6 bewährte Methoden zur Auswahl einer Projektmanagement-Software

6 bewährte Methoden zur Auswahl einer Projektmanagement-Software
Daniel Schwarz
18. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 18. August 2021

Das Projektmanagement ist eine dauerhafte Herausforderung und stellt die Königsdisziplin im Geschäftsleben dar. Ein Projektmanager kämpft an den verschiedensten Fronten, deswegen ist es umso wichtiger die anfallende Arbeit produktiv und effektiv zu erledigen. Mit der Nutzung von einfachen und verschiedensten Tools wird ein Projekt auf Dauer nicht nur unübersichtlich, sondern auch anfällig für Fehler. Manuelle Eingaben und gleichzeitiges Bearbeiten von mehreren Projektmitarbeitern kosten Zeit und im Falle eines Fehlers oft auch Geld.

Deswegen liegt es auf der Hand, dass eine Projektmanagement Software benötigt wird, um erfolgreiches Arbeiten zu gewährleisten. Mit den folgenden 6 bewährten Methoden zur Auswahl einer Projektmanagement-Software erfreuen Sie sich zukünftig über eine produktive Arbeitsweise.

Was sind die wichtigsten Funktionen in einer Projektmanagement Software?

Da es unmöglich ist unter allen Anbietern einen Projektmanagement Softwarevergleich zu erstellen, müssen Sie die wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement Software kennen. Um ein erfolgreiches Projekt zu starten muss die Planung Hand und Fuß haben. Mit der kostenlosen Projektmanagement Software von Bitrix24 genießen Sie alle Vorteile eines Tools, welches Ihnen die Projektplanung und die Durchführung so einfach und übersichtlich wie möglich macht. Ressourcen können effektiv verwaltet werden und ein Zeitmanagementplan kann zur Übersicht erstellt werden. Dank Aufgabenvorlagen können ähnliche Projektaufgaben in kürzester Zeit neu erstellt werden. Intranet und Team-Chats, sowie gemeinsame Kalender und Video-Calls erleichtern die Kommunikation und sorgen für übersichtliche Ablagemöglichkeiten von Dokumenten.

 Ihre Projektmanagement Software muss also folgende Tools beinhalten:

●      Einheitliche Kommunikationsmöglichkeiten und zugängliche Dokumentenablage

●      Ressourcenverwaltung und Zeitmanagementplanung

●      Schnelle und einfache Erstellung von Aufgaben und punktuelle Übersicht

Können Standardaufgaben automatisiert werden, um Zeit für operative Aufgaben zu gewinnen?

In jedem Projekt gibt es Standardaufgaben, die sich dank einer Projektmanagement Software automatisieren lassen. Ohne Automatisierung handelt es sich um unnötige Zeitfresser, die jedoch unerlässlich sind. Berichterstellung, Protokollierung von Fortschritten, Arbeitszeiten und die Erstellung von Checklisten zum Beispiel nehmen einen wesentlichen Zeit- und Personalaufwand in Anspruch. 

Mit Hilfe von Aufgabenmanagement in Ihrer Projektmanagement-Software stehen Ihnen diverse Automatisierungsprozesse zur Verfügung. Eine direkte Zeiterfassung in Aufgaben gibt Ihnen jederzeit ein Feedback zu Ihrem Zeitmanagementplan. Mit erweitertem Aufgabenmanagement können ohne großen Zeitaufwand Checklisten zu Aufgaben hinzugefügt werden und Berichte lassen sich jederzeit in Diagrammen abbilden.

Kann die Zusammenarbeit mit der Projektmanagement-Software optimiert werden?

Eine der wichtigsten Projektsäulen ist die Kommunikation. Spätestens hier werden Sie die Antwort finden, wenn Sie sich immer noch die Frage stellen, warum der Einsatz einer Projektmanagement Software sinnvoll ist. Je mehr Projektteilnehmer involviert sind, desto schwieriger wird die Kommunikation, wenn nicht ein einheitliches Tool dazu vorhanden ist. Kommunikation über verschiedene Wege und Programme verlangsamt die Projektarbeit und lässt einfach zu vermeidende Fehler zu. 

Die kostenfreie Projektmanagement Software von Bitrix24 vereint beliebte Collaboration Tools an einem Ort und bietet Ihnen alle notwendigen Tools zur Kommunikation. Video-Calls, Chatsysteme und eine Telefonanlage schaffen ein einheitliches Sprachrohr innerhalb eines Tools. Ein gemeinsamer Projektkalender schafft jederzeit mit nur einem Blick Klarheit. Die Möglichkeit zur öffentlich und jederzeit zugänglichen Dokumentenablage für wichtige Projektinformationen lässt einen produktiven Informationsfluss zu. Mit der Hilfe von Zugangsberechtigungen können trotz aller Vereinheitlichung die Hierarchien gewahrt und jedem Projektmitarbeiter Rechte zur Sichtung oder Bearbeitung zugeteilt werden.

Lassen sich Projekte effektiv vorbereiten?

Auf der Suche nach der für Sie besten Projektmanagement Software spielt die Effizienz in der Projekterstellung natürlich eine wesentliche Rolle. Entscheiden Sie sich deswegen unbedingt für eine Projektmanagement Software, die es Ihnen ermöglicht Projekte und Aufgaben als Vorlagen zu speichern, um diese bei Bedarf duplizieren zu können. In vielen Fällen haben Sie somit eine solide Grundbasis.

Die Anfangsphase eines Projekts verkürzt sich enorm, da Sie nie von 0 beginnen müssen. Folglich werden Sie mehr Zeit dafür investieren können, um die Planung noch weiter zu verbessern. Mögliche Problemstellungen können für weitere Projekte direkt in der Vorlage abgeändert werden und mit den Erfahrungswerten steigt auch die Qualität der Projektdokumente.

Kontrolle, Feedback und Hierarchien

Jedes Projekt verlangt nach einem gewissen Maß an Kontrolle und Feedback. Dazu müssen nicht nur Hierarchien klar geregelt sein, sondern auch die nötigen Tools vorhanden sein. Mittels Aufgabenkontrolle haben Sie eine umfangreiche Basis an Kontroll- und Feedbackmöglichkeiten. Nicht nur, dass Sie als Vorgesetzter direktes Feedback geben können, dem Bearbeiter selbst wird auch seine Effektivität berechnet und bei Bedarf auf einzelne Tage aufgeschlüsselt. So kann gezielt auf Probleme eingegangen werden, ohne die Ursache dafür erst definieren zu müssen. Weiter besteht die Möglichkeit zur Fristenkontrolle, um Deadlines einzuhalten.

Dank Erinnerungen und Benachrichtigungen innerhalb der Aufgabe wird der Bearbeiter auf endende Fristen aufmerksam gemacht. Ebenso bieten Aufgabenrollen die Möglichkeit die Hierarchie innerhalb jeder Aufgabe klar zu definieren. Vom Ersteller, über den Verantwortlichen, bis hin zu Mitwirkern und reinen Beobachtern stehen Ihnen diverse Rollenbilder zur Verfügung.

Kann in der Projektmanagement Software auf eine Wissensbasis zurückgegriffen werden?

Auch für Projektarbeit gilt das Credo „Wissen ist Macht“. Nicht jedes Teammitglied hat jedoch denselben Wissensstand. Erfahrene Projektarbeiter können Newbies Projekte und sogar ganze Unternehmen mit ihrem Wissen bereichern. Soweit so gut, bis das oft leider nur im Kopf gespeicherte Wissen im Krankheitsfall oder während Urlauben kurzfristig nicht abrufbar ist oder bei Ausscheiden aus dem Unternehmen langfristig gelöscht wird. 

Mit einer Wissensbasis schaffen Sie einen Ort für die langfristige „Lagerung“ von Know-How, wovon immer profitiert werden kann. Auf Projektbasis bedeutet das effizientere Arbeitsweisen, kürzere Meetings und eine Verringerung von Rückfragen für FAQs. Diese Maßnahmen gewährleisten effektives Arbeiten und einen effizienten Projektalltag.

Kostenpflichtig oder kostenfrei?

Kostenpflichtig bedeutet nicht immer gut, in jedem Fall jedoch eine Ausgabe für das Unternehmen. Die kostenlose Projektmanagement Software von Bitrix24 bietet Ihnen umfangreiche Tools zur Optimierung Ihrer Projektarbeiten. Eine kostenfreie Projektmanagement Software gibt Ihnen die Chance sich ohne Bindung ein Bild vom gebotenen Service zu bieten, bei kostenpflichtigen Anbietern hingegen muss oftmals bereits zu Beginn eine fixe Laufzeit vereinbart werden. Da Sie so gezwungenermaßen an Ihr neues Tool gebunden werden, gibt es bei einer kostenfreien Projektmanagement Software nur einen Bindungsgrund – Ihre Zufriedenheit. Sollte eine kostenlose Software nicht Ihren Wünschen entsprechen, haben Sie noch immer die Möglichkeit eine andere zu erwerben.

Wie Sie nun gesehen haben ist es nicht wirtschaftlich und auch kaum möglich Projekte ohne eine dazugehörige Software durchzuführen. Bietet eine Projektmanagement-Software nun alle oben aufgelisteten Möglichkeiten, dann können Sie davon ausgehen, dass zukünftige Projektarbeiten dank Automatisierung und Vereinheitlichung in Ihrem Unternehmen effizienter und produktiver sein werden als bisher.

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