7 Tipps für ein besseres Team-Aufgabenmanagement

Deshalb kommt dem Aufgabenmanagement bei der Teamarbeit eine hohe Priorität zu

Ein gut strukturiertes und funktionierendes Task Management ist einer der wesentlichen Faktoren für hohe Produktivität im Unternehmen und ein harmonisches Zusammenspiel der Teammitglieder. Das Aufgabenmanagement strukturiert umfangreiche Projekte und bietet eine detaillierte Übersicht aller Teilaufgaben. Besonders bei größeren Teams, die über geografische Grenzen und Zeitzonen arbeiten, ist das Aufgabenmanagement unverzichtbar.

Reichten vor einigen Jahren noch einfache To-do-Listen, um ein Vorhaben vom Start bis zum Abschluss erfolgreich zu koordinieren, setzen Unternehmen heute bei Aufgabenstellungen auf Software-Tools für das Aufgabenmanagement im Team. Solche Tools bieten nicht nur eine perfekte Strukturierung aller Aufgaben, sondern berücksichtigen auch solche Themen wie Workload-Balance und das Zeitmanagement. Die Verantwortung bei der Umsetzung des Aufgabenmanagements liegt in modernen Unternehmen nicht mehr nur bei einzelnem Projektmanager oder der Unternehmensleitung, sie wird vielmehr durch die Kollaboration aller Teammitglieder realisiert.

Die Verantwortung bei der Umsetzung des Aufgabenmanagements liegt in modernen Unternehmen nicht mehr nur bei einzelnem Projektmanager oder der Unternehmensleitung, sie wird vielmehr durch die Kollaboration aller Teammitglieder realisiert.

1. To-do-Listen erstellen - bewährt und trotzdem immer noch modern

Die klassische und bewährte To-do-Liste ist in moderner Form effektiver denn je. Früher mussten handschriftliche Notizen für einzelne Aufgaben angelegt und innerhalb eines Teams weitergegeben werden. Heute übernehmen intelligente Apps die Arbeit als Aufgabenmanagement Tool. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen erinnern an den Termin der Fälligkeit einzelner Teilaufgaben. Ideen und Änderungen können in Form von Texten, Sprachnotizen, Grafiken oder Videos festgehalten werden.

Dank Echtzeitkommunikation können alle Teammitglieder im Kontext einer Aufgabe zusammenarbeiten. Dateien, Feedback und Kommentare lassen sich an einem zentralen Ort ablegen und informieren alle Bearbeiter durch automatische Benachrichtigungen über jedes Update. Den Zugriff über das Unternehmensnetzwerk hinaus und damit ein Aufgabenmanagement Online wird durch die Ablage aller Informationen in der Cloud gewährleistet. Zeitliche oder räumliche Grenzen spielen damit im Team-Aufgabenmanagement keine Rolle mehr, vor allem dann, wenn der Zugriff über mobile Endgeräte gewährleistet ist.

2. Auf den richtigen Zeitplan kommt es an

Zu den wichtigsten Tipps im Team Management gehört die Erstellung eines präzisen Zeitplans für die Umsetzung der einzelnen Aufgaben bis zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts.

Zum Zeit- und Aufgabenmanagement gehören neben dem Start- und Enddatum eine detaillierte Aufschlüsselung jeder Teilaufgabe mit einem Fälligkeitsdatum. Moderne Unternehmen setzen beim Team-Aufgabenmanagement auf eine agile Lösung, bei dem das Team in kurzen zeitlich beschränkten Arbeitszyklen - den Sprints, Teilaufgaben lösen und damit sehr flexibel auf Veränderungen im Gesamtprojektablauf reagieren können. Für diese Sprints wird eine eigene Aufgabenliste - das Backlog – erstellt und ein separater Zeitplan ausgewiesen. Mit dem Sprint Planning können agile Teams leichter auf zeitliche Verzögerungen reagieren, Anpassungen vornehmen und letztlich damit das Gesamtprojekt im zeitlichen Rahmen behalten.

3. Offen für Veränderungen mit dem Scrum- oder Kanban-Aufgabenmanagement

Bei größeren Projekten kommt es darauf an, das Team-Aufgabenmanagement offen für Veränderungen zu halten. Dabei hilft der Einsatz der Scrum Methode.

Als Scrum bezeichnet man eine Form des agilen Aufgabenmanagements, bei der sich ein Team selbst organisiert. Dabei werden Aufgaben in kurze Zeitabschnitte (Sprints) geteilt. Nach der Beendigung eines Sprints ist eine Teilaufgabe fertiggestellt und wird dem Gesamtprojekt zugeordnet. Diese Methode des Aufgabenmanagements bietet Flexibilität und ermöglicht es dem Team, einzelne zeitliche Verschiebungen auszugleichen. Eine solche Arbeitsweise setzt allerdings voraus, dass alle Teammitglieder über eine hohe Kooperations- und Einsatzbereitschaft verfügen.

Eine zweite Möglichkeit für ein flexibles Aufgabenmanagement ist der Einsatz der Kanban-Methode.. Auch hier wird bei der Aufgabenerfüllung auf sich selbst verwaltende Teams gesetzt. Bei Kanban gibt es keine definierten Rollen im Team. Vielmehr wird auf eine flexible und visuelle Zuordnung der Aufgaben gesetzt, bei der sich das Team stärker auf wirklich wichtige Aspekte der einzelnen Aufgaben konzentriert. Auf den sogenannten Kanbantafeln werden verschiedene Entwicklungsstadien der Aufgabe dargestellt, die in der einfachsten Form aus den drei Schritten „planen – bearbeiten – erledigt“ bestehen, meist natürlich komplexer gestaltet sind. Die Kanban Karten werden je nach Bearbeitungsstand auf einem Board durch die einzelnen Schritte geschoben, bis die Teilaufgabe erfüllt ist.4. Kommunikation als Erfolgsgarant für das Aufgabenmanagement im Team

Die gute Kommunikation innerhalb eines Teams ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Aufgabenmanagements. Obwohl diese Tatsache unbestritten ist, belegen Statistiken, dass gerade dies ein Bereich ist, bei dem es Teammitgliedern an Fähigkeiten mangelt.

Team Collaboration Software kann dabei helfen, den reibungslosen Austausch zwischen allen Projektbeteiligten zu gewährleisten. Beispiele dafür sind die Echtzeitkommunikation durch Business Chats, der Instant Messenger für Nachrichten und Gruppenchats oder die Kommunikation mittels Videokonferenzen oder Video-Calls. Die Firma Bitrix24 bietet mehr als 35 Kollaborations-Tools, die dafür sorgen werden, dass die Kommunikation innerhalb des Aufgabenmanagements künftig reibungslos verlaufen wird.

5. Die richtige Software für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement

Die richtigen Tools für das Team-Aufgabenmanagement helfen dabei, die Produktivität zu steigern und effizienter Projekte zu realisieren. Die Recherche der richtigen Team Management Software ist Grundvoraussetzung für die Akzeptanz und damit den Erfolg für einen Einsatz im Team.

Folgende Funktionen zeichnen gute Team Management Lösungen aus:

• Projektplan-Vorlage
Eine visuelle Vorlage spart Zeit, hilft für den Einstieg in ein Projekt unabhängig von der Größe und gibt allen zu lösenden Aufgaben eine Struktur.
• Grafische Aufbereitung der Aufgaben
Für die visuelle Darstellung des Aufgabenmanagements eignen sich Flussdiagramme besonders gut. In diesen lassen sich einzelne Teilaufgaben durch Richtungspfeile mit anderen Teilaufgaben verbinden, was den Arbeitsablauf leicht erkennbar macht und die Kommunikation fördert.
• Zeitpläne
Über Zeitpläne lassen sich Arbeitsschritte und deren Erledigung erfassen. Durch eine chronologische Gliederung einzelner Aufgabe bieten Zeitplanansichten einen präzisen Überblick über den Arbeitsstand des Projektes an.
• Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme dienen zur transparenten Visualisierung voneinander abhängiger Aufgaben auf einer Zeitplanansicht. Gantt-Diagrammen ermöglichen es, zu erkennen, wer an einer bestimmten Aufgabe arbeitet, wie lange diese Arbeit voraussichtlich dauern wird und welche Art von Verbindungen oder Überschneidungen es zwischen den einzelnen Teilaufgaben gibt.

6. Neue Aufgaben flexibel erfassen und auf frühere Ressourcen zurückgreifen

Nicht nur bei umfangreichen Projekten – aber bei diesen mit hoher Sicherheit – entstehen während der Bearbeitungsphase neue Aufgaben, die sofort erfasst werden müssen. Wenn ein Handlungsbedarf auftritt, besteht die Möglichkeit, die Aufgabe zunächst in die persönliche To-do-Liste einzutragen. Die bessere Option ist es allerdings, die neue Aufgabe sofort in das Team-Aufgabenmanagement zu integrieren und mit dem System zu erfassen, auf das alle Teammitglieder Zugang haben. In einem flexibel gestalteten Auftragsmanagementsystem steht die neue Aufgabe damit sofort allen Projektmitarbeitern zur Verfügung, kann beraten und abgestimmt und bei Bedarf in einen neuen Sprint aufgenommen werden.

Es ist aber nicht nur wichtig, neue Aufgaben erfassen, sondern auch auf die Ressourcen bereits erledigter Aufgaben zurückgreifen zu können. Ein erfolgreiches Aufgabenmanagement beinhaltet eine Archivierung mit Filterfunktionen. Erfahrungen aus vergangenen Projekten bleiben damit erhalten. Der Zugang zu den älteren Aufzeichnungen, die ähnliche Aufgaben- oder Teilaufgabenstellungen enthielten, kann bei der neuen Aufgabenplanung Entscheidungsprozesse beschleunigen und Zeit sparen.

7. Jede Aufgabe ist immer als Teil des Gesamtprojektes zu betrachten

Die Arbeit eines Projektteams ist immer im Gesamtkontext des Unternehmens zu betrachten. Kein Mitglied des Teams arbeitet isoliert und kein Team arbeitet, ohne dass seine Tätigkeit Auswirkungen auf die Arbeit anderer Teams hat. Und doch ist es häufig so, dass Aufgaben in einer Art und Weise erfüllt werden, ohne den Zusammenhang zu erkennen, in dem sie eigentlich stehen.

Deshalb ist die Frage zu beantworten: Woran arbeiten die einzelnen Mitglieder der anderen Teams? Was geschieht mit dem Projekt, an dem das eigene Team arbeitet, nach Erfüllung der gestellten Aufgaben? Die Unkenntnis davon, welchem Gesamtziel das eigene Projekt dient, schränkt die Kreativität und das Potenzial eines Teams und dessen Mitarbeiter ein. Um eine wirklich effektive Erfüllung der gestellten Aufgaben zu erreichen, ist es deshalb von essenzieller Bedeutung, dass ein Unternehmen allen Beteiligten das Gesamtprojekt vorstellt.