierung, es eröffnet Ihnen auch den Vorteil der effizienten Auslastung. Dank Automatisierungsprozessen werden Sie von manuellen Routineaufgaben und Berichten befreit und können sich voll und ganz auf die Umsetzung Ihres Projektes konzentrieren.

Fehler 9: Sie legen keinen Schwerpunkt auf die Kommunikation

Häufige Fehler im Projektmanagement sind auch auf eine mangelnde Kommunikation zurückzuführen. Gerade wenn es darum geht, in einem Team gemeinsam an einem Projekt zusammenzuarbeiten, sollte ein Fokus zwingend auf eine gute und unmissverständliche Kommunikation gelegt werden. 

Der regelmäßige Austausch mit Teamkollegen ist entscheidend für den Projekterfolg. Nützliche Kommunikationstools wie Chats und Videokonferenzen werden Ihr Team durch das gesamte Projekt begleiten. 

Darüber hinaus sind klar strukturierte und regelmäßige Meetings ein wichtiger Erfolgsfaktor. Allerdings sollten Sie darauf achten, nicht unnötig viele Meetings zu planen und diese auch nicht in die Länge zu ziehen, um einen produktiven Austausch sicherzustellen.  

Fehler 10: Sie verlieren die Kontrolle über den laufenden Projektumfang

Jedes Projekt hat einen gewissen Umfang, der vor Projektbeginn festgelegt werden muss. Diesen Umfang bezeichnet man im Englischen als „scope“. Aufgrund dieses Ausdrucks hat sich im Deutschen der Anglizismus Scope Creep im Bereich Projektmanagement verbreitet, was eine schleichende Erweiterung der Anforderungen innerhalb eines Projektes bedeutet. Dieser Projektmanagementfehler beginnt meist mit einer einzelnen kleinen Veränderung und dehnt sich dann langsam aber sicher aus. 

Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie Ziele und den Umfang Ihres Projekts im Vorfeld klar bezeichnen.  

Fehler 11: Sie vergessen Ihr Alltagsgeschäft

Ein klassischer Fehler im Projektmanagement ist, dass Sie sich gemeinsam mit Ihren Teamkollegen mit Herzblut in ein neues Projekt stürzen und Ihr Alltagsgeschäft komplett vergessen. 

Als Projektmanager sollten Sie die Balance finden und Ihre Routineaufgaben ebenfalls ständig im Griff zu haben. Nur wenn es Ihnen gelingt, all Ihre Verpflichtungen geschickt zu jonglieren, können Sie unerwünschte Verzögerungen oder verpasste Deadlines vermeiden.

Fehler 12: Sie schätzen Zeit und Budget falsch ein

Jedes Projekt erfordert zwei wesentliche Geschäftsfaktoren, die es ständig zu berücksichtigen gilt: Zeit und Geld. Diese beiden Aspekte sollten wohl kalkuliert sein, damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projektes kommt. 

Planen Sie möglichst genau, wie viel Zeit Sie für Ihr Projekt veranschlagen wollen und über welches Budget Sie verfügen können. 

Der Fehler im Projektmanagement wird oft durch den Wunsch verursacht, Kunden und Vorgesetzte glücklich zu machen und unrealistische oder zu optimistische Zeitrahmen zu nennen. 

Fehler 13: Sie scheuen sich Aufgaben zu delegieren

Ein häufiger Fehler im Projektmanagement betrifft die Projektzusammenarbeit. Manchmal haben Projektmanager zu große Angst, Aufgaben abzugeben und seinen Teammitgliedern und deren Leistungsfähigkeit schlichtweg zu vertrauen. 

Dieses Micromanaging äußert sich in zu häufigen Meetings und ständiger Kontrolle über die Teammitglieder. Als guter Projektmanager müssen Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und genügend Handlungsspielraum geben, um ihre Arbeit selbstständig auszuführen. 

Fehler 14: Ihrem Projektmanagement fehlt es an Flexibilität

Eine detaillierte und strukturierte Projektplanung ist wichtig und notwendig, aber nicht alles ist planbar. Es können unvorhergesehene Ereignisse eintreten, die es erforderlich machen, dass Sie Anpassungen an Ihrem Projekt vornehmen müssen. Deshalb ist ein gewisses Maß an Flexibilität essentiell für das richtige Projektmanagement. 

Fehler 15: Sie lernen nicht aus Fehlentscheidungen 

Es ist unbestreitbar, dass wenn Sie aus Ihren Fehlern lernen wollen, müssen Sie diese zuerst im Detail analysieren und Fehlentscheidungen finden. Durch eine ausführliche Analyse kann Ihr Team herausfinden, was im Laufe des Projekts gut gelungen ist und was künftig verbessert werden soll.

Fazit: So erkennen Sie Fehler im Projektmanagement!

Für Projektmanager gehört die erfolgreiche Projektumsetzung zu einem guten Ruf. Umso schlimmer ist es, dass viele Projekte trotz großer Anstrengungen scheitern. 

Um Ihnen diese Enttäuschung zu ersparen, empfehlen wir Ihnen, sich mit den möglichen Fehlern des Projektmanagements vertraut zu machen und unsere Tipps zu berücksichtigen, um für zukünftige Projekte gut gerüstet zu sein.

Außerdem lohnt es sich, auf ein gut funktionierendes Teamwork, klare Zielvorstellungen und eine strukturierte Planung, passende Ressourcen sowie auf eine richtige Software zu achten, und einem erfolgreichen Projektabschluss steht nichts mehr im Wege.