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8 Möglichkeiten zum Monitoring von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten

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Bitrix24-Team
17. November 2022
Zuletzt aktualisiert: 17. November 2022

Inhaltsverzeichnis 

8 Möglichkeiten zum Monitoring von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten
FAQ
1. Setzen Sie eine passgenaue Projektmanagement Software ein
2. Erfassen Sie Arbeitszeiten
3. Stellen Sie ein zuverlässiges Workflow Management sicher
4. Arbeiten Sie mit To-Do-Listen
5. Behalten Sie die E-Mail-Aktivitäten im Blick
6. Fragen Sie regelmäßig den Arbeitsfortschritt ab
7. Stellen Sie eine objektive Berichterstattung sicher
8. Beziehen Sie subjektive Faktoren und Arbeitsmoral ein
Fair und transparent: Monitoring von Mitarbeitenden, die von zu Hause aus arbeiten


Mit zunehmender Remote-Tätigkeit von Arbeitnehmenden wächst in Unternehmen das Bedürfnis nach einem zuverlässigen Monitoring von Mitarbeitern.

Die Überwachung von Mitarbeitenden kann unterschiedlich motiviert sein. Viele Arbeitgeber•innen wollen beispielsweise mittels Tracking der Produktivität wissen wie Remote-Mitarbeitende anfallende Aufgaben umsetzen, welche Arbeitszeiten dafür verwendet werden, wie hoch die Arbeitsauslastung ist oder wie lange Pausen andauern.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, was Monitoring von Remote-Mitarbeitern ist, wie es umgesetzt wird und ob die Überwachung von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz gesetzlich legitimiert ist.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Antworten rund um Monitoring-Tools für die Arbeit von zu Hause aus zusammengestellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie den schmalen Grat zwischen einer strikten Anwendung von Arbeitgeber-Überwachungssoftware  und einem unterstützenden Monitoring von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, meistern.

FAQ

Was ist Monitoring von Mitarbeitenden?

Mitarbeiter-Monitoring fasst die Anwendung verschiedener Methoden zur Überwachung der Arbeit zusammen, die das Sammeln von Informationen zu Arbeit, Aktivitäten und dem Aufenthaltsort von Angestellten eines Unternehmens möglich macht. Das Monitoring kann dabei im Büro, aber auch remote erfolgen.

Ist die Überwachung von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz erlaubt?

Die Überwachung von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz ist grundsätzlich erlaubt, allerdings nur nach den gesetzlichen Vorgaben, zu denen unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz gehört. Arbeitgeber-Überwachungssoftware kann in diesem Kontext möglicherweise nur dann zum Einsatz kommen, wenn der Mitarbeitende vorab seine Zustimmung zum Monitoring gegeben hat.

Warum ist das Monitoring von Mitarbeitenden wichtig?

Das Monitoring von Mitarbeitenden ist wichtig, um die Arbeitsbelastung zu ermitteln und einer möglichen Überlastung durch das Delegieren von Aufgaben an andere Kolleg•innen entgegenzuwirken. Es trägt auch dazu bei, Teammitglieder zu finden, die zu wenig Aufgaben übernehmen oder Fristen nicht einhalten. So lässt sich Ineffizienz deutlich reduzieren.

Wie kann das Monitoring von Mitarbeitenden erfolgen?

Das Monitoring von Mitarbeitenden kann über die Nutzung einer Projektmanagement-Software, Erfassung von Arbeitszeiten, Optimierung von Arbeitsabläufen, Teilen von To-Do-Listen, Kontrolle über E-Mail-Aktivitäten, Abfragen des Arbeitsfortschritts, objektive Berichterstattung und verschiedene subjektive Faktoren erfolgen.

Welche Rolle spielt Datenschutz bei der Überwachung von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz?

Der Datenschutz spielt bei der Überwachung von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle, denn diese basiert auf Datenverarbeitung. Für die Datenerhebung personenbezogener Daten bedarf es einer Einwilligung. Unternehmen sind verpflichtet, alle Maßnahmen rund um das Monitoring von Angestellten transparent darzustellen und dabei den Paragrafen § 26 BDSG zu berücksichtigen.

1. Setzen Sie eine passgenaue Projektmanagement Software ein

Eine Projektmanagement Software wie Bitrix24 unterstützt Sie nicht nur dabei, alle Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Projekten zu verwalten, sondern auch das Monitoring von Mitarbeitenden rund um deren Arbeitsleistung sicherzustellen.

Beim Projektstart haben Projektmanager•innen die Möglichkeit, Mitarbeitende Teams zuzuordnen, eine entsprechende Aufgabenverteilung vorzunehmen und Fristen zu verwalten. Passend dazu erhalten alle Teammitglieder eine geeignete Zugangsberechtigung, über die sie sich zeit- und standortunabhängig einloggen können.

Eine Projektmanagement-Lösung bietet zahlreiche nützliche Tools, wie das Verfolgen des Projektfortschritts in Echtzeit an. 

Sie sind jederzeit in der Lage, nachzuverfolgen und zu überprüfen, in welchem Zeitraum Teamkolleg•innen mit bestimmten Tätigkeiten beschäftigt sind. Sie können die Online-Zusammenarbeit fördern, den Zeitaufwand für Aufgaben genau verfolgen und passend dazu die Arbeitsauslastung anpassen.

Darüber hinaus haben Sie die Option Arbeitsberichte anzufordern, eigene Berichte zu erstellen und KPIs zu bestimmen, um die Performance Ihres Teams und einzelner Kolleg•innen bewerten zu können.

Dank Produktivitätsverfolgung wie sie in Bitrix24 möglich ist, können Sie die Verhaltensmuster Ihrer Teammitglieder analysieren und Lösungsansätze erarbeiten, um deren Leistung zu steigern.

2. Erfassen Sie Arbeitszeiten

Die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden dient Arbeitgeber•innen dazu, die Belegschaft zu kontrollieren und bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Ihre erbrachten Leistungen zu dokumentieren. Monitoring-Tools für die Arbeit von zu Hause aus bieten ebenfalls eine Arbeitszeiterfassung.

Eine Online-Stempeluhr ermöglicht es auch Ihren remote Mitarbeitenden, den Arbeitstag zu starten, zu pausieren oder zu beenden. Dieses Vorgehen ist besonders praktisch für das Monitoring von Remote-Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten und sich physisch kaum kontrollieren lassen.

Über die Arbeitszeiterfassung sind Sie auch in der Lage, verschiedene Abwesenheiten zu verwalten, die in die Abwesenheitsliste eingetragen werden und Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, wer remote arbeitet oder aufgrund von Dienstplänen, Urlaub oder Krankheit nicht verfügbar ist.

Durch die Überwachung von Arbeitszeiten wissen Sie genau, wie produktiv Ihre Mitarbeitenden sind und können eventuelle Engpässe vorbeugen.

Beschäftigen Sie Kolleg•innen, deren Arbeit auf Stundenbasis abgerechnet wird, kann die Zeitauffassung in Aufgaben ebenfalls nützlich sein. Direkt nach dem Erstellen einer Aufgabe werden Benachrichtigungen versendet und der Arbeitsfortschritt sowie das Ergebnis bewertet. Kommt es zu Verzögerungen, werden Teammitglieder umgehend zur Überfälligkeit informiert.

3. Stellen Sie ein zuverlässiges Workflow Management sicher

Anhand vordefinierter Workflows, wie sie auch die Workflow Management Software von Bitrix24 bietet, wird das Monitoring von Mitarbeitenden unterstützt, indem diese Abwesenheitsanträge, Dienstreisen, Abrechnungen und andere Anliegen direkt im Activity Stream stellen können.

Werden Änderungen an den Workflows vorgenommen, erscheinen diese ebenfalls im Activity Stream. Sie entscheiden, welche Genehmigungen benötigt werden und wie alles in der Praxis umgesetzt wird.

Für die Gestaltung solcher flexibler Arbeitsabläufe können Sie einen visuellen Geschäftsprozess-Editor nutzen, über den Sie Ihre Workflows ganz einfach per Drag & Drop zusammenstellen.

Damit lassen sich das Aufgabenmanagement automatisieren, Automatisierungsregeln aufstellen, Trigger setzen aber auch Aufgabenabhängigkeiten, Zeiterfassung in Aufgaben und praktische Vorlagen nutzen.

Über Automatisierungsregeln in Aufgaben und im CRM gestalten Sie anpassbare Geschäftsprozesse und können passend dazu die Arbeitsleistungen einzelner Mitarbeiter•innen oder ganzer Remote Teams jederzeit überprüfen.

4. Arbeiten Sie mit To-Do-Listen

To-Do-Listen überzeugen mit ihrer Einfachheit und dienen dem Zweck, die anstehende Arbeit anschaulich darzustellen und in Aufgaben und Teilaufgaben zu untergliedern.

Sie können anhand von To-Do-Listen genau nachverfolgen, an welcher Stelle in der Projektumsetzung das Unternehmen gerade steht, welche To-Dos bei welchen Mitarbeitenden liegen und wie weit diese mit der Bearbeitung sind.

To-Do Listen erlauben somit ein nahtloses Monitoring durch Projektleiter•innen und Vorgesetzte und bieten Mitarbeitenden gleichzeitig eine ideale Arbeitsgrundlage zur Bewältigung der täglichen Aufgaben. Sie haben hier zum Beispiel die Möglichkeit, relevante Zusatzinformationen oder Unterlagen, wie zum Beispiel PDF-Dokumente, hinzuzufügen.

Damit fördern Sie ganz nebenbei auch das Selbstmanagement der Remote-Kollegen, die To-Dos übersichtlich und nach Prioritäten geordnet erfassen und softwareunterstützt mit Aufgaben versehen können. 

Sobald ein To-Do erledigt ist, wird dies mit einem virtuellen Häkchen gekennzeichnet und zeigt Ihnen an, dass der Mitarbeitende den Bereich bereits erledigt hat.

Das alles erfolgt in Echtzeit, denn To-Do Listen sind naturgemäß nicht statisch. Neue Entwicklungen und Aufgaben lassen sich individuell ergänzen und alle Änderungen nahtlos nachvollziehen.  

5. Behalten Sie die E-Mail-Aktivitäten im Blick

Das Monitoring von Mitarbeitenden kann auch das Verfolgen von E-Mail-Aktivitäten beinhalten. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass manche Kolleg•innen bis zu 50 Prozent Ihres Arbeitstages mit Tätigkeiten in Ihrem E-Mail-Postfach verbringen.

Dabei genügt es nicht nur zu wissen, dass dies der Fall ist, sondern wie viele Mails täglich eingehen, an wen E-Mails versendet werden, wie schnell dabei auf Leads reagiert wurde u. v. m.

Über Tools wie Bitrix24.Mail haben Sie die Option, Mail-Konten für jeden Mitarbeitenden zu erstellen, aber auch Zähler für eingehende Mails einzurichten und wichtige Empfänger•innen und Absender•innen zu ermitteln.

Prüfen Sie, zu welchen Tageszeiten und an welchen Wochentagen die meisten Mails versendet werden und wie lange es dauert, bis eingegangene E-Mails beantwortet werden.

E-Mail-Aktivitäten sind ein guter Indikator dafür, welche Mitarbeitenden in Ihrem Team im Austausch mit Geschäftspartner•innen und Kund•innen besonders beschäftigt sind und an welchen Stellen die Arbeitsbelastung möglicherweise neu ausbalanciert werden muss.


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6. Fragen Sie regelmäßig den Arbeitsfortschritt ab

Ein gutes Monitoring von Mitarbeitenden bezieht die betreffenden Personen immer direkt ein. Erstellen Sie für Ihre Remote-Teams klare Regeln in Hinblick auf deren Selbstauskunft.

Zum Beispiel besteht die Möglichkeit, dass jeder Mitarbeitende am Ende des Arbeitstages oder am Ende einer Arbeitswoche einen kurzen Bericht an den Projektverantwortlichen oder Vorgesetzten sendet, in dem erläutert wird, an welchen Aufgaben im betrachteten Zeitraum gearbeitet wurde und welche Zeiten dafür in Anspruch genommen wurden.

Lösungen wie Bitrix24 befähigen Sie dazu, verschiedene Arbeitsberichte von Ihren Mitarbeitenden zu sammeln, die auch entsprechend angepasst werden können. Lassen Sie sich die Arbeitsberichte täglich, wöchentlich oder monatlich zusenden. Passend dazu haben Sie die Option, Berichte über den Arbeitsfortschritt zu akzeptieren, abzulehnen, zu kommentieren und eine Bewertung dazu vorzunehmen.  

Für das Monitoring der Arbeitsberichte stehen Ihnen Filter bereit, über die Sie Berichtszeitraum, Mitarbeitende bzw. eine Abteilung auswählen oder sich auch Statistiken zu Berichten anzeigen lassen können.

Arbeitsberichte von Remote Mitarbeitenden fördern Selbstdisziplin und ermöglichen es einzelnen Kolleg•innen mitzuteilen, wie sie die derzeitige Lage empfinden und ob sie womöglich Entlastung brauchen oder mehr Verantwortung übernehmen möchten. 

Sie reflektieren ihre Arbeit selbst und erörtern damit bewusst, ob sie unter- oder überarbeitet sind oder ob eine ausgeglichene Arbeitsbelastung umgesetzt wird.

In Kombination mit subjektiven Analysen aus den einzelnen Arbeitsberichten können Sie auch auf objektive Berichte setzen, die Sie aus einer Softwarelösung wie Bitrix24 generieren können. Wie Sie diesen Aspekt für das Monitoring Ihrer Mitarbeitenden nutzen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

7. Stellen Sie eine objektive Berichterstattung sicher

Zur Bewertung bietet Ihnen eine Lösung wie Bitrix24 Checklisten, Burnout-/Burndown-Diagramme, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Dashboards über die Sie geschätzte Zahlen und Indikatoren mit den tatsächlich von Ihren Mitarbeitenden erbrachten Ergebnissen vergleichen.

An dieser Stelle können Sie integrierte HR-Funktionen zum Monitoring von Mitarbeitenden und Performance Management nutzen. Sie berechnen, bewerten und vergleichen die Leistungen der Mitarbeitenden anhand von Abwesenheitstabellen, Arbeitszeiten, freien Tagen, Arbeitstag-Einstellungen und weiteres.

Sogenannte Leistungsberichte bieten Ihnen volle Transparenz und die Option, die Effektivität der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden zu messen. Sie lässt sich anhand der Anzahl von vollendeten und überfälligen Aufgaben der Mitarbeitenden sowie die Einschätzung der Arbeit von ihren jeweiligen Vorgesetzten bestimmen.

Für einen detaillierten Überblick haben Sie auch die Option passend zu Leads, abgeschlossenen Deals oder anderen Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden Berichte zu erstellen. Über einen integrierten Berichtsassistenten legen Sie hier Namen, Beschreibung und Berichtsbedingungen fest und fügen die von Ihnen gewünschten Spalten hinzu. So schränken Sie Ihre Berichtergebnisse automatisch nach den ausgewählten Parametern ein.

Für eine bessere Visualisierung lassen sich zu Ihren Berichten auch Diagramme wie Linear-, Balken- oder Tortendiagramme hinzufügen.

8. Beziehen Sie subjektive Faktoren und Arbeitsmoral ein

Das Monitoring von Mitarbeitenden sollte immer ausgewogen sein und neben der Eigeneinschätzung der Mitarbeitenden, der Bewertung der Arbeitsleistung durch Vorgesetzte und der Kontrolle über objektive Diagramme und Berichte auch immer eine soziale Komponente beinhalten.

Beziehen Sie ein gewisses Maß an subjektiver Beobachtungsgabe mit ein, insbesondere dann, wenn Sie im persönlichen Austausch mit den Mitarbeitenden stehen und hin und wieder auch ein Gespräch mit Ihnen führen.

Achten Sie darauf, wie Ihre remote Mitarbeitende in Videokonferenzen agieren oder sich bei möglichen physischen Treffen verhalten. Nutzen Sie Ihre soziale Kompetenz, um offen mit Angestellten über mögliche Problemstellungen oder die Arbeitsmoral zu sprechen und fokussieren Sie sich dabei auch auf die Aussagen des jeweiligen Mitarbeitenden zur aktuellen Arbeitsbelastung.

Hier gilt es oft zwischen den Zeilen zu lesen. Insbesondere dann, wenn Mitarbeitende gestresst wirken, Aufgaben nicht zufriedenstellend erledigen, durch ständiges Überschreiten von Fristen oder durch frühzeitiges Ausloggen und zu wenig erfüllte Arbeitsstunden auffallen.

Bleiben Sie am Ball und suchen Sie den persönlichen Kontakt mit dem jeweiligen Mitarbeitenden, um herauszufinden, an welchen Stellen der Schuh drückt. Das Monitoring erweitert sich hier auf subjektive Eindrücke, die Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeitenden einzuschätzen und ihnen die passenden Rahmenbedingungen für die Arbeit zu bieten.

Geht der betroffene Mitarbeitende auf Ihre Nachfrage ein, haben Sie die Möglichkeit, die kritische Situation zu beheben, indem Sie entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Oft genügen Kleinigkeiten wie eine andere Verteilung der Arbeitslast oder auch spezifische Aufgaben, die dazu führen, dass Remote-Mitarbeitende zufriedener mit ihrer Arbeit sind und sich auch mit ihrer Arbeit aus der Ferne aktiv in das Unternehmen einbringen.

Fair und transparent: Monitoring von Mitarbeitenden, die von zu Hause aus arbeiten

Das Remote Monitoring von Mitarbeitenden erfordert neben einer geeigneten Software für Aufgaben und Projekte etwas Fingerspitzengefühl. Achten Sie darauf, dass durch eine Überprüfung der Arbeit bei den Kolleg•innen nicht das Gefühl von Überwachung aufkommt.

Binden Sie Mitarbeitende, Projektleiter•innen und Vorgesetzte gleichermaßen ein und sorgen Sie so für eine zuverlässige und regelmäßige Zeiterfassung und Berichterstattung.

Nutzen Sie Remote Monitoring transparent, zeigen Sie, welche Vorteile es für einzelne Mitarbeitende mit sich bringt und setzen Sie Unternehmensressourcen effizient ein, um einen langfristigen Geschäftserfolg zu sichern.

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