4 Geheimnisse für ein besseres Zeitmanagement: asynchrone Kommunikation

4 Geheimnisse für ein besseres Zeitmanagement: asynchrone Kommunikation
Margarita Ukrainskaya
7. September 2021
Zuletzt aktualisiert: 7. September 2021

Ein gutes Zeitmanagement ist für die fristgerechte, aber effiziente Abwicklung von Projekten unabdingbar. Mit einer durchdachten Planung, Disziplin und den richtigen Tools lassen sich Aufgaben nicht nur termingerecht, sondern auch einfach und flexibel erledigen.

Es gibt immer wieder Mitarbeiter in Unternehmen, die ihre Zeit besser einteilen können als ihre Kollegen. Sie wissen um die wertvolle Hilfe, mit der sie ihre Zeit auch im stressigen Alltag gut einteilen können.

Heute enthüllen wir 4 Geheimnisse für ein besseres Zeitmanagement mit asynchronen Kommunikationstools. Dazu beantworten wir zunächst die Fragen: Was ist Zeitmanagement? Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es? Oder was ist asynchrone Kommunikation? Dann verraten wir einige interessante Geheimnisse rund um smarte Zeitmanagement-Methoden.

Definition: Was ist Zeitmanagement?

Beim Zeitmanagement kommt es darauf an, mit den richtigen Verfahren und Maßnahmen die eigene Leistungsfähigkeit nachhaltig zu steigern und gleichzeitig eine gute Balance zwischen Arbeit und Pausen zu gewährleisten.

Im Mittelpunkt steht dabei ein vorausschauende und realistische Zeiteinteilung, damit Sie Ihre Aufgaben pünktlich erledigen können.

Ein wichtiges Ziel ist es, Aufgaben präzise zu erledigen und Ausfallzeiten und Überstunden zu vermeiden. Das bedeutet, dass die Arbeitszeit sinnvoll und optimal genutzt wird.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Methoden zielen darauf ab, anstehende Aufgaben einzuteilen und für diese entsprechende Zeiträume anhand von Kalendern und verbindlichen Terminen zu planen. Dabei müssen selbstverständlich Ressourcen und Deadlines berücksichtigt werden.

Grundlegend sind hier Prioritäten, die deutlich machen, welche Aufgaben dringend, wichtig oder aufschiebbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie sich beim Monotasking nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren und diese konsequent ohne Ablenkung erledigen.

Vergessen Sie neben der Planung und Umsetzung auch die nachträgliche Analyse nicht, um im Zeitmanagement stetig Verbesserungen vorzunehmen.

Zu den erfolgreichen Zeitmanagement Methoden zählen zum Beispiel das Pareto-Prinzip, das Eisenhower-Prinzip, die ALPEN-Methode, die Pomodoro Zeitmanagement Technik, die 52-17-Methode, die ABC Analyse oder die Stille Stunde.

Entdecken Sie hier wertvolle Details zu den einzelnen Ansätzen: 7 Techniken & Zeitmanagement Methoden für Unternehmer und Manager.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Synchronous vs. Asynchronous – um die Produktivität nachhaltig zu gestalten, sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit geben, sich nicht nur synchron, sondern auch asynchron auszutauschen.

Unter asynchroner Kommunikation wird ein gezieltes Arbeiten verstanden, dass nicht durch Störungen wie beispielsweise einen ungeplanten, sofortigen Anruf unterbrochen wird. Die Kommunikation findet dann statt, wenn sie in den Zeitplan passt und wenn Entscheidungen erforderlich sind.

Der asynchrone Austausch ermöglicht ein sogenanntes vertieftes Arbeiten (englisch auch deep work) möglich, bei dem synchrone Absprachen deutlich reduziert werden, um in festen Zeiträumen mit voller Konzentration arbeiten zu können. Dieser Ansatz wird mit den folgenden vier Geheimnissen effizient gefördert.

1. Geheimnis: Konsequente Zeiterfassung für Mitarbeiter und Aufgaben

Verbessern Sie die Effizienz der geleisteten Arbeit, indem Sie Ihren Mitarbeitern mit Hilfe der Zeiterfassung alle Aufgaben visuell darstellen. Auf diese Weise geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihren Arbeitstag online zu beginnen oder zu beenden, sowie unter anderem Pausen und Urlaube digital zu erfassen.

Ähnliche Vorteile machen sich im Rahmen der Zeiterfassung für Aufgaben bemerkbar. Das Geheimnis liegt in einem bestimmten Anfangs- und Abschlussdatum, einer genauen Erfassung der aufgewendeten Zeit sowie der Darstellung in einem Kalender und einem smarten digitalen Aufgabenplaner.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie sicher sein, dass die Zeit sichtbar wird, ein gutes Gespür für ein vorausschauendes Zeitmanagement geschult wird und Sie in der täglichen Arbeit auch mit den passenden Onlinetools unterstützt werden.

2. Geheimnis: Gut strukturierte Terminplanung

Der Unternehmensalltag ist oft von einem engen Zeitplan mit diversen Meetings und Anrufen geprägt. Um eine reibungsfreie Kommunikation zu gewährleisten, die auch den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter gerecht wird, zählt eine gute Terminplanung zu den Geheimnissen des Zeitmanagements.

Dies ist mit einer geeigneten Software für die Terminplanung besonders einfach möglich. Damit realisieren Sie eine langfristige Planung, eine klare Struktur sowie die praktische Umsetzung aller Termine, Veranstaltungen und vorab festgelegter Deadlines im Rahmen der Projektarbeit.

Ein sorgfältig strukturierter Terminplaner fördert ein effektives Zeitmanagement in der Aufgaben- und Projektverwaltung und kann eigenständig und abteilungsübergreifend beispielsweise im Bereich Vertrieb, Marketing, Human Resources und anderen eingesetzt werden.

3. Geheimnis: Zeitplanung mit Unterstützung von To-Do-Listen

Dieses Geheimnis ist simpel und gleichzeitig hochwirksam. Erstellen Sie eine klare Übersicht über alle Aufgaben, die zu erledigen sind. Unterstützt werden Sie dabei von To-Do-Listen, auf denen Sie alle Aktivitäten sammeln, gewichten und nach Priorität sortieren können.

So vermeiden Sie eine Überarbeitung und gleichzeitig Lücken. Optimal geführt wird eine derartige Liste mit Hilfe einer passgenauen To-do-Listen Lösung. Damit haben Sie unter anderem die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zu übertragen oder bei Bedarf mit wertvollen Informationen zu ergänzen.

4. Geheimnis: Ausgewogene Kommunikation und nahtlose Dokumentation

Ein gutes Gleichgewicht zwischen der synchronen und asynchronen Kommunikation bildet eine solide Grundlage für ein effizientes Zeitmanagement.

In intensiven Projektphasen ermöglichen digitale Kommunikationstools den Austausch in Echtzeit, auf Wunsch aber auch zeitversetzt. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, individuell zu entscheiden, wie sie eine ausgewogene Kommunikation gestalten möchten.

Essenziell für dieses Vorgehen ist eine jederzeit nachvollziehbare Historie und Dokumentation im unternehmenseigenen CRM, die alle Veränderungen anzeigt und ein nahtloses Dokumentenmanagement gewährleistet.

Werden hierfür die passenden Tools genutzt, lassen sich die Antworten auf verschiedene Fragen in der gespeicherten Historie finden. Somit wird keine konstante synchrone Kommunikation benötigt und eine asynchrone Kommunikation wird zu einem Vorteil.

Synchronous vs. Asynchronous: Asynchrone Kommunikation als Schlüssel für Ihr Zeitmanagement!

Gehen Sie sorgsam mit kostbarer Zeit um und achten Sie darauf, dass die Zeitverschwendung im Unternehmen weitestgehend minimiert wird und der Fokus auf den wichtigen Geschäftsaktivitäten liegt.

Unsere 4 Geheimnisse machen es deutlich, wie sich die theoretische Definition des Zeitmanagements durch entsprechende Zeitmanagement-Methoden perfekt in den Unternehmensalltag integrieren lässt und so für deutlich mehr Entwicklungsfreiräume und Produktivität in Ihrer Firma sorgt.

Asynchrone Kommunikationstools unterstützen beispielsweise eine konsequente Zeiterfassung. Möglich wird dies unter anderem durch eine lückenlose Historie aller Prozesse und ein zentrales Dokumentenmanagement.

Entwickeln Sie die flexible Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern und Kunden und eröffnen Sie neue Zeithorizonte.

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