Kollaborative Tools: die besten Bitrix24 Funktionen für Remote-Teams

Was versteht man unter kollaborativen Tools? 

Kollaborative Tools optimieren die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams im Unternehmen. Es handelt sich also bei diesen Werkzeugen – ganz kurz ausgedrückt – um digitale Techniken der Zusammenarbeit. Solche Techniken sind seit geraumer Zeit bekannt und wurden als E-Mail und Chat sehr beliebt. Heute verbindet man mit den kollaborativen Tools zahlreiche weitere Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit. Bitrix24 stellt mehr als 30 Tools bereit, die eine digitale Zusammenarbeit fördern. Eine besondere Bedeutung erlangt ein kollaboratives Arbeiten mit Tools, wenn Teams dezentral tätig sind.

Eine Auswahl von Werkzeugen und die Beschreibung der besten Funktionen sollen dabei helfen, das beste Kollaborationstool für das eigene Unternehmen zu finden.

Echtzeitkommunikation dank Business Chat

Bitrix24 verfügt über eine Business-Chat-Funktion, die jedem Vergleich standhält. Das Tool funktioniert als Desktop-Anwendung unter Windows und macOS und ist als App sowohl für Android als auch unter iOS verfügbar. Die Software ist aber auch als Cloudversion einsetzbar und unterstützt damit problemlos Teams, die dezentral und bevorzugt remote arbeiten.

Der Business Chat ist nicht nur absolut sicher, sondern verfügt über spezielle Funktionen, die eine effektive Teamzusammenarbeit unterstützen. Im Chat wird die Struktur des Unternehmens angezeigt, Systembenachrichtigungen werden erhalten und es ist möglich, aus dem Chat heraus, eine Videokonferenz mit bis zu vier Teilnehmern zu starten. Direkt im Chat lassen sich Aufgaben erstellen und Termine in den Bitrix24 Kalender eintragen. Die Terminerstellung wird automatisch angeboten, sobald ein Datum oder Wörter wie zum Beispiel heute, morgen oder nächste Woche im Chat eingegeben werden. Ein erstellter Termin wird im Aktivitätenverlauf des Chats festgehalten. Aus jeder Nachricht kann eine Aufgabe abgeleitet werden, wenn man auf die Nachricht klickt und die entsprechende Option auswählt.

Instant Messenger für Nachrichten und Gruppenchats

Der Bitrix24 Instant Messenger ist ein Nachrichtensofortversand, mit dem sich zwei Mitglieder eines Teams per Textnachrichten verständigen können. Gegenüber der klassischen E-Mail bietet dieser Dienst den Vorteil der Echtzeitkommunikation. Dabei können nicht nur reine Textnachrichten, sondern über die Zwischenablage auch Bilddateien übertragen werden. Das Bitrix24 Tool bietet allerdings noch zusätzliche Funktionen, wie beispielsweise die Einrichtung individueller Gruppenchats. Außerdem ist es möglich, hinterlassende Audionachrichten direkt über den Instant Messenger anzuhören.

Kommunikation mit Videokonferenzen in HD-Qualität und Videoanrufen

Kollaborative Tools für Videokonferenzen reduzieren kosten- und organisationsaufwendige Teamberatungen in einem Konferenzraum auf ein Minimum. Die Produktivität des Teams steigt, der Zeitaufwand für das Meeting wird minimiert.

Bitrix24 ermöglicht es, Videokonferenzen in HD-Qualität durchzuführen. Aus einer installierten Bitrix24 Applikation wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Videokonferenzen, erstellen eine neue Konferenz und geben ihr einen Namen. Sichern Sie bei Bedarf die Videokonferenz mit einem Passwort, laden Sie bis zu 12 Mitglieder eines Teams ein und starten Sie zum festgelegten Zeitpunkt die Konferenz.

Bitrix24 bietet auch die Möglichkeit, Videokonferenzen ohne zusätzliche Softwareinstallation abzuhalten. Alles, was Sie benötigen, sind ein Notebook oder PC mit Webcam und eine stabile Internetverbindung. Starten Sie die Live-Kommunikation einfach aus Ihrem Google Chrome Browser. Das funktioniert auch mit einem mobilen Endgerät.

Der Nutzen einer Videokonferenz mit Bitrix24 geht weit über das Gespräch hinaus. Die Inhalte der Konferenzen können gespeichert und später als Content erneut aufgerufen werden. Inhalte lassen sich zur Wissensvermittlung für andere Teams oder Teammitglieder aufbereiten. Ein für diesen Anwendungsfall besonders nützliches Feature ist die Möglichkeit der Freigabe des eigenen Bildschirms während der Videokonferenz und das Teilen der Inhalte zu Präsentationszwecken.

Bei den Videokonferenzen über Bitrix24 hat die Sicherheit höchste Priorität. Die Inhalte werden unter Einhaltung der Richtlinien der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt und via SSL mit einem 256-Bit-Schlüssel übertragen.

Spontane Konferenzen oder Videoanrufe lassen sich direkt aus einem Chat heraus via “HD-Videokonferenz” starten. So einfach lassen sich Teammitglieder im Homeoffice erreichen. Die Gesprächspartner können auch ohne Computer über die mobile App am Video-Gruppenchat teilnehmen. Bitrix24 unterstützt überall und jederzeit die Remote-Arbeit ohne Softwareinstallation, ganz einfach über das Internet.

Der Kalender ist ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen

Bitrix24 bietet kollaborative Tools, mit denen Sie garantiert keinen Termin mehr verpassen. Sie benötigen einen persönlichen Kalender, einen Gruppenkalender, eine Anwesenheitsliste oder einen Kalender für das Unternehmen? Dieser soll jederzeit online verfügbar sein? Das ist kein Problem. Mit Bitrix24 können Einzeltermine ebenso geplant werden, wie Teammeetings oder Onlinekonferenzen.

Alle erstellten Kalender können untereinander geteilt werden. Eine Suchfunktion ermöglicht das schnelle Finden von Terminen. Mit dem Kalender lassen sich Konferenzräume planen. Das Tool ermöglicht zudem die Verwaltung von Einladungen für Meetings. Erhält ein Teammitglied eine Einladung, kann diese entweder bestätigt oder abgelehnt werden. Aus einer Bestätigung erfolgt automatisch die Terminerstellung im Kalender.

Sie suchen das beste Kollaborationstool für kleine Teams im Bereich Terminplanung, welches online verfügbar ist? Hier werden Sie fündig: Die Onlineversion eines gemeinsamen Teamkalenders ist kostenlos und enthält 5 GB Speicherplatz in der Cloud.

Dokumentenmanagement: das kollaborative Tool ohne zusätzliche Software

Viele Unternehmen suchen noch kollaborative Tools als geeignete Lösung für das eigene Dokumentenmanagement. Bekannte Office-Produkte sind heute in der Cloud verfügbar, allerdings oft mit Mietkosten verbunden oder sie erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht. Bitrix24 stellt Ihnen eine kollaborative Plattform zur Verfügung, um Dokumente zu bearbeiten, auch wenn Sie kein eigenes Office-Paket auf dem PC installiert haben. Durch die Unterstützung der Formate von Google Docs oder Office 365 gelingt es Ihnen leicht, Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten. Voraussetzung dafür ist die Speicherung der Datei in der Cloud. Bitrix24 stellt einen Cloud-Service zur Verfügung. Alle Daten, die auf dem Bitrix24.Drive hinterlegt sind, werden sicher aufbewahrt und gut geschützt.

Einen perfekten Schutz vor unbefugten Zugriff bietet die Rechteverwaltung auf dem Onlinespeicher. Zugriffsrechte können auf Datei- und Ordnerebene verwaltet werden. Geänderte Dateien werden mit einer History versehen, die neben dem Dateinamen angibt, von wem die Datei geändert wurde, wann die Änderung erfolgte und in welcher Größe die Datei vorliegt.

Per öffentlichem Link ist es möglich, Dateien mit Kunden oder anderen Teams zu teilen. Wird das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten in bestimmten Zeitabschnitten nicht gewünscht, steht in Bitrix24 eine Sperrfunktion zur Verfügung.

Kollaborative Tools für jeden Anwendungsfall

Sie haben das beste Kollaborationstool für Ihr Unternehmen noch nicht gefunden? Sicher wird ein einziges Werkzeug nicht allen Anforderungen an die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen gerecht, aber die vorgestellten Tools bieten wichtige Funktionen, die bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens nicht fehlen sollten.

Neben den genannten kollaborativen Tools bietet Bitrix24 noch weitere Werkzeuge, die Sie bald nicht mehr missen möchten. Dann werden Sie feststellen, dass Bitrix24 die einzige Unternehmenssoftware ist, die Sie benötigen.