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Ressourcenplanung im Projektmanagement: 10 Tipps für Projektmanager

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Bitrix24-Team
1. März 2022
Zuletzt aktualisiert: 1. März 2022

Für die Umsetzung eines erfolgreichen Projektes benötigen Sie die passenden Ressourcen. Diese wiederum basieren auf einer nachhaltigen Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Über die Koordination der Projekt-Ressourcenplanung stellen Sie sicher, dass alle zur Verfügung stehenden Mittel so zum Einsatz kommen, dass ein reibungsfreier und termingerechter Ablauf des Gesamtprojekts garantiert wird.

Wir beantworten Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten FAQ und geben Projektmanagern 10 praktische und wirkungsvolle Tipps an die Hand, mit denen Sie zuverlässig Ihre Ressourcenplanung optimieren können.

FAQ

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung umfasst den gesamten Vorgang rund um die Planung, bei dem sowohl materielle als auch immaterielle Ressourcen zum Einsatz kommen. Bei diesen Mitteln kann es sich um Personal, Finanzen oder auch Anlagen sowie Zeit handeln, die alle den Zweck erfüllen, das Projekt effizient und termingerecht zum Abschluss zu bringen. Kurzum, die Ressourcenplanung beantwortet wichtige Fragen, die es zu klären gilt, um einen Auftrag vollumfänglich zu erfüllen.

Wie funktioniert Ressourcenplanung?

Im Rahmen der Planung von Projektressourcen ist es wichtig einen umfassenden Überblick zu behalten und zunächst den Bedarf abzuschätzen und im Anschluss daran einen Ressourcenplan zu erstellen. Darüber hinaus funktioniert Ressourcenplanung über das Controlling der Ressourcen aber auch mittels einer vorausschauenden Risikoabwägung, dem Einkalkulieren von unerwarteten Ereignissen sowie der Planung von Pufferzeiten.

Was ist das Ziel der Ressourcenplanung?

Ziel der Ressourcenplanung im Projektmanagement ist es, dass für ein Projekt zum konkreten Zeitpunkt alle benötigten Mittel zur Verfügung stehen, um das Vorhaben vollumfänglich, in allen geplanten Aspekten, bis zur Deadline umgesetzt zu haben. Der primäre Fokus liegt dabei, die Auftragseffizienz zu maximieren, um freie Kapazitäten für neue Projekte zu schaffen.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Nur wenn Sie in Ihrem Unternehmen genaue Kenntnis darüber haben, welche Ressourcen vorhanden oder aktivierbar sind, können Sie Projekte effektiv und zukunftsfähig planen und umsetzen. Die Ressourcenplanung ist besonders wichtig, um Unternehmensziele mit einem möglichst geringen Aufwand bestmöglich zu realisieren. Entscheidend ist dabei, dass Sie Ihre bestehenden Ressourcen intelligent zum Einsatz bringen, ohne sie überzustrapazieren beziehungsweise fehlende Mittel effizient erwerben.

Was sind die Vorteile von Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement bietet eine Reihe von positiven Effekten, zu denen unter anderem die Sicherheit in der Planung gehört. Durch eine vorausschauende Bedarfsermittlung vermeiden Sie Engpässe und sorgen dafür, dass es nicht zu einer Überlastung Ihrer Mitarbeiter kommt. Darüber hinaus bietet die Ressourcenplanung eine nahtlose, digital unterstützte Dokumentation, die mögliche Fehler aufdeckt und eine Optimierung zukünftiger Projekte möglich macht.


Tipp 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die unterschiedlichen Ressourcenarten

Im Rahmen Ihres Projektmanagements stehen Ihnen unterschiedliche Ressourcenarten zur Verfügung, deren Potenziale Sie kennen und ausschöpfen sollten.

Personal: Eine zentrale Funktion übernehmen die Personalressourcen, die eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten spielen. Nur wenn einzelne Kollegen aber auch Teams anstehende Aufgaben korrekt realisieren, lässt sich der reibungsfreie Gesamtablauf und Projektabschluss sicherstellen.

Als Projektmanager zählt es zu Ihren Aufgaben, handlungsfähige und kompetente Teams zu führen und die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, um sie optimal bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Anlagen und Sachen: Eine weitere Art sind Anlage- und Sachressourcen, zu denen unter anderem Rohstoffe, Verbrauchsmaterial aber auch Werkzeuge, Maschinen und Anlagevermögen wie Grundstücke und Gebäude zählen können.

Finanzen: Darüber hinaus gehören Finanzen oder auch Investitionen zu den Ressourcenarten, die im Rahmen des zur Verfügung stehenden Projektbudgets zum Einsatz kommen. Die Umsetzung von Projekten ist stets mit Kosten verbunden, die es mit einer gut geplanten Finanzierung zu decken gilt.

Zeit: Nicht zuletzt nehmen auch zeitliche Ressourcen einen wichtigen Platz bei der Projektplanung ein. Eine detaillierte Terminplanung stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und die Dauer und Umsetzung aller Aufgaben im geplanten Zeitrahmen erfolgt.

Tipp 2: Erstellen Sie eine Übersicht zur Ressourcenplanung im Projektmanagement

Setzen Sie auf eine nachvollziehbare und gut verständliche Ressourcenübersicht.  Anhand einer Aufstellung in visueller Form können Sie den Bedarf an Ressourcen in einem ausgewählten Zeitfenster optimal veranschaulichen.

Mit Hilfe der Ressourcenplan-Erstellung behalten Sie den Überblick darüber, welche Mittel zu welchen Zeiten zur Verfügung stehen müssen und wann diese tatsächlich in welchem Umfang zum Einsatz kommen.

Eine agile Projektmanagement-Software wie Bitrix24 unterstützt Sie beispielsweise über Gantt Diagramme dabei, Ressourcen geordnet nach Aufgaben und Zeitaufwand, zuzuweisen, mögliche Engpässe oder Interessenskonflikte aufzudecken oder schützende Pufferzeiten einzubauen.

In diesem Zusammenhang können Sie bei Bedarf auch die Möglichkeit nutzen, bestehende Daten zum Beispiel aus Excel-Tabellen einzubinden, indem Sie die entsprechenden Dateien einfach in ein CSV-Format konvertieren und in die Projektmanagement Lösung importieren.


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Tipp 3: Unterteilen Sie die Projekt-Ressourcenplanung in unterschiedliche Ebenen

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement lässt sich gut strukturiert in verschiedene Ebenen untergliedern. Dabei wird zwischen strategischen, taktischen und operativen Ebenen unterschieden.

Die strategische Ressourcenplanung umfasst die langfristige Koordination aller notwendigen Mittel und plant vorausschauend, welche Anforderungen bestehen, welche Personalressourcen mit welchen Qualifikationen für eine Umsetzung geeignet sind und welche Finanzen, Investitionen sowie Anlagen und Sachressourcen dafür notwendig sind.

Die taktische Planung der Mittel beschäftigt sich mittelfristig mit der Zusammenstellung der passenden Projektteams, der internen Abstimmung rund um Umfang der Aufgaben und die Sicherstellung aller bedarfsgerechten Ressourcen zum passenden Zeitpunkt.

Die Operative Ressourcenplanung fokussiert sich auf die genaue Planung aller einzelnen Aufgaben sowie der zugeteilten Mittel und eine konkrete Abstimmung zwischen Entscheidungsträger, Projektmanager, Teamleiter und Mitarbeitern, um zeitnah auch auf Veränderungen oder unerwartete Vorkommnisse reagieren zu können.

Tipp 4: Setzen Sie auf geeignete Key Performance Indicators (KPIs)

Behalten Sie als Projektmanager den Überblick. Im Ernstfall können Sie schnell und flexibel reagieren und mögliche Problemstellungen beheben.

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement lässt sich anhand von speziellen Indikatoren, die auch als Key Performance Indicator (KPIs) bezeichnet werden, steuern, zu denen unter anderem Personal-, Anlage und Sachressourcen aber auch Investitionen als Ausgangsgrößen zählen.

Im Hinblick auf das Personal kann zum Beispiel anhand der spezifischen KPI ermittelt werden, in welchem Umfang die für das Projekt bestimmten Manntage in der Praxis tatsächlich zur Realisierung der jeweiligen Aufgabe beigetragen haben.

Weitere KPIs dienen unter anderem dazu, die Kapazitäten von Anlage- oder Sachressourcen zu ermitteln, um über potenzielle und tatsächliche Leistung die Kapazitätsauslastung zu berechnen.

Über KPIs wie Investitionen können Sie bewerten, wie hoch die Kosten für das aktuelle Projekt sind und ob sich diese noch im Rahmen des dafür vorgesehenen Budgets bewegen.

Unter Anwendung von Key Performance Indikatoren sind Sie in der Lage, individuelle Entscheidungen zu treffen, um eine frist- und bedarfsgerechte Projektrealisierung zu gewährleisten.

Tipp 5: Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Personalressourcen

In der Ressourcenplanung im Projektmanagement ist es entscheidend, ein besonderes Augenmerk auf das Personal zu richten. Dabei spielen nicht nur die damit verbundenen Kosten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter eine Rolle, sondern auch der Führungsstil, Organisation, zur Verfügung stehende Mittel und die Zufriedenheit einzelner Teamkollegen.

Durch den Einsatz einer Personalmanagement-Software, wie Sie Ihnen Bitrix24 bietet, erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur die Arbeitszeiterfassung, sondern systematisieren die Planung der Arbeitsprozesse, automatisieren Sie Workflows und stellen Sie Collaboration Tools bereit, die eine effektive Kommunikation ermöglichen.

Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Abstimmungen in Form von Projektteam-Meetings ebenso erfolgen, wie der individuelle Austausch auf kurzen Dienstwegen zwischen einzelnen Personen im Team.

Anhand regelmäßiger Updates bringen Sie alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand und sorgen dafür, dass Sie Ihre Aufgaben optimal realisieren können. So lassen sich zum Beispiel Interessens- und Zielkonflikte zeitnah ermitteln und ein enger Teamzusammenhalt verbessern. Dieser wiederum hat direkte Auswirkungen auf die umgesetzten Ergebnisse und die erfolgreiche Fertigstellung von Projekten.

Tipp 6: Beobachten Sie Kosten, um die Ressourcenplanung optimieren zu können

Die Kostenplanung rückt ein Projekt in den wirtschaftlichen Unternehmenskontext und bietet eine wichtige Übersicht über alle anfallenden Kosten, mögliche Kostentreiber oder Einsparungspotenziale.

Die Planung der Mittel im Projektmanagement benötigt verlässliche Instrumente, anhand deren Sie einen Überblick über alle Kosten bewahren können. Dabei kommen in der Projektmanagement-Praxis die sogenannten Kostengang- und Kostensummenlinien zum Einsatz.

Bei der Kostenganglinie handelt es sich um die Summe aller im Monat einkalkulierten Kosten über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Über die Kostensummenlinie werden alle kumulativen Kosten des Projekts dargestellt.

Diese zwei Linien dienen nicht primär dazu, die Projektkosten bis ins Detail zu planen, sondern vielmehr, um eine effiziente Kontrolle im Projektmanagement zu gewährleisten und so frühzeitig mögliche Abweichungen zu erkennen und auch Entscheidungsträgern visuell darstellen zu können.

Tipp 7: Kalkulieren Sie immer auch unerwartete Ereignisse ein

Sind Sie in der Ressourcenplanung im Projektmanagement auf alle Eventualitäten vorbereitet? Jedes Projekt verfügt nicht nur über Chancen, sondern ist immer auch mit Risiken verbunden. Unvorhergesehene Ereignisse können den Projektablauf beeinträchtigen oder sogar umfassend stören.

Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass sich Projektmanager auf mögliche Problemszenarien einstellen und eine passende Vorbereitung treffen.

In diesem Zusammenhang gilt es zu planen, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollen, wenn beispielsweise Lieferengpässe von Rohstoffen entstehen oder Maschinen und Anlagen in der Produktion ausfallen. Ebenso ist ein Plan zu erstellen, wenn zum Beispiel ein Teamkollege wegen Krankheit ausfällt oder während der Projektlaufzeit die Kündigung einreicht.

Denken Sie auch über Szenarien und Lösungen nach, zum Beispiel für den Fall, dass Lieferanten mit Engpässen kämpfen oder Insolvenz anmelden, es zu Schäden an Anlagen und Gebäuden kommt oder wie Sie im Unternehmen mit einem Blackout, beispielsweise in Form eines längeren Stromausfalls, umgehen.

Tipp 8: Planen Sie Pufferzeiten ein

Puffer dienen im Projektmanagement als wertvolles Werkzeug, um einen zeitlichen Spielraum für außerplanmäßige Situationen einzuräumen.

Ressourcenplanung im Projektmanagement bedeutet auch, Zeiträume großzügig zu definieren und auf jeden Fall auch schützende Pufferzeiten einzukalkulieren.

Dies gilt insbesondere im Hinblick auf Ihr Personal und beginnt damit, dass genügend Zeit vor dem Arbeitsantritt besteht und geht weiter, indem ebenso Pausenzeiten eingehalten werden. Darüber hinaus dienen Pufferzeiten dazu, Rücksicht darauf zu nehmen, dass bestimmte Aufgaben in der Erledigung mehr Zeit in Anspruch nehmen, als ursprünglich in der Planung dafür angedacht war.

Mit diesem Vorgehen sorgen Sie nicht nur dafür, dass Projekte ergebnisorientiert zum Abschluss gebracht werden, sondern auch, dass bei Ihren Mitarbeitern keine Überlastung entsteht, die dauerhaft zu Stress, Unzufriedenheit und Demotivation führen kann.

Tipp 9: Stellen Sie ein effektives Controlling sicher

Ausgewählte Tools im Controlling helfen Ihnen dabei, eine effiziente Ressourcenplanung im Projektmanagement umzusetzen und die optimale Verwendung knapper Ressourcen zu ermöglichen.

Die Schwerpunkte liegen dabei darin herauszufiltern, welche Ressourcen wichtig sind, wo Mittel möglicherweise verschwendet werden oder besser eingesetzt werden könnten, um die Ziele im Projektmanagement zu erreichen. 

Im Controlling kommen hier unter anderem Soll-Ist-Vergleiche, ABC-Analysen, Ziel- oder Portfolioanalysen zur Anwendung, die als Daten in Tabellen erfasst und in Diagrammen wie dem GANTT Diagramm visualisiert werden können.

Tipp 10: Übernehmen Sie Verantwortung

Der Erfolg eines Projekts und die zugehörige Ressourcenplanung sind stark von den verantwortlichen Personen abhängig. Projektmanager haben die Verantwortung, Vorstellungen und auch Vorgaben der Unternehmensleitung ebenso zu berücksichtigen, wie die der weisungsbefugten Teamleiter und diese in der Ressourcenplanung abzubilden.

Insbesondere bei komplexen Projektabläufen, bei denen der richtige Einsatz der Personalressourcen zentralen Einfluss auf den Gesamterfolg nimmt, ist es wichtig, dass alle Beteiligten eine klare Vision der zu erreichenden Zielsetzungen haben. Hier liegt es in Ihrer Verantwortung Informationen zusammenzutragen und weiterzuleiten, um Engpässe rund um Qualität oder Auslastung zu vermeiden.

Darüber hinaus gehört es zu Ihrem Verantwortungsbereich, Konfliktpotenziale frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Außerdem tragen Sie Verantwortung für eine reibungslose Kommunikation und passende Tools, die einzelne Teammitglieder nach ihren individuellen Ansprüchen nutzen können, um sich untereinander oder mit externen Partnern auszutauschen.

Sind Ressourcenplanung und betriebsinterne Abläufe durch die Übernahme klarer Verantwortung gekennzeichnet, entwickeln sich agile Projektteams, die sich durch Motivation, Effizienz und Kreativität auszeichnen.

Fazit: So setzen Sie die Ressourcenplanung im Projektmanagement qualifiziert um!

Im Projektmanagement Ihres Unternehmens dreht sich alles darum, vorhandene und notwendige Ressourcen optimal einzusetzen, um einen reibungsfreien Ablauf sowie eine zielorientierte Umsetzung sicherzustellen.

Als Projektmanager koordinieren Sie alle Aufgaben und die Zuständigkeiten ebenso wie Sie die Einhaltung von Fristen, die Rentabilität und die pünktliche, finale Zielerreichung überwachen.

Mit unseren FAQs zur Projekt-Ressourcenplanung sowie unseren 10 passenden Tipps gelingt es Ihnen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement alle notwendigen Mittel zu identifizieren, alle Aufgaben zu bestimmen und an die entsprechenden Teammitglieder zu übertragen sowie einzelne Phasen und die Gesamtdauer zu definieren. Dabei behalten Sie gut organisiert stets die Umsetzung des eigentlichen Projektziels im Blick.

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