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10 wesentliche Grundlagen für das Videoprojektmanagement

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Bitrix24-Team
13. April 2022
Zuletzt aktualisiert: 5. Juli 2022

Die meisten Unternehmen bzw. Marketingabteilungen können sich eine erfolgreiche Arbeit ohne Videos gar nicht mehr vorstellen. Beinahe neun von zehn Unternehmen vertrauen auf die Werbewirksamkeit professionell gestalteter Videos. Videos können starke Markenbotschafter sein, das Image eines Produktes prägen oder Kunden einfach  nur neugierig machen. Bewegte Bilder können Informationen auf eine sehr wirkungsvolle und ansprechende Weise übermitteln. Der moderne Verbraucher ist mit dem Medium vertraut und erwartet in bestimmten Bereichen sogar eine weitaus effektivere Wissensvermittlung gegenüber dem Lesen von Beiträgen. Denken wir dabei nur an Montage- oder Bauanleitungen. Auch eine 360-Grad-Produktpräsentation in einem Videoclip ist viel informativer als eine Fotoserie mit einzelnen Aufnahmen. Zur Erstellung eines Videoclips für Marketingzwecke ist allerdings ein gutes Konzept notwendig, denn andernfalls kann es schnell zu einer zeit- und kostenintensiven Angelegenheit werden.

Die richtige Projektmanagementsoftware hilft Ihnen dabei, Projektvorlagen zu erstellen, alle anfallenden Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Die Erstellung zu standardisieren ist eine wichtige Voraussetzung, wenn es darum geht, Videos dauerhaft in die Marketingstrategie des Unternehmens zu integrieren.

Damit Ihre nächste Videoproduktion ein voller Erfolg wird, gibt dieser Artikel Ihnen einige grundlegende Empfehlungen für ein effizientes Videomanagement.

FAQ

Was ist Videoprojektmanagement?

Unter Videoprojektmanagement versteht man den gesamten Arbeitsablauf, der für die Produktion eines Videos notwendig ist. Dieser Workflow umfasst alle organisatorischen Aufgaben, die Produktion des Videos, das Marketing für das Produkt und das Sharing des Videos in den gewünschten Kanälen. Dabei ist ein vorgegebener Zeitplan unter Beachtung des geplanten Budgets zu erfüllen.

Was brauche ich für eine Videoproduktion?

Eine Videoproduktion besteht aus drei Phasen: Vorproduktion, Videoerstellung und Postproduktion. Die Vorproduktion beinhaltet Ideenfindung, ein Drehbuch, Budgetplanung und die Erstellung der Aufgaben für die Produktion. Bei der Videoerstellung erfolgt der eigentliche Dreh des Films. Die Postproduktion umfasst Schnitt, Vertonung und Export in das gewünschte Videoformat.

Wie organisiere ich eine Videoproduktion?

Zuerst muss die Zielgruppe für das Video definiert werden. Das beinhaltet auch die Auswahl der geeigneten Plattform für das Video. Als nächster Schritt wird der Inhalt aufbereitet. Darauf folgend müssen der zeitliche Umfang und das Budget eingeplant werden. Schließlich muss das Video erstellt und vermarktet werden.

Wie lässt sich der Erfolg eines Videoprojektes bewerten?

Der Erfolg eines Videoprojektes lässt sich zunächst durch die Abrufzahlen bewerten. Auf Videoplattformen wie YouTube gibt es dafür Statistiken vom Betreiber der Plattform, auf einer eigenen Website lassen sich Abrufstatistiken implementieren. Zudem sollten Videos mit Interaktionen versehen werden und die Nutzer zum Feedback ermutigen, im einfachsten Fall als Like-Button.

Was ist Online-Proofing?

Online-Proofing ermöglicht es, allen an einem Videoprojekt beteiligten Teammitgliedern die jeweils aktuelle Version eines Videos zu kommentieren, zu teilen und die Freigabe zu genehmigen. Online-Proofing ist eine sehr viel effizientere Methode für Feedbacks zu einem Bearbeitungsstand gegenüber klassischen Methoden der Kommunikation über E-Mails oder Dateifreigaben.

1. Videoprojektmanagement auf die Zielgruppe ausrichten

Für ein effektives Videomanagement sind die Bestimmung der Zielgruppe und die Kommunikation mit dieser eine der wesentlichsten Grundlagen, die den Erfolg bestimmen werden. Vor einer konkreten Planung der Videoprojekte müssen potenzielle Kunden für den Videoclip bestimmt werden. Für das Videoproduktionsprojekt spielen dabei solche Merkmale wie Demographie, Interessen, Hobbys, Bildungsgrad, Reizpunkte und Kaufverhalten der Zielgruppe eine wichtige Rolle.

Nachdem die Zielgruppe bestimmt ist, sollte als nächster Schritt eine auf diese zugeschnittene Botschaft für das Video definiert werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob es darum geht, ein Produkt oder eine Dienstleistung bekannt zu machen, eine Marke zu positionieren oder ein Markenprodukt zu pushen. Auch Supportfunktionen oder eine Anwendungsbeschreibung können sehr gut durch einen Videoclip veranschaulicht werden. Wichtig ist dabei, dass der Inhalt eine klare Aussage enthält und nicht mit Informationen überladen wird. Es ist besser, mehrere kurze Videos mit einer klaren Aussage zu produzieren, als einen längeren Clip mit einer Vielzahl an Informationen.

2. Eine Strategie für die Videoproduktion erstellen

Videoprojektmanagement beinhaltet Ideenmanagement. In einem Team aus Fachleuten verschiedenster Bereiche müssen Ideen gesammelt und Ziele für die Videoproduktion gesetzt werden. Definieren Sie Ziele, die mit der Erstellung und Veröffentlichung von Videocontent erreicht werden sollen. Neben der Zielstellung muss aber auch die Kontrolle der Erfüllung gewährleistet werden. Dazu sind objektive Kriterien erforderlich. Key Performance Indicators (KPIs) können eine gute Basis bilden. Je nach Videobotschaft können verschiedene Metriken eingesetzt werden, um den Erfolg zu messen. Das kann bei der einfachen Klickrate für den Aufruf eines Videos beginnen, sich über den Net Promoter Score fortsetzen und sogar in der Purchase Frequency, der Kaufanzahl in einem definierten Zeitraum, oder dem Customer Lifetime Value, dem Kundenlebensdauerwert, enden, wenn ein Video beispielsweise zur Verkaufsunterstützung in einem Onlineshop eingesetzt wird.

Die Strategie der Videoproduktion muss dabei unbedingt die drei Stufen im Videoproduktionsprozess beachten: Vorproduktion, den eigentlichen Produktionsprozess und die Postproduktion. Nur dann, wenn allen drei Phasen die notwendige Beachtung geschenkt und der erforderliche Zeitrahmen eingeplant wird, kann das Videoprojektmanagement ein wahrer Erfolg werden.

3. Vertrieb und Marketing in das Videoprojektmanagement integrieren

Ohne einen konkreten Marketingplan ist die Videoproduktion unvollständig. Zu den wichtigen Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz eines neu produzierten Videoclips gehört eine Promotion-Checkliste. Natürlich hängt es vom Inhalt und Zweck des Videos ab, welche Kanäle bespielt werden müssen. Unabhängig davon sollten alle Kunden des Unternehmens informiert werden. Ein leistungsfähiges CRM bietet dafür beste Voraussetzungen. Über personalisierte E-Mail-Kampagnen und Newsletter kann auf den Erscheinungstermin hingewiesen werden. Das Teilen und Interagieren über soziale Medien wie Instagram, Facebook und Twitter gehört ebenso zu den notwendigen Marketingmaßnahmen, wie die Schaltung von Ads in den bekannten und reichweitenstärksten Suchmaschinen. Eine gute Möglichkeit für die Promotion eines neuen Videoclips bietet auch die Einbeziehung von Influencern. Letzteres empfiehlt sich besonders für die Präsentation neuer Produkte für Konsumenten. Kündigen Sie das Video durch einen kurzen Trailer auf allen Medien an, die Ihr Unternehmen nutzt. Mit einem Countdown auf den Erscheinungstermin erzeugen Sie Spannung und eine Erwartungshaltung bei den Kunden.

4. Das Budget für das Videoproduktionsprojekt festlegen

Der Videoproduktionsprozess erfordert eine korrekte Budgetplanung. Obwohl es heute nicht mehr erforderlich ist, ein Produktionsunternehmen mit teurem Equipment mit der Produktion eines Werbefilms zu beauftragen, erfordert das Videogeschäft trotzdem einen nicht unerheblichen Aufwand, wenn dabei ein professionelles Produkt entstehen soll. Zwar kann ein qualitativ hochwertiger Videoclip, der auf die Veröffentlichung in sozialen Medien angesetzt ist, mit einem iPhone und der richtigen Beleuchtung erstellt und kostenlos auf YouTube oder Instagram veröffentlicht werden, ohne ein ausreichendes Budget wird der Erfolg aber ausbleiben. Das liegt besonders daran, dass auf die Vorproduktion und die Postproduktion ein nicht zu unterschätzender Anteil der Gesamtkosten entsteht.

Während der Vorproduktionsphase muss das Projekt beschrieben und ein Drehbuch erstellt werden. In dieser Phase wird auch die technische und personelle Ausstattung für die eigentliche Filmproduktion geplant. Zur Postproduktion gehören der Durchlauf des Filmmaterials, der Schnitt und die Audioaufbereitung sowie Korrekturdurchläufe. Diese Schrittfolgen erfordern Zeit und eine ausreichende finanzielle Absicherung.

5. Den Videoproduktionsplan mit den richtigen Tools verwalten

Videoprojektmanagement beginnt mit Planung. Darin unterscheidet es sich nicht vom Projektmanagement in anderen Bereichen. Als erfolgsversprechendes Tool für diese Aufgabenstellung eignet sich ein Kanban-Board.

Das Schreiben eines Drehbuchs gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Vorproduktion eines Videos. Mit Hilfe eines Storyboards werden die einzelnen Szenen des Films skizziert. Das Kanban-Board bietet die ideale Möglichkeit den Bearbeitungsstand zu kontrollieren und jede Szene nach dem Abschluss der Bearbeitung entsprechend zu kennzeichnen.

Über ein solches Bord lässt sich auch die Postproduktion planen und verwalten. Der Filmschnitt ist zu koordinieren, das Vorprodukt an die Audiobearbeitung zu übergeben. Wird der Film mit Musik unterlegt und gleichzeitig ein Sprecher miteinbezogen, müssen die entsprechenden Filmszenen abgestimmt werden. Neben der inhaltlichen, spielt auch die zeitliche Abstimmung beim Videoprojektmanagement eine dominierende Rolle.

Der Workflow zur Filmerstellung wird dabei als Zeitachse visualisiert. Gantt-Diagramme dienen dabei als ein sehr passendes Werkzeug. Anfangs- und Endtermine einzelner Arbeitsschritte werden festgelegt und die Abhängigkeit zwischen Aufgaben und den zugewiesenen Ressourcen werden abgebildet.


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6. Erstellung und Nutzung von Briefings und Storyboards standardisieren

Die Erstellung des Videoprojektmanagements zu standardisieren bedeutet, die Effizienz der Videoproduktion zu verbessern. Dabei werden Projektbeschreibungen mit kreativen Aufgaben der Produktionsarbeit verbunden. In der Praxis ist es oft so, dass Kunden oder Auftraggeber mit dem Projektmanagementteam viel Zeit während Briefings verbringen müssen, um die Details des Projektes abzustimmen. Meist geschieht das über E-Mail oder geteilte Ablagen. Nach der Abstimmung erfolgt die Freigabe auf die gleiche Weise. Das ist sehr zeitaufwendig, da es keine formalen Abläufe gibt, die Projektplanung und Start der Dreharbeiten verbinden.

Überwiegend arbeiten Kreativteams in der Filmproduktion mit eigenen Mechanismen zur Organisation ihres Workflows. Statt sich auf den genannten unstrukturierten Informationsfluss zu verlassen, sollten alle Beteiligten Aufgabenvorlagen benutzen. In diesen werden alle Assets bis hin zum Storyboard erfasst, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Aus den Vorlagen wird die Projektbeschreibungsdatei erzeugt und in einem Online-Speicher zur Verfügung gestellt. Freigaben und Genehmigungen können markiert werden und die termingerechte Produktion wird erleichtert.

7. Automatisierte Videouploads und Reviews ermöglichen

Ein entscheidender Abschnitt jeder Videoproduktion ist der Upload der ersten Filmversion an das Projektteam für den Review. Es gibt keine standardisierten Methoden zum Teilen einer hochauflösenden Rohfassung eines Videos. Meist werden die Dateien per FTP in eine Arbeitsumgebung übertragen, über Flashlaufwerke weitergegeben oder in privaten YouTube- oder Vimeo-Bereichen zur Verfügung gestellt. Bei der Übertragung großer Dateien zwischen verschiedenen Systemen muss mit der Fehleranfälligkeit der Übertragungswege gerechnet werden.

Um solche Fehler zu vermeiden und Zeitverluste durch zusätzliche Kommunikation zu verhindern, sollte die Software für das Videoprojektmanagement über Optionen verfügen, die per Upload-Funktion und Dateifreigabe die Videoverbreitung ermöglichen. Online-Proofing bietet einen zentralen Zugangspunkt für alle Beteiligten der Videoproduktion. Tools wie QuickReviewer oder Ziflow bieten einen solchen Funktionsumfang und lassen sich in komplexe Projektmanagementlösungen integrieren. Per Drag-and-drop-Funktion können Videos hochgeladen und für eine beliebige Anzahl von Nutzern freigegeben werden. Solche Werkzeuge verfügen auch über Feedback- und Genehmigungsfunktionen, wie sie im folgenden Abschnitt beschrieben werden.

8. Videoprüfungs-, Kommentar- und Genehmigungsprozesse auf einer geeigneten Plattform bereitstellen

Wie zuvor bei der Aufgabenbearbeitung beschrieben, bedarf es auch für die Prüfung, Kommentierung und Freigabe einheitliche Richtlinien für ein erfolgreiches Videoprojektmanagement. Die gängige Praxis ist, die einzelnen Versionen des Videos während der Produktionsphase auf YouTube, Vimeo oder einem anderen frei verfügbaren System zum Kommentieren oder Freigabe hochzuladen. Leider lassen diese Plattformen keine umsetzbaren Markups zum Kommentieren zu. Während der Prüfungsphase müssen Feedbacks aufwendig über Zeitstempel gegeben werden. Die Kommunikation läuft dabei meist über E-Mail und nicht immer synchron. Hinzu kommt, dass der Verlauf der Kommentare außerhalb der Videodatei und dazu oft noch in unterschiedlichen Formaten angezeigt wird.

Dem Projektmanagement obliegt es deshalb, dem gesamten Team zur Prüfung des Videos während der Produktionsphase eine Plattform zur Verfügung zu stellen, auf der das gesamte Feedback in einem Projektraum und mit jedem Element des Videos direkt verknüpft werden kann. Checklisten zur Entscheidungsfindung und standardisierte Genehmigungsprozesse helfen außerdem bei der Produktion bis zur finalen Freigabe des Videos.

9. Exportformate und Auflösung für das Video festlegen

Bereits mit der Zielgruppenausrichtung und der Planung für den späteren Einsatz des Videos sollten die Ausgabeformate im Videoprojektmanagement verankert werden. Für die meisten Videoplattformen und Social-Media-Kanäle eignen sich Videos, die in das mp4-Format konvertiert werden. Allerdings muss der Videoauflösung und dem Format besonderes Augenmerk geschenkt werden. Hochauflösende Videos sind vorzugsweise für Werbezwecke in Präsentationen oder für professionelle Filmvorführungen bzw. Fernsehwerbung zu erstellen. Für den eigenen Onlineshop, die Firmenwebsite, den YouTube-Kanal oder die Facebook-Präsentation reicht eine an die Ausgabegeräte (PC, Tablet oder Smartphone) angepasste Auflösung. Eine besondere Herausforderung kann die zusätzliche Veröffentlichung auf Instagram oder Snapchat sein, da diese Dienste die Wiedergabe von vertikalen Formaten bevorzugen. Soll also ein Video bildschirmfüllend auf dem PC-Monitor erscheinen als auch in einer Instagram-Story, so muss dies bereits bei der Konzeption des Films berücksichtigt werden.

10. Human Resources bei einem Videoproduktionsprojekt beachten

Beim Videoprojektmanagement gilt es nicht nur die technischen Aspekte zu berücksichtigen. Ein Videoteam zu verwalten, kann für den Projektmanager durchaus als anspruchsvolle Aufgabe angesehen werden. Bei der Videoproduktion müssen die “Creatives“, die sich gern als Künstler betrachten, mit einem Projektteam zusammenarbeiten, das für Budgetplanung, Marketing, Kundenkontakt, Vertrieb und weitere administrative Tätigkeiten zuständig ist. Solche Teams arbeiten meist nicht gemeinsam in einer Büroumgebung. Trotzdem muss die Teamarbeit reibungslos funktionieren. Die Anleitungen, Kommunikation und letztendlich der Gesamterfolg des Projektmanagements liegen in der Hand des Teamleiters.

Der Umgang mit Konflikten stellt dabei eine besondere Herausforderung dar. Die Einführung einer Kommunikationskultur, die bei regelmäßigen Teammeetings geschaffen werden sollte, hilft bei der Bewältigung von Problemen. Beim Videoprojektmanagement sind dabei nicht vordergründig Meetings mit physischer Anwesenheit der Beteiligten notwendig. Geeignete Kollaborationstools, wie Videochats oder Videokonferenzen, sind ein geeignetes Mittel für die effiziente Verwaltung eines Videoteams.


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