Katastrophen clever aus dem Weg gehen: 7 vermeidbare Fehler in der Projektdokumentation

Ein effektives Projektmanagement erfordert eine solide Projektdokumentation. Doch oft schleichen sich Fehler ein, die die Dokumente des Projektmanagements verfälschen und zu Verzögerungen und Missverständnissen führen.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Fehler vermeiden und Ihre Dokumentation im Projektmanagement optimieren können, ganz gleich, ob Sie in einem Team vor Ort arbeiten, Remote-Arbeit bevorzugen oder über ein hybrides Büro agieren.

Unsere Tipps eignen sich für die Teamzusammenarbeit in jeder Arbeitsumgebung. Erfahren Sie, welche Rolle dabei unter anderem ein Projektrahmendokument oder agile Methoden spielen.

Wie macht man die Dokumentation für ein Projekt?

Fehler Nr. 1: Mangelnde Strukturierung der Projektdokumentation – Behalten Sie den Überblick!"

Für eine gut strukturierte Projektdokumentation spielt ein sogenanntes Projektrahmendokument eine zentrale Rolle. Dabei handelt es sich um ein umfassendes Dokument, das die grundlegenden Informationen und Parameter eines Projekts festlegt und als Leitfaden für alle Projektbeteiligten dient. Es umfasst wichtige Informationen wie Ziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Budget und Risiken.

Ein elementarer Bestandteil im Projektrahmendokument sind Projektziele. Sie definieren den Zweck des Projekts und legen die angestrebten Ergebnisse fest. Klare und präzise formulierte Ziele geben dem Team eine maßgebliche Richtung und ermöglichen eine effektive Arbeitsweise.

Ebenfalls ein Baustein in der Projektdokumentation ist die Festlegung von Meilensteinen. Diese markieren wichtige Etappen im Projektverlauf und fördern die Überprüfung des Fortschritts.

Die Aufgabenverteilung ist ein weiterer entscheidender Aspekt, der in der Projektdokumentation festgehalten wird. Jedes Teammitglied weiß somit, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind und welche Verantwortlichkeiten es trägt. Eine klare und transparente Aufgabenverteilung fördert die Effizienz und vermeidet unnötige Doppelarbeit.

Neben der Aufgabenverteilung sollten Sie auch die Projektmanagement Zeitplanung nicht vernachlässigen. Ein detaillierter Zeitplan gibt einen Überblick über die geplanten Aktivitäten und deren Abfolge. Dies ermöglicht eine realistische Einschätzung des Projektfortschritts und hilft Ihnen dabei, Deadlines einzuhalten.

Fehler Nr. 2: Unvollständige Dokumente - Vermeiden Sie Lücken in der Erfassung

Für eine gut strukturierte Projektdokumentation spielt ein sogenanntes Projektrahmendokument eine zentrale Rolle. Dabei handelt es sich um ein umfassendes Dokument, das die grundlegenden Informationen und Parameter eines Projekts festlegt und als Leitfaden für alle Projektbeteiligten dient. Es umfasst wichtige Informationen wie Ziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Budget und Risiken.

Ein elementarer Bestandteil im Projektrahmendokument sind Projektziele. Sie definieren den Zweck des Projekts und legen die angestrebten Ergebnisse fest. Klare und präzise formulierte Ziele geben dem Team eine maßgebliche Richtung und ermöglichen eine effektive Arbeitsweise.

Ebenfalls ein Baustein in der Projektdokumentation ist die Festlegung von Meilensteinen. Diese markieren wichtige Etappen im Projektverlauf und fördern die Überprüfung des Fortschritts.

Die Aufgabenverteilung ist ein weiterer entscheidender Aspekt, der in der Projektdokumentation festgehalten wird. Jedes Teammitglied weiß somit, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind und welche Verantwortlichkeiten es trägt. Eine klare und transparente Aufgabenverteilung fördert die Effizienz und vermeidet unnötige Doppelarbeit.

Neben der Aufgabenverteilung sollten Sie auch die Projektmanagement Zeitplanung nicht vernachlässigen. Ein detaillierter Zeitplan gibt einen Überblick über die geplanten Aktivitäten und deren Abfolge. Dies ermöglicht eine realistische Einschätzung des Projektfortschritts und hilft Ihnen dabei, Deadlines einzuhalten.

Fehler Nr. 3: Fehlende Versionierung – Stellen Sie eine funktionierende Versionskontrolle sicher

Eine funktionierende Versionskontrolle bildet eine wichtige Basis, um den Überblick über die verschiedenen Iterationen und Änderungen der Dokumente zu behalten.

Durch eine effektive Versionierung verfolgen Sie die Entwicklung und den Fortschritt der Dokumentation im Detail nach. Jede Änderung und Aktualisierung wird erfasst und mit einer eindeutigen Versionsnummer versehen. Dadurch können Sie frühere Versionen wiederherstellen, vergleichen und wenn nötig ausgewählte Änderungen verwenden.

Greifen Sie auf wertvolle Werkzeuge zurück, die eine funktionierende Versionskontrolle sicherstellen. Projektmanagement-Plattformen wie Bitrix24 bieten beispielsweise Funktionen zur automatischen Versionierung von Dokumenten.

Jedes Mal, wenn eine Änderung vorgenommen wird, erstellt und speichert die Lösung automatisch eine neue Version. Somit garantieren Sie Nachvollziehbarkeit und volle Transparenz bei allen Dateien.

Legen Sie passend dazu klare Verfahren für die Versionierung fest. Definieren Sie in diesem Zusammenhang zum Beispiel, wie und wann neue Versionen erstellt werden und informieren Sie das Team über diese Bestimmungen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neueste Version haben und wissen, wie sie, falls erforderlich, auf ältere Versionen zugreifen können.

Berücksichtigen Sie, dass eine Versionierung in Echtzeit aktualisiert wird und womöglich mehrere Teammitglieder gleichzeitig an der Dokumentation arbeiten. Vermeiden Sie hier Konflikte, indem Sie auf ein Kollaborationstool setzen, die eine gleichzeitige Bearbeitung ermöglichen und sicherstellen, dass die passende Synchronisierung erfolgt.

Fehler Nr. 4: Uneindeutige Sprache – Achten Sie auf eine klare Formulierung

Ein häufiger Fehler in der Dokumentation von Projekten ist eine uneindeutige Sprache. Wenn Informationen unklar oder verwirrend formuliert werden, führt dies nicht selten zu Fehlinterpretationen. Achten Sie aus diesem Grund stets auf eine klare und präzise Formulierung.

Vermeiden Sie unter anderem Fachjargon oder Abkürzungen, die möglicherweise nicht allen Teammitgliedern bekannt sind. Setzen Sie stattdessen auf eine Sprache, die für alle verständlich ist.

Überprüfen Sie, ob Ihre Aussagen eindeutig sind und nicht womöglich auf verschiedene Weise interpretierbar sind.

Klären Sie eventuelle Zweideutigkeiten und stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen bei den Empfängern richtig ankommen.

Verwenden Sie Beispiele und Illustrationen, um komplexe Informationen leichter verständlich zu machen. Nutzen Sie Diagramme, Grafiken oder Tabellen, um Ihre Aussagen zu unterstützen.

Fragen Sie gezielt nach, ob es noch Unklarheiten oder offene Fragen gibt. Wenn sie aufkommen, zögern Sie nicht, diese zu klären. Eine transparenter Austausch mit dem Team ist entscheidend, um Fehler im Rahmen der Dokumentation zu vermeiden.

Mit diesem Vorgehen tragen Sie automatisch dazu bei, dass alle Teammitglieder die Informationen richtig verstehen und effektiv zusammenarbeiten können.

Fehler Nr. 5: Vernachlässigung der Kommunikation – Fördern Sie eine regelmäßige Korrespondenz

Ein weiterer häufiger Fehler in der Projektdokumentation ist die Vernachlässigung der Kommunikation. Eine effektive Interaktion ist jedoch entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Projekts, um Fehlinformationen und Verzögerungen zu vermeiden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kommunikation in einem Projekt zu fördern. Planen Sie zum Beispiel regelmäßige Teammeetings, um den aktuellen Stand des Projekts zu besprechen, Fragen zu klären und Informationen auszutauschen.

Diese Meetings bieten eine ideale Gelegenheit für alle Teammitglieder, sich auf dem gleichen Wissensstand zu befinden und eventuelle Probleme frühzeitig anzusprechen.

Ein Online-Arbeitsplatz wie Bitrix24 bietet passend dazu eine Vielzahl von Kommunikationstools, die die Zusammenarbeit erleichtern. Nutzen Sie  Chatfunktionen, Telefonie,Screensharing  und Videokonferenzen, um den Informationsfluss zu verbessern und die Kommunikation am Laufen zu halten.

Außerdem lassen sich Reaktionen, Nachrichten und Statusaktualisierungen sofort im internen Nachrichtensystem teilen.

Definieren Sie, welche Kanäle Sie für welche Art von Informationen verwenden und wie oft Updates und Berichte erwartet werden. Damit fördern Sie eine offene und transparente Kommunikationskultur, in der Sie alle Teammitglieder ermutigen, ihre Ideen, Bedenken und Fragen auszudrücken. So schafft Sie langfristig ein Umfeld des Vertrauens und ermöglicht es allen Beteiligten, konstruktiv zusammenzuarbeiten und sich aktiv im täglichen Projektgeschäft einzubringen.

Fehler Nr. 6: Fehlende Dokumentenfreigabe – Sorgen Sie dafür, dass Dokumente rechtzeitig freigegeben werden

Des Öfteren falsch in Unternehmen umgesetzt wird die Dokumentenfreigabe. Wenn Dokumente nicht rechtzeitig freigegeben werden, kann dies zu Verzögerungen, Unklarheiten und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Nur mit einem effektiven Freigabeprozess garantieren Sie, dass alle relevanten Personen Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.

Definieren Sie an dieser Stelle  klare Zuständigkeiten. Legen Sie fest, wer für die Freigabe von Dokumenten verantwortlich ist. Dies kann beispielsweise ein Projektleiter, ein Teamleiter oder ein bestimmter Genehmigungsprozess mit verschiedenen Teilnehmern sein. Indem Sie klare Zuständigkeiten festlegen, stellen Sie sicher, dass die Dokumente von den richtigen Personen überprüft und freigegeben werden.

Über ein Dokumentenmanagement-System wie Bitrix24 lassen sich nicht nur Dokumente zentral speichern und verwalten, sondern auch gezielt freigeben. Sie haben die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu verwalten, festzulegen und den Freigabeprozess zu automatisieren, um Dokumente ohne bürokratische Umwege zeitnah freizugeben.

Entwickeln Sie in diesem Kontext einen klaren Zeitplan für die Dokumentenfreigabe. Definieren Sie, wann bestimmte Dokumente freigegeben werden sollen und wer dafür verantwortlich ist. Ein gut durchdachter Freigabeplan hilft Ihnen dabei, Verzögerungen zu vermeiden und bietet allen Projektbeteiligten Zugriff auf wichtige Dokumente.

Behalten Sie den Überblick über den Freigabeprozess und vermeiden Sie es, dass Dokumente unbemerkt liegen bleiben. Tauschen Sie sich regelmäßig mit den relevanten Personen aus und erinnern Sie gegebenenfalls an ihre Freigabe Aufgaben.

Fehler Nr. 7: Keine Anpassung an agile Methoden – Nutzen Sie agile Arbeitsweisen

Traditionelle, starre Projektmanagement Ansätze passen häufig nicht zu den Anforderungen und Arbeitsweisen moderner Projektdokumentation. Agile Methoden hingegen bieten flexiblere und kollaborative Ansätze, um den Erfolg von Projekten zu fördern.

Ein iteratives und inkrementelles Framework, das die Arbeit in sogenannten Sprints organisiert und ein flexibles Vorgehen ermöglicht, ist hier beispielsweise Scrum.

Eine weitere agile Methode bietet Kanban. Dabei handelt es sich um ein visuelles System zur Verwaltung von Aufgaben, bei dem der Fokus auf dem Fluss der Arbeit liegt und Engpässe und Engstellen aufgedeckt werden.

Ein Ansatz, der darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und kontinuierliche Verbesserung zu fördern, indem nur diejenigen Aktivitäten durchgeführt werden, die einen Mehrwert für das Projekt liefern, ist Lean.

Extreme Programming (XP) hingegen beschreibt eine Methode, die sich auf das Testen, die kontinuierliche Integration, das Pair Programming und andere Praktiken konzentriert, um die Qualität und die Zusammenarbeit im Projekt zu verbessern.

Ebenfalls eine empfehlenswerte Methode, bei der in er Projektdokumentation visuelle Modelle verwendet werden, um komplexe Systeme zu verstehen, zu kommunizieren und zu dokumentieren, ist die sogenannte agile Modellierung.

Des Weiteren in Frage kommt hier auch Lean Startup, eine agile Technik, die den Fokus auf schnelles Prototyping, Feedback von Kunden und das Lernen aus Fehlern legt, um Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu optimieren.

Ganz gleich, welche Vorgehensweisen Sie präferieren, die Anpassung an agile Methoden in der Projektdokumentation kann dazu beitragen, die Effizienz und Qualität der Arbeit zu steigern. Implementieren Sie aus diesem Grund gezielt unterschiedliche Möglichkeiten, mit denen Sie agile Arbeitsweisen in Ihrer Dokumentation realisieren.

Anstatt lange, detaillierte Dokumente zu erstellen, die sich im Laufe des Projekts möglicherweise ändern, setzen Sie auf eine iterative Dokumentation. Erstellen Sie kurze, prägnante Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden und sich an die sich verändernden Anforderungen anpassen.

Agile Methoden betonen die Zusammenarbeit und den regelmäßigen Austausch im Team. Nutzen Sie Tools wie Bitrix24, um die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Ermutigen Sie zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Dokumente im Team.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Priorisierung von wichtigen Informationen. Anstatt alle Details in der Projektdokumentation zu erfassen, konzentrieren Sie sich auf die relevanten und wesentlichen Informationen. Verwenden Sie Techniken wie User Stories oder Backlogs, um die Anforderungen und Prioritäten klar zu definieren.

Nutzen Sie auch an dieser Stelle visuelle Hilfsmittel. Diagramme, Grafiken und Bilder brechen anspruchsvolle Sachverhalte so weit herunter, dass sie von allen Teammitgliedern gut verstanden und umgesetzt werden können.

Die Anpassung an agile Methoden in der Projektdokumentation erfordert eine flexible Denkweise und Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung. Indem Sie agile Arbeitsweisen nutzen, können Sie die Produktivität steigern, die Teamzusammenarbeit stärken und den Projekterfolg fördern.

Fazit: So nutzen Sie aussagekräftige Dokumente des Projektmanagements!

In der Projektdokumentation liegen zahlreiche Stolpersteine versteckt, die den Ablauf im Projektmanagement behindern oder vollständig blockieren können.

Vermeiden Sie die von uns beschriebenen sieben häufigen Fehler, um Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen und alle damit verbundenen Aufgaben und Projekte auch in virtuellen Teams und hybriden Büros im Blick zu behalten.

Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation, regelmäßige Aktualisierung der Dokumente und die Nutzung geeigneter Tools sind entscheidend und lassen sich durch agile Methoden und eine gute Teamzusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld sinnvoll ergänzen.

Vermeiden Sie Fehler und arbeiten Sie effizienter in Ihrem Unternehmen, reduzieren Sie Kosten und realisieren Ihre Projekte zuverlässig. Die Projektdokumentation ist ein wertvolles Werkzeug, das den gesamten Projektablauf unterstützt und auch den  Grundstein für zukünftige Projekte legt.