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Checkliste Projektmanagement für Projektmanager

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Bitrix24-Team
16. Dezember 2021
Zuletzt aktualisiert: 16. Dezember 2021

Checkliste Projektmanagement für Projektmanager

Als Projektmanager fungieren Sie als Koordinator in Ihrem Team und Unternehmen. Sie sind verantwortlich für reibungslose Arbeitsabläufe sowie eine effiziente interne und externe Kommunikation. Hierbei müssen Sie oft eine Vielzahl von Prozessen gleichzeitig steuern. Um dabei stets den Gesamtüberblick zu behalten, unterstützt Sie eine Checkliste im Projektmanagement.

Im IT Projektmanagement aber auch in anderen Projekt Verwaltungsbereichen stehen Sie vielleicht vor der Wahl: agiles vs. klassisches Projektmanagement.

Beim klassischen Projektmanagement werden vor den einzelnen Projektmanagement Phasen klare Ziele definiert, die in Einzelschritte unterteilt und deren Ablauf vorab strukturiert wird. Agiles Projektmanagement agiert dynamisch. Insbesondere IT-Projekte mit sich schnell verändernden Gegebenheiten profitieren von kurzfristigen Anpassungen und flexiblen Vorgehensweisen.

Wir haben Ihnen eine Projektmanagement Checkliste rund um eine souveräne Koordination Ihrer gesamten Projekte zusammengestellt. Sie dient Ihnen als Leitfaden und strukturgebende Hilfe für Ihre jeweiligen Projektmanagement Phasen und unterstützt Sie im Entscheidungsprozess: agiles vs. klassisches Projektmanagement.

1. Projektvision formulieren

Jedes Unternehmen, jedes Ziel, jedes Vorhaben und somit auch jedes einzelne Projekt benötigen eine konkrete Vision, um Gestalt annehmen und detailliert entwickelt werden zu können.

Vor der eigentlichen Arbeit mit Listen sollte Ihre Projektmanagement Checkliste stets mit einer Vision beginnen, die das gesamte Projekt bündelt und zusammenhält.

Um Ihre Vision zu formulieren und schriftlich zu fixieren, können Sie stets eine Reihe von Kernfragen in Ihre Überlegungen einfließen lassen und diese detailliert beantworten.

In erster Linie sollten Sie sich Gedanken machen, inwieweit das Projekt mit den Richtlinien, Ideen und Vorstellungen Ihres Unternehmens im Einklang ist. Darüber hinaus gilt es zu überlegen, welche Ziele Sie mit dem Projekt verbinden und was das von Ihnen erwartete Ergebnis beinhaltet.

Weiterhin ist es wichtig, den Personenkreis und somit die Human Ressources zu identifizieren, die Sie mit in Ihr Projekt einbeziehen wollen. Und schließlich sollten Sie auch die Tools, Technologien und übrigen Ressourcen in Ihre Vision mit einfließen lassen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt zielorientiert und fristgerecht umzusetzen.  

2. Planung von Ressourcen

Sobald Sie Ihre Vision und eine Projektmanagement Checkliste formuliert haben, können Sie sich Gedanken zu den entsprechenden Ressourcen machen, die Sie für die Umsetzung Ihres Projektes benötigen.

Ein konkrete Ressourcenplanung ist wichtig, da Ihnen in Ihren Projekten niemals grenzenlose Mittel zur Verfügung stehen und Sie stets priorisieren müssen.

In diesem Schritt spielt das IT Projektmanagement eine wichtige Rolle, denn Sie haben in dieser Phase auch die Option, sich für die Software zu entscheiden, die für die Entwicklung und den Abschluss Ihres Projekts notwendig ist.

Weiterhin identifizieren Sie in dieser Phase die Projektmanagement Checkliste, die entsprechenden Personen und die gesamte Ausstattung, die Sie für die Erarbeitung Ihres Projektes benötigen.

3. Umfang festlegen

Ihre Checkliste für Projektmanagement beinhaltet im nächsten Schritt das Festlegen des Projektumfangs. Hierbei müssen Sie die entsprechenden Leistungen, Funktionen und Ergebnisse festlegen, die Ihr finales Projekt beinhalten soll.

Prüfen Sie in den Projektmanagement Phasen, ob sämtlicher Input der Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen in Ihr Projekt mit eingeflossen ist, ob das Budget ausreicht, um das Projekt in dem vorliegenden Umfang umzusetzen und ob der Umfang Ihres Projekts wiederum ausreichend ist, um das gesamte Vorhaben verständlich zu vermitteln und alles Notwendige und Wichtige abzudecken.

Viele Projekte, die von ihrem ursprünglichen Umfangsplan abweichen, sind schließlich zum Scheitern verurteilt, weswegen es tatsächlich von großer Bedeutung ist, dass Sie sich an Ihrer Projektmanagement Checkliste orientieren und die Vorgaben einhalten.  

4. Entwicklung eines Kommunikationsplans

Für jedes erfolgreiche Projekt ist ein effektiver Kommunikationsplan zwingend erforderlich. Dieser Schritt auf Ihrer Checkliste im Projektmanagement ist essentiell, um mit sämtlichen Projektbeteiligten sowie allen Entscheidungsträgern jederzeit auf einem aktuellen Informationslevel zu sein.

Eine mangelhafte Kommunikation ist die Hauptursache für das Scheitern von Unternehmensprojekten, weswegen dieser Aspekt vollständige Aufmerksamkeit benötigt.

Unterschiedliche Collaboration Tools ermöglichen Ihnen in diesem Zusammenhang ein effizientes und transparentes Projektmanagement.

Ganz gleich, ob Sie auf ein agiles Projektmanagement oder auch auf ein klassisches Projektmanagement setzen, eine vollumfängliche und ortsunabhängige Kommunikation, die durch eine Reihe von passenden Werkzeugen realisiert werden kann, bildet einen wichtigen Grundpfeiler für den Erfolg Ihres Projekts.

5. Erstellung eines Projektstrukturplans

Nachdem Sie alle Basisentscheidungen getroffen haben, die für die Erarbeitung und Vorbereitung Ihres Projekts relevant sind, können Sie sich um die konkrete Entwicklung eines Projektstrukturplans kümmern.

In diesem Schritt legen Sie die einzelnen Etappen fest, die Sie für Ihr Projekt zur Umsetzung abarbeiten. Ein Zeitplan sowie die jeweiligen Aufgaben, To-Dos und weitere Aktivitäten werden in Ihrem Projektstrukturplan detailliert festgelegt.

Visualisieren Sie Ihren Plan, so dass Ihr Projekt Form und beispielsweise in Form eines Gantt-Diagramms Gestalt annehmen kann. Dies ist eine wichtige Hilfe auf dem Weg zur Umsetzung Ihres Projektes. 

6. Budgetplanung

Das Budget eines Projekts zählt zu den wichtigsten Aspekten des gesamten Vorhabens. Projekte sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Finanzierung fehlt oder dem Projektrahmen nicht gerecht wird.

Aus diesem Grund ist es essenziell, dass der finanzielle Faktor bei der Planung genauestens kalkuliert wird.

In vielen Fällen wird Ihnen das entsprechende Budget von den Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt und Sie müssen Ihre Projekte anhand dieser Vorgaben planen. Je geringer das Budget ausfällt, umso prozessoptimierter und kostensparender müssen Sie Ihre Projektplanung gestalten. 

7. Vorbereitung einer Risikomanagementstrategie

Vorsicht und Sicherheit sind Elemente, die Sie abschließend in Ihre Projektmanagement Checkliste einfließen lassen sollten. Damit Ihr Projekt keinesfalls durch unvorhergesehene Zwischenfälle gefährdet wird, gehört das Risikomanagement stets zur Planung, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.

Als Projektmanager gehört es zu Ihren Aufgaben, vorausschauend zu denken und schnell reagieren zu können, wenn es beispielsweise zu ungeahnten Verzögerungen kommt und Sie einige Aufgabenschritte beschleunigen müssen.

Vorhaben zuverlässig mit einer Checkliste im Projektmanagement planen und realisieren!

Der Erfolg Ihres Projektes hängt entscheidend von Ihrer Vorbereitung und Planung ab. Eine durchdachte und gut strukturierte Projektmanagement Checkliste dient Ihnen in diesem Kontext als optimale Guideline.

Dabei lassen sich die wichtigsten Projektmanagement Phasen in sieben grundlegende Schritte untergliedern, zu denen die Formulierung Ihrer Vision, die Planung und Identifikation von Ressourcen, das Festlegen des Projektumfangs, die Entwicklung eines Kommunikations- und Projektstrukturplans, die Budgetplanung sowie die Vorbereitung einer Risikomanagementstrategie zählen.

In diesem Zusammenhang entscheiden Sie auch, welche Vor- und Nachteile agiles vs. klassisches Projektmanagement in Ihrem konkreten Projekt haben. In jedem Fall hilft Ihnen eine Projektmanagement Checkliste dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

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