7 bewährte Methoden zur Auswahl einer Workflow-Automatisierungssoftware

7 bewährte Methoden zur Auswahl einer Workflow-Automatisierungssoftware
Daniel Schwarz
5. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 5. August 2021

Jedes Unternehmen verfolgt das Ziel die eigene Rentabilität und Effizienz zu steigern und auf Änderungen umgehend reagieren zu können. Eine nachhaltige Workflow-Automatisierungssoftware hilft dabei, sich vollständig auf die Umsetzung der eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren und die Verwaltung des Workflows über ein zuverlässiges Automatisierungssystem abzuwickeln.

Eine solide IT-Workflow-Automatisierung übernimmt zahlreiche kommunikative und koordinative Routineaufgaben und entlastet so nachhaltig Ihre Mitarbeiter. Eine optimale Workflow-Automatisierung erhöht die Produktivität und Transparenz in Ihrem Unternehmen, strafft den Kommunikationsaufwand, reduziert Fehler und Durchgangs- oder Liegezeiten.

Darüber hinaus erhalten Sie schnellen Zugriff auf Informationen, Entscheidungen können schneller getroffen werden und eine flexible Anpassungsmöglichkeit der Arbeitsprozesse und der Mitarbeiterorganisation werden Ihnen zur Verfügung gestellt.

Unser Artikel beschäftigt sich mit der grundlegenden Frage, was Automatisierung bedeutet und beschreibt Ihnen 7 Methoden, um eine passgenaue Lösung für automatisierte Workflows zu finden.

Erfahren Sie worauf es ankommt, um mit der richtigen Lösung Arbeitsabläufe zu optimieren, Fehler zu minimieren, Termine jederzeit für alle Mitarbeiter ersichtlich zu machen und welche weiteren Werkzeuge Sie rund um den Automatisierungsprozess täglich anwenden können.

Worum handelt es sich bei Workflow-Automatisierung und was bedeutet Automatisierung im Detail?

Bevor Sie sich mit den Auswahlmethoden für die beste Workflow-Automatisierungssoftware befassen, sollte zunächst klar sein, was Workflow-Automatisierung ist und was genau Automatisierung eigentlich bedeutet.

Ein Workflow bezeichnet einen automatisierten Geschäftsprozess, der beispielsweise Dokumente, Informationen oder Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens von einem Mitarbeiter zum nächsten Teammitglied zur Weiterverarbeitung weiterleitet.

Innerhalb eines Workflows wird geklärt, zu welchem bestimmten Zeitpunkt eine Aktion oder Aktivität erledigt werden muss und wie die entsprechenden Arbeitsabläufe durchgeführt bzw. wo abgelegt werden.

Auf den Punkt gebracht beschreibt ein Workflow die technische Umsetzung und Automatisierung Ihrer alltäglichen Vorgänge im Unternehmen.

Methode 1: Suchen und Evaluieren von Automatisierungs-Workflows

Im ersten Schritt zur Auswahl Ihrer optimalen Workflow-Automatisierung müssen Sie zunächst all Ihre allgemeinen, häufig durchgeführten Aufgaben mit minimaler Komplexität ausfindig machen, da diese am meisten von einem Automatisierungsprozess profitieren.

Hierbei sollten Sie alle Details beachten, die genaue Arbeitsabläufe in Automatisierungs-Workflows umwandeln. Komplexere Prozesse mit verschiedenen Ansätzen und Ausnahmen können hierbei mitunter eine größere Herausforderung darstellen.

Im Automatisierungsprozess gilt es also auf gemeinsame Sequenzen und Unterprozesse zu achten. Je mehr Gemeinsamkeiten sich identifizieren lassen, desto einfacher und effektiver lässt sich die Automatisierung von Workflows realisieren.

Methode 2: Ausnahmen und Schwierigkeiten bei der Lösung für automatisierte Workflows berücksichtigen

Nachdem Sie Ihre Automatisierungsprojekte festgelegt haben, können Sie sich auf die Implementierung konzentrieren. Hierfür sollten Sie auf die Hilfe Ihrer IT-Abteilung oder Automatisierungsspezialisten zurückgreifen, da sie für detaillierte Punkte und Schwierigkeiten zuständig sind.

Ausnahmen einzuführen gestaltet sich oft aufwendiger aber mit einer geeigneten Planung, unter Berücksichtigung von Problemstellungen, ist auch dies möglich. Im Zweifelsfall können bei sehr entscheidungsintensiven Vorgängen bestimmte Prozesse durch qualifizierte Mitarbeiter manuell durchgeführt und auf Wunsch Schritt für Schritt einer Automatisierung zugeführt werden.

Methode 3: Auswahl von Automatisierungslösungen

Die Workflow-Automatisierungssoftware, für die Sie sich schließlich entscheiden, sollte optimal zu Ihrem Unternehmen passen, ganz unabhängig von Ihrer Branche.

Dabei sollten natürlich Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und weitere Aspekte eine zentrale Rolle spielen. Bevor Sie sich auf ein Automatisierungs-Tool festlegen, sollten Sie dieses beurteilen und vorerst auch kostenlos auf Herz und Nieren prüfen.

Begrenzen Sie die Liste der Anbieter, indem Sie die Workflow-Automatisierungslösung über eine Demo- und Testoption im Alltag ausprobieren.

Methode 4: Mit Ihrer Workflow-Automatisierungssoftware klein anfangen und kontinuierlich ausbauen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Automatisierung von Workflows einführen, reicht es nicht, dass nur Sie selbst überzeugt sind. Auch Ihre Mitarbeiter müssen sich erst einmal an das neue System gewöhnen und sich intensiv einarbeiten.

Das beste Überzeugungsmittel für eine Automatisierungssoftware ist den Mehrwert für das Unternehmen unter Beweis zu stellen. Von daher sollten Sie vorerst damit beginnen die Software an einfachsten Arbeitsabläufen oder Aufgaben einzubringen, da hier potenziell die größte Zeitersparnis erzielt werden kann.

Solche Pilotprojekte überzeugen nicht nur die Nutzer im Unternehmen, sondern minimieren auch Störungen oder Unterbrechungen und ermöglichen es Ihrer IT-Abteilung Fragen rund um das Tool und dessen Anwendung rechtzeitig zu finden und zu beantworten. 

Methode 5: Ergebnisse Ihrer IT-Workflow-Automatisierung überwachen

Nach der Einführung Ihrer Automatisierungs-Tools für bestimmte Arbeitsabläufe und Prozesse sollte objektiv, anhand von Statistiken, gemessen und bewertet werden, wie sich die Automatisierung auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Der geschäftliche Vorteil Ihrer Workflow-Automatisierung lässt sich beispielsweise anhand der Kostenersparnis in Arbeitsstunden für die Ausführung bestimmter Aufgaben messen.

Auch die Fehlerminimierung spielt bei der Bewertung einer Automatisierungssoftware eine entscheidende Rolle, da eine Reduzierung der Fehler positive Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Nutzer erhöht und gleichzeitig der Zeitaufwand zur Behebung vermeidbarer Probleme deutlich verringert werden kann.

Methode 6: Erweiterung des Rollouts Ihrer Workflow-Automatisierung

Sobald Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter sich an den Einsatz der Automatisierungssoftware gewöhnt haben und dessen Mehrwert unter Beweis gestellt wurde, können Sie sich auf die Ausweitung des Systems fokussieren.

Als Folge sollte bei Ihnen eine systematische Automatisierung weiterer Aufgaben stattfinden. Achten Sie hierbei darauf, dass Arbeitsabläufe mit hohem Volumen und geringem Risiko an erster Stelle stehen.

Prüfen Sie in diesem Zusammenhang auch komplexe Aufgaben, die nur selten ausgeführt werden. Diese sind möglicherweise nicht rentabel genug, um eine Automatisierung einzuführen.  

Methode 7: Schwerpunkt auf Pflege der Automatisierungssoftware

Jede Software stellt ein Werkzeug dar, das regelmäßig überprüft und aktualisiert werden muss. Dies gilt besonders im Hinblick auf die zur Definition verwendeten Datensätze eines automatisierten Prozesses.

Änderungen innerhalb Ihres Unternehmens, Veränderungen, Updates von Arbeitsabläufen und Geschäftsanforderungen müssen stets an Ihre Workflow-Automatisierungssoftware angepasst werden.

Um die Wartung Ihrer automatisierten Prozesse nicht zu vernachlässigen, sollten Sie regelmäßige Überprüfungen fest in Ihrem Kalender einplanen.

So wählen Sie die richtige Workflow-Automatisierungssoftware aus und binden sie nachhaltig im Unternehmen ein! 

Die Bitrix24 Workflow Management Software ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Workflows und so haben Sie die Möglichkeit zeitraubende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu reduzieren oder sogar gänzlich zu ersetzen.

Ob Sie dabei zahlreiche Geschäftsprozesse automatisieren oder aber auch individualisierte Aufgaben manuell bearbeiten bleibt ganz flexibel und nur Ihnen überlassen. Je nach aktuellen Entwicklungen in Ihrem Unternehmen lässt sich dies ganz einfach anpassen. 

Die individuellen Ansprüche Ihres Unternehmens und die gewünschten Funktionen spielen eine zentrale Rolle bei der Auswahl einer geeigneten Workflow-Automatisierungslösung.

Egal in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, unsere 7 Methoden zur Auswahl einer IT-Workflow-Automatisierung helfen Ihnen dabei die richtige Softwarelösung zu evaluieren und systematisch für bestehende Prozesse anzuwenden.

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