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7 Tipps, wie Sie Projekttermine effizienter verwalten

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Bitrix24-Team
14. Januar 2022
Zuletzt aktualisiert: 14. Januar 2022

Terminmanagement als Garant für eine erfolgreiche Projektumsetzung

Unter Terminmanagement ist der Prozess zu verstehen, der die Arbeitsbelastung eines Teams innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens plant, organisiert und priorisiert. Innerhalb dieses Zeitrahmens müssen zur Sicherstellung eines erfolgreichen Projektabschlusses Aktivitäten überwacht und Ressourcen verwaltet werden.

Fristen sollen sicherstellen, dass Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfüllt werden. Sie sorgen dafür, dass Teams motiviert Aufgabenstellungen erfüllen und das Unternehmen profitabel wirtschaftet.

Studien ergaben allerdings, dass nicht einmal drei Prozent der Unternehmen ihre Projekte vollständig innerhalb der geplanten Zeit erfolgreich abschließen konnten. Budgetüberschreitungen, enttäuschte Auftraggeber und nicht selten frustrierte Mitarbeiter des Projektteams waren die Folgen.

Vor diesem Hintergrund sind eine möglichst präzise Planung, effiziente Verwaltung von Terminen sowie die Priorisierung und Einhaltung gesetzter Fristen entscheidende Voraussetzungen für erfolgreiche Projektumsetzungen. Die folgenden sieben Tipps werden Ihnen helfen, Projekttermine effizienter zu verwalten.

1. Projekttermine effizienter verwalten, bedeutet Aufgaben detailliert zu erfassen

Um Projektfristen realistisch definieren zu können, müssen zunächst alle zu erledigenden Aufgaben korrekt erfasst werden. Durch die Erfassung verschaffen Sie sich einen Überblick über die zu erwartende Arbeitsbelastung. Eine gute Möglichkeit für die Priorisierung bietet die Anwendung des Eisenhower-Prinzips. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien:

1. Wichtig und dringend
2. Wichtig aber nicht dringend
3. Nicht wichtig aber dringend
4. Weder wichtig noch dringend

Ein wesentlicher Vorteil dieser Technik des Terminmanagements besteht in der Bestimmung der Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn mehrere Projektziele und Fristen verwaltet werden müssen. Selbstverständlich ist dabei die Abhängigkeit einzelner Aufgaben von der Erfüllung anderer Aufgaben, die mit diesen in Zusammenhang stehen, zu beachten.

Solche Aufgaben- oder To-do-Listen sind einer regelmäßigen Prüfung in kurzen Zeitabständen zu unterziehen, um erledigte Aufgaben zu kennzeichnen und eventuell neue Aufgaben hinzuzufügen.

2. Die Erstellung einer Projektzeitachse ist der beste Weg zum effizienten Terminmanagement

Projekttermine effizienter zu verwalten ist keine einfache Aufgabe. Das Erstellen einer Projektzeitachse hilft dabei ganz entscheidend. Dabei wird der Workflow eines oder mehrerer Projekte als Zeitleiste visualisiert. Diese Zeitachse ist die chronologische Reihenfolge aller Projektschritte. Die Mitglieder des Projektteams erhalten damit einen schnellen Überblick über das Gesamtprojekt und alle wichtigen Milestones, die während der Bearbeitung erreicht werden müssen.

Gantt-Diagramme sind ein sehr gut geeignetes Tool, wenn es darum geht, wie man eine Projektzeitachse organisiert. In der Projektzeitachse lassen sich alle Einzelaufgaben mit Anfangs- und Endtermin abbilden, Milestones definieren, die Abhängigkeit zwischen Teammitgliedern und diesen zugewiesenen Aufgaben sowie die benötigten Ressourcen abbilden. Die Zeitachsen sind ein geeignetes Tool zur Aktualisierung von Aufgaben und deren Übermittlung an das Projektteam in Echtzeit. Gantt-Diagramme lassen sich zur Planung von Projekten aller Größenordnungen und bei der parallelen Bearbeitung mehrerer Projekte einsetzen.

3. Projektfristen durch Fortschrittskontrollen verfolgen

Projekttermine effizienter zu verwalten, bedeutet auch das Verfolgen des aktuellen Fortschritts von einzelnen Aufgaben innerhalb eines Projekts. Das ermöglicht objektive Aussagen darüber, ob die Arbeiten innerhalb des Zeitplans liegen oder es zu Verzögerungen kommt. Ist letzteres der Fall, geht es darum Abhilfe zu schaffen. Einen perfekten Überblick zum Grad der Fertigstellung einzelner Aufgaben oder des Gesamtprojekts vermitteln Kanban-Boards. Digitale Boards können besonders agilen Teams, die nicht ständig am gleichen Ort und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, helfen, in Echtzeit den Projektfortschritt zu verfolgen. Steht eine Kanban-Karte am Fälligkeitstermin noch nicht auf „erledigt“, informiert ein Benachrichtigungssystem die verantwortlichen Teammitglieder über die ausstehenden Aufgaben. Über die Kommentarfunktion können alle Bearbeiter über Gründe für Terminverzögerungen und Lösungsvorschläge informiert werden. Regelmäßige Statusberichte geben zusätzlich einen Überblick über die Einhaltung der Projektplanung.


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4. Reibungslose Teamkommunikation zur Einhaltung von Projektfristen

Ein regelmäßiger Kontakt innerhalb des Teams sichert die Einhaltung der Projektfristen, die in der Projektzeitachse definiert sind. Ein Projektkommunikationsplan kann eine wichtige Hilfestellung dafür sein, wie man Projektfristen verwaltet. In diesen sollte aufgenommen werden, wer mit wem und über welche Aufgaben zu kommunizieren hat, welche Kommunikationsmedien (beispielsweise E-Mails, Chats, Videokonferenzen oder Meetings) genutzt werden sollen, in welchen Zeiträumen eine Berichterstattung erfolgen muss, welche Kriterien und Anforderungen diese Berichte erfüllen sollen und welche Zeiten für die Kommunikation zu nutzen sind.

Eine gute Kommunikation zwischen Teammitgliedern ist besonders dann von hoher Bedeutung, wenn mehrere Projektziele und Fristen verwaltet werden müssen. Für die gemeinsame Projektarbeit bietet Bitrix24 eine Collaboration Plattform mit einer optimalen Lösung für jede Form der Kommunikation.

5. Eine gute Projektplanung enthält einen Zeitpuffer

Besonders bei Projekten, die in einem solchen Umfang bisher noch nicht geplant wurden, ist die zeitliche Abschätzung des Gesamtaufwandes schwierig. Zunächst gilt es realistisch einzuschätzen, welche Aufgaben an einem Tag bewältigt werden können. Dabei sollte man sich nicht nur auf Schätzungen verlassen, sondern am besten auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Dazu können beispielsweise Berichterstattungen des Projektfortschritts aus früheren Aufgabenstellungen von Nutzen sein.

Allerdings kann auch im bestgeplanten zeitlichen Ablauf irgendwann eine Verzögerung auftreten, die nicht vorhersehbar war. Dabei kann es sich um Schwierigkeiten bei einem Lieferanten handeln oder um einen kurzfristigen krankheitsbedingten Ausfall wichtiger Mitarbeiter des Projektteams. Für solche Fälle ist es unerlässlich, dass zumindest bei zeitaufwendigen Aufgaben ein Zeitpuffer innerhalb des Terminmanagements eingefügt wird.

6. Die richtige Projektmanagement-Software hilft bei der Einhaltung von Terminen

Projekte planen, Projekttermine effizienter verwalten und Projekte qualitätsgerecht umsetzen, das ist bei größeren Projekten oder wenn mehrere Projektziele und Fristen verwaltet werden müssen, ohne eine professionelle Projektmanagement-Software kaum noch vorstellbar.

Bitrix24 bietet alle Werkzeuge, die für ein modernes Projektmanagement erforderlich sind. Damit können sowohl agile Teams ihre Aufgaben erfüllen als auch Teams in größeren Unternehmen, die nach dem Wasserfallprinzip arbeiten möchten. Über Checklisten kann der Fortschritt jeder Aufgabe schrittweise kontrolliert werden. Vom Gantt-Diagramm für die Erstellung einer Projektzeitachse, über das Kanban-Board, das über den Erfüllungsstand einzelner Aufgaben informiert, bis zur Teamkommunikation via Chat, Messenger oder Videokonferenz enthält die Software alles, was ein Team benötigt, um Projekte termingerecht und effektiv zu bearbeiten, inklusive Berichte für die Bewertung der Arbeitseffizienz und Projektkalender.

7. Priorisieren Sie mehrere Projekte mit derselben Frist

Eine Priorisierung ist unabdingbar, wenn Sie mehrere Projekte und Fristen verwalten müssen. Zunächst ist zu prüfen, welches Projekt den höchsten Ertrag generiert. Diesem ist der Vorrang einzuräumen. Bei der parallelen Bearbeitung der Projekte ist zudem darauf zu achten, dass es zu keinem Multitasking kommt. Damit ist gemeint, dass die Teams ständig zwischen den Aufgaben eines Projekts zu den Aufgaben eines anderen Projekts wechseln. Besser ist es, klare Regeln hinsichtlich bestimmter Bearbeitungszeiten zu definieren. Beispielsweise kann in der Zeit zwischen 9.00 Uhr und 12.00 Uhr am Projekt 1 gearbeitet werden, danach bis 15.00 Uhr am Projekt 2 und danach schließlich am Projekt 3.

Auch wenn außerhalb eines Bearbeitungsblocks wichtige Anfragen oder Informationen zu einem Projekt eintreffen, sollte die Arbeit am anderen Projekt nicht sofort unterbrochen werden. In diesem Fall ist die Anfrage bzw. Information zu notieren und im nächsten für das Projekt vorgesehenen Block, zu bearbeiten.

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