Richtlinie zur Arbeit vom Homeoffice: der endgültige Leitfaden und bewährte Verfahren

Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus richtig analysieren

Um eine Richtlinie zur Arbeit vom Homeoffice erstellen zu können, die die konkreten Arbeitsbedingungen und die Zielstellungen des Unternehmens berücksichtigt, müssen die Vorteile und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus zunächst richtig analysiert werden. Diese lassen sich nicht universell auflisten. Sie sind vielmehr von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Standorte und der Unternehmensbranche abhängig. So kann in einer reinen Produktionsstätte keine Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice erfolgen. Arbeitet ein größerer Teil der Mitarbeitenden dagegen ganz oder teilweise im Büro, können einige Vor- und Nachteile grundsätzlich gegenübergestellt werden.

Zu den Vorteilen der Arbeit im Homeoffice gehören aus Mitarbeitersicht die Flexibilität bei der Einteilung der Arbeit und in gewissem Rahmen der Arbeitszeit. Durch das vom Management entgegengebrachte Vertrauen arbeiten Mitarbeitende im Homeoffice meist engagierter und somit produktiver. Pendelzeiten für den Weg ins Unternehmen entfallen, was sich in einer erhöhten Freizeit wiedergibt. Sofern ein eigenes Arbeitszimmer vorhanden ist, fördert die Tätigkeit im Homeoffice die Konzentration und Effizienz der Arbeit. Die Vorteile aus Unternehmenssicht liegen in einer geringeren Arbeitsausfallzeit aufgrund verringerter Krankheitstage, erhöhter Produktivität und einer Kostenersparnis dank weniger benötigten Büroarbeitsplätzen.

Den Vorteilen stehen jedoch auch einige Nachteile gegenüber. Sicherheitslücken bei der Datenübertragung vom Homeoffice in das Unternehmensnetzwerk stellen eine große Gefahr dar und müssen durch Softwarelösungen abgefangen werden. Die Isolation der Mitarbeitenden kann zu einer Verschlechterung des Arbeitsklimas innerhalb des Unternehmens führen. Die Arbeit im Homeoffice erfordert bestimmte charakterliche Eigenschaften wie Selbstdisziplin, Selbstorganisation und Eigenverantwortung, ohne die eine Trennung zwischen Arbeit und Privatleben schwierig wird. Technische Probleme können die Arbeit behindern, ebenso wie mangelnde Kommunikation unter den Teammitgliedern.

Eine gute Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice muss mindestens die genannten Faktoren und einige gesetzliche Rahmenbedingungen berücksichtigen. Konkrete Vorschläge zur Ausgestaltung geben unsere Tipps.

Gesetzliche Regelungen und Richtlinien bei der Arbeit vom Homeoffice beachten

Beim Erstellen einer Richtlinie zur Arbeit von zu Hause aus sind auf jeden Fall die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Arbeitsrechts zu beachten, sofern das Unternehmen in Deutschland tätig ist. Ein bestehender Arbeitsvertrag muss dabei in der Regel aber nicht geändert werden. Es reicht aus, eine Zusatzvereinbarung zu einem bestehenden Arbeitsvertrag abzuschließen. Darin wird die Nutzung der vom Unternehmen gestellten Arbeitsmittel vereinbart. Die private Nutzung des firmeneigenen Notebooks sollte dabei aus Datenschutzgründen ausgeschlossen werden.

Jede•r Mitarbeitende steht auch im Homeoffice unter Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Zu beachten ist dabei allerdings, dass der Weg zur Toilette oder in die Küche nicht eingeschlossen sind. Gegebenenfalls ist dafür der Versicherungsschutz zu erweitern. Im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz ebenso, wie bei der Arbeit im Büro. Die gesetzlich vorgeschriebene Höchstarbeitszeit darf nicht überschritten werden, Ruhezeiten und Pausen sind einzuhalten, auf das Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen ist ebenfalls zu achten. Zeiterfassungstools können bei der Arbeitszeiterfassung hilfreich sein.

Festlegung von Zielstellungen und Verfahrensweisen

In der Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice muss eine klare Zielstellung formuliert werden, welche Arbeit von zu Hause aus erledigt werden kann und wie diese umgesetzt werden soll. Der Zweck der Richtlinie muss jedem Mitarbeitenden verständlich dargelegt werden. Mit dem Dokument – einsehbar über ein gutes Dokumentenmanagementsystem - sind die Grundwerte der Unternehmenskultur auf die Arbeit im Homeoffice zu übertragen.

Ein Bestandteil der Richtlinie für das Arbeiten von zu Hause aus muss die Definition von Stellenbeschreibungen sein, die für eine Remote-Arbeit infrage kommen. Zu berücksichtigen sind dabei Faktoren wie die Verantwortung dem Kunden oder Kundin gegenüber, die Möglichkeiten der Kommunikation und die Vermeidung von Sicherheitsrisiken beim Computereinsatz.

Beim Erstellen einer Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause aus ist die Verfahrensweise zur Auswahl der geeigneten Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Diese müssen in der Lage sein, zuverlässig, gut organisiert und diszipliniert alle übertragenen Aufgaben zu erfüllen.

Arbeitszeiten definieren und Termine verwalten

Geregelte Arbeitszeiten mit einer Erreichbarkeit für Feedbacks und eine zuverlässige Terminverwaltung sind nicht nur bei der Arbeit von Projektteams notwendig. Sie sind aber eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Arbeit.

In jede Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice müssen deshalb Vorgaben zur Arbeitszeit eingeschlossen werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder hält man sich an die üblichen Büroarbeitszeiten des Unternehmens oder es werden flexible Zeiten mit einer Kernarbeitszeit vereinbart. Wichtig ist, dass sich jeder Teammitarbeitende an diese Zeiten hält. In den Regularien ist auch zu vereinbaren, ob die Mitarbeitenden während ihrer gesamten Arbeitszeit online erreichbar sein müssen oder nur zu festgelegten Kernzeiten. Dann ist eine Reaktionszeit für Feedbacks zu vereinbaren. Zur Arbeitszeitregelung gehört ebenfalls eine Verfahrensweise zur Terminabstimmung, beispielsweise für Videokonferenzen eines Projektteams. Ein geeignetes Softwaretool in Form eines Gruppenkalenders mit Terminplaner kann in die Richtlinie zur Arbeit vom Homeoffice aufgenommen werden.

Kommunikationskanäle vereinbaren und priorisieren

Zu den Best Practices für die Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause aus gehört die Definition der geeigneten Kommunikationskanäle. Da die direkte mündliche Kommunikation im Unternehmen weitestgehend entfällt, müssen in einer Richtlinie zur Arbeit vom Homeoffice die Formen der Kommunikation innerhalb der Teams, zwischen Mitarbeitenden und dem Management präzise formuliert werden.

Das ständige Verschicken von E-Mails oder Sofortnachrichten per Instant Messenger beeinträchtigt die Effektivität der Arbeit. Standards können sie fördern. So kann es nützlich sein, einen täglichen kurzen Videochat zwischen Teamleitenden und Mitarbeitenden zu etablieren, um die anliegenden Arbeitsaufgaben abzustimmen. Geeignete Kollaborationstools, die eine Online-Aufgabenverwaltung implementieren, halten alle Teammitglieder auf dem aktuellen Arbeitsstand. Eine Online-Dokumentenverwaltung sichert den Zugriff auf Berichte und Statistiken.

In der Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice ist die Nutzung der jeweiligen Tools festzulegen, zu priorisieren und die Zugriffsmöglichkeiten auf das Dokumentenmanagementsystem zu bestimmen.

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Regelungen für IT-Ausstattung und den Support

In jede Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice sind konkrete Angaben zur IT-Ausstattung des Remote-Arbeitsplatzes zu integrieren. Neben dem Internetzugang mit entsprechender Bandbreite benötigen die Mitarbeitenden im Homeoffice einen PC oder Notebook plus Zubehör und Software, die die firmeninternen Notwendigkeiten berücksichtigen. Zur Software gehören - zusätzlich zu den bereits erwähnten Kollaborationstools - eine geeignete Projektmanagement-Software und Standardwerkzeuge für die Dokumentenbearbeitung sowie eine spezielle Software für das jeweilige Arbeitsgebiet.

Die Bereitstellung der Hard- und Software allein reichen aber nicht aus. Das Unternehmen muss auch für den benötigten Support sorgen. So sollte ein Ticketsystem und ein Helpdesk den Mitarbeitenden im Homeoffice zur Verfügung stehen und die Regelungen zur Nutzung in der Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice verankert werden. Eine der besten Lösungen für den IT-Support stellt die Implementierung einer Remotedesktop-Sharing-Software dar, mit der das Supportteam Zugriff auf den Computer des Mitarbeitenden erhält. Die Verhaltensweise dabei ist beim Erstellen einer Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause aus zu berücksichtigen.

Sicherheitsstandards aufstellen und einhalten

Nicht nur die Regeln zur Bereitstellung der benötigten Hard- und Software und für den IT-Support gehören in eine Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice, sondern auch die Sicherheitsstandards beim Einsatz der Hard- und Software.

Mitarbeitende im Homeoffice müssen sich der Tatsache bewusst sein, dass nur eine sichere Übertragung ihrer Arbeitsergebnisse das Unternehmen vor Industriespionage schützt und Personendaten nicht von Unbefugten abgefangen werden können.

Einen wichtigen Beitrag zur Datensicherheit leistet das Unternehmen, wenn es seinen remote arbeitenden Mitarbeitenden mit Kommunikationstools, Projektmanagement-Software und Dokumentenmanagement als Cloudanwendungen ausstattet. Damit wird zunächst ausgeschlossen, dass sicherheitsrelevante Daten direkt auf dem Computer im Homeoffice gespeichert werden, was den Zugriff für Unbefugte deutlich erschwert. Eine weitere wichtige Anweisung, die in der Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice verankert werden muss, ist das Verbot zur Nutzung öffentlicher WLAN-Zugangspunkte, die nicht selten anfällig für Sicherheitslücken sind. Schließlich sollte eine Software zur Datenverschlüsselung – ein Virtual Private Network (VPN) -- im Unternehmen implementiert und für die Datenübertragung per Richtlinie vorgeschrieben werden, was einen hohen Sicherheitsstandard gewährleistet.

Regelmäßige Bewertung und Anpassung der Richtlinie zur Arbeit vom Homeoffice

Bei der Erstellung einer Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus und beim Verfahren ihrer Durchsetzung sollten die Verantwortlichen im Unternehmen die eigenen Mitarbeitenden einbeziehen. Durch Umfragen und Diskussionen innerhalb der gesamten Belegschaft wird sichergestellt, dass faire Bedingungen für Remote-Mitarbeitende geschaffen und möglichst alle Faktoren für eine erfolgreiche Arbeit berücksichtigt werden.

Bei der Umsetzung der Vorgaben ist das Feedback durch die im Homeoffice Beschäftigten ebenso wichtig, wie das Sammeln von Leistungsmetriken. Es gilt zu bewerten, ob die Produktivität den Erwartungen entspricht, Projekte termingemäß abgeschlossen wurden, die Berichterstellung planmäßig erfolgte und die Kommunikation allen Anforderungen gerecht wurde.

Für viele Unternehmen sind Richtlinien zur Arbeit im Homeoffice noch Neuland. Vor drei Jahren war die Arbeit im Homeoffice noch ein Ausnahmefall, heute wird sie mehr und mehr zur Regel. Das ständige Hinterfragen der Festlegungen innerhalb der genannten Arbeitsrichtlinie und falls notwendig, eine Anpassung sichern den langfristigen Erfolg der Arbeit von zu Hause aus.

Erfahrungen anderer Unternehmen nutzen

Für große und international agierende Unternehmen ist es keine leichte Aufgabe, eine Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice zu erstellen, die allen Bedingungen in den verschiedenen Standorten entspricht. Vor diesen Problemen stand Google zu Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020. Ab März 2020 erlaubte der Konzern deshalb allen Mitarbeitenden die Arbeit aus dem Homeoffice. Die Google-Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause aus war zunächst auf 30 Tage befristet, musste dann aber mehrfach verlängert werden. Die erste Richtlinie wurde wegen Sicherheitsbedenken angepasst, später gab es langfristige Änderungen. Im Jahr 2020 wurde immer wieder betont, dass Mitarbeitende zum Wohlergehen der Kundschaft wieder in ihre Büros zurückkehren sollten, jetzt allerdings hat sich die Situation geändert. Dem Wunsch von vielen Mitarbeitenden wurde nachgegangen und die aktuellen Bedingungen sehen bei Google seit April 2022 eine neue Richtlinie vor, die ein hybrides Arbeitsmodell gewährt, welches mindestens drei Bürotage und bis zu zwei Tage aus dem Homeoffice vorsieht.

Auch der internationale Konzern Amazon verfolgt ein ähnliches Konzept. Zunächst erlaubte Amazon seinen Mitarbeitenden 2020 eine begrenzte Zeit im Homeoffice zu arbeiten, sie sollten aber schnellstmöglich wieder in ihre Büros zurückkehren. Zwischenzeitlich wurde die Amazon-Richtlinie zum Arbeiten von zu Hause aus mehrfach modifiziert. Sie soll dem Wunsch der Mitarbeitenden nach mehr Flexibilität Rechnung tragen, gleichzeitig aber kundenzentriert sein. Die neue Work-from-Home-Richtlinie basiert auf einem Mitspracherecht der Teams bei der Gestaltung einer hybriden Arbeitszeit. Die Manager•innen der einzelnen Teams entscheiden in Abstimmung mit den Mitarbeitenden über den Anteil der Arbeitszeit im Büro und im Homeoffice. Dabei muss allerdings die für den Kunden oder die Kundin die beste Lösung im Fokus der Entscheidung stehen.