Erfolgreich im Home Office arbeiten

Gerade in den Zeiten der Covid-19-Pandemie ist das Home Office nicht wegzudenken. Man trifft überall auf diesen Begriff. Eventuell haben Sie sich schon gefragt, was es mit diesem Begriff auf sich hat.

In diesem Artikel finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen rund um das Thema Home Office. Was ist die Definition von Home Office? Was steckt wirklich dahinter? Was sind die Voraussetzungen? Was für Vor-und Nachteile gibt es beim Home Office? Welche Herausforderungen stellt das Home Office dar? Welche Formen von Home Office existieren? Welche Arbeitsmittel stellt mir der Arbeitgeber? Hat jeder Arbeitnehmer ein Anrecht auf Home Office?

Was ist Home Office?

Was ist eigentlich Home Office? Was steckt hinter diesem modernen Begriff? Früher hieß das Home Office einfach Heimarbeit. Beim Home Office arbeitet man von zu Hause aus, man richtet sich einen Arbeitsplatz zu Hause ein. Wie das ganze genau aussieht, hängt vom Beruf und dem Arbeitgeber ab. In der heutigen Zeit bieten zahlreiche Unternehmen ihren Mitarbeitern die Option des Home Offices an, damit Arbeitnehmer flexibler sein können. Dies kommt vor allem Familien entgegen, wo beide Elternteile arbeiten. Somit kann man einen Teil seiner Aufgaben von zu Hause aus bearbeiten. Es müssen selbstverständlich gewisse Regeln bezüglich der Arbeitszeit und Erreichbarkeit eingehalten werden. Der Arbeitgeber stellt in den meisten Fällen einen Firmencomputer beziehungsweise einen Laptop und ein Diensthandy zur Verfügung. Ist Home Office genehmigt und vereinbart worden, gehört die Arbeit zu Hause zur Arbeitszeit und wird somit mit dem Gehalt abgegolten.

Viele Firmen bieten aktiv die Home Office Möglichkeit an, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, denn flexible Arbeitszeiten sind heute stark gefragt. Die Home Office Möglichkeit steht für viele als mehr Freiheit im Berufsleben. Die meisten Arbeitnehmer stellen sich darunter frei einteilbare Arbeitszeiten, kurze bis hin zu gar keine Arbeitsfahrwege und ein konzentriertes Arbeiten ohne Lärmpegel des Großraumbüros vor. Für viele kann somit Beruf, Familie, Haushalt und Freizeit besser unter einen Hut gebracht werden. Darüber hinaus haben bisher schon mehrere Studien bestätigt, dass die Produktivität der Mitarbeiter im Home Office steigen kann.

Jedoch hat man als Arbeitnehmer nicht automatisch das Anrecht auf Home Office. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind Firmen nicht gesetzlich verpflichtet Home Office Lösungen anzubieten. Wenn es die Home Office Option gibt, wird diese meist in den Arbeitsvertrag mitaufgenommen.

Welche Formen von Home Office gibt es?

Es gibt verschiedene Formen von Home Office je nach der Art der Arbeit, die ausgeführt wird. Die erste und sehr seltene Form des Home Office ist, wenn der Arbeitnehmer sämtliche Aufgaben von zu Hause aus erledigt. Sprich er oder sie hat keinen Arbeitsplatz im Unternehmen. Die zweite und sehr kommune Form ist das alternierende Home Office. Dabei arbeitet man abwechselnd von zu Hause und im Büro, daher hat der Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Die dritte Form ist die mobile Telearbeit. Bei dieser Arbeitsform ist man unterwegs und führt seine Tätigkeiten an wechselnden Arbeitsorten aus (beispielsweise Außendienstmitarbeiter, Vertreter und Kundenbetreuer).

Es gibt sowohl für den Arbeitgeber sowie für den Arbeitnehmer mehrere Vorteile, die das Home Office mit sich bringt. Jedoch gibt es auch einige Nachteile, die man beachten sollte. Vor- und Nachteile werden im folgenden Text zusammenfassend aufgelistet.

Vorteile vom Home Office

·       Keine langen Arbeitswege: das spart Kosten und wertvolle Zeit. Somit fängt der Arbeitstag entspannter an und es bleibt mehr Freizeit nach Feierabend. Außerdem kommt es auch der Umwelt zugute, wenn man sonst mit dem Auto zur Arbeit fährt. Wenn das Auto daher stehen bleibt, kommt das der Umwelt zu gute.

·       Weniger Ablenkung durch Kollegen: Kaffeepausen mit den Kollegen auf Arbeit kosten Zeit. Im Home Office kann diese Zeit für die eigentliche Arbeit gebraucht werden.

·       Ein ruhigeres Arbeitsumfeld: somit kann man sich besser konzentrieren. In Großraumbüros wird man oft von einem starken Lärmpegel gestört und ein konzentriertes Arbeiten fällt schwer.

·       Attraktiver Arbeitgeber: die Home Office Option macht Arbeitgeber in der heutigen Zeit attraktiver, da jeder nach Flexibilität sucht. Jeden Tag von 9 bis 17 Uhr im Büro anwesend zu sein, ist für viele Menschen keine Option mehr.

·       Spart Kosten von Arbeitsplatz: dies trifft nur ein, wenn der Mitarbeiter komplett im Home Office arbeitet. Dann muss der Arbeitgeber keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen stellen, was die Kosten senkt.

Nachteile vom Home Office

·       Weniger Kontakt zu den Kollegen: das bedeutet nicht nur weniger Lärm, sondern auch einen erschwerten Informationsfluss. Im Unternehmen erfährt man oft durch Meetings und Gespräche am Arbeitsplatz wichtige Details. Im Home Office muss man sich darauf verlassen, dass die wichtigsten Informationen an einen weitergeleitet werden.

·       Weniger Kontakt zu den Arbeitskollegen kann einen Vereinsamungseffekt mit sich bringen, welcher sich auf Dauer negative auswirken kann.

·       Erhöhter Motivationsfaktor, besseres Zeitmanagement und hohe Selbstständigkeit notwendig: im Home Office ist man selbst für seinen Arbeitstag verantwortlich, währenddessen im Büro der Chef meist nicht weit von einem entfernt ist.

·       Fehlende Kontrolle: wichtiger Punkt für Chefs

·       Fehlende Strukturen

·       Ablenkungsmöglichkeiten zu Hause durch Familie, Kinder, Haushalt: diese Ablenkungsmöglichkeiten sind im Büro nicht gegeben, nur die Ablenkung durch Kollegen.

·       Fehlende Sichtbarkeit: leider wird man bei Promotionen und Gehaltserhöhungen oft übersehen, da man nicht im Büro anwesend ist. Man wird somit oft vom Vorgesetzten übergangen oder schlichtweg vergessen.

Arbeiten im Home Office

Wie oben aufgezeigt wurde, gibt es Vor-und Nachteile des Home Office Konzepts. Fazit ist, dass Home Office nicht für jeden Arbeitnehmer gleich gut geeignet ist. Neben den vielen Vorteilen existieren auch ein paar Nachteile, über die man sich auf jeden Fall Gedanken machen sollte. Es kommt natürlich auch auf den auszuübenden Beruf an. Es gibt Berufe, die sind eher für die Heimarbeit geeignet als andere.

Es ist eine Herausforderung im Home Office produktiv zu sein, da viel Ablenkungspotenzial in den eigenen vier Wänden lauert. Damit Sie effizient von zu Hause arbeiten können, sollten Sie sich die folgenden Ratschläge zu Herzen nehmen. Der erste Schritt ist es eine funktionierende, angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Sehr wichtig ist es auch Arbeit und Freizeit zu trennen. Sie sollten festlegen, wo zu Hause der Arbeitsbereich und wo der Freizeitbereich ist, auch wenn es sehr verlockend ist Emails vom Bett oder von der Couch aus zu schreiben. Es ist auch auf Dauer nicht ratsam im Schlafanzug oder der Jogginghose zu arbeiten.

Nehmen Sie Pausen ernst, sie sind ein Muss. Ihr Kopf braucht auch einmal Pause. Nutzen Sie die Zeit und bewegen Sie sich ein wenig, schnappen Sie ein wenig frische Luft, strecken Sie sich oder schalten Sie bei der Zubereitung des Mittagessens ab. Danach können Sie wieder mit neuer Energie an die Arbeit. Es ist auch sehr ratsam, dass Sie trotz Home Office Ihre normale Morgenroutine einhalten. Wenn Sie zum Beispiel immer um 6 Uhr morgens aufstehen und joggen gehen, sollten Sie dies auch weiterhin tun. Erstellen Sie einen Zeitplan und halten Sie diesen auch ein. Wenn Sie diese Empfehlungen befolgen, dann steht einem erfolgreichen und produktivem Home Office nichts im Wege.

Sonderfall „Home Office Quarantäne“

Ein Sonderfall ist es natürlich, wenn man wegen einer Quarantäne plötzlich nicht mehr ins Büro kommen darf. Somit wird man sozusagen in das Home Office reingezwungen. Da ist das Home Office dann nicht als Mitarbeiter-Benefit anzusehen, sondern ein Muss, da der Grundsatz der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern gilt.

Dies ist ein wichtiges Thema in den jetzigen Tagen. Aufgrund des sich schnell ausbreitendem Corona Viruses müssen immer mehr Leute wegen einem Covid-19 Fall im Umkreis oder als Vorsichtsmaßnahme in die Quarantäne und arbeiten somit im Home Office. So muss man sich in Quarantäne gezwungenermaßen in die Home Office Arbeit einfinden, was für einige eine Herausforderung, vor allem für Heimarbeit-Neulinge, darstellt. Jedoch sollen die Themen und Tätigkeiten so gut wie möglich trotz Quarantäne vorangetrieben werden. Es ist wichtig stets mit dem Team verbunden zu sein und so effizient wie auch am regulären Arbeitsplatz zu arbeiten. Da kommt es natürlich auf eine gute Organisation an, nicht nur die Selbstorganisation sondern auch die Teamorganisation. Heutzutage existieren zahlreiche technische Tools wie zum Beispiel Skype, Slack, Google Drive, Doodle, Teamviewer, Factro und Trello und Co., die den Austausch und Informationsfluss enorm erleichtern. In einer Quarantäne finden zum Beispiel Teammeetings nur noch online statt. Dafür kann man verschiedene Tools oder Programme verwenden, beispielsweise Skype, Zoom Besprechungen, Team Messenger oder Google Hangout. So ist man immer mit seinem Team verbunden und kann sich austauschen. Wenn Sie auf der Suche nach einer Online Projektmanagementsoftware sind, Bitrix24 bietet eine sehr umfassende Onlinelösung für Task- und Projektmanagement an.

Bitrix24 ist eine bessere Lösung für die Arbeit im Home Office

Bitrix24 bietet eine komplette Suite von Tools für soziale Zusammenarbeit, Kommunikation und Management für Ihr Team, einschließlich CRM, gemeinsame Nutzung von Dateien, Zeitmanagement, Kalender und mehr. Bitrix24 wurde von über einer Million Organisationen weltweit gewählt und ist für unbegrenzte Benutzer in der Cloud kostenlos. Die On-Premise-Version der Plattform wird mit Quellcode-Zugang geliefert und kann auf Ihrem Server installiert werden. Bitrix24 hat verschiedene Tarifmodelle. Der kostenlose Zugang „Free“ ist regulär kostenlos für Einzelpersonen und kleinen Unternehmen bis zu 12 Arbeitnehmern. Aufgrund der Corona Pandemie hat Bitrix24 diese Obergrenze zeitweise aufgehoben, das heißt mittlerweile können unbegrenzt viele Benutzer mit der kostenlosen Version von Bitrix24 arbeiten. Es werden in dieser Variante 5 GB Onlinespeicherplatz gegeben. Darüber hinaus bekommen Sie Zugang zu 35 Tools, die Ihnen dabei helfen Arbeitsprozesse zu digitalisieren unter anderem: Kalendermanagement, Projektmanagement, CRM, Reporte, Rechnungen, Nachrichten, Chats, Gantt, Netzwerk und Taskmanagement. Das Beste ist, die Dateien können nicht nur in der Cloud oder lokal ausgewählt werden, sondern auch über Dropbox, Google Drive oder Microsoft Drive. Und das alles kostenlos!

Sie fragen sich vielleicht, was dann mit dem kostenlosen Account nach der Corona Krise passiert? Bitrix24 wird die Nutzer der Freeware im Voraus informieren, dass sie noch 30 Tage Zeit haben ihre Dateien lokal abzuspeichern. Die Benutzer werden auch die Option haben eine vollständige Löschung ihrer Daten vom Bitrix24 Server durchzuführen.

Schlussfolgerungen

Wie oben beschrieben gibt es zahlreiche Vor- und Nachteile im Home Office Konzept, die jeder Arbeitnehmer für sich abwägen sollte. Home Office ist nicht jedermanns Sache. Um erfolgreich und produktiv im Home Office zu arbeiten, sollte man sich an einige Regeln halten wie beispielsweise die Schaffung einer funktionierenden und angenehmen Arbeitsumgebung. Das ist ein Muss. Außerdem sollten Arbeit und Freizeit getrennt werden. Sie müssen auch im Home Office nicht dauerhaft erreichbar sein. Des Weiteren müssen Pausen ernst genommen werden. Jeder Mensch braucht gezielte Pausen, um runterkommen zu können, um danach wieder effizient und produktiv weiterarbeiten zu können.

Heutzutage gibt es zahlreiche Tools, die einem das Home Office enorm vereinfachen.

Die oben vorgestellte Online Lösung Bitrix24  ist ideal für Teams an verschiedenen Standorten, die in Kontakt bleiben und effizient zusammenarbeiten wollen. Perfekte Lösung für remote work und das Beste ist, dass es kostenlos ist. Um einen reibungslosen Ablauf und effizientes Arbeiten zu gewährleisten, sollten Sie unbedingt Bitrix24 nutzen, ein toller Allrounder, vor allem in den Zeiten der Corona Pandemie. Probieren Sie es aus, Worauf warten Sie noch?