Was ist flexibles Projektmanagement? 7 Schlüssel zum Erfolg

Konservative Ansätze für das Projektmanagement gehen von einem stabilen Umfeld mit vorhersehbaren Einflussfaktoren aus. Die Idee, dass eine korrekte Planung in einem stabilen Umfeld zu einem effektiven Ergebnis führt, ist formal richtig, denn jede Änderung im Projektablauf ist in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden und gefährdet die Einhaltung der Termine.

Bei der Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen in einer globalen Weltwirtschaft geht es aber um Innovation. Standort- und länderübergreifende Entwicklungen mit nicht vorhersehbaren wechselnden Kundenanforderungen, Fluktuation von Mitarbeitern, das Auftreten von Ressourcenengpässen und ein schneller Technologiewechsel im digitalen Zeitalter erfordern ein flexibles Projektmanagement.

Die Softwareindustrie hat mit der Einführung agiler Techniken bereits vor einigen Jahren das Projektmanagement revolutioniert. Agiles Projektmanagement hängt mit einigen speziellen Eigenschaften der Softwareentwicklung zusammen, wie der Objekttechnologie der Programmierung, automatisierter Testverfahren und der Möglichkeit, Änderungen schnell und kostengünstig vorzunehmen. Deshalb wurden iterative Lösungsansätze geschaffen, die in kurzen Projektabschnitten von meist nur zwei Wochen die Produktentwicklung dem Ziel entgegenführen.

Aber können solche Lösungsansätze auf andere Projekte übertragen werden? Nicht in jedem Fall ist es möglich, kurze Entwicklungszyklen mit funktionierenden Modellen zu planen.

Dem flexiblen Projektmanagement gehört nicht erst die Zukunft. Es ist bereits in der Gegenwart fest verankert. Auch wenn sich agile Methoden der Softwareentwicklung nicht in vollem Umfang auf jedes beliebige Projekt übertragen lassen, so vermittelt diese Technologie zumindest Denkanstöße. Nutzen Sie die sieben Tipps und entscheiden Sie selbst, welche Sie für Ihr kommendes Projekt einsetzen können.

FAQ

Welche Projektmanagement-Methodik ist flexibel?

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Projektmanagement beruht auf einer fehlerfreien Planung, fachlich qualifizierten Mitarbeitern, einem erfahrenen Manager und der zur Aufgabenstellung passenden Projektmanagementsoftware. So sagt es die Theorie und im Idealfall stimmt diese Mischung auch. In der Praxis spielen allerdings Faktoren eine Rolle, die eine fehlerfreie Planung und den Einsatz der Human Resources einschränken können. In Deutschland und in großen Teilen Europas herrscht derzeit ein akuter Mangel an Fachkräften, hinzu kommen Lieferengpässe bei einer Vielzahl von Zubehörteilen und eine kritische Energiesituation. Um all diese Faktoren bei der Planung von Projekten einzubeziehen, bedarf es einer hohen Flexibilität im Projektmanagement.

Ein flexibles Projektmanagement plant unerwartete Ereignisse – beispielsweise Verzögerungen innerhalb von Lieferketten oder den krankheitsbedingten Ausfall eines hoch qualifizierten Mitarbeiters – ein. Ein solches Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, Risiken einschätzen und bewerten zu können. Projektmanager müssen in der Lage sein, mit sich plötzlich ändernden Umständen umgehen zu können und Aktivitäten zu skalieren, damit Aufgaben erfüllt werden können, die sich in der zeitlichen Abfolge variieren lassen. Eine gute Möglichkeit dafür bietet agiles Projektmanagement als Methodik und der Einsatz von Kanban-Boards zur technischen Unterstützung. Auf das agile Projektmanagement wird später noch detaillierter einzugehen sein.

Es gibt aber auch noch einen ganz anderen Grund für die Notwendigkeit der Flexibilität im Projektmanagement. Kein Projekt gleicht dem anderen, selbst wenn es zunächst den Anschein hat. Rahmenbedingungen ändern sich, neue Technologien erfordern die Qualifikation der Mitarbeiter oder Standortbedingungen bei grenzüberschreitenden Projektarbeiten entwickeln sich in eine nicht vorhergesehene Richtung. Auch hier wird Flexibilität ihre Vorteile ausspielen können.

2. Risiken aufdecken, um Projekte besser managen zu können

Um Projekte erfolgreich zu gestalten, bedarf es zunächst der Identifizierung möglicher Risiken und nach deren Aufdeckung, eines kontinuierlichen Managements derselben. Die Einhaltung geplanter Ressourcen muss überwacht werden. Bei der Anpassung der Verfügbarkeit und Kapazität von Mitarbeitern sowie deren Arbeitsbelastung bietet die geeignete Software für das Personalmanagement Unterstützung. Sie erweist sich als hilfreich für ein flexibles Projektmanagement und ermöglicht durch die grafische Darstellung der Unternehmensstruktur einerseits die Auswahl geeigneter Mitarbeiter für das Projektteam, andererseits bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dringend benötigten zusätzlichen Personalressourcen den Zugriff auf die am besten geeigneten Fachkräfte. Auf der Basis der vorliegenden Mitarbeiterdaten, die Qualifikation, Arbeitsberichte, HR-Dokumente, erfasste Arbeitszeiten und alle Kontaktdaten enthalten, wird es für den Projektmanager möglich, auf Alternativen zurückzugreifen, wenn zusätzliche Mitarbeiter für das Projektteam benötigt werden.

Zu den bewährten Möglichkeiten, um Risiken aufzudecken, die ein flexibles Projektmanagement erfordern, gehört die Betrachtung vorliegender Daten aus vorangegangenen Projekten. Eine effiziente Dokumentenverwaltung mit den Berichten aller Projektteams gestattet es, Herausforderungen, die vor anderen Teams gestanden haben und durch diese bewältigt wurden, zu finden und eigene Lösungsansätze zu entwickeln.

Risiken in die Projektplanung einzubeziehen, wird sich immer dann als erfolgreich erweisen, wenn die Planung auf festen Vorgaben hinsichtlich Projektziel, Budget und Terminierung basiert. Sie stößt allerdings auf ihre Grenzen, wenn diese Parameter wiederholt geändert werden müssen. Flexibles Projektmanagement bedeutet in diesem Fall, dass Risikomanagement zu einer der Hauptaufgaben wird. Ressourcenverschiebungen erfordern den Kontakt mit Lieferanten, eine flexible Arbeitszeitverwaltung der Mitarbeiter und eine gute Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit den Kunden.

3. Projektplanung mit der Erwartung von Änderungen als erfolgsversprechendes Konzept

Der herkömmliche Ansatz des Projektmanagements beruht darauf, dass eine detaillierte Planung aller Projektdetails die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung sei. In vielen Unternehmen gehört es zur gängigen Praxis, dass ein Projektstart erst dann erfolgen kann, wenn die vollständige Planung dokumentiert ist. Ein solch detaillierter Plan scheint viele Vorzüge zu haben, wird allerdings nicht selten von der Realität eingeholt. Projektmanager verbringen dann viel Zeit damit, Ressourcen anzupassen und Termine zu aktualisieren.

Werden Projektänderungen während der Bearbeitungszeit dagegen als Normalität betrachtet, gibt es effektivere Möglichkeiten zur Planung. Die erste dieser Methoden wird als Rolling Wave Planning (rollierende Planung) bezeichnet und basiert auf folgendem Prinzip:

Zunächst wird nur die unmittelbar bevorstehende Projektphase bis ins Detail geplant. Die weiteren Aufgabenstellungen werden nur grob skizziert. Ist die erste Phase – unterstützt durch eine geeignete Aufgaben Verwaltungssoftware – bewältigt, geht es an die Planung der nächsten Phase. Das erscheint zunächst recht plausibel, ist jedoch mit einem Nachteil behaftet. Eine anfängliche grobe Arbeitsplanung späterer Projektabschnitte kann mit der Unter- oder Überschätzung der benötigten Zeit oder anderer Ressourcen verbunden sein. Abhilfe schafft hier die vorliegende Erfahrung aus der Arbeit an vergleichbaren Projekten.

Ein anderer Ansatz besteht in der agilen Projektumsetzung. Diese Arbeitsweise wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung geschaffen, setzt sich aber zunehmend auch in anderen Branchen durch und ermöglicht ein flexibles Projektmanagement. Projekte werden dabei in kurze Entwicklungsphasen – meist als Sprints bezeichnet – unterteilt. Diese Sprints werden genau geplant, zukünftige Projektabschnitte dagegen noch nicht. Während des Sprints hält sich das Team genau an die Vorgaben. Parallel dazu wird an einer Liste der nächsten Aufgaben gearbeitet und der folgende Sprint geplant. Änderungen an Projektzielen, Terminen und Ressourcen lassen sich dadurch flexibel in den Gesamtprozess integrieren.

4. Projekte durch Interaktion mit dem Kunden managen

In den meisten Lehrbüchern zur Produktentwicklung wird die klassische Meinung vertreten, dass die Produktanforderungen auf der Basis gründlicher Marktforschung definiert werden. Mit diesen einmal festgelegten Anforderungen wird die Planung des Projektes vorgenommen.

In der Praxis lässt sich die Methode allerdings nur in seltenen Fällen umsetzen. Immer schnellere Innovationszyklen in einer digitalisierten Welt sorgen dafür, dass sich Kundenanforderungen während der Projektentwicklung ändern. Damit das Ziel dennoch erreicht werden kann, ist ein flexibles Projektmanagement erforderlich. Ständiger Kundenkontakt und die Anpassung der Bedürfnisse an die Projektziele ist eine Möglichkeit zur Verwirklichung der Zielstellung. Wird ein Produkt für einen Kunden speziell entwickelt, kann das ein erfolgversprechender Weg sein.

Bei Projekten und Produkten, die auf einen Massenmarkt abzielen, ist diese Methodik jedoch nicht umsetzbar. Da es unmöglich ist, mit einer Vielzahl von Kunden ständig im Kontakt zu bleiben, hilft die Definition sogenannter Personas als ausgewählte Vertreter einer Zielgruppe. Sie repräsentieren die Eigenschaften, Erwartungshaltungen und das Nutzerverhalten einer bestimmten Kundengruppe. Flexibles Projektmanagement ist gekennzeichnet durch die Ausrichtung und Anpassung der Projektziele an die definierten Personas. Unternehmen setzen dabei unter anderem auch auf die Sammlung eigener Erfahrungen. So organisieren Hersteller von Outdoor-Equipment spezielle Challenges unter schwierigen Bedingungen, um in der Entwicklungsphase befindliche Produkte zu testen. Die Erfahrungen der Teilnehmer der Challenges fließen direkt in die weitere Produktentwicklung ein.

5. Ausweitung agiler Techniken auf alle Bereiche des Projektmanagements

Agile Techniken wurden ursprünglich für die Softwareentwicklung eingesetzt. Die Grundsätze dieser Arbeitsweise lassen sich aber – zumindest in ähnlicher Form - auch auf andere Branchen übertragen. Bei der agilen Arbeitsweise wird der Grundsatz, dass die Interaktion mit dem Kunden wichtiger ist als die Verwendung bestimmter Werkzeuge und der Einsatz bevorzugter Technologien, priorisiert. Der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit dem Kunden wird der Vorrang eingeräumt gegenüber einer strikten Einhaltung der vor dem Projektbeginn definierten Vertragsbestandteile. Die Reaktion auf sich ändernde Bedingungen im Projektverlauf werden bevorzugt. Das agile Projektmanagement bezieht den Kunden in den Entwicklungsprozess ein, nutzt seine Feedbacks und erarbeitet neue Lösungsansätze in Workshops.

Als Arbeitsmethode des agilen Projektmanagements wird Scrum favorisiert. Scrum basiert im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement auf Selbstorganisation und Flexibilität von kleinen Teams, die in – meist täglichen – kurzen Meetings ihre Arbeitsaufgaben abstimmen. Der Projektfortschritt ist durch kurze Intervalle (Sprints) charakterisiert, in denen neue Funktionalitäten geschaffen oder vorhandene getestet bzw. verbessert werden. Notwendige Änderungen werden über einen sogenannten Backlog wieder in den Entwicklungsprozess zurückgeführt und gelangen in einen neuen Sprint. Erfolgreich unterstützt wird diese Arbeitsweise durch den Einsatz der richtigen Scrum-Software.

Einer der wichtigsten Aspekte für den Erfolg des agilen Projektmanagements ist die durch diese Arbeitsweise erzielte hohe Kundenzufriedenheit. Denn der Kunde wird durch seine kontinuierlichen Feedbacks praktisch ein Teil des Entwicklerteams und leistet einen aktiven Beitrag zum Finden der besten Lösungen.

6. Den Zeitpunkt für Entscheidungen von den verfügbaren Informationen abhängig machen

Im konventionellen Projektmanagement basiert die Planung auf den vorliegenden Informationen. Auf der Grundlage dieser Informationen trifft der Teamleiter Entscheidungen über die Verteilung der Aufgaben und die zeitliche Abfolge. Getroffene Entscheidungen bedingen wiederum bestimmte Abläufe in der Projektarbeit. Ändern sich die Anforderungen während der laufenden Arbeit, müssen Entscheidungen unter Umständen korrigiert, Arbeitsaufgaben wiederholt ausgeführt und Ressourcen zusätzlich in Anspruch genommen werden. 

Flexibles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass bestimmte Entscheidungen durch die Verantwortlichen nicht bereits zum Projektstart getroffen werden, sondern erst dann, wenn sie unbedingt notwendig sind. Man bezeichnet dies auch als letzten möglichen Moment der Entscheidung. Der letzte Moment der Entscheidung ist der Zeitpunkt, an dem diese getroffen werden muss, ohne dass es Konsequenzen für den kontinuierlichen Fortschritt des Projektes nach sich zieht. Die Technik gewährleistet, dass bestimmte kritische Entscheidungen korrekt getroffen werden können.

Zwei Vorteile belegen den Wert, Entscheidungen auf eine solche Art zu treffen. Die Flexibilität im Projektmanagement wird deutlich erhöht und es verursacht keine höheren Kosten. Es werden auch keine sonstigen Ressourcen verbraucht, wenn Anordnungen erst dann erfolgen, wenn sie unabdingbar sind. Der zweite Vorteil liegt darin, dass für kritische Optionen von Beginn der Projektarbeit an Informationen gesammelt und Kundenfeedbacks eingeholt werden können, die letztlich die Entscheidung auf eine fundierte Basis stellen.

7. Einsatz der Flexibilitätsmatrix im Projektmanagement

In den vorangegangenen Abschnitten wurde darauf hingewiesen, dass oft nur ein flexibles Projektmanagement die definierten Zielstellungen erreichen lässt. Aus dieser Feststellung resultiert die Frage: Was lässt sich flexibel gestalten? Das Management eines Projektes basiert grundsätzlich auf dem Optimierungsprozess aus dem Umfang des Projektes (Scope), den Ressourcen oder Kosten (Cost) und der aufgewendeten Zeit (Time). Diese als Triple Constraint bezeichneten Attribute jedes Projektes sind eng miteinander verbunden. Jede Änderung eines der Attribute hat unmittelbare Auswirkungen auf die beiden anderen.

Eine „Flexibilitätsmatrix-Projektmanagement“ gestattet es dem Projektmanager je nach Priorität des Auftraggebers, bei Änderungen der Projektanforderungen die richtigen Entscheidungen zu treffen, um den Zielstellungen gerecht zu werden.

Ein Beispiel soll die Funktion der Flexibilitätsmatrix erklären. Für den Auftraggeber besitzt der Fertigstellungstermin oberste Priorität. Hier gibt es keine Kompromisse für eine Abweichung. Wenn sich der Umfang der Arbeiten durch die Änderung der Anforderungen an die Projektarbeit vergrößert oder zumindest nicht vermindern lässt, ist eine Erhöhung der Ressourcen die beste Möglichkeit, den festgelegten Termin einzuhalten.

Zu den wichtigen Aufgaben des Projektmanagements gehört es, den Einfluss der Attribute des Triple Constrains zu dokumentieren. Für den Kunden ist in der Projektdokumentation revisionssicher der Einfluss der Änderung der Anforderungen in Bezug auf die Flexibilitätsmatrix nachzuweisen, im Beispiel die notwendige Erhöhung der Ressourcen. Die passende Online-Dokumentenverwaltung mit der Zugriffsmöglichkeit des Kunden auf alle Zwischenberichte der Projektdokumentation ist dafür ein geeignetes Mittel.