6 Fehler, die die meisten Menschen bei der Auswahl einer CRM-Software machen

6 Fehler, die die meisten Menschen bei der Auswahl einer CRM-Software machen
Margarita Ukrainskaya
5. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 5. August 2021

CRM-Systeme zählen zu den essentiellen Bestandteilen jedes erfolgreichen Unternehmens. Die optimale CRM-Software auszuwählen und damit eine nachhaltige Lösung zu sichern, stellt sich jedoch in der Praxis häufig alles andere, als einfach dar.

Der Markt bietet Ihnen unzählige Angebote, die Ihnen die Qual der Wahl lassen und Sie vor ungeahnte Entscheidungsprobleme stellen. Sowohl die Suchmechanismen rund um eine CRM-Lösung, als auch das anschließende Procedere der Implementierung und Nutzung, halten einige Schwierigkeiten und Stolpersteine bereit, die es zu vermeiden gilt.

Im allerersten Schritt sollten die Fragestellungen: Was versteht man unter CRM und Was ist ein CRM-System? geklärt sein, um anschließend den passenden Entscheidungsprozess anzustoßen.

Wir stellen Ihnen heute 6 Fehler vor, die von den meisten Menschen gemacht werden, wenn sie eine CRM-Software auswählen, geben Ihnen wertvolle Tipps und Lösungsansätze, um diese zu umgehen.

Was versteht man unter CRM und was ist ein CRM System?

Als Manager stehen Sie früher oder später vor der Herausforderung, ein CRM-System auszuwählen, um in Ihrem Unternehmen Vorgänge effizient zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Doch was versteht man unter CRM? CRM ist die Abkürzung des englischen Ausdrucks “Customer Relationship Management” und bedeutet übersetzt Kundenbeziehungsmanagement.

Es handelt sich hierbei um eine Software für die Verwaltung der Kundenbeziehungen und Interaktionen eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden. Diese können mit einer CRM-Software systematisch gestaltet und effektiv genutzt werden.

Ein Kundenmanagement-System geht über rein administrative Tätigkeiten hinaus und umfasst weitaus mehr als Adressen oder Kontaktdaten. Durch die Speicherung komplexer Informationen sowie Vorgänge, werden Kundenkontakte nachvollziehbar und transparent.

Auf diese Weise lässt sich ein reibungsloser Vertriebsprozess realisieren, der durch eine saubere Strukturierung sowie Automatisierung beispielsweise von Angebots- und Bestellprozessen sowie Rechnungslegung zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung in Ihrem Unternehmen beiträgt.

Fehler 1: Eine CRM-Software auswählen durch schnelle Internetrecherche

Eine CRM-Lösung schnell selbst im Internet zu suchen, bietet Ihnen eine leichte Suchmethode, bei der Sie ohne Vorbereitung unmittelbar loslegen können.

Sie sollten hierbei jedoch bedenken, dass Sie nur eine bestimmte Anzahl an Anbietern finden werden, es nur wenige unabhängige Informationen gibt und die Recherche viel Zeit in Anspruch nimmt.

Hierbei haben Sie zusätzlich keine Garantie, dass die von Ihnen in Beschreibungen begutachteten CRM-Lösungen auch tatsächlich die Qualitäten erfüllen, die Sie erwarten.

Fehler 2: Eine CRM-Software auswählen aufgrund von reinen Empfehlungen durch Bekannte

Wenn Sie Ihre CRM-Lösung nach den Erfahrungen Ihrer persönlichen Kontakte auswählen, werden Sie mit Sicherheit ein ehrliches Feedback bekommen und möglicherweise auf Aspekte hingewiesen, an die Sie selbst nicht gedacht hätten.

Allerdings ist der Pool an CRM-Systemen, in den Sie auf diese Weise Einblick erhalten, verschwindend klein, und ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das empfohlene CRM-System nicht zu Ihrem eigenen Unternehmen passt.

Fehler 3: Mit Unternehmensberatern eine CRM-Software auswählen

Sollten Sie sich dafür entscheiden, einen Unternehmensberater für Ihre CRM-Auswahl zu engagieren, können Sie in vielen Fällen auf breitgefächerte Kenntnisse im Hinblick auf den CRM-Markt zurückgreifen.

Doch diese Aspekte können mit einem erhöhten Kostenaufwand verbunden sein und es ist nicht leicht, eine firmeninterne Unterstützung auf diesem Gebiet zu erhalten. Der Wert einer guten CRM-Auswahl wird oft nicht hoch genug geschätzt und es zeigt sich erst auf längere Sicht, ob sich die Investition in die entsprechende Auswahl auch tatsächlich rentiert hat.

Fehler 4: Mangelnde Ausrichtung auf mobile Endgeräte und fehlende Cloud-CRM-Lösungen

Ihre Kunden stehen bei Ihrem CRM-System im Fokus und deren Bedürfnisse haben höchste Priorität. Die Aufmerksamkeitsspanne ist in der Regel kurz und eine fehlende Ausrichtung auf mobile Endgeräte sowie Cloud Lösungen sorgen nicht selten für lange Wartezeiten, die Kunden schnell mit Abwanderung bestrafen.

Umso entscheidender ist es, dass alle Ihre Mitarbeiter, im Büro, unterwegs oder in Heimarbeit stationär oder mobil PCs, Laptops, Tablets und Smartphones als Kommunikationsweg nutzen, um in Echtzeit auch via mobilen Endgeräten zu interagieren und so eine persönliche Betreuung sicherstellen.

Passend dazu bieten Cloud-CRM-Lösungen Service-Mitarbeitern eine Reihe von wertvollen Tools, um unabhängig von Zeit und Standort, flexibel auf alle Daten im CRM zuzugreifen. Sie werden dabei über aktuelle Entwicklungen oder den bereits erfolgten Austausch zwischen dem Kunden und Kollegen informiert und sind stets auf dem neuesten Stand.

Fehler 5: Mangelndes Briefing und fehlende Einbindung der Mitarbeiter

Effiziente CRM-Systeme sind meistens sehr bedienerfreundlich und intuitiv, doch sind sie nur so gut, wie die Mitarbeiter, die sie anwenden. Anlauf- und Implementierungsschwierigkeiten an der Schnittstelle Mensch/Maschine können durch ein fachgerechtes Briefing und eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter vermieden werden.

Hierbei helfen Team-Meetings, Schulungen und eine transparente Kommunikation. Ihre Mitarbeiter werden nicht nur auf eine professionelle und effiziente Nutzung der Software vorbereitet, sondern erlernen auch den verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Kundendaten.

Fehler 6: Fehlende Service-Orientierung und mangelhafter Datenpool

Sämtliche Kommunikationswege sollten immer aus dem Blickwinkel Ihrer Kunden betrachtet werden, um beispielsweise zu verhindern, dass Ihre Nachrichten direkt im Spam-Ordner landen oder Ihre Kunden den Besuch auf Ihrer Internetpräsenz vorzeitig beenden.

Ihr Service-Angebot sollte daher in erster Linie auf Funktionalität und einen intuitiven Umgang setzen. Hotlines und Direct-Messaging Angebote dienen hier als wertvolle Instrumente.

Entscheidend ist auch die Qualität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit Ihrer Datenbank, so dass all Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Daten haben und den vorhandenen Pool stetig aktualisieren können.

Lösung: Wie lassen sich Fehler bei der Auswahl einer CRM-Software vermeiden?

Es sei vorab gesagt, dass es keine perfekte Suchmethode gibt, doch es bestehen gute Möglichkeiten zur Auswahl der optimalen CRM-Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse.

Zunächst sollten Sie gezielt im Unternehmen alle Anforderungen an ein CRM-System zusammentragen und dabei eine Priorisierung vornehmen. Überlegen Sie sich hierbei, was Sie mit einem CRM-System verbessern, lösen und ergänzen möchten. Denken Sie auch darüber nach, wer das System verwenden wird und welches Budget Ihnen insgesamt zur Verfügung steht.

Dabei können Sie sich von Bekannten oder Beratern unterstützen lassen, sollten jedoch stets darauf achten, dass Ihre individuellen Unternehmensinteressen und die zugehörige Ausrichtung des CRMs Berücksichtigung finden.

Die passgenaue CRM-Software lässt sich vorab kostenfrei auf Herz und Nieren prüfen. Sie können innerhalb von wenigen Minuten über eine kostenlose Registrierung durchstarten und alle Werkzeuge und Funktionen ausführlich in Ihrem Unternehmensalltag ausprobieren. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und haben die Option, alle Tools in der täglichen Arbeit zu testen.

Unser Resümee: eine CRM-Software auswählen, die zu Ihrem Unternehmen passt!

Das geeignete CRM-System ermöglicht es Ihrer Firma, wettbewerbsfähig zu bleiben und Ihre Kunden bei allen Prozessen in den Mittelpunkt zu stellen.

Persönliche Erreichbarkeit und der Einsatz neuester Technologien zählen für viele Kunden zu den wichtigsten Aspekten des modernen Kundenservices. Eine CRM-Software wie Bitrix24 ermöglicht Ihnen eine umfassende Kundenorientierung und stellt Ihnen komfortable Dialog- und Feedbackmöglichkeiten bereit.

Ganz gleich, ob Cloud-CRM-Lösungen oder On-Premise, achten Sie auf Implementierungsoptionen, Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit. Im Vordergrund sollten dabei stets die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens stehen, um ein ausgereiftes Kundenbeziehungsmanagement zu realisieren.

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