Worauf sollten Sie bei einem Tool zur Verwaltung Ihrer Firma achten?

Eine Software zur Firmenverwaltung oder einzelne Tools, um eine Firma zu verwalten? 

Die Verwaltung eine Firma gehört zu den grundlegenden Aufgaben eines Unternehmens, obwohl sie nicht unmittelbar dem Zweck der unternehmerischen Tätigkeit, wie Einkauf, Produktion, Vertrieb oder Erbringung von Serviceleistungen, dient. Der Auftrag zur Verwaltung einer Firma besteht aus einem Komplex von Aufgaben, die das Leiten, Betreuen und Lenken des Unternehmens unter Beachtung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben beinhalten.

Früher mussten solche Aufgaben mit erheblichem personellen Aufwand und ohne technische Unterstützung gemeistert werden, aber heute steht eine große Auswahl an Softwareprodukten zum Aufbau aller Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Komplexe Enterprise-Resource-Planning-Systems, ERP-Systeme genannt, übernehmen neben solchen Aufgaben wie Materialbeschaffung, Vertrieb und Abrechnung auch alle wichtigen Aufgaben zur Verwaltung einer Firma. Der Vorteil solch komplexer Systeme ist eine gemeinsame Datenbasis, die alle abzubildenden Geschäftsprozesse bedient.

ERP-Systeme wurden ursprünglich für große Industrieunternehmen konzipiert und dort auch zuerst eingesetzt. Heute gibt es auch Lösungen für Kleinbetriebe. Zahlreiche kostenlose Systeme stehen zur Auswahl. Allerdings ist die Implementierung einer komplexen Software, wie es ERP-Systeme darstellen, mit hohen Kosten verbunden. In vielen Fällen arbeiten Unternehmen bereits mit aufgabenbezogenen Softwarelösungen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kunden verwalten und dafür ein ausgereiftes CRM einsetzen und eine Projektmanagementsoftware nutzen, müssen Sie nicht unbedingt eine neue ERP-Software einsetzen.

Ob Sie eine (einheitliche) Software für die Firmenverwaltung nutzen oder einzelne Tools, die in guter Zusammenarbeit und auf der Grundlage eines gemeinsamen Datenkonzepts wesentliche Aufgaben der Verwaltung unterstützen, bedarf einer grundlegenden Entscheidung.

Nachfolgend sollen einige wesentliche Aufgaben der Verwaltung einer Firma und die Möglichkeiten für den Einsatz von Softwaretools für Verwaltungsaufgaben betrachtet werden.

Organisation von Teams – die geeigneten Tools

Tools für die Organisation von Teams bieten vielseitige Möglichkeiten, um den Arbeitstag effektiv zu gestalten. In Zeiten von Homeoffice und örtlich verteilten Teams erlangen cloudbasierte Lösungen eine immer größere Bedeutung. „Aufgabenverteilung“ heißt die neue Technologie, die niemand mehr bei der Verwaltung einer Firma ignorieren kann. Welche Tools für die Organisation von Teams sollten Sie nutzen?

Die E-Mail zur internen Kommunikation hat ausgedient. Vielleicht noch nicht in jedem Unternehmen, aber sicher bald in Ihrem, denn es gibt effektivere Methoden zur Abstimmung innerhalb des Teams und zu seiner Organisation.

Einen Onlinekalender können Sie in Kombination als persönlichen und Teamkalender und als Unternehmenskalender führen. Mit diesem lassen sich Termine planen und vereinbaren, Einladungen verschicken und Erinnerungen anzeigen. Achten Sie dabei auf die Synchronisationsmöglichkeiten mit solchen Anwendungen wie Outlook oder Google und eine Version als mobile Applikation.

Chats

Ein Chatroom ersetzt vielleicht nicht das Teammeeting, es erleichtert aber die interne Kommunikation und beschleunigt diese. Durch eine Nachrichtenhistory lassen sich Absprachen in Aufgaben übertragen.

Ankündigungen, Nachrichten oder Umfragen sind dauerhaft für das Team präsent, können kommentiert, geteilt und bewertet werden. Eine Statistik gibt darüber Auskunft, wer die Informationen zur Kenntnis genommen hat.

Die Telefonanlage in der Cloud gewährleistet viele Dienste automatisch, übernimmt die Anrufbeantworterfunktion und eine Rufweiterleitung. Videokonferenzen erleichtern die Kommunikation auch für räumlich und zeitlich weit voneinander getrennt arbeitende Teams. Bitrix24 bietet über 35 Tools zur Online-Collaboration und ist für eine unbegrenzte Nutzeranzahl kostenlos.

Aufgabenverteilung - Tools zur Aufgabenverwaltung

Aufgaben müssen gemanagt werden. Das Erstellen einer To-do-Liste reicht dafür nicht aus. Die Aufgabenverteilung ist ebenso wichtig, wie das Kontrollieren von gesetzten Fristen, die Priorisierung von Teilaufgaben oder das Organisieren der Mitarbeiter.

Teilen Sie Ideen und Dateien, damit Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind und holen Sie sich ein Feedback über den Stand der Arbeiten.

Welche Arten von Aufgaben sind zu managen?

1. Spontane Aufgaben im Tagesgeschäft, die nur für einzelne Mitglieder des Teams gelten.
2. Aufgaben, die von mehreren Teammitgliedern zu lösen sind und deshalb abgestimmt und koordiniert werden müssen.
   
3. Aufgaben, die sich ihrerseits aus größeren Projekten ableiten und ein organisiertes Vorgehen erfordern.
   
4. Prozessgesteuerte Aufgaben, die Teil eines Projektmanagements und in diesem verankert sind.
   

Während zur Realisierung der 4. Aufgabengruppe eine ausgereifte Projektmanagement-Software eingesetzt wird, stehen für die 2. und 3. Gruppe Tools zu Aufgabenplanung und Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Diese gibt es teils kostenlos. Bitrix24 bietet Ihnen mit dem Task Planner ein Onlineprogramm, welches keine Wünsche offenlässt.

Sie können:

• Aufgaben in selbst definierte Etappen aufteilen;
• diese in einer Hierarchie neu ordnen;
• Aufgaben visualisieren;
• logisch gruppierte Aufgabentafeln erstellen;
• Termine setzen;
  
• Aufgaben starten und beenden.
  

Aufgaben können einzelnen Mitarbeitern, kleineren Teams oder ganzen Abteilungen zugewiesen werden. Diese können die Aufgaben annehmen, ablehnen oder delegieren.

Dokumente verwalten - Tools zum Dokumentenmanagement

Ganz gleich, ob Sie ein Angebot schreiben, Verträge abschließen oder Rechnungen ausstellen, Dokumente gehören zum Alltag bei der Verwaltung einer Firma. Die Tatsache, dass täglich nicht wenig Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder den darin enthaltenen Informationen verbracht werden muss, wirft die Frage auf, wie diese Prozesse effektiv gestaltet werden können. Die Antwort lautet: mit einem digitalen Tool zum Dokumentenmanagement.

Welche Vorteile bringt das digitale Dokumentenmanagement? Mithilfe eines solchen Tools können alle digital archivierten Dokumente in kürzester Zeit gefunden, bearbeitet und bei Bedarf in einer aktualisierten Version erneut gespeichert werden. Solche Systeme können bei der Verwaltung einer Firma entscheidend dazu beitragen, komplexe Geschäftsprozesse abzubilden, Medienbrüche zu verhindern und die Auskunftsfähigkeit deutlich zu verbessern. Die Verwaltung der Dokumente mittels digitaler Managementsysteme ergibt drei zusätzliche Effekte:

• die deutliche Verringerung des Papiervolumens,
• eine weitgehende Vermeidung der Speicherung redundanter Dokumente und
• die Senkung der Personalkosten durch entfallende manuelle Recherchetätigkeiten.
  

Vor der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems ist folgende Frage zu klären:

soll das System intern auf einem eigenen Server gehostet werden oder durch einen externen Anbieter in der Cloud? Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile. Bei der ersten Lösung wird die Software in die eigene IT-Umgebung integriert. Wartung, Support und Datensicherheit übernimmt die IT-Abteilung. Das kann unter anderem die Vorteile bringen, dass das Dokumentenmanagementsystem in bestehende Firmensoftwarelösungen integriert werden kann und die Bestimmungen des Datenschutzes nach der DSGVO vollständig zu erfüllen sind. Allerdings ist unter Umständen der IT-Bereich in kleineren Unternehmen für den technischen Aufwand nicht ausgelegt.

In diesen Fällen kann ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement einige Vorteile bringen. Hier liegt die Verantwortung für Betrieb und Sicherheit – auch für die notwendigen Backups – beim Dienstleister. Allerdings sollten unbedingt der Standort des Rechenzentrums und die Erfüllung der Datenschutzbedingungen beachtet werden.

Anbieter digitaler Dokumentenmanagementsysteme gibt es eine ganze Reihe. Bitrix24 verfügt über ein ausgereiftes und in der Praxis bewährtes Tool, welches als Cloudlösung mit einem Rechenzentrum in Deutschland unter voller Einhaltung der EU-Datenschutzbestimmungen für die Verwaltung einer Firma genutzt werden kann.