8 Tipps zur Steigerung der Projektmotivation in Remote-Teams

Welche einzigartigen Möglichkeiten gibt es, Mitarbeitende in Remote-Teams zu motivieren?

Welche Vorteile bringen motivierte Remote-Mitarbeitende dem Unternehmen?

1. Ziele festlegen und Leistungen definieren

Zu den wesentlichsten Kriterien der Projektmotivation in Remote-Teams gehört die Definition von Zielen und die Auswertung von Leistungen, durch die Resultate erzielt werden. Dabei geht es nicht nur um die Benennung von Zielsetzungen, sondern auch um messbare Zwischenergebnisse für eine Beurteilung der geleisteten Arbeit.

Zur Führung und Motivation im Projektmanagement gehört die klare Formulierung der Erwartungen des Teamleitenden an seine Mitarbeitenden. Dabei ist jedem Teammitglied seine Rolle bei der Projektarbeit zu erläutern. Milestones mit abrechenbaren Ergebnissen sollten abgegrenzt werden. Für solche Zwischenziele eignen sich wöchentliche oder monatliche Abrechnungszeiträume. Gleichzeitig sind Parameter zu benennen, anhand deren die Teammitglieder den erreichten Erfolg erkennen können. Die erfolgreiche Leitung produktiver Remote-Teams zeichnet sich dadurch aus, dass alle Mitarbeitenden quantitative und qualitative Orientierungshilfen für die Arbeitsanforderungen erhalten. Der Arbeitsfortschritt und die Erkenntnis, dem Ziel des Projektes kontinuierlich näherzukommen, ist eine der wichtigsten Quellen der Motivation. Fehlt diese Erkenntnis, besteht besonders für Mitarbeitende in einer Remote-Umgebung mit weniger ausgeprägten Möglichkeiten zur Teamkommunikation der Verlust an Intension. Erfahrene Projektmanager•innen von Remote-Teams setzen deshalb sehr stark auf das Prinzip der Ergebnisorientierung. Sie erwarten von den in dieser Arbeitsweise noch unerfahreneren Teammitgliedern regelmäßige Statusberichte und zeigen erfahrenen Remote-Mitarbeitenden die Wertschätzung für Termintreue und Qualität bei der Abrechnung der Leistungen.

2. Kommunikation als entscheidende Komponente zur Projektmotivation in Remote-Teams

Die richtige Teamkommunikation nimmt eine zentrale Rolle für die Bedeutung der Motivation im Projektmanagement ein. Zwar stellt eine effektive Kommunikation immer eine Herausforderung dar, doch für Remote-Teams trifft das in einem ganz besonderen Maße zu. Schließlich fehlt hier die Gelegenheit zu einem kurzen Abstimmungsgespräch ohne Terminvereinbarung oder während der Kaffeepause. Denn Kreativität – eine besonders motivierende Eigenschaft der Projektarbeit – entsteht oft in einem spontanen Austausch mit anderen Mitarbeitenden bei einem zufälligen Gespräch. Remote-Mitarbeitende müssen bewusst die Kommunikation suchen und manchmal auch planen.

Remote-Teams sind bei der Zusammenarbeit zum großen Teil auf die schriftliche Kommunikation angewiesen. Dazu gehören E-Mails, Kommentare, Messenger-Dienste und das Teilen von Dokumenten. Menschen kommunizieren aber auch durch ihren Tonfall und Körpersprache. Die reine schriftliche Übermittlung von Informationen ist fehleranfällig und kann zu Fehldeutungen führen. Zur Vermeidung von Missverständnissen gibt es heute aber eine relativ einfache Lösung: Videokonferenzen oder Videochats. Regelmäßige Videokonferenzen sind das geeignete Mittel der Wahl, um die kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Remote-Teams in Gang zu halten.

Bei der Kommunikation zwischen zwei Personen ist nach einer schriftlichen Übermittlung von Informationen oft ein kurzes zusätzliches Telefonat eine gute Möglichkeit, um offene Fragen zu klären oder Missverständnisse auszuräumen.

3. Software-Tools zum Management von Remote-Teams

Bei der Projektmotivation in Remote-Teams kann die richtige Software eine wertvolle Hilfe leisten. Mit dem Einsatz der richtigen Software-Tools bleiben die Mitarbeitenden produktiv und motiviert. Dabei kommt der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement-Software eine entscheidende Rolle zu.

Meist werden für das Projektmanagement verschiedene Werkzeuge benötigt. Jedem Mitglied im Remote-Team muss klar sein, welches Tool zur Bearbeitung welcher Funktionen eingesetzt werden soll. Kontraproduktiv wird es, wenn ein Teil des Teams per E-Mail kommuniziert und andere Mitarbeitende den Business-Chat nutzen. Damit Kommunikationsprobleme vermieden werden, sind durch den Projektmanager•in Richtlinien für den Einsatz der jeweiligen Kollaborations-Tools zu erarbeiten.

Neben einer einheitlichen Kommunikation gehört das Teilen von Informationen und die Ablage der Dokumente für die gemeinsame Nutzung zu den unbedingt notwendigen Features des Projektmanagements bei der Arbeit im Remote-Team. Cloudanwendungen und mobile Apps sind deshalb bevorzugte Softwareinstrumente. Auf diese Weise können alle benötigten Daten - unabhängig vom Arbeitsort und der Arbeitszeit – jedem Mitarbeitenden des Projektteams zugänglich gemacht werden.

Eine weitere wichtige Rolle im Zusammenhang mit der Projektmotivation in Remote-Teams kommt dem Management zu. Hier geht es um die Hilfe bei der Optimierung des eigenen Arbeitsplatzes. In einer Büroumgebung gehören der Schreibtisch mit einem ergonomischen Stuhl und die benötigte Rechentechnik mit dem Betriebssystem und den Projektmanagement-Tools zum Standard. Im Homeoffice sieht das oft ganz anders aus. Der richtige organisatorische Ablauf muss dafür sorgen, dass neben der Büroausstattung alle Remote-Mitarbeitenden stets mit den neuesten Softwareupdates versorgt werden und alle sicherheitsrelevanten Features installiert sind.

4. Geeignete Mitarbeitende für das Remote-Team auswählen

Ebenso wie es der geeigneten technischen Voraussetzungen bedarf, um in einem Remote-Team effizient zu arbeiten, benötigen Mitarbeitende bestimmte persönliche Fähigkeiten und Charaktereigenschaften zur Bewältigung der Arbeitsaufgaben im Homeoffice. Wenn Mitarbeitende bisher hervorragende Arbeit im Unternehmen geleistet haben, bedeutet es noch lange nicht, dass dies sich auch bei der Remote-Tätigkeit fortsetzt. Zur Leitung produktiver Remote-Teams gehört es deshalb, geeignete Teammitglieder•innen auszuwählen, die ihre Arbeitsaufgaben mit hoher Qualität und Effizienz ohne ständige Bindung zum Projektteam erfüllen können. Um die geeigneten Mitarbeitenden zu finden und damit die Projektmotivation in Remote-Teams zu gewährleisten, sollten Personalverantwortliche auf folgende Qualitäten besonderen Wert legen:

• Mitarbeitende besitzen die Fähigkeit, selbständig, ohne Beaufsichtigung und häufigem Kontakt zu Teammitgliedern und Vorgesetzten zu arbeiten.
• Mitglieder des Remote-Teams sind sich bewusst, dass ihre Arbeit einen erhöhten Kommunikationsaufwand mit sich bringt und dieser eigenständig initiiert werden muss.
• Fehlender persönlicher Kontakt kann zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen von Arbeitsaufgaben führen. Remote-Mitarbeitende müssen dies erkennen und deshalb im Zweifelsfall gezielt nachfragen.
• Der Umgang mit Kollaborationstools, mobilen Apps und geschützten Netzwerkverbindungen zum Unternehmen gehört zum Standard des Projektmanagements und setzt eine Technikaffinität der Mitarbeitenden voraus.

• Remote-Mitarbeitende sind sich bewusst, dass ihre Tätigkeit zu sozialer Isolation führen kann. Sie müssen dieser deshalb proaktiv entgegenwirken.

5. Aufgaben und Verantwortung delegieren, Karrieremöglichkeiten aufzeigen

Gute Teamleiter•innen stärken die Projektmotivation in Remote-Teams durch den persönlichen Erfolg ihrer Mitarbeitenden. Durch die Übertragung von Arbeitsaufgaben, die ein hohes Maß an Selbstorganisation erfordern und kreative Lösungsansätze benötigen, wird das Potenzial der Mitarbeitenden ausgeschöpft. Wird mit der Aufgabe zusätzlich noch ein Teil der Verantwortung übertragen, stärkt dies nicht nur das Selbstbewusstsein, sondern fördert auch das Engagement. Als erfahrener Teammanager•in ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, ihre Ergebnisse zu präsentieren. Das kann beispielsweise bei der nächsten Teamsitzung per Videokonferenz geschehen oder in einem persönlichen Abschnitt des Statusberichts zur Projektdokumentation.

Zur Managementkompetenz innerhalb eines Remote-Teams gehört allerdings auch die Fehlerkultur. Denn nicht jede delegierte Aufgabe und Verantwortung wird zum Erfolg führen. Ausreichende Wertschätzung und die Kommunikation auf Augenhöhe sind deshalb ein ebenso wichtiger Faktor für den Projekterfolg.

Eine wichtige Aufgabe für die Projektmotivation in Remote-Teams ist die Schaffung einer klaren Entwicklungsperspektive für die Mitarbeitenden. Oft werden Teammitglieder, die im Büro tätig sind, bei der Karriereentwicklung bevorzugt. Fehlende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sind ein häufiger Grund dafür, dass Remote-Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Personalverantwortliche sollten deshalb alle Mitarbeitenden – ganz speziell auch die der Remote-Teams – bei der Neubesetzung von Leitungspositionen berücksichtigen. Schließlich haben diese Teammitglieder bereits sehr gute kommunikative Fähigkeiten erlernt, die für das Projektmanagement von großem Vorteil sind.

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6. Remote-Mitarbeitenden vertrauen und gleichzeitig ein Monitoring implementieren

Zur Projektmotivation in Remote-Teams gehört ein hohes Maß an Vertrauen. Mitarbeitende werden immer einen Weg finden, nur einen Teil ihrer Arbeitszeit produktiv zu nutzen, wenn sie das wollen. Darin unterscheidet sich die Arbeit im Unternehmen nicht von der Remotearbeit.

Damit das Management den Mitarbeitenden vertrauen kann, muss sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder sich mit ihrer Arbeit identifizieren, die technischen Voraussetzungen zur Erfüllung der Aufgaben vorhanden sind und die Ziele verstanden werden. Bei Remotearbeit gelangen meist Dinge in den Fokus, die bereits seit längerem nicht richtig funktionieren. Mitarbeitende benötigen einen Ansprechpartner•in für die Lösung von Problemen, dem sie vertrauen können und immer auf dessen Hilfe zählen können. Diesem Miteinander kommt eine entscheidende Rolle bei der Bedeutung der Motivation im Projektmanagement zu.

Ein bekanntes Sprichwort besagt: “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Nur darf diese Kontrolle bei einem Remote-Team nicht zur Demotivation führen. Besser als die Kontrolle ist deshalb die Einführung eines Monitoring-Systems. Durch ein Monitoring-System wird ein kontinuierlicher Informationsfluss sichergestellt, der es ermöglicht, rechtzeitig in die Steuerung des Projekts einzugreifen und Störungen zu erkennen, die die Projektziele gefährden. Durch ein solches System wird kontrolliert, ob die vorgegebenen Milestones erreicht wurden, der finanzielle Rahmen eingehalten wird und der Fertigstellungstermin des Projekts realisierbar bleibt.

7. Anerkennung als wichtiger Faktor der Remote-Teammotivation

Im vorangegangenen Abschnitt wurde auf die Bedeutung von Vertrauen und Monitoring als Kontrollinstrument hingewiesen. Zeigen diese Instrumente Erfolg bei der Umsetzung der Projektziele, ist es an der Zeit, dem Team Anerkennung zu zollen. Jeder Mensch möchte für erfolgreiche Arbeit gelobt werden. Dabei muss es nicht immer eine materielle Anerkennung sein. Ein gemeinsames virtuelles Frühstück mit einer Danksagung für die termingerechte Erreichung eines bestimmten Zwischenziels kann eine hervorragende Projektmotivation in Remote-Teams sein. Einen ähnlichen Erfolg kann ein Beitrag im firmeneigenen Intranet bringen. Dabei sollte der Teamleiter•in gute Menschenkenntnis entwickeln. Manche Mitarbeitende werden ein dankeschön im Teammeeting bevorzugen, anderen ist es vielleicht lieber, wenn sie die Anerkennung in einem persönlichen Gespräch erfahren. 

Es gibt aber noch eine andere Form zur Führung und Motivation im Projektmanagement, die auch eine Form der Anerkennung darstellt: die Stärkung der Innovationskraft. Das Management zeigt dem Remote-Team Anerkennung, wenn es die Mitarbeitenden gezielt nach Verbesserungsvorschlägen und Tipps bei der Lösung anstehender Probleme fragt. Werden Hinweise und Wünsche, die auf den speziellen Erfahrungen der Projektbeteiligten basieren, in die Arbeitsabläufe eingebunden, zeugt das von Wertschätzung, also einer Form der Anerkennung der persönlichen Qualitäten. Fordern Sie als Manager•in aktiv Innovation und die Suche nach neuen Lösungswegen, dann werden Sie die Projektmotivation in Remote-Teams bewusst stärken.

8. Soziale Begegnungen schaffen Projektmotivation in Remote-Teams

Eine gemeinsame Mittagspause wird in den meisten Remote-Teams eine nicht realisierbare Wunschvorstellung bleiben. Es gibt aber andere Möglichkeiten, soziale Bindungen aufzubauen, auch wenn die Mitarbeitenden des Teams räumlich getrennt und vielleicht sogar zu gänzlich unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Bei der Remote-Kommunikation per E-Mail oder im Videochat besteht die Gefahr, dass die Mitarbeitenden ohne soziale Bezüge nur rein fachliche Informationen austauschen. Es gilt aber als erwiesen, dass persönliche Kontakte die Projektmotivation verbessern. Kennt man jedoch die charakterlichen Eigenschaften des anderen, ist es leichter, in schwierigen beruflichen Situationen um Hilfe zu bitten oder ganz einfach selbst Hilfe anzubieten. Doch wie schafft man solche sozialen Bezüge in einem Remote-Team? Die richtigen Kollaborationstools bieten dafür eine gute technische Plattform. Beispielsweise könnte eine wöchentliche Foto-Show mit witzigen persönlichen Schnappschüssen initiiert werden. Eine andere Möglichkeit besteht in einem Onlinequiz, welches dann bei der nächsten Videokonferenz im Team ausgewertet wird. Auch eine virtuelle Kaffeepause, bei der ganz bewusst die Arbeitsthemen einmal ausgeklammert werden, kann sich zu einem motivierenden Erlebnis entwickeln.

Welche Form der sozialen Kontakte sich entwickeln können, wird von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Sofern es sich einrichten lässt, ist der persönliche Kontakt bei einem Teamevent immer noch die beste Möglichkeit, um längerfristige persönliche Bindungen aufzubauen und die Motivation im Team zu fördern.