Organisations-Apps: die Top 10 Möglichkeiten, die sie bieten, um Ihre Arbeit zu optimieren

Unternehmensorganisation durch Digitalisierung

Die Digitalisierung verändert nicht nur Geschäftsprozesse und Produkte, sie führt auch zu grundlegenden Änderungen in der Organisation eines Unternehmens.

Organisations-Apps - sowohl für PCs als auch für Mobilgeräte - helfen bei der Optimierung der Büroarbeit und im Projektmanagement. Heute gibt es in diesen Bereichen praktisch keine Probleme, für die keine technische Lösung verfügbar ist. Nachfolgend finden Sie 10 Möglichkeiten, die Ihnen Organisations-Apps bieten, um schneller, effektiver und besser arbeiten zu können:

• Zeitmanagement
• Kundenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Projektmanagement
• Kommunikation
• Dokumentenverwaltung
• Optimierung der Arbeitsabläufe
• Selbstmanagement
• Organisation unterwegs
• Work-Life-Balance

1. Perfektes Zeitmanagement mit dem richtigen Terminplaner

Bitrix24 bietet eine Webversion eines persönlichen Kalenders oder eines Projektteamkalenders. In der selbstgehosteten Version steht dieser auch für das gesamte Unternehmen zur Verfügung. Filter- und Suchfunktionen vereinfachen die Planung und die Verwaltung von Einladungen sowie von Konferenzräumen. Ein Terminplaner hilft Ihnen dabei, gemeinsame Meetings im Team zu planen und zu managen. Bei der Planung wird Ihnen sofort angezeigt, ob potenzielle Teilnehmer am gewünschten Datum verfügbar sind.

In eigenen Favoritenlisten können Kalender der Teammitglieder bzw. Projektgruppen ausgewählt werden. So bleiben alle Termine immer im Blick.

Falls Sie bereits einen Kalender über Outlook oder Google pflegen, ist das kein Problem, denn Bitrix24 ermöglicht Ihnen die Synchronisation mit diesen Kalendern. Das Anschließen von Mobilgeräten wird ebenfalls unterstützt. Mit Bitrix24 behalten Sie Ihre Termine und auch die Ihrer Kollegen immer im Griff.

2. Kundenmanagement – auf das richtige CRM kommt es an

Ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg ist die Interaktion mit den Kunden. Mit gleichen oder ähnlichen Produkten und Preisen bieten die Kundenorientierung und der damit verbundene Service die Chance, sich vom Wettbewerb abzuheben. Je größer die Anzahl der Kunden ist, umso wichtiger wird der Einsatz eines leistungsfähigen Customer-Relationship-Management-Systems (CRM). Das CRM von Bitrix24 bietet alle Funktionen zur Verwaltung von Kontakten, Leads und Aufträgen. Für Marketingaktivitäten lassen sich Kontaktgruppen erstellen und E-Mail-Kampagnen können direkt aus dem CRM heraus gestartet werden. Die Software ist in der Cloud und für mobile Endgeräte verfügbar. Selbst die kostenlose Version erfüllt bereits alle wesentlichen Kriterien, die Sie für ein Kundenmanagementsystem benötigen.

3. Aufgabenmanagement – persönliche und Gruppenaufgaben definieren

Aufgabenmanagement ist viel mehr, als das Erstellen einer einfachen To-do-Liste. Es bedeutet, gestellte Aufgaben vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen, Teilaufgaben zu definieren, diese an andere Teammitglieder mit vorgegebenen Fristen zu delegieren und diese Fristen auch zu kontrollieren.

Deshalb bieten die besten Organisations-Apps wie Bitrix24 auch ein Tool für das kostenlose Aufgabenmanagement. Die Software ist sowohl als Cloud-Lösung als auch als Version für das eigene Serverhosting verfügbar. Das Leistungsspektrum reicht vom persönlichen Aufgabenmanagement über Gruppenaufgaben und Aufgabenvorlagen bis hin zu sich wiederholenden Aufgaben. Selbstverständlich können auch die bekannten To-Do-Listen erstellt werden. Gut zu wissen: Die Cloud-Version wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Verbindung zum Rechenzentrum ist verschlüsselt und die Daten werden nach den Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gespeichert.

4. Projektmanagement – auf die visuelle Darstellung kommt es an

Die Auswahl von richtigen Organisations-Apps für das Projektmanagement führt zu erhöhter Projekttransparenz, zur Optimierung des Personaleinsatzes und somit besserer Kostenkontrolle. Eine wichtige Rolle kommt dabei der Darstellung der zeitlichen Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten innerhalb des Projekts zu. Eines der Tools zur Abbildung dieser Aktivitäten ist das Gantt-Diagramm, ein nach dem Entwickler benanntes Werkzeug. Bitrix24 bietet die Möglichkeit, Gantt-Diagramme online zu erstellen. Sie können beliebig viele Gantt-Diagramme kostenlos für ein oder mehrere Projekte erstellen.

5. Kommunikation – kollaborative Tools optimieren die Zusammenarbeit

Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens hat sich in den letzten Jahren sprunghaft weiterentwickelt. Während früher Teammeetings mit persönlicher Anwesenheit und E-Mails zum schriftlichen Gedankenaustausch bevorzugt wurden, ersetzen heute Videokonferenzen für Projektteams und Instant Messenger oder Gruppenchats meist den Informationsaustausch.

Bitrix24 stellt eine Vielzahl von Werkzeugen für die digitale Zusammenarbeit bereit. Diese Tools sind besonders wichtig, wenn Teams dezentral arbeiten. Die kostenlose Business-Chat-Software ist als Cloud-Version verfügbar und kann auf einem eigenen Server gehostet werden. Das beliebte Tool läuft auch auf iOS- und Android-Mobilgeräten.

6. Dokumentenverwaltung – Dokumente sicher aufbewahren

Das elektronische Archivieren von Dokumenten ist nicht nur für eine spätere Recherche wichtig, sondern in bestimmten Einsatzbereichen (Rechnungen, E-Mails) auch gesetzlich vorgeschrieben. Office-Produkte bekannter Hersteller bieten diese Funktionen und stellen sie in der Cloud zur Verfügung, sind aber oft kostenpflichtig. Ein Problem – vor allem, wenn es sich um die Speicherung personenbezogener Daten handelt – ist die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). In Bitrix24 wird ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt, das nicht nur kostenlos ist, sondern alle Daten sicher und gut geschützt in der Cloud aufbewahrt. Durch die Unterstützung der Formate von Google Docs oder Microsoft Office 365 kann das System auch verwendet werden, wenn Sie Ihre Dokumente mit einem dieser Softwareprodukte erstellen.

7. Arbeitsabläufe optimieren – Prozesse digitalisieren

Das Paretoprinzip (benannt nach Vilfredo Pareto) besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern also 80 % des Gesamtaufwandes. Deshalb ist es notwendig, Arbeitsabläufe zu analysieren, die „Zeitfresser“ zu identifizieren und diese zu minimieren.

Ein Workflow-Management-System digitalisiert Arbeitsabläufe und macht sie transparenter. Die Workflow-Management-Software von Bitrix24 verfügt über einen Feed, in dem alle Änderungen in Arbeitsabläufen festgehalten werden. Sie können damit beispielsweise Bestellvorgänge oder die Antragstellung von Dienstreise optimieren.

8. Selbstmanagement – die Arbeitszeit effizient nutzen

In Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeit, abseits strikter Vorgaben des Unternehmens, sind Selbstdisziplin und Arbeitsorganisation besonders wichtig. Neben Methoden, wie „Eat-the-Frog“ (die schwerste und unangenehmste Arbeit zuerst erledigen), ALPEN (Aufgaben aufschreiben – Länge einschätzen – Pufferzeit einberechnen – Entscheidungen treffen – Nachprüfen) und der Eisenhower-Methode (Wichtigkeit – Reihenfolge – Aufgaben abgeben oder verschieben) kann der Einsatz digitaler Tools das Selbstmanagement unterstützen. Verwalten Sie Ihre Arbeitszeit und erstellen Sie Arbeits- und Leistungsberichte mit einem Tool von Bitrix24.

9. Organisation unterwegs – digitale Hilfe

Mit der Tour App für iOS und Android entfällt die händische Führung eines Fahrtenbuchs. Bei Aktivierung am Morgen zeichnet die App während des Tages automatisch alle Autofahrten auf. Durch die Zuweisung von Kategorien können Sie zwischen Privat- und Geschäftsreisen unterscheiden.

Die Expensify App hilft bei der Spesenabrechnung nach der Dienstreise. Rechnungen werden gescannt und in der App verarbeitet. So ist es beispielsweise möglich, dass eine per App übermittelte Rechnung direkt vom Vorgesetzten freigegeben werden kann.

10. Work-Life-Balance – für Pausen im stressigen Arbeitsalltag

Wer leistungsfähig sein und bleiben möchte, sollte auf das ausgewogene Verhältnis zwischen seiner beruflichen Tätigkeit und ausreichender Freizeit achten. Natürlich bedarf es dazu nicht unbedingt einer App, aber diese kann dabei sehr nützlich sein. Habit List ist ein kostenloses Tool, welches dabei hilft, bei allem Fokus auf die Arbeit, die regelmäßigen Pausen nicht zu vergessen.

Die kostenlose und für Android und iOS verfügbare Headspace App bietet eine Meditation an und hilft beim Start in den Arbeitstag oder in den Pausen an einem stressigen Arbeitstag.