6 Tipps für Scope Change Management in Projekten

Eine erfolgreiche Projektsteuerung ist eine der größten Herausforderungen in Unternehmen, insbesondere dann, wenn es um Umfangsänderungen in einem laufenden Projekt geht. Das Scope Change Management unterstützt Projektmanager dabei, Projekte erfolgreich abzuschließen und Projektziele zuverlässig zu erreichen.

Dabei gilt es, sich auf die Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Änderungen im Projektumfang zu konzentrieren und Change-Management-Methoden anzuwenden, die eine zuverlässige Prozessanpassung und Aufgabenverwaltung begleiten.

In diesem Artikel geben wir Ihnen 6 Tipps für effektives Scope Change Management und zeigen, wie Sie erfolgreiche Projekte realisieren.

FAQ

Tipp 1: Verstehen Sie die Gründe für Veränderungen und wählen Sie geeignete Change-Management-Methoden aus

Bevor Sie eine Änderung im Projektumfang akzeptieren, ist es wichtig, die Notwendigkeit und die eigentlichen Gründe hinter der Veränderung zu verstehen. Wurden die Änderungen durch externe Einflüsse wie gesetzliche Vorschriften, Markttrends, technologische Entwicklungen oder wirtschaftliche Bedingungen hervorgerufen oder haben sich die Anforderungen der Kunden oder Stakeholder geändert? Wenn Sie die Beweggründe gut verstehen, können Sie die Auswirkungen der Veränderungen besser einschätzen und deren Vorteile argumentieren.

Erfolgreiche Projekte lassen sich auch unter veränderten Bedingungen realisieren, insbesondere, wenn Sie geeignete Verfahren auswählen, die Ihnen dabei helfen, die angepassten Projektanforderungen umzusetzen. Mit Hilfe von Change-Management-Methoden können Sie nicht nur Veränderungen identifizieren, sondern auch klare Ziele setzen, benötigte Ressourcen mobilisieren und entsprechende Maßnahmen im Änderungsprozess ergreifen.

Die Methoden zielen darauf ab, eine nachhaltige Veränderung zu gewährleisten und diese zu planen, zu steuern, kontinuierlich zu überwachen und auszuwerten.

In diesem Kontext besteht ein wichtiger Vorteil von Change-Management-Methoden darin, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Veränderung zu minimieren. Dadurch können Sie im Projektmanagement sicherstellen, dass die Änderungen effektiv sind und sich positiv auf die Unternehmenskultur und die Ergebnisse auswirken.

Die Auswahl der geeigneten Change-Management-Methode für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Analyse und Abwägung verschiedener Faktoren, zu denen unter anderem die Größe und Komplexität des Projekts, die Art und der Umfang der Veränderung und die Unternehmenskultur gehören. Zu den wichtigsten und beliebtesten Change-Management-Methoden zählen das Kotters 8-Stufen-Modell, das 5-Phasen-Modell nach Krüger sowie das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin.

Wenn Sie sich an dieser Stelle unsicher sind, welche Methode am besten zu Ihren Projektänderungen passt, ziehen Sie einen Experten zu Rate. Change-Management-Spezialisten verfügen über die nötige Expertise und können hier wertvolle Einblicke und Empfehlungen geben.

Tipp 2: Bewerten Sie die Änderungen und damit einhergehende Auswirkungen auf die Projektanforderungen

Nicht jede gewünschte Projektanpassung ist zwingend notwendig oder sinnvoll. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass Sie eine gründliche Bewertung der vorgeschlagenen Änderungen vornehmen und alle damit einhergehenden Auswirkungen überprüfen.

Stellen Sie sich dazu grundlegende Fragen, die eine angemessene Bewertung erleichtern. Passen die vorgeschlagenen Änderungen zur strategischen Ausrichtung und den zugehörigen Zielen des Projekts? Sind die Änderungen tatsächlich notwendig oder nur für einzelne Stakeholder von Vorteil? Wie dringend ist die Veränderung und wie stark beeinflusst diese den aktuellen Zeitplan sowie das Projektbudget?

Mit der Beantwortung dieser Fragen sind Sie in der Lage, die Relevanz der Änderung besser einzuschätzen und klare Prioritäten zu setzen. Dabei kann es Ihnen helfen, eine Trade-off- oder Prioritätenmatrix zu verwenden, mit der Sie Auswirkungen der Änderungen gegenüber anderen Projektanforderungen abwägen. Eine derartige Matrix besteht in der Regel aus einer Tabelle oder einem Diagramm, in dem die verschiedenen Projektanforderungen wie zum Beispiel Funktionalität, Zeitplan, Ressourcen, Budget und Qualität aufgelistet werden.

Für jede vorgeschlagene Änderung wird anschließend über Bewertungsskalen oder Gewichtungen eingeschätzt, inwieweit sie sich auf die verschiedenen Projektanforderungen auswirkt. So haben Projektmanager und Entscheidungsträger die Möglichkeit, Konsequenzen der vorgeschlagenen Änderungen nicht nur zu visualisieren, sondern auch zu vergleichen.

Eine gründliche Bewertung der Änderungen ermöglicht es Ihnen, darüber hinaus langfristige Gefahren aufzudecken, die möglicherweise die allgemeinen strategischen Ziele des Projektes gefährden.

Letztendlich hilft Ihnen eine gründliche Auswertung nicht nur dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, sondern passend dazu eine zuverlässige Koordination, effektive Ressourcenplanung und eine transparente Kommunikation mit allen Beteiligten sicherzustellen.

Tipp 3: Dokumentieren Sie alle Details der Änderungsanforderung

Eine umfassende Dokumentation aller Details der Änderungsanforderung ist ein wesentlicher Bestandteil des Scope Change Managements. Eine nahtlose Protokollierung ermöglicht Ihnen eine systematische Erfassung und Aufzeichnung aller neuen spezifischen Anforderungen, möglicher neuer Ziele sowie deren Resultate.

Mit einer sorgfältigen Protokollierung aller Änderungsanforderungen legen Sie einen wertvollen Grundstein für die weitere Analyse und Bewertung Ihres Projekts. Dieses Vorgehen erleichtert es Ihnen darüber hinaus, alternative Lösungsansätze oder weniger zeitaufwändige Optionen ausfindig zu machen.

Zusätzlich fördert eine detaillierte Dokumentation den Austausch im Projektteam sowie mit anderen relevanten Stakeholdern. Stellen Sie klar und präzise Inhalte über die vorgeschlagenen Änderungen bereit und erörtern Sie passend dazu Hintergründe und zu erwartende Ergebnisse.

Mit einer schriftlichen Erfassung unterstützen Sie einen aktuellen Informationsfluss für alle Beteiligten und minimieren Missverständnisse. Anhand einer lückenlosen Dokumentation können Sie außerdem den Fortschritt genau nachvollziehen und Anpassungen verfolgen, die sie während des Änderungsprozesses vorgenommen haben.

Halten Sie hier auch Gründe für die Annahme oder die Ablehnung von Änderungen sowie Entscheidungsträger namentlich schriftlich fest, um für Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Projektverlauf zu sorgen.

So entsteht eine Berichterstattung, die Sie an einer zentralen Stelle allen Stakeholdern verfügbar machen und die Sie weiter anpassen und ergänzen können. Die solide Dokumentation dient hier als Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Tipp 4: Holen Sie die Zustimmung zur Änderung des Leistungsumfangs bei den Stakeholdern ein

Das Einholen der Zustimmung aller Stakeholder für eine Änderung des Leistungsumfangs ist ein entscheidender Schritt im Scope Change Management. Berücksichtigen Sie, dass alle relevanten Parteien über die vorgeschlagenen Änderungen informiert werden, sich einverstanden erklären und die Änderungen mittragen.

Zunächst gilt es alle Stakeholder zu identifizieren, die von der Änderung betroffen sind. Das umfasst nicht nur interne Teammitglieder, sondern auch externe Partner, Kunden und andere Parteien. Je vollständiger Ihre Liste ist, desto sicherer können Sie sich sein, dass alle wichtigen Personen einbezogen werden.

Entwickeln Sie passend dazu eine klare und effektive Interaktionsstrategie, um die Stakeholder über die vorgeschlagenen Änderungen zu informieren. Nutzen Sie geeignete Mittel für den Austausch wie E-Mails, Meetings, Präsentationen oder Workshops. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, die Änderungen und alle damit verbundenen Auswirkungen deutlich zu machen und verständlich aufzubereiten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die individuelle Ansprache der Stakeholder. Jede Zielgruppe hat unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse. Individuelle Gespräche können dabei helfen, Missverständnisse und Bedenken auszuräumen.

Erklären Sie unbedingt den Mehrwert der vorgeschlagenen Änderung und zeigen Sie den Stakeholdern auf, wie die Änderungen zum Beispiel das Projekt verbessern, den Kundennutzen erhöhen oder andere strategische Ziele unterstützen. So überzeugen Sie die Beteiligten, dass die Änderungen sinnvoll sind und ihnen zugutekommen.

Geben Sie während des gesamten Prozesses den Stakeholdern die Möglichkeit, ihr Feedback und ihre Bedenken zu äußern. Signalisieren Sie, dass Sie ihre Meinungen respektieren. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre Fragen zu beantworten und mögliche Bedenken anzusprechen, um Vertrauen und echte Zustimmung zu gewinnen.

Letztendlich sollten Sie die Zustimmung der Stakeholder schriftlich festhalten. Dies dient als Nachweis und schafft Klarheit über Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten.

Betrachten Sie den Austausch mit allen Beteiligten als kontinuierlichen Prozess, der während des gesamten Projekts stattfindet und bieten Sie jederzeit ein offenes Ohr, um sicher sein zu können, dass die Stakeholder auch weiterhin die Änderungen mittragen.

Tipp 5: Nehmen Sie die Anpassungen vor und erklären Sie diese im Unternehmen

Nachdem Sie im Scope Change Management die Zustimmung der Stakeholder eingeholt und die Anpassungen bewertet haben, ist es an der Zeit, diese vorzunehmen und sie allen Teammitgliedern zu erklären. Machen Sie sich dabei bewusst, dass die Implementierung der Anpassungen eine sorgfältige Planung und Koordination erfordert und eine detaillierte Aufgabenverwaltung notwendig macht.

Legen Sie passend dazu klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten fest und erklären Sie den betreffenden Kollegen die damit verbundenen Aufgaben. Weisen Sie notwendige Ressourcen zu, legen Sie Zeitpläne fest und definieren Sie Meilensteine. 

Ihre Mitarbeiter müssen nicht nur den Zweck der Produktanpassungen verstehen, sondern auch die geeignete Unterstützung erhalten, um eine effiziente Umsetzung zu ermöglichen. Führen Sie zum besseren Verständnis und zur Förderung eines hohen Engagements individuelle Meetings und Schulungen durch. Verwenden Sie geeignete Kommunikationsmittel wie E-Mails, Messenger oder Videokonferenzen für interne Abstimmungsprozesse.

Bauen Sie ein Team auf, das die Implementierung leitet und Schritt für Schritt begleitet. Immer mit dem Fokus darauf, dass die Implementierung kontinuierlich durchgeführt wird und einen gewissen Zeitrahmen in Anspruch nimmt.

Richten Sie Feedback-Mechanismen ein, über die Ihre Mitarbeiter ihre Ideen einbringen, aber auch ihre Kritik äußern können. Damit stärken Sie die Motivation und Leistungsbereitschaft und fördern die Akzeptanz der Veränderungen.

Zusätzlich ist es wichtig, die Änderungen nicht nur zu erklären und zu begleiten, sondern auch den Wissensaustausch zwischen den Kollegen sicherzustellen. Befähigen Sie diese dazu, sich auf dem kurzen Dienstweg in Echtzeit auszutauschen und halten Sie dazu die unterschiedlichsten Mittel zur Kommunikation bereit.

Tipp 6: Überwachen Sie die Auswirkungen im Änderungsmanagement und nehmen Sie bei Bedarf eine weitere Prozessanpassung vor

Zum Abschluss ist es im Scope Change Management entscheidend, die Auswirkungen der Änderungen kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf auch offen für weitere Anpassungen zu bleiben. Nur so sind Sie langfristig in der Lage, den Erfolg der vorgenommenen Änderungen zu bewerten und die angestrebten Ziele zu erreichen.

Verfolgen Sie dazu zunächst die direkten Auswirkungen auf den Leistungsumfang des Projekts. Sind die vorgenommenen Anpassungen langfristig betrachtet effektiv und führen sie zu den gewünschten Ergebnissen? Werden die geänderten Projektziele erreicht und sind sie mit den ursprünglichen Projektzielen im Einklang?

Darüber hinaus sollten auch die Auswirkungen auf andere Aspekte des Projekts beobachtet werden, wie zum Beispiel den Zeitplan und das Budget. Änderungen im Leistungsumfang können Auswirkungen auf den Projektablauf haben und zu Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten führen.

Durch die Überwachung dieser Faktoren lassen sich potenzielle Probleme oder Abweichungen frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um zu gewährleisten, dass das Projekt unter anderem weiterhin im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.

Ein zusätzlicher Aspekt, den Sie bei der Überwachung der Auswirkungen im Blick behalten sollten, ist die Reaktion der Stakeholder und Mitarbeiter auf die vorgenommenen Änderungen. Sind sie mit den Anpassungen zufrieden und unterstützen sie diese auf lange Sicht? Gibt es möglicherweise Widerstände oder Unzufriedenheit?

Durch den Dialog mit den Beteiligten können eventuelle Herausforderungen identifiziert und Handlungen realisiert werden, die Akzeptanz und Unterstützung der Veränderungen im weiteren Projektverlauf fördern.

Basierend auf den Erkenntnissen aus der Überwachung der Auswirkungen können Sie Prozessanpassungen vornehmen. Treten dabei Probleme oder Abweichungen auf, gilt es, diesen erneut auf den Grund zu gehen und weitere Handlungsanleitungen daraus abzuleiten.

Dieser Umstand kann unter anderem zu einer Neubewertung der Projektziele, der Anpassung des Zeitplans, der Neuzuweisung von Ressourcen oder anderen Schritten führen, die erforderlich sind, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Setzen Sie dabei auf eine proaktive Herangehensweise und zeigen Sie Bereitschaft, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Fazit: Mit den passenden Change-Management-Methoden Projektziele erreichen!

Scope Change Management ist ein essentieller Bestandteil in der Projektsteuerung und hilft Projekt-Managern und -Teams bei der erfolgreichen Umsetzung aller Projektanforderungen.

Unsere 6 Tipps begleiten Sie dabei Schritt für Schritt. Verstehen Sie zunächst die Notwendigkeit hinter der Veränderung im Projektablauf, setzen Sie sich mit passenden Change-Management-Methoden auseinander und dokumentieren Sie alle Änderungsanforderungen. Bewerten Sie anschließend die Auswirkungen und holen Sie vor der eigentlichen Änderung die Zustimmung aller Stakeholder ein.

Im weiteren Verlauf implementieren und kommunizieren Sie die Änderungen und überwachen Sie die Auswirkungen kontinuierlich.

Eine strukturierte Vorgehensweise im Scope Change Management unterstützt Sie dabei, gesteckte Projektziele zu realisieren und Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Nutzen Sie die Hilfe moderner Technologien, um Ihre Ziele zu erreichen. Mit einer Lösung wie Bitrix24 sind Sie in der Lage, Änderungen im Leistungsumfang und vieles mehr in Ihren Projekten effizient zu überwachen und zu verwalten. Melden Sie sich noch heute an! Hier geht es zur kostenfreien Registrierung.