Online-Dokumentenverwaltung: 11 Tipps zur einfachen Verwaltung von Online-Dokumenten
Die Digitalisierung hat den Umgang mit Dateien und Dokumenten grundlegend verändert und das Zeitalter der Online-Dokumentenverwaltung eingeläutet.
Ganz gleich, ob Angebote, Rechnungen, Quittungen, Produktpräsentationen oder Verkaufsunterlagen, über eine passende Softwarelösung lassen sich Online-Dokumente bequem, leicht und strukturiert verwalten.
Doch wie realisieren Sie die einfache Online-Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen? Wir haben für Sie dazu elf praktische Tipps zusammengestellt.
FAQ
Was bedeutet Online-Dokumentenverwaltung?
Online-Dokumentenverwaltung bedeutet zuverlässig Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten, zu managen und sicher abzuspeichern. Möglich wird dies durch ein sogenanntes Online-Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS), dass als zentrale Plattform zur Verfügung steht und standortunabhängig von allen MitarbeiterInnen eines Unternehmens genutzt werden kann, wenn diese über die passenden Zugriffsrechte verfügen.
Wie digitalisiere ich am besten meine Unterlagen?
Unterlagen lassen sich am besten mit einem Scanner digitalisieren, der in Form eines eigenen Geräts oder als Funktion im Rahmen von Multifunktionsdruckern zur Verfügung steht. Über den automatischen Blatteinzug werden Dokumente schnell eingelesen und lassen sich beispielsweise im PDF-Format abspeichern.
Dürfen alle Dokumente nach Digitalisierung vernichtet werden?
Nicht alle Dokumente in Papierform dürfen nach der digitalen Erfassung entsorgt werden. Dazu gehören beispielsweise wichtige Unterlagen wie Jahresabschlüsse oder Eröffnungsbilanzen, Inventare und Lageberichte. Sie sind aufbewahrungspflichtig und müssen zum Beispiel bei einer Unternehmensprüfung in Papierform verfügbar sein.
Welches Programm eignet sich für Dokumentenverwaltung?
Bitrix24 eignet sich als universelles Programm für die Dokumentenverwaltung in Unternehmen. Die Lösung bringt zahlreiche Funktionen mit, die ein einfaches Hochladen, Bearbeiten, Speichern und Teilen von Dateien in Abhängigkeit von Nutzerrollen und Zugriffsrechten garantiert und die effiziente und nachhaltige Arbeit möglich macht.
Welches DMS ist das beste?
Bitrix24 bietet das beste DMS mit Top-Bewertungen und steht sowohl in der Cloud als auch On-Premise zur Verfügung. Die intuitiv und nahtlos integrierbare Lösung bietet unter anderem unbegrenzten Cloud-Speicherplatz, Workflows zur Dokumentenfreigabe, die lokale und Online-Dokumentenbearbeitung und eine intelligente Versionierung (Dokumentenhistorie).
Tipp 1: Wählen Sie eine geeignete Software aus
Online-Dokumentenverwaltung erfordert eine passende Softwarelösung, über die Dokumente flexibel und schnell hochgeladen, bearbeitet oder geteilt werden können.
Die Implementierung muss genau geplant werden, um von Anfang an eine breite Akzeptanz unter den MitarbeiterInnen des Unternehmens sicherzustellen. Besprechen Sie zusammen mit Ihrem Team, welche Funktionen benötigt werden und welche Arbeitstools die zukünftige Dokumentenverwaltung tatsächlich erleichtern können.
Mit einer sorgfältigen Planung und schrittweisen Umsetzung stellen Sie sicher, dass Sie jede einzelne Mitarbeiterin / jeden einzelnen Mitarbeiter mitnehmen. Eine kostenfreie und unverbindliche 15-Tage-Testversion von Bitrix24 bietet Ihnen die Gelegenheit, die Software auf Herz und Nieren zu prüfen und die darin enthaltenen Tools zur Dokumentenverwaltung in Ruhe auszuprobieren.
Tipp 2: Setzen Sie auf die Online-Bearbeitung von Dokumenten
Wie der Name Online-Dokumentenverwaltung bereits sagt, mit einer passenden Lösung ermöglichen Sie es Ihren MitarbeiterInnen, Dokumente online zu erstellen, zu bearbeiten und auch an TeamkollegInnen weiterzugeben.
Sie können mit Dokumenten auch ohne lokal installiertes Office-Paket arbeiten und stattdessen die Online-Tools von Google Docs oder Microsoft Office nutzen und die so erstellten Dateien ins Intranet Ihres Unternehmens hochladen.
Die Online-Bearbeitung sorgt für eine spürbare Zeitersparnis, Straffung von Prozessen und nachhaltige Steigerung der Gesamteffizienz im Unternehmen.
Tipp 3: Ermöglichen Sie die Bearbeitung über lokale Anwendungen
In Unternehmen haben sich über viele Jahre hinweg lokale Applikationen, wie zum Beispiel von Microsoft, als Standardlösungen etabliert, die von den meisten MitarbeiterInnen in der täglichen Arbeit genutzt werden.
Neben den Online-Dateien kann es auch durchaus sinnvoll sein, Dokumente mit lokalen Programmen wie Microsoft Office, Pages (Mac) oder Adobe Photoshop zu bearbeiten. So ermöglichen Sie Ihrem Team, mit allen Dateien von jedem Gerät aus zu arbeiten und alle Änderungen in einer Historie nachzuvollziehen. Jede geänderte Datei kann im Account der Online-Dokumentenverwaltung automatisch gespeichert werden.
Tipp 4: Fördern Sie die Teamarbeit
Bei einer Online-Dokumentenverwaltung handelt es sich um einen Prozess, in den viele Teammitglieder involviert sind. Bei jedem Projekt ist es deshalb von großer Bedeutung, die gemeinsame Arbeit an Dateien so flexibel und optimal wie möglich zu gestalten.
Möglich wird das über eine Software für Dokumentenverwaltung, die anhand von Berechtigungen die Zusammenarbeit offline und online inklusive Filesharing und Änderungs-Historie gewährleistet und hilft, konsequent redundante Dateien oder Dateiverlust zu vermeiden.
Tipp 5: Behalten Sie alle Änderungen und Entwicklungen im Auge
Nichts ist so beständig wie der Wandel, das gilt auch für die Online-Dokumentenverwaltung. Um dem Risiko eines teilweisen oder vollständigen Verlusts von Dateien vorzubeugen, wird im DMS automatisch eine eigene Änderungshistorie erstellt, die jede Änderung und Version detailliert protokolliert und jederzeit nachvollziehbar macht.
Dabei geht garantiert nichts verloren, denn sobald eine Nutzerin / ein Nutzer eine neue Dateiversion erstellt, wird die ältere Variante nicht gelöscht, sondern bleibt erhalten und kann bei Bedarf sogar jederzeit wiederhergestellt werden.
Darüber hinaus lässt sich die Datei mit einem Klick vorübergehend für andere MitarbeiterInnen sperren. Sobald Sie Ihre Änderungen erfolgreich vorgenommen haben, können Sie die Sperrfunktion wieder deaktivieren.
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Tipp 6: Legen Sie Zugriffsrechte fest
Nicht jede Abteilung oder jedes Team benötigt Zugriff auf sämtliche Dokumente im Unternehmen. Aus diesem Grund ist es ratsam, genau zu definieren, welche MitarbeiterInnen Zugriff benötigen und welche Dokumente geschützt bleiben sollen.
In einer smarten Online-Dokumentenverwaltung wie Bitrix24 steht Ihnen ein vollständiges System von Zugriffsrechten zur Verfügung, die Sie flexibel anpassen können. So gewährleisten Sie, dass jeder Teammitglied genau die Berechtigung erhält, die er gerade benötigt.
Es gilt in diesem Zusammenhang auch einen Administrator zu bestimmen, der die Zugriffsrechte entsprechend der Benutzerrollen anlegt und verwaltet.
Tipp 7: Nutzen Sie automatisierte Genehmigungsworkflows
In Unternehmen geht viel wertvolle Zeit verloren für Routine-Abläufe rund um Dokumente, die manuell durchzuführen sind oder erst durch ausgewählte Personen genehmigt werden müssen.
Mit einer guten Online-Dokumentenverwaltung müssen sich wiederholende Prozesse wie bspw. Dienstreiseanträge oder Kostenerstattungen über einen automatischen Genehmigungsworkflow gesteuert werden. Es ist hier möglich, eine bestimmte Reihenfolge der Dokumenten-Workflows vorzudefinieren, die aus einer oder mehreren Genehmigungsstufen bestehen können.
Mit dieser Herangehensweise straffen Sie Geschäftsprozesse und vermeiden unnötige Bürokratie und Verwaltungsverzögerungen, die häufig aus nicht automatisierten Abläufen resultieren. Mit den so frei werdenden Kapazitäten können Sie sicher sein, Ihre Projekte immer termingerecht umzusetzen.
Tipp 8: Verwenden Sie integrierte Kommunikationstools
Eine transparente Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Leider ist dies keine Selbstverständlichkeit – viele Probleme entstehen immer noch wegen eines fehlenden Austauschs unter den Teammitgliedern.
Eine smarte Online-Dokumentenverwaltung wie Bitrix24 integriert wertvolle Kommunikationstools und hilft, alle Details, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind, im Voraus zu vereinbaren.
Nutzen Sie zahlreiche Social-Intranet-Tools wie Instant Messaging, Audio- und Videoanrufe, Screensharing, HD-Videokonferenzen, To-Do-Listen, Aufgabenabhängigkeiten, Wissensdatenbanken, Kalender und eine mobile App in einem Dokumentenmanagement-System, damit Ihrer Teamkommunikation keine Grenzen mehr gesetzt werden.
Tipp 9: Erleichtern Sie die Dokumentensuche
Die Suche nach Dokumenten kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Dateien durch verschiedene NutzerInnen und an unterschiedlichen Orten gespeichert wurden oder Sie vergessen haben, wo genau Ihre Dokumente abgelegt wurden.
Greifen Sie auf eine integrierte Sofort-Suche zurück, um schnell alle nötigen Dateien zu finden. Mit dem Tagging haben Sie außerdem die Möglichkeit, Dateien mit bestimmten Suchbegriffen zu versehen, die die Suche spürbar erleichtern.
Tipp 10: Binden Sie externe Drives an
Wie lässt sich die Arbeit einzelner MitarbeiterInnen nahtlos in das DMS integrieren, ohne dass es dabei zu Duplikaten oder Datenverlust kommt?
Eine optimale Online-Dokumentenverwaltung wie Bitrix24 bietet die Option, Dokumente vom eigenen Arbeitsplatz im Büro oder Homeoffice in externe Drives wie den Google Drive, Dropbox und andere Cloud-Apps hochzuladen.
Dabei erfolgt eine automatische Indexierung der Dokumente und alle MitarbeiterInnen können jederzeit prüfen, ob eine aktuelle Dokumentenversion im externen Cloud-Speicher bereits verfügbar ist oder diese noch bearbeitet wird.
Tipp 11: Sammeln Sie Feedback zur DMS-Nutzung
Die praktische DMS-Nutzung im Geschäftsalltag steht und fällt mit den Anwendern. Nur wenn diese das System vorbehaltlos nutzen und von den Vorzügen überzeugt sind, wird die Verwaltung von Online-Dokumenten zum Erfolg.
Führen Sie dazu regelmäßige Umfragen und Feedbackrunden durch. Worin sehen die KollegInnen die größten Vorteile? In welchen Fällen ist die Anwendung oder der Nutzen einzelner Tools möglicherweise noch unklar? Wo besteht Verbesserungsbedarf und in welchen Bereichen ist der Aufwand eventuell noch zu hoch?
Die KollegInnen, die das DMS täglich nutzen, können Ihnen hier wertvolle Antworten liefern. Binden Sie diese in den Prozess der Dokumentenverwaltung ein und fragen Sie sie proaktiv, welche Ideen und Anregungen sie einbringen möchten.
Außerdem sollten Sie nachverfolgen, ob die gewünschten Änderungen und Anpassungen tatsächlich innerhalb eines bestimmten Zeitraums umgesetzt wurden und ob sie Dokumentenprozesse für Ihre KollegInnen vereinfacht haben.
Alle Vorteile vereint: Steigern Sie Ihre Effizienz mit einer Online-Dokumentenverwaltung!
Ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement ermöglicht eine optimale Online- und Offline-Arbeit an Dateien und steigert somit nachhaltig Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen. Basis der Online-Dokumentenverwaltung ist eine smarte Software, mit der sich der gesamte Management-, Bearbeitungs- und Archivierungsprozess abbilden lässt.
Die Möglichkeit, Dateien gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten und eine Änderungshistorie jederzeit einzusehen, gehört zu den wichtigsten Vorteilen der Online-Dokumentenverwaltung.
Zugriffsrechte, Genehmigungsworkflows, integrierte Kommunikationstools, eine intelligente Suche und externe Drives tragen dazu bei, Ihre Dokumentenabläufe möglichst einfach und effizient zu organisieren.
Involvieren Sie Ihre MitarbeiterInnen in den stetigen Verbesserungsprozess der Online-Dokumentenverwaltung und holen Sie Feedback ein, in welchen Fällen es möglicherweise noch Optimierungspotenziale bei der Online-Verwaltung gibt.
