Unternehmer: Wählen Sie die falschen Projektmanagement-Lösungen?

Unternehmer: Wählen Sie die falschen Projektmanagement-Lösungen?
Daniel Schwarz
6. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 6. August 2021

Projektmanagement ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Hier werden Projekte geplant, initiiert, gesteuert, kontrolliert und abgeschlossen. Das Ziel ist dabei Risiken zu verringern, Chancen zu nutzen und die Projektziele nicht nur qualitativ und termingerecht, sondern auch innerhalb des Kostenrahmens zu erreichen. Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Lösungen stellt eine große Herausforderung dar und benötigt eine ausgiebige Prüfung.

Der Markt bietet Ihnen ein ziemlich unübersichtliches Angebot mit etlichen Projektmanagement Lösungen, die versprechen Ihre Projektarbeit optimal zu unterstützen. Oft wird Ihnen dabei eine große Bandbreite an unterschiedlichsten Projektmanagement Tools zur Verfügung gestellt. Problematisch wird es, wenn Sie sich schließlich für die falsche Software entscheiden, da all Ihre Unternehmensentscheidungen mit Kosten, Zeitressourcen und Arbeitskraft verbunden sind.

Um ein derartig unangenehmes Szenario zu vermeiden, haben wir Ihnen in diesem Artikel verschiedene Kriterien zusammengestellt, auf die Sie bei der Auswahl passender Projektmanagement Lösungen achten sollten.

Wieso Projektmanagement und was macht überhaupt ein Projektmanager?

Um zu klären, warum Projektmanagement zu den grundlegendsten und entscheidenden Elementen eines Unternehmens zählt, muss zuerst einmal definiert werden was ein Projektmanager macht.

Das Projektmanagement eines jeden Unternehmens umfasst Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmittel zur erfolgreichen Abwicklung von Projekten. Es vereint somit die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Projektmanagement Methoden und Techniken auf die Vorgänge innerhalb eines Projekts.

Die Haupttätigkeit eines Projektmanagers besteht darin, Projektziele in der geforderten Qualität, dem geplanten Zeitrahmen und mit optimalem Einsatz von Personal- und Kapitalressourcen zu erreichen.

Funktionalität Ihrer Projektmanagement Tools

Bei der Auswahl von Projektmanagement-Lösungen spielt die Funktionalität der Anwendung die wichtigste Rolle für Ihr Unternehmen. Machen Sie nicht den Fehler falschen Versprechungen Glauben zu schenken.

Das IT-Projektmanagement Ihrer Wahl sollte in erster Linie anwendungsfreundlich sein und die Ausrichtung der Software sollte zu Ihren speziellen Anforderungen und expliziten Bedürfnissen passen.

Sie sollten sich für eine Projektmanagement Lösung entscheiden, die Ihrem Einsatzgebiet gerecht wird und auf Ihre persönlichen Arbeitsweisen zugeschnitten ist. Aus diesem Grund müssen Sie zunächst alle Funktionen auf Herz und Nieren prüfen. Eine kostenfreie Registrierung ermöglicht Ihnen sich einen Überblick zu verschaffen.

Agiles Projektmanagement

In der modernen Unternehmenswelt entwickelt sich der Trend bereits seit Jahren von einer starren, hierarchischen Organisation und tendiert immer mehr zur flexiblen Projektarbeit.

Aus diesem Grund sollten Sie auf Projektmanagement Lösungen setzen, die starre und unflexible Prozesse vermeiden und ein agiles Projektmanagement ermöglichen. Je flexibler Ihre Projektmanagement Tools sind, umso besser können Sie Anpassungen vornehmen.

Die Anforderungen Ihrer Projekte ändern sich des Öfteren und deshalb ermöglicht eine agile Anwendung Ihnen gezielt auf Veränderungen einzugehen und unvorhergesehene Ereignisse nicht als Problem, sondern als Chance zu betrachten, die einfach in das Projekt integriert werden können.

Unternehmensspezifische Anforderungen an Ihr IT-Projektmanagement

Vertrauen Sie nicht auf allgemeingültige Vorteile oder Anforderungsprofile. Bei der Wahl Ihrer passenden Projektmanagement-Lösungen sollten Sie spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Hierbei ist es empfehlenswert Projektziele mit den Ansprüchen an die Projektmanagement-Lösung abzugleichen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll zu bestimmen, welche Funktionen für Ihre Projektmanagement Software zwingend erforderlich sind.

Überlegen Sie, wie viel Flexibilität Sie benötigen und ob eine On-Premise Installation vor Ort auf Ihrem Server oder eine moderne, internetbasierte Cloud-Variante besser zu Ihnen passt.

Weiterhin sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie Ihre Projektmanagement-Lösung mit bereits im Unternehmen bestehenden Applikationen integrieren wollen.

Auswahl der passenden Projektmanagement Methoden

Machen Sie nicht den Fehler eine Projektmanagement Lösung auszuwählen, die nicht zu den bereits genutzten Methoden in Ihrem Unternehmen passt und Sie dazu zwingt eine andere Vorgehensweise zu übernehmen.

Bei den Projektmanagement Lösungen, die Ihnen angeboten werden, stehen Ihnen verschiedene Klassen und Systeme zur Auswahl. Sie können zwischen Single- und Multiprojektmanagement Systemen wählen.

Die zur Verfügung stehenden Multiprojektmanagement Systeme können beispielsweise prozessorientiert, ressourcenorientiert, planungsorientiert oder serviceorientiert sein.

Schwerpunkt Ihrer Projektmanagement-Lösungen

Wie bereits erwähnt, spielen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eine entscheidende Rolle.

Flexible Projektmanagement Methoden umgehen die Schwächen klassischer Modelle und bieten Ihnen die Option mit Ihrem Unternehmen jederzeit dynamisch und umwandlungsfähig zu bleiben.

Mit agilen Softwarelösungen besteht keine Notwendigkeit in zeitaufwendigen Planungen, da sie unter anderem die gesamte Ressourcenplanung  optimieren und ein kontinuierliches Controlling sicherstellen.

Mit einer anpassungsfähigen Projektmanagement-Lösung können Sie Ihre Projektarbeit und die Prozesssteuerung in größtem Maße flexibel gestalten und vollständig an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Funktionsumfang Ihrer Projektmanagement-Lösungen

Den Umfang, den Ihre Projekte in Anspruch nehmen hängt nicht nur von der Branche, Unternehmensgröße und Ihren Angeboten oder Aufträgen ab. Die individuelle Größe und Komplexität des Projekts beeinflussen ebenfalls die Wahl der optimalen Projektmanagement-Lösung.

Um Ihre Entscheidung zu erleichtern, sollten Sie persönliche Ausschlusskriterien festlegen und entscheiden, auf welche Funktionen Sie keinesfalls verzichten können und welche Features vielleicht überflüssig sind.

Vermeiden Sie allgemeingültige, theoretische Ansätze. Die Projektmanagement Methode, für die Sie sich schließlich entscheiden, sollte auf jeden Fall mit den Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen übereinstimmen und dazu beitragen, dass Sie Ihre gesetzten Ziele erreichen.

Eine übersichtliche Präsentation Ihres Projektes sollte durch Ihre Projektmanagementsoftware jederzeit gewährleistet werden.

Cloudbasiertes Projektmanagement

Die Vorteile einer cloudbasierten Projektmanagement Lösung zeigen sich unter anderem in der Flexibilität der Cloud-Variante. Mit dieser Lösung benötigen Sie keine Installation und Ihre Mitarbeiter haben jederzeit und allerorts die Möglichkeit auf die Software zuzugreifen.

Achten Sie bei der Auswahl der passenden Lösung darauf, dass sämtliche zur Verfügung stehenden Endgeräte die Möglichkeit bieten an Ihren Projekten zu arbeiten. In Sachen Sicherheitsaspekte sollte eine Cloud Lösung höchsten Schutz und ein Hosting auf deutschen Servern bieten – kurzum sollte es DSGVO konform sein.

Im Fall, dass Sie nicht auf eine interne Softwarelösung verzichten möchten, stehen Ihnen als Optionen auch ein webbasiertes Tool und die On-Premise Variante zur Verfügung.

So vermeiden Sie Fehler bei der Auswahl von Projektmanagement-Lösungen!

Bevor Sie sich für die optimale Projektmanagement-Lösung entscheiden, sollten Sie Ihre Erwartungen an das Tool definieren und individuelle Prioritäten setzen. Sie entscheiden für das Unternehmen, ob Methode, Funktionsumfang, Nutzerakzeptanz, Zieldefinition oder flexible Einsatzmöglichkeiten für Sie im Fokus stehen. Mit dieser Vorgehensweise vermeiden Sie eine falsche Projektmanagement Lösung zu wählen.

Das Abwägen und die Vorauswahl einzelner Kriterien bedeuten in erster Linie zwar einen gewissen Arbeitsaufwand, jedoch lohnt sich dieser garantiert, um die passende und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Projektmanagement-Software auszuwählen. Dadurch wird Ihre Projektarbeit erheblich vereinfacht und die Kommunikation und Dynamik im gesamten Unternehmen und in all Ihren Teams verbessert.

Projektmanagement-Lösungen wie Bitrix24 ermöglichen es Ihnen Tools nach Unternehmensanforderungen auszuwählen, diese entsprechend in Projekten zum Einsatz zu bringen und so nahtlos im Alltagsgeschäft zu integrieren.

Mit einem passgenauen IT-Projektmanagement wird die Arbeitszeit erheblich minimiert und Sie werden mit deutlich weniger Fehlern und Projektverzögerungen konfrontiert.

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