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Was ist die Kaizen-Methode und wie kann sie Ihrem Unternehmen zugutekommen?

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Bitrix24-Team
9. Juni 2022
Zuletzt aktualisiert: 15. Juni 2022

Die Kaizen-Methode wurde in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelt, um die zu diesem Zeitpunkt brachliegende Wirtschaft zu reanimieren. Die Methode zielt darauf ab, unter Beachtung eines sparsamen Ressourceneinsatzes die Arbeit im Unternehmen täglich zu verbessern. Dabei werden die Verbesserungen nicht durch große Investitionen und durch innovative Ideen in möglichst kurzer Zeit und mit hohem Profit erreicht, sondern mit kleinen kontinuierlichen Schritten der Produktverbesserung und durch die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Kaizen entwickelte sich in Japan zu einer gelebten Arbeits- und Lebensphilosophie.

Eine direkte Übertragung der Philosophie aus Japan auf westliche Verhältnisse ist derzeit immer noch kaum vorstellbar. Besonders schwer umzusetzen erscheint dabei die Praxis, dass alle Mitarbeitenden des Unternehmens am Gesamtprozess der Entwicklung zu beteiligen sind. In der westlichen Industriegesellschaft ist die Top-Down-Strategie weit verbreitet, bei der das Management die Vorgaben macht und die Mitarbeitenden diese umzusetzen haben.

Zwar werden in Unternehmen zunehmend Kurse zum Thema "Was ist die Kaizen-Methode?" angeboten, bei der Umsetzung der Erkenntnisse bleibt dann aber noch viel "Luft nach oben".

Dabei könnte die Etablierung von Kaizen in modernen Unternehmen in einer Zeit, in der der übermäßige Einsatz von Rohstoffen aus Umweltgründen und Nachhaltigkeitsanforderungen bald der Vergangenheit angehören wird, eine Alternative für eine gesunde wirtschaftliche Entwicklung darstellen.

Was ist die Kaizen-Methode? Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer etablierten Kaizen-Methodik:

  • Kosteneinsparung durch die Vermeidung der Ressourcenverschwendung und Optimierung des Verarbeitungsprozesses in kleinen, aber konsequenten Schritten.
  • Erhöhung der Produktivität durch Ausschussvermeidung, Lageroptimierung und Verkürzung des Produktionszyklus.
  • Verbesserung des Betriebsklimas und der Zusammenarbeit durch Kommunikation und kontinuierliche Mitarbeiterfortbildung und Entwicklung eines ergebnisorientierten Teamgeistes.
  • Höhere Mitarbeitermotivation durch Förderung der Eigenverantwortung, Realisierung eingebrachter Ideen und Akzeptanz konstruktiver Kritik.
  • Bessere Kundenzufriedenheit durch ausgezeichnete Produktqualität und deren kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung.


FAQ

Was bedeutet Kaizen wörtlich übersetzt?

Der aus der japanischen Sprache stammende Begriff setzt sich aus den beiden Wörtern Kai und Zen zusammen. Das Wort Kai bedeutet "Veränderung", das Wort Zen – "zum Besseren". Wörtlich übersetzt bedeutet Kaizen also "Veränderung zum Besseren". Gemeint ist damit eine kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensabläufen in kleinen Schritten.

Welche Kaizen-Methoden gibt es? 

Die wichtigsten Methoden heißen 5S und 3Mu. 5S heißt: Seiri (Aussortieren), Seiton (Aufräumen), Seiso (Sauberhalten des Arbeitsplatzes), Seiketsu (Anordnungen zur Regel machen) und Shitsuke (Selbstdisziplin).

3Mu steht für Muri (Überlastung), Mura (Abweichung von Standards und Regeln) und Muda (Verschwendung von Ressourcen), die es zu vermeiden gilt.

Welches Ziel verfolgt Kaizen?

Kaizen ist eine in Japan entwickelte Verbesserungsmethode für Unternehmen, die eine stetige Weiterentwicklung aller Prozesse innerhalb eines Unternehmens zum Ziel hat. Dabei geht es nicht primär um die Schaffung neuer innovativer Produkte, sondern um eine stetige Weiterentwicklung und Qualitätsverbesserung in kleinen Schritten, bei der jeder einzelne Mitarbeitende mit einbezogen wird.


Auf diesen Grundlagen basiert Kaizen

Qualitätsstandards: Die Kaizen-Methode legt einen besonderen Fokus auf die Qualität. Je nachdem, ob es sich um einen Produktionsprozess oder eine Dienstleistung handelt, werden bei der Umsetzung von Kaizen Qualitätskennzahlen und Messmethoden entwickelt, mit denen Sie Ihre Qualitätsstandards überwachen können.

Kundenorientierung. Kundenorientierung ist im Kaizen von großer Bedeutung, nicht nur in Bezug auf den Konsumenten. Wie man die Kaizen-Methode anwendet, zeigt der Unterschied zwischen einem externen Kunden – dem Käufer – und einem internen Kunden – dem Teammitglied. Während es bei den externen KundInnen um eine stetige Verbesserung der Kundenzufriedenheit geht, wird durch die Zusammenarbeit mit den internen KundInnen eine gemeinsame Lösung von unternehmensinternen Problemen angestrebt. Durch das Verständnis der Produktentwicklungsprozesse werden gute Beziehungen zu allen internen KundInnen aufgebaut, die wiederum zur Einhaltung der Qualitätsstandards führen.

Prozessverbesserung. Die Kaizen-Methode fokussiert sich vor allem nicht auf das Projektergebnis, sondern darauf, wie man Kaizen implementiert. Um Prozesse zu verbessern, müssen diese zunächst in einzelne Teilaufgaben aufgeteilt und genau dokumentiert werden. Anschließend gilt es, Prozessstandards zu entwickeln und kontinuierlich zu verbessern.

Standardisierung. Die für das Unternehmen gut geeigneten Verbesserungsvorschläge werden als Standard festgelegt und in die Prozesse integriert. Dabei startet der SDCA-Zyklus: Standardize - Do - Check – Act. Wenn dieser Zyklus richtig gelaufen ist, dann war die Standardisierung selbst erfolgreich.

Kritikakzeptanz. Kaizen betrachtet Kritik als positiven Ansatz zur Weiterentwicklung, als Chance zur ständigen Verbesserung. Jedes Teammitglied wird also dazu aufgefordert, konstruktive Kritik zu üben und Verbesserungsvorschläge im Laufe des Projekts einzubringen.

Nach der Prüfung und Umsetzung neuer Vorschläge ist es im Kaizen wichtig, dass diese nicht nur für das laufende Projekt, sondern für den gesamten Unternehmensprozess berücksichtigt werden.


Wie man Kaizen implementiert

Die deutsche und europäische Unternehmenskultur unterscheidet sich nahezu fundamental von der japanischen. Deshalb ist es schwierig, die Kaizen-Methoden ohne jegliche Anpassung zu übernehmen. Viele Aspekte lassen sich aber auch in deutsche Unternehmen implementieren, wenn die Unternehmensführung bereit ist, Kaizen oder das Lean Management, wie seine europäische Adaption häufig genannt wird, selbst vorzuleben. Zunächst müssen ManagerInnen jeden Tag selbst etwas an ihrer Arbeit verbessern. Danach gilt es, aus Mitarbeitenden "Mitdenker" zu machen. Auf diese Weise kann ein Wandel der Unternehmenskultur beginnen. Vom reinen Empfänger von Arbeitsaufgaben werden Ihre Mitarbeitenden zu kreativen Mitgestaltern. Gleichzeitig kann die Kaizen-Methode der erste Schritt sein, um agile Teams im Unternehmen zu schaffen, die bei einer richtigen Zusammensetzung komplexe Aufgaben flexibel, hochproduktiv und selbstständig erledigen werden.

Was ist die Kaizen-Methode? Sie zeichnet sich durch das Management aus, das zu einem kooperativen Leitungsstil fähig ist und Zielvorgaben transparent im Konsens mit den Mitarbeitenden entwickelt. Konsens statt Top-Down-Prinzip heißt hier die Zauberformel. 

Die Einführung der Kaizen-Prinzipien bedarf einer exakten Planung. Die Strategie sollte gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelt und in Seminaren mit erfahrenen ModeratorInnen diskutiert werden. Die Dokumentation des laufenden Prozesses und die Bereitstellung aller Informationen in einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem kann diese Aufgabe erheblich erleichtern.

Kaizen ist ein Prozess, der kontinuierlich ablaufen muss. Dieser Prozess hat kein Ende, aber es gibt einen Anfang. Um die Kaizen-Methode oder die Lean Management Methode umzusetzen, sind bestimmte Analysen und Prozesse erforderlich.

Zunächst gilt es, den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens zu dokumentieren. Daraus resultierend sind Projekte und wiederum einzelne Aufgaben zu definieren, bei denen Kaizen umgesetzt werden soll. Geeignete Tools für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung können zur Effizienz dieses Prozesses erheblich beitragen. Darauf ist es wichtig, die 5S-Methode umzusetzen und die 7 Arten von Muda zu suchen. Dann müssen Prozessoptimierungen durchgeführt und Standards definiert werden. Abschließend sind die erzielten Ergebnisse zu messen und entsprechend zu dokumentieren, damit der begonnene Kaizen-Prozess fortgeführt werden kann.



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Was ist die Kaizen-Methode? Die Umsetzung des 5S-Prinzips

Durch schlecht optimierte Arbeitsprozesse, fehlende Organisation und unsaubere und nicht geordnete Arbeitsplätze geht täglich sehr viel Arbeitszeit verloren. Dadurch sinkt die Effizienz, was zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen führt. Die Kaizen 5S-Methode verbessert nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern sorgt auch für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sowie für mehr Arbeitssicherheit.

Die Philosophie aus Japan hat mit der Umsetzung der folgenden fünf Begriffe zu tun:

Seiri (Aussortieren) heißt, dass Sie auf die wichtigen Arbeitsmittel und Technologien konzentrieren sollen. Alle Werkzeuge oder Materialien, die nicht direkt für den Arbeitsprozess notwendig sind, sollten aus diesem Prozess ausgeschlossen werden, damit sie nicht von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Seiton (Aufräumen). Nach der Aussortierungsphase müssen Sie Ihre Arbeitsmittel in Ordnung bringen. Das können geordnet und immer am selben Ort aufbewahrte Werkzeuge, korrekt beschriftete Unterlagen und Dokumentationen oder Ordnerstrukturen und Dateien auf einem PC sein, die aussagekräftige Namen haben und somit schnell auffindbar sind. Denken Sie daran, dass nur ein gut organisierter und aufgeräumter Arbeitsplatz zu Ihrer Effizienz beitragen kann.

Seiso (Sauberhalten des Arbeitsplatzes). Ein sauberer Arbeitsplatz sichert den sofortigen Einsatz der benötigten Arbeitsmittel und hilft dabei, Fehler zu reduzieren. Jeder muss seine persönliche Verantwortung dafür ernst nehmen, um den Erfolg zu erzielen.

Seiketsu (Anordnungen zur Regel machen). Die Arbeitsprozesse werden in schriftlichen Regelungen standardisiert. Diese sind im Rahmen der Projektbearbeitung stets einzuhalten.

Shitsuke (Selbstdisziplin). Damit die vorgenannten vier Regelungen eingehalten werden, ist ein hohes Maß an Selbstdisziplin erforderlich. Nur durch konsequente Selbstdisziplin wird die hohe Arbeitsqualität nachhaltig garantiert, die schließlich zur Routine im positiven Sinne wird.

 

Vermeiden Sie die 3 Mu 

Wie wir schon erklärt haben, die Kaizen-Methode kann nur dann erfolgreich sein, wenn die 3 Mu dauerhaft ausgeschlossen werden können. Diese sind:

  • Muri (Überlastung)
  • Mura (Abweichung von Standards und Regeln)
  • Muda (Verschwendung von Ressourcen)

Muda kommt dabei eine besonders große Bedeutung zu. Es gibt folgende sieben Verschwendungs-Arten:

  1. Überproduktion. Bei der Überproduktion wird mehr Produkten produziert, als benötigt. Diese Produkte müssen geprüft, transportiert und gelagert werden, was zusätzliche Kosten erfordert. Wenn zu viele Endprodukte nicht verkauft wurden, sind Unternehmen oft gezwungen, Rabatt-Aktionen zu starten oder sogar Produkte zu entsorgen.
  2. Leerlaufzeiten verursachen zusätzliche Kosten, wie bspw. Lagerung, Energieverbrauch etc.
  3. Transport. Schlecht organisierte Logistik verschwendet Zeit und finanzielle Mittel.
  4. Nachbearbeitung. Das ist ein sehr leicht nachvollziehbarer Verschwendungsfaktor, aber einer der am schwierigsten zu beseitigenden. Nacharbeiten führen zu verzögerten Lieferterminen und gegebenenfalls zu Vertragsstrafen. Nur sehr hohe und konsequent angewandte Qualitätsstandards können diese Verschwendungs-Art minimieren.
  5. Defekte Produkte führen zu unnötigem Zeitverlust und zusätzlichen Kosten und machen die Erfolge der Vorproduktionsphase nutzlos.
  6. Bewegung. Schlechte Gestaltung von Arbeitsplätzen führt zu einer nicht ergonomischen Bedienung von Maschinen oder Arbeitsmitteln und folglich zur Zeitverschwendung und Verlängerung der Herstellungsprozesse.
  7. Falsche Technologie. Prozesse oder Fertigungsschritte sollen nicht zu komplex sein, es sei denn, es ist technisch notwendig.


Kaizen als ultimative Strategie für Unternehmensentwicklung!

Im Grunde genommen steht die Kaizen-Methode im Gegensatz zu langfristiger innovativer Entwicklung. Die westliche Unternehmensphilosophie ist seit vielen Jahrzehnten ergebnisorientiert und auf kontinuierliche Innovation ausgerichtet. Innovationen sind in der Regel mit hohen Investitionskosten verbunden, werden aber bei Erfolg schnell von Wettbewerbern übernommen. Wirschaftserfolg setzt Konkurrenten unter Druck, die unverzüglich damit beginnen, den Rückstand für viel Geld aufzuholen. Es wird eine Spirale in Gang gesetzt, die Unternehmen immer wieder antreibt, neue Produkte auf den Markt zu bringen.

Die japanische Philosophie verlässt sich dagegen auf den Erfolg mit kleinen, aber regelmäßigen Schritten. Auf diese Weise werden die Produktverbesserung und damit längerfristig der Markenerfolg erzielt. Während eine Innovation auf sofortigen und hohen Erlös gezielt ist, bringt Kaizen nur mittelfristig Erfolg – aber mit geringerem Aufwand und sparsamerem Ressourceneinsatz. Während sich westliche Strategien bisher an einem auch zukünftig expandierenden Markt orientierten, setzen fernöstliche Methoden eher auf einen bereits gesättigten Markt, knapper werdende Ressourcen und die Nachhaltigkeit.

Die Investitionen sind bei Kaizen nicht primär auf die Technologieentwicklung gerichtet, sondern betrachten die Human Resources als zentrales Entwicklungspotential. Personalkosten für Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden werden als Investitionen in die Zukunft des Unternehmens betrachtet. Das gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, einen großen Wert für das Unternehmen zu haben, was wiederum zur Motivationssteigerung beiträgt. Kaizen fördert einen sanften Umgang mit Veränderungen und reduziert dadurch Stress und Überlastung.


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