Die 6 besten Tools für Teamarbeit bei weltweiter Zusammenarbeit

Virtuelles Zusammenarbeiten in Teams betrifft vor allem Unternehmen, die im Homeoffice oder hybrid arbeiten. Dabei sind Mitarbeiter häufig in verschiedenen Ländern verstreut. Trotzdem muss eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht werden. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb zur Nutzung von Tools für digitale Zusammenarbeit. Mit diesen sind reibungslose Arbeitsabläufe auch dann möglich, wenn die Mitarbeiter nicht nebeneinander in einem Büro sitzen.

Der folgende Artikel informiert Sie deshalb über die 6 besten Collaboration-Tools, mit denen Sie virtuelle Teamarbeit auf die nächste Stufe bringen. Zu den Zielen für das Unternehmen gehören eine bessere Zusammenarbeit und eine Steigerung der Produktivität. Aspekte, auf die wir uns konzentrieren, sind die Features und Eigenschaften, die die Software für Zusammenarbeit hat und wie sie den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen erleichtert. Daneben betrachten wir auch, ob die Collaboration-Software für internationale Teams geeignet ist und wie sie die globale Zusammenarbeit verbessert.

Zu den Tools für Teamarbeit, mit denen wir uns in den folgenden Absätzen genauer beschäftigen, gehören auch die Bitrix24-Lösungen. Diese Software umfasst außer CRM ein Projektmanagement-Tool und andere Möglichkeiten, mit denen Führungskräfte und Mitarbeiter weltweit und in Echtzeit kommunizieren können. Je nach Aufgabenstellung können Sie beispielsweise Videokonferenzen planen, den Workflow verbessern und viele weitere Funktionen nutzen.

Vor welchen Herausforderungen steht die globale Zusammenarbeit in Teams?

Virtuelle Teams benötigen die richtigen Tools, um reibungslos zu kommunizieren, Projekte zu bearbeiten und die Erfolge ihrer Arbeit zu sehen. Wenn sich die Mitarbeiter nicht nur in einem Land befinden, sondern weltweit verteilt sind, kommen noch weitere Herausforderungen hinzu. Mitarbeiter arbeiten vielleicht in verschiedenen Zeitzonen und sprechen oft sogar unterschiedliche Sprachen.

Neben der Kommunikation ist deshalb auch die Organisation der Workflows anspruchsvoll. Aufgaben müssen richtig verteilt und bearbeitet werden, oft länderübergreifend. Es können verschiedene Abteilungen beteiligt sein, die eine gute Verteilung der Ressourcen notwendig machen. Die Komplexität ist beim virtuellen Arbeiten viel mehr jedoch bei der globalen Zusammenarbeit.

Anspruchsvoll ist auch die Einarbeitung aus der Ferne. Teammitglieder benötigen Unterstützung beim Onboarding oder haben Fragen und Anliegen. Wenn kein Teamleiter im selben Raum verfügbar ist, bleibt nur die Echtzeitkommunikation mit entsprechenden Tools. Letztendlich ist all das nur möglich, wenn Unternehmen die passende Software für Teams verwenden. Sind die Abteilungen eingespielt und die Programme eingerichtet, zeigt sich oft eine Produktivitätssteigerung für die virtuelle Zusammenarbeit.

Was muss eine Software für die globale Teamzusammenarbeit leisten?

Die passenden Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu finden, ist ein längerer Auswahlprozess. Unternehmen müssen sich zuerst über ihre Ziele im Klaren sein, die sie mit der Nutzung erreichen wollen. Diese können sehr unterschiedlich ausfallen. 

Manche Unternehmen sind an Projektmanagement-Tools interessiert, bei anderen wiederum ist die Echtzeitkommunikation ein Schwerpunkt. Generell geht es den meisten Unternehmen jedoch darum, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, so viel wie möglich zu automatisieren und die Grenzen von Ländern und Zeit zu überwinden.

Unternehmen, die sich nach Collaboration-Tools für globale Teamarbeit auf die Suche machen, stellen auch Anforderungen an die Integrierbarkeit und den Datenschutz. Die Einbettung in Software für Aufgabenmanagement, Kommunikationssoftware und andere Business-Lösungen steht neben den Funktionen im Mittelpunkt.

Neben der Produktivität soll die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessert werden. Das erreichen Unternehmen mit Softwarelösungen, wenn bei virtuellen Teams das automatische Erledigen von Routineaufgaben erfolgt, die ansonsten nach Feierabend noch bearbeitet werden müssten. Beispiele sind das automatische Zuordnen von E-Mails zum Projekt oder eine reibungslose Kommunikation während der lokalen Arbeitszeit. 

Wenn Überstunden durch den Einsatz der richtigen Tools reduziert werden können, steigert das nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitglieder des Teams.

Übersicht über die 6 besten Tools für die Zusammenarbeit in globalen Teams

In den folgenden Abschnitten stellen wir nun einige der besten Software-Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit von Teams vor. Dabei liefern wir einen Überblick zu den Funktionen und der Art des Designs. Die meisten Lösungen sind mehrsprachig und können deshalb global genutzt werden. 

1. Bitrix24

Die Bitrix24-Produkte bieten eine umfangreiche Lösung und sind gut für die Zusammenarbeit in Teams geeignet. Unternehmen verschiedener Größe nutzen sie, egal ob sie sich im Land befinden oder weltweit arbeiten. Neben CRM verfügt Bitrix24 über Projektmanagement-Software, die das gleichzeitige Arbeiten von Teams an verschiedenen Aufgaben ermöglicht.

Für den Fall, dass Kollegen kommunizieren müssen, stehen Chats, Telefon oder Videokonferenzen zur Verfügung. Der Teamkalender wird in Echtzeit angepasst und die verantwortlichen Mitarbeiter haben sowohl im Web als auch mobil vollen Zugriff darauf. 

Innerhalb der Projekte lassen sich verschiedene Inhalte oder Medien über unterschiedliche Kanäle teilen und bearbeiten. Zum Inhalt der Software gehören auch Auswertungen und Diagramme. Anhand von Daten erhalten Nutzer Informationen zu Fristen, abgeschlossenen Projekten, Arbeitsbelastung der Teams und Mitarbeiter oder zur Produktivität.

Abhängig von den enthaltenen Funktionen und der Anzahl der Nutzer können Unternehmen bei Bitrix24 zwischen verschiedenen Preisen auswählen. Zu den Vorteilen dieses Tools für Zusammenarbeit gehört außerdem Hosting auf Servern in Deutschland.

2. Trello

Trello ist eine Projektmanagement-Software, die die Arbeit von virtuellen Teams enorm vereinfacht und effizienter macht. Sie ist im Stil eines kollaborativen Whiteboards online erstellt. Die verschiedenen Segmente erinnern an Haftnotizen, die Nutzer bearbeiten und verschieben können.

Trello hat eine intuitive Benutzeroberfläche und ist einfach zu bedienen. Die Mitarbeiter benötigen also keine steile Lernkurve, um von den Vorteilen Gebrauch zu machen. Mit Trello können Unternehmen verschiedene Whiteboards eröffnen und die Mitarbeiter den Tafeln zuordnen. 

Bei den Projekten auf Trello gibt es farbige Markierungen, die zeigen, welche Dringlichkeit die einzelnen Aufgaben haben. Per E-Mail werden, je nach Einstellung, Updates zu den Aufgaben, neue Aufgaben oder Notizen zu den Projekten an die Kollegen übersandt. Diese Einstellung ist zusätzlich zur direkten Arbeit auf der Benutzeroberfläche möglich.

Die Kommunikation ist mit Trello ebenfalls einfach. Die Projekte auf der Plattform haben einen Chat-Bereich, um Notizen oder Anlagen hinzuzufügen. Das Projekt selbst kann eingegeben, beschrieben oder als Link eingefügt werden. Daneben gibt es die Möglichkeit von direkten Chats zwischen Teammitgliedern, Führungskräften oder Kunden, sofern diese eingebunden sind.

3. Asana

Asana ist ein Tool für die Zusammenarbeit, das einfach zu bedienen ist. Es ist vor allem für das Aufgabenmanagement ausgelegt und verfügt über eine unkomplizierte Benutzeroberfläche. Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen keine aufwendige Einarbeitung und Schulung für Asana.

Die Software punktet mit ihrer Flexibilität, die die Arbeitsabläufe verbessert und sich variabel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt. Egal von welchem Ort aus Ihre virtuellen Teams arbeiten, Manager können das Tool für verschiedene Projekte und Aufgaben bestimmten Personen zuordnen.

Ohne langes Suchen haben die Arbeitnehmer einen guten Überblick darüber, welche Aufgaben am dringendsten sind und mit welchen Kollegen sie ein Projekt bearbeiten. Mit diesen können sie entweder im Projekt selbst oder über Chats mit dem Team Kontakt aufnehmen, um eine Frage beantworten zu lassen oder sich Tipps von erfahrenen Mitarbeitern hinsichtlich des Projekts zu holen.

Der Vorteil von Asana ist, dass alle Projekte nach Abschluss archiviert werden. Diese Daten können Sie in andere Business-Lösungen übertragen und erhalten so Informationen zur Dauer und Produktivität der Projekte. Auch die Arbeitsbelastung kann in Asana eingesehen werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und Zuordnung künftiger Aufgaben.

Alle Informationen können auf Wunsch auch als E-Mail an die Adresse des Nutzers gesendet werden. Diese Einstellung kann individuell vorgenommen werden. Asana ist skalierbar und Sie können die Software und ihre Funktionen an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen. Hierfür gibt es verschiedene Preismodelle, die von Basic bis hin zu Enterprise reichen.

4. Zoho

Auch Zoho ist eine Komplettlösung für die Zusammenarbeit von virtuellen Teams weltweit. Das Tool wird nach eigener Auskunft von mehr als 100 Millionen Nutzern verwendet. Trotz seiner Definition als CRM und Tool für Aufgabenmanagement bietet Zoho viele Möglichkeiten für die Kollaboration von Abteilungen und Teams. Insofern lässt sich ein Vergleich mit Bitrix24 vornehmen. Unter den Collaboration-Tools gehört es zu denjenigen, die einfach einzurichten und zu navigieren sind.

Aufgaben und Projekte lassen sich mit Zoho einfach erstellen und einem Team zuordnen, unabhängig vom Standort. Die vielen Möglichkeiten der Integration mit anderer Software helfen bei der fehlerfreien Übergabe und Auswertung von Daten. Weitere Vorteile von Zoho sind, dass es minutengenau die Zeit verfolgt und Projekte Schritt für Schritt überwachen kann.

Zoho ermöglicht die direkte Zusammenarbeit durch Chats, versendet E-Mails und erlaubt eine Auswertung und gleichzeitige Rechnungslegung. Die Software lässt sich einfach an die Größe und Herausforderungen von Unternehmen oder Selbständigen anpassen. Als internationaler Anbieter eignet sie sich für die weltweite Zusammenarbeit, denn sie ist in vielen Sprachen verfügbar und kann für die jeweiligen Bedingungen vor Ort eingerichtet werden.

5. Microsoft 365 mit Microsoft Teams

Zu den beliebten Collaboration-Tools von Unternehmen gehört die Kombination von Microsoft 365 und Microsoft Teams. Viele Unternehmen nutzen bereits MS-Office-Produkte wie Excel, Word oder PowerPoint. Dank der Ergänzung von Microsoft Teams ist eine weltweite Zusammenarbeit möglich. 

Sie können Dokumente freigeben und andere Mitarbeiter zur Bearbeitung einladen. Auch Notizen sind möglich. Die Aktualisierung erfolgt jeweils in Echtzeit, sodass jeder Anwender an einem aktuellen Dokument arbeitet.

Microsoft Teams beinhaltet allerdings noch mehr Lösungen für Teamwork. Hierzu gehören ein Chat und Videokonferenzen. Die bearbeiteten Dokumente können auf einer Speicherplattform abgelegt und aufgerufen werden.

Auch wenn MS 365 mit Microsoft Teams selbst kein Programm für Projektmanagement umfasst, haben Unternehmen viele Integrationsmöglichkeiten in ihre eigenen Business-Lösungen. 

6. Wrike

Wrike ist eine Plattform, mit der Sie Projekte und Arbeitsabläufe in Teams verwalten können. Es ist kostenlos, wenn Sie eine bestimmte Nutzerzahl nicht überschreiten und Ihnen die grundlegenden Funktionen ausreichen. Unternehmen haben mit Wrike eine gute Erfahrung gemacht, weil es eine unkomplizierte und einfach zu navigierende Benutzeroberfläche hat. Diese können Sie, je nach Einstellung, in verschiedenen Ansichten und aus unterschiedlichen Perspektiven anzeigen.

Als Projektmanagement-Software bietet Wrike verschiedene Boards, die von Managern und Teammitgliedern überwacht und bearbeitet werden können. Es können Aufgaben und Projekte zugeordnet und priorisiert werden. Berichte und Reports erlauben die Auswertung der gesammelten Daten. Sie stellen die Arbeitsbelastung, Aufgabenzuordnung und die Verteilung der Ressourcen visuell und in Zahlen dar. Für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams gibt es etliche Features wie das Teilen von Dateien, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und die Möglichkeit, Kollegen zu kontaktieren.

Welche Trends gibt es bei Collaboration-Tools?

“Global Teamwork” ist ein Begriff, der immer öfter zu hören ist. Unternehmen erschließen nicht mehr den lokalen Markt, sondern sind international unterwegs. Das bedeutet auch, dass Teammitglieder oder Abteilungen in verschiedenen Ländern präsent sind und so zusammenarbeiten müssen.

Um virtuell kommunizieren zu können, gibt es bereits viele Tools zur Zusammenarbeit. Diese sind entweder als eigenständige Module oder in umfassende Lösungen integriert. Oft handelt es sich um Chats, Sprach- oder Videokonferenzen. 

In Zukunft wird künstliche Intelligenz noch mehr eingebunden werden. Mögliche Anwendungen reichen von der Terminplanung bis zu automatisierten E-Mails. Es ist denkbar, dass sich Whiteboards von verschiedenen Teilnehmern einer Videokonferenz bearbeiten lassen. Sogar das Erstellen von Hologrammen zur besseren Veranschaulichung von Projekten in einem virtuellen Meeting ist möglich.

Gerade bei der Zusammenarbeit internationaler Teams ist in Zukunft wahrscheinlich, dass KI-Software simultan Videoschaltungen synchronisiert oder mit Untertiteln versieht. So können auch Teammitglieder miteinander kommunizieren, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Dasselbe gilt für die sofortige Übersetzung von Dokumenten in eine andere Sprache, um von einem Teamkollegen in einer Videokonferenz Feedback zu erhalten.

Die Möglichkeiten für weltweite virtuelle Teamarbeit sind riesig. Wie schnell sich neue Methoden oder Verfahren etablieren, hängt allerdings von der Nachfrage der Unternehmen ab, die sie nutzen. Nicht zuletzt sind für die Verbreitung von Technologien auch die Preise wichtig.

Fazit

Teamarbeit spielt sich nicht nur in einem Raum oder an einem Standort ab. Zusammenarbeit von Mitarbeitern findet immer häufiger über zeitliche und Landesgrenzen hinweg statt - vorausgesetzt, sie nutzen die richtigen Collaborations-Tools. Hiermit können sie unabhängig von einer bestimmten Niederlassung arbeiten und erreichen zusammen doch die geschäftlichen Ziele.

Software für die Teamarbeit gibt es von vielen namhaften Anbietern. Unternehmen können entscheiden, ob einzelne Module die betrieblichen Anforderungen erfüllen oder ob sich eher Komplettlösungen lohnen. Das hängt davon ab, welche andere Software bereits verwendet wird und ob bestimmte Tools zu mehr Produktivität beitragen.

Ein Programm für die Zusammenarbeit, das sich auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Kommunikation beschränkt, ist beispielsweise Microsoft 365 mit Microsoft Teams. Projektmanagement-Tools sind ebenfalls für virtuelle Teams geeignet. Software wie Trello, Asana oder Wrike ermöglichen das Erstellen und Verfolgen von Aufgaben, die Zuordnung zu bestimmten Mitarbeitern und die Auswertung oder Darstellung als Bericht. Aufgaben können vom Manager oder den Teams priorisiert und verändert werden. Gleichzeitig beinhalten diese Programme Möglichkeiten, Chats, E-Mails oder Videokonferenzen durchzuführen.

Eine praktische Komplettlösung ist Bitrix24. Das Programm enthält verschiedene Module, die Sie alle zusammen nutzen können. Hierzu gehören CRM, Aufgaben- und Mitarbeiterverwaltung und Kommunikation. Das Tool ist weltweit einsetzbar und passt sich hinsichtlich der Funktionen an Ihre Unternehmensgröße und Bedürfnisse an. Mit einer kostenlosen Registrierung können Sie sogleich beginnen, die Module zur Zusammenarbeit zu nutzen.