7 Expertentipps für virtuelle Bewerbungsgespräche

Klassische Bewerbungsgespräche sind mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Arbeitgeber müssen zum festgelegten Termin einen Raum in professioneller Umgebung bereithalten. Die Teilnahme aller beteiligten Entscheidungsträger des Unternehmens ist verpflichtend. Bei großen Firmen mit verteilten Betriebsstätten kann dies erhebliche Reisekosten verursachen, die in der Regel auch die Jobkandidaten betreffen.

Virtuelle Bewerbungsgespräche besitzen den Vorteil, einen Teil der Kosten einsparen zu können. Sie sind zeitlich flexibler planbar und deshalb effizienter. Allerdings ist für Online-Interviews ein höherer technischer Aufwand erforderlich. Eine Herausforderung bei Videoübertragungen besteht darin, Mimik und Gestik des Gesprächspartners richtig zu interpretieren. Eine gute Vorbereitung, einschließlich eines Fragenkatalogs, der sowohl inhaltliche Schwerpunkte als auch ein Persönlichkeitsbild des Bewerbers vermittelt, ist deshalb entscheidend für den Erfolg der virtuellen Kommunikation.

Die folgenden sieben Tipps werden Arbeitgebern helfen, durch perfekte Organisation und die richtige Auswahl des technischen Equipments produktive Gespräche auf virtueller Basis zu führen und geeignete Kandidaten für neu zu besetzende Stellen zu finden.

1. Online-Interviews setzen umfassende Vorbereitung voraus

Gute Vorbereitung auf virtuelle Bewerbungsgespräche ist ein wichtiger Schlüssel für deren Erfolg. Nicht nur der Bewerber sollte ausreichend Zeit dafür investieren, auch alle Beteiligten aus dem Unternehmen. Zu den wichtigsten Tipps für virtuelle Interviews gehört, den Gesprächsverlauf genauso vorzubereiten, als würde man sich direkt persönlich gegenübersitzen. Ein genaues Studium der Bewerbungsunterlagen vor dem Gespräch muss demzufolge höchste Priorität bei allen Unternehmensbeteiligten besitzen. Nur in Kenntnis der fachlichen Fähigkeiten und des beruflichen Werdegangs können spezifische Fragen gestellt werden. Eine leistungsfähige HR-Software, die Mitarbeiter- und Tätigkeitsprofile abbildet, bietet Unterstützung dafür.

Obwohl sich der Inhalt also nicht allzu sehr von einem Face-to-Face-Gespräch unterscheiden wird, gilt es, einige organisatorische Regelungen zu beachten. Da die nonverbale Kommunikation erschwert ist, sollten klar und detailliert abgestimmte Strukturen des Gesprächsverlaufs definiert werden. Das trifft insbesondere dann zu, wenn aufseiten des Arbeitgebers mehrere Partner am Interview teilnehmen, die – ebenso wie der Bewerber – online präsent sind. In diesem Fall ist zu klären, wie und in welcher Reihenfolge sich die Unternehmensvertreter vorstellen, wer die Fragen zum Lebenslauf an den Bewerber stellt und in welcher Reihenfolge fachspezifische Gesichtspunkte beleuchtet werden.

Virtuelle Bewerbungsgespräche nehmen oft etwas mehr Zeit in Anspruch. Überleitungen zwischen den Gesprächspartnern sind einzuplanen und mögliche - technisch bedingte - Schwierigkeiten dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Ist die Durchführung von Online-Interviews mit mehreren Bewerbern vorgesehen, muss allein aus technischen Gründen eine etwas längere Pause zwischen zwei Gesprächen vorgesehen werden.

2. Die virtuelle Interviewpraxis benötigt angepasste Rahmenbedingungen

Klassische Bewerbungsgespräche finden in einem für diesen Zweck vorgesehenen Büro statt. Sie erfordern in der Regel keinen großen technischen Aufwand, da Equipment, wie Beamer, Whiteboard und Präsentationssoftware zur Standardausrüstung moderner Unternehmen gehören. Bei virtuellen Bewerbungsgesprächen sieht dies jedoch ganz anders aus. Die Wahl eines geeigneten Standorts ist kritisch. In großen Unternehmen nutzen HR-Manager die Chance, virtuelles Interviewing nicht nur mit dem Bewerber zu führen, sondern leitende Mitarbeiter aus dem Unternehmen ebenfalls online einzubinden. So kann es dazu führen, dass der Projektmanager eines interdisziplinären Teams, das weltweit agiert, aus der Flughafenlounge zugeschaltet wird. Wichtig ist in solchen Fällen, dass alle Beteiligten – der Bewerber an erster Stelle – über diese Verfahrensweise informiert werden. Virtuelle Bewerbungsgespräche besitzen im geschilderten Beispiel schließlich einen unschätzbaren Vorteil, sie sind sehr effizient.

Zu den wichtigsten Online-Interview-Tipps gehört es, die technische Ausstattung zu testen. Neben der erforderlichen Hardware muss vor allem ein geeignetes Videokonferenztool ausgewählt und für den Einsatzfall vorbereitet werden. Software, wie sie Bitrix24 mit seinem Onlinearbeitsplatz bereitstellt, verfügt über alle benötigten Features und ist gleichzeitig wegen der intuitiven Bedienbarkeit für die Bewerber ohne zusätzlichen Schulungsaufwand nutzbar. DSGVO-konform erfüllt die Software zudem alle Anforderungen des Datenschutzes, die bei einem online geführten Bewerbungsgespräch zu beachten sind.

3. Einladung mit allen notwendigen Daten für virtuelles Interviewing verschicken

Die Einladung für virtuelle Bewerbungsgespräche beinhaltet grundsätzlich alle wichtigen Informationen, die der Interessent auch für eine Einladung mit physischer Präsenz erhalten würde. Nach dem einleitenden Dank für die Bewerbung sind das vor allem der Termin und die Uhrzeit für den Beginn des Gesprächs, die einzuplanende Dauer und gegebenenfalls zusätzliche Informationen, die der Bewerber zur Verfügung stellen sollte. Zum Abschluss wird um die Bestätigung des vorgeschlagenen Termins gebeten.

Um virtuelle Vorstellungsgespräche meistern zu können, bedarf es allerdings noch der Bereitstellung einiger technischer Voraussetzungen. Die wichtigste Information in diesem Kontext ist die Bereitstellung der Videokonferenzsoftware, die von allen Beteiligten genutzt werden soll. Zu präferieren sind dabei Lösungen, die ohne aufwendige Installation oder zusätzliche Kosten für den Bewerber nutzbar sind. Am Beispiel des von Bitrix24 entwickelten Softwaretools für Videoanrufe und –konferenzen soll das verdeutlicht werden. Die Gesprächspartner benötigen lediglich einen PC, Laptop, Tablet oder Smartphone und eine stabile Internetverbindung. Durch die Zusendung eines Links kann die Software ganz einfach gestartet werden, ohne dass weitere Installationsvorgänge benötigt werden. Es besteht die Möglichkeit, Einzelgespräche durchzuführen oder neben den HR-Verantwortlichen weitere Beteiligte aus dem Unternehmen hinzuzuziehen. Dazu lässt sich der Bildschirm splitten. Während der Übertragung können die Teilnehmer Dateien teilen. Die Übertragungszeit ist systemtechnisch nicht beschränkt, wird also nur von der vereinbarten Dauer des Bewerbungsgesprächs bestimmt.

So einfach alles erscheinen mag, dem Bewerber sollte mit der Einladung ein technischer Ansprechpartner genannt und eine Möglichkeit zum Test der Software vereinbart werden.

4. Virtuelle Bewerbungsgespräche erfordern eine definierte Interviewstrategie

Die Durchführung von Online-Interviews bietet hohe Flexibilität gegenüber ortsgebundenen Treffen und erweiterte Auswahlmöglichkeiten durch einen deutlich größeren Pool an Bewerbern, insbesondere dann, wenn die ausgeschriebene Tätigkeit Remote-Arbeit zulässt. Verbunden damit sind Zeit- und Kostenersparnis für alle Beteiligten. Allerdings dürfen die unbestreitbaren Vorteile nicht dazu führen, dass die Bedeutung solcher Meetings unterschätzt wird. Virtuelle Bewerbungsgespräche erfordern eine definierte Strategie. Die Interviews sind eine gute Chance, nicht nur die Fähigkeiten und Eignung des Bewerbers kennenzulernen, sondern gleichzeitig die Kompetenz des Unternehmens als Arbeitgeber zu präsentieren.

Deshalb besitzen Pünktlichkeit beim Gesprächsbeginn, professionelles Auftreten der Unternehmensvertreter und eine positive Atmosphäre höchste Priorität, ebenso wie die gute Strukturierung der Fragen in virtuellen Interviews. Letztere müssen darauf abzielen, alle für die ausgeschriebene Position notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen zu sondieren. Gleichzeitig ist die Eignung des Bewerbers in Bezug auf die Unternehmenskultur auszuloten.

Über den genauen Ablauf des Bewerbungsgesprächs wird noch im Abschnitt fünf zu berichten sein. An diese Stelle sollen zunächst allgemeine Aspekte für virtuelle Interviewfragen betrachtet werden. Objektivität bei der Bewertung aller Bewerber stehen im Vordergrund. Der Fragenkatalog muss deshalb gut gewichtet sein, fachliche und charakterliche Eigenschaften gleichermaßen berücksichtigen und den Fähigkeiten zur Teamintegration hohe Aufmerksamkeit widmen. Standardisierte Fragen, die selbstverständlich an die jeweilige Gesprächssituation angepasst werden können, helfen dabei, eventuelle persönliche Voreingenommenheit gegenüber einzelnen Bewerbern zu vermeiden.

5. Während des Gesprächs liegt der Schwerpunkt auf Empathie und Interviewinhalt

Rahmenbedingungen, wie Pünktlichkeit und professionelles Auftreten, wurden bereits im Abschnitt zuvor behandelt. An dieser Stelle geht es darum, wie eine gute Vorbereitung in die konkrete Umsetzung mündet. Virtuelle Bewerbungsgespräche müssen ohne direkten persönlichen Kontakt auskommen. Deshalb sollten die am Gespräch beteiligten Unternehmensvertreter statt des üblichen Händedrucks zur Begrüßung freundlich in die Kamera lächeln und dem Bewerber mit einer einladenden Gestik Sympathie bekunden.

Grundsätzlich ist darauf zu achten, klar und deutlich zu sprechen und eventuelle Verzögerungen der Tonübertragung durch gelegentliche kurze Sprechpausen zu kompensieren. Der Blick in die Kamera ersetzt den direkten Augenkontakt mit dem Bewerber. Bei separater Konfiguration von Kamera und Bildschirm, muss Letztgenannter so positioniert werden, dass er sich im Gesichtsfeld befindet. Durch aktives Zuhören und positive Körpersprache ist dem Bewerber Anerkennung und Wertschätzung entgegenzubringen.

Virtuelle Bewerbungsgespräche besitzen den großen technologischen Vorteil, durch Bildschirmfreigaben und interaktive Funktionen der Videokonferenzsoftware Informationen zu präsentieren oder kleine Aufgabenstellungen direkt an den Bewerber zu übermitteln, um dessen Kompetenz zu testen.

Virtuelle Interviewfragen bilden einen Schwerpunkt für die Beurteilung der Kandidaten. Sie sollten sich auf Kompetenzen und Erfahrungen ausrichten und in der persönlichen Einschätzung der Qualifizierung für den Job münden. Neben den eigenen Zielen für die Zukunft, sind die Erwartungen an den Arbeitgeber und der Umgang mit Konfliktsituationen zu erfragen. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf die Soft Skills ziehen, die vor allem die Teamfähigkeit charakterisieren.

6. Virtuelles Interviewing schließt die objektive Bewertung anhand aufgezeichneter Fakten ein

Zur objektiven Bewertung der Jobkandidaten ist es unumgänglich, die Bewerbungsgespräche in geeigneter Form festzuhalten. Das kann entweder durch schriftliche Notizen oder die Aufzeichnung des gesamten Interviews geschehen. Zur Speicherung der Videokonferenz muss unbedingt das Einverständnis des Bewerbers vorliegen. Die Daten sind außerdem DSGV-konform zu archivieren. Eine entsprechende Software, wie sie Bitrix24 mit dem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem bereitstellt, gewährleistet einerseits die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und andererseits den Zugriff der für den Auswahlprozess autorisierten Unternehmensvertreter unabhängig von ihrem Arbeitsort.

Personalentscheidungen leiden oft unter subjektiven Einflüssen. Menschen neigen dazu, Sympathien in die Auswahl einfließen zu lassen. Abhilfe kann hier der Einsatz einer Entscheidungsmatrix bieten. Sie wird im ersten Schritt durch Aufstellen von Kriterien, die den Auswahlprozess bestimmen, charakterisiert. Die Kriterien werden anschließend gewichtet. Jeder Bewerber erhält pro Kriterium anhand der vorherbestimmten Skala eine Punktzahl, die mit der Gewichtung multipliziert wird. Aus der ermittelten Gesamtpunktzahl lassen sich objektive Schlussfolgerungen zur Eignung der einzelnen Kandidaten ziehen.

Dabei muss nicht zwangsläufig der am besten Bewertete den Zuschlag erhalten. Unter zusätzlicher Berücksichtigung der Trade-off-Analyse – die Einbeziehung gegenläufiger Kriterien, wie Höchstpunktzahl bei der fachlichen Qualifikation, aber geringe Teamfähigkeit - lässt sich aus den Bewerbern derjenige ermitteln, dessen Ergebnisse am besten in das Jobprofil passen.

7. Durchführung von Online-Interviews in einen Work Management-Prozess überführen

Der abschließende Tipp gilt nicht nur großen Unternehmen, die häufiger virtuelle Bewerbungsgespräche führen. In einer modernen Arbeitswelt mit schnell wachsenden Anforderungen an Mitarbeiter, müssen Stellenprofile angepasst werden, sind daraus resultierend Jobs neu zu besetzen. Oft erfordern interne Neustrukturierungen Onlineinterviews mit den dafür geeignet erscheinenden Mitarbeitern.

Um HR-Prozesse des Recruitings effizient zu gestalten, sollten deshalb bereits mittelständische Unternehmen über einen entsprechenden Work Management-Prozess nachdenken. In diesem wird der Verfahrensablauf für virtuelle Bewerbungsgespräche standardisiert. Work Management Tools gestalten Arbeitsprozesse produktiver und vermeiden Doppelarbeit.

Das beginnt bereits mit der Vorbereitung. Über die Kalenderfunktion werden alle am Bewerbungsprozess benötigten Entscheidungsträger des Unternehmens an der Terminfindung beteiligt. Aus dieser folgt die Erstellung und Versendung der Einladung, verknüpft mit einer Erinnerungsfunktion. Die Vorbereitung wird durch die Generierung des Fragenkatalogs unterstützt. Dafür sind Vorlagen nutzbar, die eine Zuweisung auf HR-Verantwortliche entsprechend ihrer Kompetenz berücksichtigen. Notwendige Unterlagen und Informationen lassen sich über das Dokumentenmanagementsystem bereitstellen. Das Work Management beinhaltet die Aufzeichnung der Videokonferenz oder das Transkript des Gesprächs. Moderne Software nutzt KI-Tools zur Erfüllung dieser Funktion. Nach Durchführung aller Bewerbungsgespräche erfolgt schließlich der Auswahlprozess. Eine als Vorlage gespeicherte Bewertungsmatrix, die entsprechend der konkret ausgeschriebenen Stelle angepasst werden kann, liefert die Grundlage zur objektiven Jobbesetzung. Schließlich beinhaltet das Work Management den abschließenden Versand der Zusage und die notwendigen Absagen, sowie eine Archivierung aller Unterlagen.

Fazit: Die Vorteile virtueller Bewerbungsgespräche nutzen und objektive Personalentscheidungen treffen

Onlineinterviews besitzen für Arbeitgeber entscheidende Vorteile. Neben hoher Flexibilität und besseren Auswahlmöglichkeiten durch einen größeren Bewerberpool sind solche Bewerbungsgespräche mit Kosten- und Zeitersparnis verbunden. Gute Vorbereitung durch einen vorher erstellten Fragenkatalog unterstützt den Auswahlprozess. Nicht nur die fachliche Eignung, auch persönliche Zielstellungen, der Umgang mit Konfliktsituationen und die Teamfähigkeit müssen geprüft werden. Die Auswahl des am besten geeigneten Bewerbers ist – frei vom Einfluss subjektiver Faktoren - auf der Grundlage einer Entscheidungsmatrix zu treffen.

Virtuelle Bewerbungsgespräche werden nur dann effizient, wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine leistungsfähige und zugleich einfach zu handhabende Videokonferenzsoftware bildet die Grundlage für die reibungslose Kommunikation. Features, wie Bildschirmteilung und ein Dateiupload zu Präsentationszwecken gehören heute zum Stand der Technik, ebenso die Aufzeichnung durch Transkription. Gesetzliche Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen dabei beachtet werden. Produktiv sind Onlinebewerbungen besonders dann, wenn sie als Bestandteil des Recruitingprozesses in einen Work Management-Prozess überführt werden. Von der Terminvereinbarung, über den Versand der Einladungen, die Erstellung des Fragenkatalogs, bis hin zur abschließenden Information der Bewerber bieten Softwaretools einen konsistenten Ablauf. Der Online-Arbeitsplatz von Bitrix24 bietet alle genannten Funktionalitäten und vieles mehr. Registrieren Sie sich noch heute, und den gesamten Online-Bewerbungsprozess effektiv zu gestalten.

FAQs

Ein virtuelles Bewerbungsgespräch ist ein Interview zur Jobbesetzung, bei dem sich der Bewerber und die Vertreter des Arbeitgebers nicht gemeinsam in einem Raum befinden. Das Gespräch wird vielmehr örtlich getrennt unter Zuhilfenahme einer Videokonferenzsoftware abgehalten. Diese Methode bietet die Vorteile höherer Flexibilität, besserer Effizienz und Kosteneinsparung.

Man bereitet sich auf ein virtuelles Interview vor, indem man alle Informationen über den Bewerber liest, einen Fragenkatalog erarbeitet und die technischen Voraussetzungen schafft. Der wesentliche Fokus liegt dabei auf einer geeigneten Videokonferenzsoftware, die leistungsfähig, intuitiv bedienbar und getestet sein muss.

Man führt ein virtuelles Interview unter Beachtung folgender Punkte durch:

• Schaffung und Test der technischen Voraussetzungen

• Pünktlicher Beginn

• freundliches und professionelles Auftreten

• positive Körpersprache

Stellen gut vorbereiteter Fragen zur fachlichen Qualifikation, dem Verhalten in Konfliktsituationen, eigenen Werten und Zielvorstellungen und einer Prüfung der Teamfähigkeit