7 Schritte, um die besten Workflow-Management-Tools zu finden

Was versteht man unter einem Workflow-Management-Tool eigentlich und was zeichnet so ein Tool aus um es als gut und arbeitserleichternd zu bezeichnen?

Workflow-Management-Tools steuern Arbeitsabläufe im Unternehmen um die eigentliche Arbeit schnell, klar und präzise abschließen zu können. Moderne und erfolgreiche Systeme bringen Informationen schnell und gezielt zur richtigen Person und sind individuell auf das Unternehmen einzurichten. Der Sinn hinter dieser Art von Tools ist es Prozesse zu verkürzen und die Tätigkeiten effizienter zu gestalten.

Wie funktioniert ein Workflow-Management-Tool?

Workflow-Management-Systeme laufen entweder cloudbasiert oder über spezifische Programme. Toolanbieter stellen eine Vielzahl an Funktionen zur Steuerung des Systems zur Verfügung. Festgelegte Arbeitsabläufe werden erstellt, mit Normen verknüpft und einer dafür vorgesehen Person oder Gruppe zugewiesen. Ist dieser Arbeitsschritt erledigt, wird der nächste Arbeitsschritt an die folgenden Beteiligten weitergeleitet. Einfach zusammengefasst wird jegliche Art von Information - seien es Dokumente, Tätigkeiten oder Informationen, von einem Mitglied zum Anderen weitergeleitet. Fortschrittliche Toolanbieter liefern auch eine Monitoring-Komponente, die den Status des laufenden Workflows aufzeichnet und so einen Überblick verschafft. Mit diesem Instrument lassen sich Schwäche rechtzeitig erkennen und beseitigen. Die Einführung wurde gemacht. Nun geht es schon ans Finden des richtigen Systems.

Die Situationsanalyse

Bevor Sie sich mit der Frage auseinandersetzen, welches Workflow-Management Tool das beste ist, müssen Sie die bestehenden Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens analysieren. Bestimmt gibt es in Ihrem Unternehmen Prozesse, die Sie gerne schneller und übersichtlicher gestalten möchten. Ermitteln Sie hierfür „Time Wasters“ in den bestehenden Workflows und finden Sie deren Optimierungspotenzial heraus. Nachdem Sie nun die Workflow Strukturen kennengelernt und Fehlerquellen sowie „Time Wasters“ lokalisiert haben, können Sie die besten Workflow-Management-Tools mit der folgenden Vorgehensweise finden.

Wenn Sie die folgenden 7 Schritte beachten, wählen Sie schnell nach einem für Sie passenden Toolanbieter aus und können Ihre Arbeitsabläufe präzise regeln.

Schritt 1 – Ist es das passende Tool für Ihr Unternehmen?

Es ist schon richtig, dass Workflow-Management-Tools den Arbeitsalltag vereinfachen und Lösung für so manches Problem in der Businesswelt darstellen. Sollten Sie jedoch bereits ein gut eingearbeitetes Team in Ihrem Betrieb auf die Beine gestellt haben, in dem jeder seine Aufgabe kennt und die Tätigkeiten sowie die Kommunikation reibungslos von statten gehen, ist so ein System eine ziemlich große Veränderung für alle Beteiligten. Sind Sie mit den Prozessen in Ihrem Business nicht ausnahmslos zufrieden, wäre eine Workflow-Management-Lösung eine richtige Alternative für Sie. Konkret lässt sich sagen, dass ein derartiges System in großen Unternehmen mit komplexen Abläufen, langen Kommunikationswegen und vielen Mitarbeiten eine wichtige Voraussetzung ist, um ausgezeichnete Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 2 - Lassen sich benutzerdefinierte Workflows erstellen?

Lassen Sie die Möglichkeit der Erstellung von benutzerdefinierten Workflows keinesfalls außer Acht. Haben Sie nur die Möglichkeit aus vorgefertigten Workflows zu wählen, stoßen Sie in Ihrem Tool schnell an die Grenzen des Möglichen. Die besten Workflow-Management-Tools lassen Ihnen hier jedoch viele Möglichkeiten zu, um benutzerdefinierte Geschäftsprozesse zu erstellen. Dadurch können Sie Ihre Leads dank verschiedener Kriterien direkt an Vertriebsmitarbeiter delegieren. Weiter lassen sich Benachrichtigungen für Kunden und Mitarbeiter automatisieren, wenn Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind oder ein bestimmter Fortschritt innerhalb einer Aufgabe erzielt wurde.

Schritt 3 - Kann man auf Records Management zurückgreifen?

Wenn Sie die besten Workflow-Management-Tools finden wollen, dann müssen Sie auf Records Management achten. Dieses erlaubt Ihnen die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen direkt im Intranet zu hinterlegen und zu verwalten. Lieferantenverzeichnisse, Produktkataloge oder Rechnungsübersichten zum Beispiel können effektiv mit wenig Aufwand erstellt werden und sind danach einfach zu organisieren. Das Workflow Management Tool von Bitrix24 bietet Ihnen die Möglichkeit an, eine unbegrenzte Anzahl an Listen zu erstellen und diese mithilfe der Zugriffsrechten pünktlich für Mitarbeiter zur Bearbeitung oder Übersicht freizuschalten.

Schritt 4 - Ist das Workflow Management Tool flexibel genug für Ihr Unternehmen?

Flexibilität ist schon lange ein Schlagwort der Businesswelt und wird mit zunehmender Digitalisierung und Effektivität weiter an Bedeutung gewinnen. Sollte Ihr Workflow Management Tool nun nicht flexibel genug sein, kann es anstatt eines hilfreichen Supports schnell als Belastung empfunden werden und Sie in Ihren Möglichkeiten einschränken.

Schritt 5 – Ist das System übersichtlich?

Übersicht ist das A und O in der Unternehmenswelt. Unübersichtliche Systeme erschweren Ihnen die Arbeit und sind ein wahrer Produktivitätskiller. Bei Ihrer Suche nach dem richtigen System achten Sie in erster Linie darauf, dass es einen Posteingang im Tool gibt, in den alle offenen Aufgaben der Mitarbeiter aufgelistet sind und nicht untergehen können. Außerdem empfehlen wir das System zu überprüfen, ob Unterordner erstellt werden können um Daten und Dokumente sicher aufzubewahren.

Schritt 6 – Wie sieht es mit der Benutzerfreundlichkeit aus?

Dass nicht nur die besten Workflow-Management-Tools absolut arbeitserleichternd sind, ist nun klar. Doch wo liegt der Nutzen eines solchen Systems, wenn man den Durchblick verliert? Die Anbieter dieser Tools meinen es gut, nur leider sind die Werkzeuge der Systeme oft verstrickt und die Benutzerfreundlichkeit sinkt auf ein niedriges Level. Dies kann weder in Ihrem Sinne noch im Sinne Ihrer Mitarbeiter sein.

• Wie war Ihr erster Eindruck?
• Verstehen Sie auf Anhieb die diversen Funktionen?
• Ziehen Sie eine weitere Person, die Ihre Meinung über das Netzwerk äußern soll.

Achten Sie auch auf die Sprache Ihres Tools. Handelt es sich zum Beispiel in einem internationalen Unternehmen um ein deutsches Workflow-Management-Tool, kann dies schnell zu Sprachbarrieren führen.

Schritt 7 – Kostenlos oder doch lieber dafür bezahlen?

Ob kostenlos oder nicht, es gibt genug Varianten von Workflow-Management Tools. Abschließend lässt sich sagen, dass es bereits günstige Versionen gibt, die mindestens genauso gut wie die teure Alternative sind. Es ist natürlich nicht außer Acht zu lassen, dass Sie für manche Workflow-Management-Systeme tief in die Tasche greifen müssen, ohne vorher das System ausreichenden getestet zu haben. Unser Rat wäre mit einer kostengünstigen Variante zu starten.

Jetzt ist die richtige Zeit in die Welt der Workflow-Management-Tools einzutauchen und die richtige und einfachste Variante für Sie zu entdecken, um künftig Ihren individuellen Arbeitsalltag zu erleichtern.