8 Tipps: effektive virtuelle Meetings für Teilnehmer und Referenten
Videokonferenzen gehören in zahlreichen Unternehmen zur alltäglichen Praxis. Über das Internet lassen sich effektive virtuelle Meetings mit einer passenden Videokonferenz Software, vollkommen unabhängig vom Standort umsetzen.
Nicht immer wird dabei eine effektive Kommunikation in virtuellen Meetings umgesetzt und die fehlende Technik aber auch lange Sessions ohne gut vorbereitete Inhalte oder Pausen sorgen schnell für Unmut unter Teilnehmern und Referenten.
Vielleicht haben Sie bereits diese oder andere Erfahrung gesammelt und fragen sich, wie man virtuelle Teammeetings effektiv leitet? Wir haben Ihnen an dieser Stelle 8 effektive virtuelle Meeting-Tipps zusammengestellt, die Ihnen zeigen, was es braucht um spannende aber auch gut strukturierte Videokonferenzen umzusetzen oder als Teilnehmer von den vermittelten Informationen zu profitieren.
Mit dieser Grundlage können Sie jederzeit effektive virtuelle Meetings durchführen und gemeinsam mit Ihrem Team Ziele ergebnisorientiert realisieren.
Tipp 1: Das Thema der Videokonferenz kennen und rechtzeitig starten
Jedes Meeting, das online durchgeführt wird, sollte aus einem bestimmten Grund und unter vordefinierten Rahmenbedingungen stattfinden. Pro Termin gilt es ein konkretes Thema zu besprechen, zum Beispiel die Akquise von Neukunden für ein ausgewähltes Angebot oder Produkt.
Effektive virtuelle Meeting-Tipps umfassen dabei nicht nur die vorherige Festlegung eines klaren Themas, sondern auch die Planung eines Ablaufs und die Bestimmung der zu erreichenden Ziele.
Wichtig ist, dass Referenten nicht nur rechtzeitig alle betreffenden Teilnehmer einladen, sondern auch dass den Teilnehmern auch bereits während der Anmeldung zum Online-Meeting klar ist, worum es thematisch geht und welche Bereiche es zu klären gilt.
Für Teilnehmer ist der Tipp hilfreich, im Zweifel konkret nach der Agenda des Meetings zu fragen, um sich bereits im Vorfeld optimal vorbereiten zu können.
Tipp 2: Geeignete Tools einsetzen
Die optimale Umsetzung von Online-Meetings steht und fällt mit der optimalen Technik. Für effektive virtuelle Meetings braucht es eine stabile Internetverbindung und ein Conference-Tool mit dem Referenten bequem Ihre Videokonferenz erstellen und gemeinsam mit den Teilnehmern stabil realisieren können.
Mit einer geeigneten Softwarelösung wie Bitrix24 können Teilnehmer und Referenten gleichermaßen von jedem Standort aus, an einem Meeting teilnehmen. Sie benötigen dafür nur einen PC oder ein anderes Endgerät wie ein Notebook oder Smartphone sowie eine passende Internetanbindung.
Die Live-Kommunikation ist für alle direkt über den Browser eine Desktop-App sowie über eine mobile App möglich. Wertvolle Funktionen wie beispielsweise die Freigabe des Bildschirms für die Wiedergabe von Präsentationen oder ein Austausch via Chat fördern die Kommunikation zwischen den Teilnehmern.
Tipp 3: Auf Pünktliches Erscheinen achten
Sowohl bei Präsenz- als auch bei Online-Meetings sollte Pünktlichkeit das oberste Gebot sein. Im Rahmen einer sorgfältigen Terminplanung können Sie hier als Referent bereits im Vorfeld prüfen, ob alle Teilnehmer im vorgesehenen Zeitfenster verfügbar sind und die Zeiten im Kalender blocken.
Um ein effektives Online-Meeting durchführen zu können, bieten Sie den Teilnehmern die Option bereits rund zehn Minuten vor Meeting Beginn beizutreten, um technische Probleme klären zu können aber auch Raum für Smalltalk zu bieten.
Achten Sie als Teilnehmer unbedingt darauf, dass Sie überpünktlich zum Online-Meeting erscheinen. Ähnlich wie bei persönlichen Besprechungen sorgt auch in Online-Treffen ein Zuspätkommen für unnötige Unruhe.
Darüber hinaus besteht die Gelegenheit sich als neuer Teilnehmer mit den Funktionen vertraut zu machen, bevor das eigentliche Meeting beginnt. Sobald alle Kollegen online sind, kann das virtuelle Meeting pünktlich gestartet werden.
Tipp 4: Inhalte richtig aufbereiten und erfassen
Passend zur Thematik, wie man virtuelle Teammeetings effektiv leitet, gehört es auch dazu im Vorfeld über die Bereitstellung des Inhalts nachzudenken.
Vermeiden Sie es als Referent in Online-Meetings reine Monologe zu halten. Das führt schnell dazu, dass Teilnehmer gelangweilt sind und die Aufmerksamkeit verlieren.
Effektive virtuelle Meetings beinhalten kurze Vorträge und Redezeiten sowie ausreichende Pausen. Bieten Sie Ihren Teilnehmern passende grafische Anreize und Inhalte mit Mehrwert an.
Lassen Sie als Teilnehmer Ihre Kollegen immer aussprechen, bevor Sie mit Ihren eigenen Ausführungen beginnen. Ist Ihnen im Verlauf des Meetings etwas unklar, fragen Sie aktiv nach und sorgen Sie für einen klärenden Austausch. Entscheidend ist, dass Sie alle Inhalte vollständig erfassen und Aufgaben daraus ableiten können.
Begrenzen Sie sich als Referent und auch als Teilnehmer stets auf das Wesentliche und überstrapazieren Sie Ihre Kollegen nicht mit langen Vorträgen ohne Feedback.
Wenn Sie als Referent effektive virtuelle Meetings durchführen möchten, sollten Sie außerdem darauf achten, das der Small-Talk sowie nicht zur Thematik gehörende Aspekte sich während des Meetings auf ein Minimum reduzieren.
Es kann hilfreich sein, ein Tool zu verwenden, das erlaubt, den Ton der Teilnehmer zu regulieren, darunter eine Stumm-Schaltung, um unerwünschte Nebengeräusche zu minimieren. Beachten Sie als Teilnehmer hier unbedingt die Vorgaben durch den Gesprächsleiter, um den reibungsfreien Ablauf und eine effiziente Umsetzung des virtuellen Meetings nicht zu gefährden.
Tipp 5: In den aktiven Dialog treten
Wie gestaltet sich eine effektive Kommunikation in virtuellen Meetings? Dafür haben Referenten und Teilnehmer, neben den bereits beschriebenen, verschiedene weitere Möglichkeiten. Sie können Konferenz-Tools mit Chat-Funktion nutzen oder Features anwenden, die ein gemeinsames Arbeiten ermöglichen, um im Dialog mit allen Teammitgliedern zu bleiben.
Effektive virtuelle Meetings stellen einen guten Mix aus Vortrag und Dialog dar. Der Austausch trägt dazu bei, die Aufmerksamkeit zu halten und die Vermittlung aller Informationen sicherzustellen.
Effektive virtuelle Meetings Tipps berücksichtigen die Einbindung eines Moderators bei einer größeren Personenzahl. Wird jemand für die Moderation einsetzt, lässt sich der Gesprächsfluss optimal lenken und auch Fragen können ergebnisorientiert beantwortet werden.
Tipp 6: Teilnehmerzahl und Zeitfenster begrenzen
Je mehr Teilnehmer sich in Ihrem Meeting befinden, umso schwieriger wird es für Referenten und Teilnehmer, eine geordnete Gesprächskultur aufrecht zu erhalten. Für effektive virtuelle Meetings sollte die Teilnehmerzahl auf die wichtigsten Personen beschränkt sein.
Das bietet den Vorteil, dass Ihre Inhalte an die richtige Zielgruppe gelangen, wertvolle Arbeitszeit nicht grundlos absorbiert und eine Streuung der Informationen verringert wird.
Legen Sie als Referent passend auch ein Zeitfenster für das Online-Meeting fest, dass Sie während der gesamten Laufzeit im Blick behalten, um den vordefinierten Zeitrahmen nicht oder nur minimal zu überschreiten.
Achten Sie auch als Teilnehmer auf die vorgegebene Zeit, straffen Sie Ihre Fragestellungen und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Redezeit so kurz wie möglich wäre, um auch andere Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen.
Tipp 7: Dresscode und Hintergrund berücksichtigen
Auch wenn es sich um Meetings vor dem Bildschirm handelt, sollten Sie als Referent eine Empfehlung für einen Dresscode ausgeben, da es unter anderem durch bunte Muster dazu kommen kann, dass Optik und Bildqualität darunter leiden.
Gleiches gilt auch für den Hintergrund. Hier besteht beispielsweise die Möglichkeit einen fest definierten Unternehmenshintergrund mit Logo bereitzustellen, den alle Gesprächsteilnehmer während des Online-Meetings verwenden können. Dadurch vermeiden Sie es, dass es beispielsweise im Homeoffice zu ungewollten Einblicken in die Privatsphäre einzelner Kollegen kommt.
Als Teilnehmer gilt es alle Vorgaben rund um Dresscode und Hintergrund zu erfassen und so gut wie möglich praktisch umzusetzen. Falls es keine konkreten Hinweise gibt, können Sie auch proaktiv den Gesprächsleiter nach einer angemessenen Umsetzung fragen.
Tipp 8: To-Dos und Feedback
Nach Online-Meeting sollte jeder Teilnehmer eine klare Vorstellung davon haben, welche Schritte als nächstes notwendig sind und welche Aufgaben sich aus dem Gespräch für einzelne Personen oder Projektgruppen ergeben.
Gastgeber können sich zunächst bei allen für die Teilnahme bedanken und dann ein Besprechungsprotokoll oder eine Zusammenfassung mit Aktionspunkten beispielsweise in Form von To-Do-Listen versenden.
Teilnehmer sollten unbedingt bereits während des virtuellen Meetings eigene Notizen machen, sich To-Dos notieren und offene Fragen im Anschluss an die vermittelten Inhalte stellen.
Eine weitere Option besteht darin Feedback-Umfragen zu initiieren, um herauszufinden, wie ein Online-Meeting angekommen ist und eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. So lassen sich Online-Formate in Zukunft noch produktiver und ansprechender gestalten.
Effektive virtuelle Meeting-Tipps mit Erfolg anwenden!
Es braucht nicht viel, um effektive virtuelle Meetings durchführen oder daran teilnehmen zu können. Neben einer soliden Technik und einer geordneten Gesprächskultur bedarf es ein wenig Fingerspitzengefühl bei der ansprechenden Vermittlung der Inhalte und bei der Nachfrage nach offenen Punkten.
Referenten und Teilnehmer sollten anstelle von langen Monologen lieber auf kurze und prägnante Vorträge mit visuellen Elementen, zielgerichtete Fragen und der Möglichkeit zum Dialog setzen. Probieren Sie unsere Tipps doch gleich bei Ihrem nächsten virtuellen Meeting aus und profitieren Sie von effektiveren Gesprächen.
Mit unseren 8 Hinweisen wissen Sie, wie man virtuelle Teammeetings effektiv leitet oder sich an den richtigen Stellen als aufmerksamer Teilnehmer einbringt, können wichtige Aspekte leicht in Ihren täglichen Arbeitsroutinen umsetzen, um Ihre Produktivität nachhaltig zu steigern.
