Teammanagement im Gleichgewicht: Wie man Flexibilität behält und Struktur aufrechterhält

Unter dem Begriff des Teammanagements wird die Fähigkeit verstanden, eine Gruppe von Mitarbeitenden optimal zusammenzustellen und möglichst so zu führen, dass im Ergebnis ihrer Zusammenarbeit – dem echten Teamwork – Projektziele mit hoher Effektivität und Effizienz erreicht werden können.

Teammanagement im Gleichgewicht bedeutet die Aufrechterhaltung einer Balance zwischen Flexibilität und Struktur als entscheidendes Kriterium einer hohen Produktivität. Gleichzeitig wird die Kreativität gefördert und die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt. Eine solche Balance zu finden, stellt eine große Herausforderung dar, ist jedoch zum Erreichen optimaler Arbeitsergebnisse unerlässlich.

In einer modernen Unternehmenskultur kommt es darauf an, die Führungsrolle des Managers oder Projektleiters immer wieder neu zu reflektieren. Im Idealfall werden durch das Management Rahmenbedingungen für ein selbstbestimmtes Arbeiten der Teammitglieder geschaffen.

Der folgende Artikel gibt 14 Tipps, die helfen sollen, den Spagat zwischen Flexibilität und Struktur im Teammanagement zu meistern.

FAQ

Wie gelingt der Spagat zwischen Flexibilität und Struktur im Teammanagement?

Der Spagat zwischen Flexibilität und Struktur im Teammanagement ist eine große Herausforderung, da einerseits neue Lösungsansätze für die Projektarbeit erforderlich und andererseits Richtlinien einzuhalten sind. Durch klare Zielvorgaben, offene Kommunikation mit positiver Feedbackkultur und Förderung von Eigeninitiative gelingt die schwierige Aufgabe.

Welche Herausforderungen entstehen bei der Aufrechterhaltung der Flexibilität im Teammanagement?

Bei der Aufrechterhaltung der Flexibilität im Teammanagement entsteht eine ganze Reihe an Herausforderungen, wie die Kommunikation mit den Mitarbeitenden bei flexiblen Arbeitszeiten, die Koordinierung der Arbeitsaufgaben unter diesen Bedingungen, eine Konkurrenz um Ressourcen und die Möglichkeit zur Einflussnahme auf den Arbeitsfortschritt.

Welche Rolle spielt die Struktur in einem flexibel geführten Team?

In einem flexibel geführten Team ist die Struktur weniger reglementiert als in einer traditionellen Organisationsform. Sie bildet den Rahmen, innerhalb dessen die Mitarbeitenden bei eigenverantwortlicher Arbeit kreativ agieren können. Den Rahmen gibt unter anderem das Projektziel und die Kommunikationsform vor.

Worin besteht der Unterschied zwischen Teammanagement und Projektmanagement?

Der Unterschied zwischen Teammanagement und Projektmanagement besteht darin, dass ersteres für die Organisation der Zusammenarbeit der Mitarbeitenden, das Projektmanagement für die Erfüllung der Zielstellung verantwortlich ist. Obwohl sich beide Aufgaben überschneiden, ist das Teammanagement in erster Linie für die Ausschöpfung des vollen Potenzials jedes Mitarbeitenden zuständig.

1. Führung und Flexibilität durch flache Strukturen

Klassischen Unternehmensstrukturen liegt eine hierarchische Organisation zugrunde. Bei diesem ähnlich einer Pyramide aufgebauten Führungsstil ist das Management über mehrere Ebenen mit unterschiedlicher Verantwortung bis zu den produktiven Teams untergliedert. Klare Teamorganisation und Struktur sind hier der Vorteil.

Wer allerdings nach Gleichgewicht im Teammanagement sucht, wird sich eher an flachen Strukturen orientieren. Sie eignen sich viel besser, um Netzwerke zu schaffen, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Zum Anliegen einer solchen Struktur gehört es, eine Balance zwischen dem Management und funktionsübergreifenden Teams zu finden, was besonders bei umfangreichen Projekten, die nur interdisziplinär erfolgreich sein können, zum entscheidenden Vorteil wird. Ein solcher – eher unkonventioneller – Ansatz kann besonders positive Effekte hinsichtlich der Produktivität erzielen.

2. Agile Prinzipien für adaptive Teamführung

Modernes Projektmanagement steht oft vor der Herausforderung, dass eine strukturierte Planung durch die Komplexität der Anforderungen und deren dynamische Veränderung nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Agile Prinzipien eignen sich am besten dafür, solche Projekte erfolgreich zu bearbeiten. Durch ein adaptives Teammanagement sind alle Mitarbeitenden mit der raschen Anpassung an komplexe Veränderungen vertraut.

Agile Methoden wie Scrum sind dafür bestimmt das Teammanagement im Gleichgewicht zu halten. Sie ermöglichen einerseits iteratives Arbeiten, besitzen aber andererseits einen fest definierten Rahmen wie er durch die Rollen von Product Owner, Scrum Master und Entwicklern definiert wird. Die Teammitglieder übernehmen entsprechend ihrer Rollen eigene Verantwortung, ohne in hierarchische Strukturen eingebunden zu sein.

3. Das GRPI-Modell: Flexibles Management durch Optimierung der Zusammenarbeit

Das Akronym GRPI steht für die englischen Bezeichnungen Goals, Roles, Processes, und Interactions. Ziel des Modells ist es, die Zusammenarbeit unter Aufrechterhaltung der Teamstruktur zu verbessern. Unter “Goals“ ist dabei die Erreichung eines für das Team definierten gemeinsamen Ziels zu verstehen. In den “Roles“ werden jedem Mitarbeitenden eigene Rollen mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten, zum Beispiel bei einem konkreten Projekt zugewiesen und eigene Kommunikationsprozesse – die “Processes“ - entwickelt. Schließlich hilft die “Interaction“, dass sich alle Mitarbeitende an denselben Werten und Normen, die schriftlich festgehalten und in einem Dokumentenmanagementsystem hinterlegt sein sollten, bei ihrer Arbeit orientieren.

Dem Teammanagement kommt die Aufgabe zu, unter Beibehaltung der Struktur, Flexibilität bei der Verwirklichung der Zielsetzung zu gewährleisten.

4. Teamzusammensetzung als entscheidendes Erfolgskriterium

Damit sich das Konzept für ein Teammanagement im Gleichgewicht umsetzen lässt, bedarf es der richtigen Teamzusammensetzung. Nur so lässt sich eine strukturierte Arbeit flexibel und erfolgreich verwirklichen. Um auf sich verändernde Anforderungen in der Projektarbeit reagieren zu können, müssen den Mitarbeitenden bestimmte Rollen zugewiesen werden. Das erfordert wiederum spezielle Fähigkeiten der Einzelnen. Die Wissenschaftlerin Belbin hat in drei Kategorien Rollen definiert, die zu besetzen sind.

Handlungsorientierte Rollen sind Mitarbeitenden zu übertragen, die mit großer Energie und Tatendrang ihre Aufgaben erledigen, dabei aber oft wenig interagieren. Deshalb müssen kommunikationsorientierte Rollen bewirken, dass alle Teammitglieder in die Zusammenarbeit integriert werden. Schließlich sorgen wissensorientierte Rollen für die notwendige Kreativität bei der Umsetzung der Anforderungen.

5. Teammanagement im Gleichgewicht mit flexiblen Rahmenbedingungen

Effektives Teammanagement basiert auf flexiblen Rahmenbedingungen, unter denen die Mitarbeitenden – auch innerhalb bestehender Strukturen – produktiv arbeiten können. Neben einerseits festgelegten Kernarbeitszeiten, Kommunikationstools und Projektzeitplänen, gehört Freiraum für die individuelle Ausgestaltung der Tätigkeit dazu. Das hybride Arbeitsmodell ist ein Beispiel dafür. Den Mitarbeitenden wird die Gelegenheit gegeben, einen Teil der Arbeit außerhalb des Unternehmens, in der Regel im Homeoffice, zu leisten. Flexible Arbeitszeitmodelle sind eine weitere Möglichkeit. Arbeitszeitregelungen können auf der Einführung einer Gleitzeit, der Jahresarbeitszeit oder einer teamorientierten Arbeitszeit basieren. Letztgenannte orientiert sich an der termingerechten Erfüllung von Projektzielen unter Berücksichtigung konsistenter Kommunikation. Softwaretools zur aufgabenbezogenen Zeiterfassung unterstützen diese Arbeitsweise.

6. Flexibilität im Teammanagement auf Grundlage klarer Ziele

Der Spagat zwischen festen Teamstrukturen und Anpassungsfähigkeit des Managements wird nur durch klar definierte Anforderungen gelingen. Auf Basis der als SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) festgelegten Ziele kann ein Projektteam deren Erreichen adaptiv verwirklichen. Die Flexibilität im Teammanagement zeichnet sich dadurch aus, dass Leistungen nicht anhand vorgegebener Aufgabenstellungen und deren Erfüllung beurteilt, sondern einzig und allein durch die erreichten Ergebnisse bewertet werden.

Unabhängig davon sind zur Fortschrittskontrolle Meilensteine zu definieren, die sich auf die Einhaltung von Zeitplan und Budget orientieren. Messbare Kennzahlen, die im Projektmanagement als KPIs (Key Performance Indicators) bezeichnet werden, liefern Aussagen darüber, ob flexibles Teammanagement tatsächlich erfolgreich verläuft.

7. Aufrechterhaltung der Teamstruktur nur über transparente Kommunikation

Teamleitung und Struktur kann nur über offene Kommunikationskanäle gewährleistet werden. Jeder Mitarbeitende muss die Möglichkeit haben, am Informationsaustausch teilzunehmen. In Strukturen, die auf hybriden Arbeitsmodellen beruhen oder aus reinen Remote-Teams bestehen, ist es die Aufgabe des Projektmanagers dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeitende in die konsistente Kommunikation einbezogen werden. Regelmäßige Teammeetings, die gegebenenfalls als Videokonferenzen zu planen sind, gewährleisten einen Erfahrungsaustausch und bieten die Gelegenheit, zur Dokumentation des Projektfortschritts unter Kenntnisnahme aller Beteiligten beizutragen.

Neben dem Einsatz technischer Hilfsmittel gehört die persönliche Kommunikationsbereitschaft zu einem Teammanagement im Gleichgewicht. Eine positive Einstellung des Projektmanagers zur Kommunikation hilft bei der flexiblen und gleichmäßigen Übertragung von Aufgabenstellungen an alle Mitarbeitenden, den Fähigkeiten entsprechend angepasst.

8. Feedbacks als Basis zur Harmonisierung von Managementprozessen

Projektmanager sollten regelmäßig Feedbacks von ihren Mitarbeitenden zu den aktuellen Erfahrungen während der Projekttätigkeit einholen. Auf deren Grundlage ist eine stetige Bewertung vorhandener Strukturen und ihre Wirksamkeit auf die Arbeitsprozesse vorzunehmen. Die Resultate der Analyse sind im Gegenzug mit dem Team zu teilen.

Um das Teammanagement im Gleichgewicht zu halten, muss grundsätzlich auf eine wertschätzende Feedbackkultur geachtet werden. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, in erster Linie positive Entwicklungen anzusprechen und Verbesserungspotenziale zu erschließen. Letzteres ist nicht mit Rüge oder gar Abmahnungen zu verbinden. In Einzelgesprächen mit den Mitarbeitenden steht das aktive Zuhören im Mittelpunkt, Verbesserungsvorschläge zur Teamorganisation und Struktur sollten beachtet und mit einer zeitnahen Rückmeldung beantwortet werden.

9. Bereitstellung ausreichender Ressourcen und Tools für strukturierte Projektarbeit

Strukturierte Projektarbeit auf Basis detaillierter Planung beruht auf einer möglichst genauen Kalkulation über den Bedarf an Ressourcen und setzt die Nutzung leistungsfähiger Softwaretools voraus. Sich ändernde Anforderungen können allerdings eine adaptive Teamführung nötig werden lassen. Pläne und Strategien müssen angepasst werden. Flexibles Management zeichnet sich dadurch aus, Ressourcen umzuverteilen und dafür wirksam Projektmanagementtools einzusetzen.

Software, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, kann schnell und effektiv an sich ändernde Anforderungen angepasst werden. So lassen sich Aufgabenstellungen und Zeitpläne modifizieren, Rollen und Verantwortungen innerhalb des Teams neu zuweisen und die Fortschrittskontrolle mittels Gantt-Diagrammen sorgt dafür, dass ein Projektziel niemals aus den Augen verloren wird.

10. Anpassung an individuelle Arbeitsstile

Teammanagement sollte keinesfalls die Anpassung an individuelle Arbeitsmethoden als Ausschlusskriterium ansehen. Teammanagement im Gleichgewicht versteht sich vielmehr als Akzeptanz unterschiedlicher Stile und Herangehensweisen zur Bewältigung von Arbeitsaufgaben. Wie bereits erwähnt, sollte sich die Bewertung der Arbeit ausschließlich auf die erzielten Ergebnisse und nicht auf den Weg, wie diese erreicht wurden, konzentrieren. Selbstverständlich gilt diese Aussage nur unter Berücksichtigung der Einhaltung von Normen des Teamworks. Ein Ansatz, der individuelle Arbeitsstile erlaubt, ermöglicht mehr Flexibilität im Teammanagement und verbessert die Motivation der Mitarbeitenden. Ergebnisorientiertes Arbeiten fördert zudem die Kreativität.

Gutes Management zeichnet sich auch durch die Offenheit gegenüber Experimenten aus. Die meisten Teams verfügen zu Beginn ihrer Tätigkeit noch nicht über die optimale Balance zur Zusammenarbeit, sondern müssen diese erst experimentell entwickeln.

11. Pflege einer positiven Teamkultur

Teammanagement im Gleichgewicht bedeutet, eine Arbeitskultur zu pflegen, die sowohl die aufgebauten Strukturen schätzt als auch Flexibilität in der Zusammenarbeit unterstützt. Dazu gehört es, die als SOPs - Standard Operating Procedures – bezeichneten Standardanweisungen strikt umzusetzen. Diese schriftlich formulierten Anweisungen sind Dokumente, die Mitarbeitenden helfen, bestimmte Arbeitsprozesse einheitlich und effizient durchzuführen. Sie dienen der Qualitätssicherung, Schulung und der Einhaltung gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorschriften. Das bedeutet aber nicht, dass dadurch die Kreativität der Teams eingeschränkt werden soll. Flexibles Management besteht darin, unter Einhaltung von Richtlinien Arbeitsprozesse eigenverantwortlich auszugestalten.

Zu den Grundwerten einer positiven Teamkultur gehört das Konfliktmanagement. Um Eskalationen zu vermeiden, sollten Prinzipien wie die Harvard-Methode, der Perspektivwechsel oder eine Mediation zum Einsatz gelangen.

12. Delegieren mit Vertrauen für effektives Teammanagement

Führung und Flexibilität basieren auf Vertrauen. Die Delegation von Aufgaben an einzelne Teammitglieder setzt voraus, dass ein Projektleiter die Fähigkeiten seiner Mitarbeitenden genau einschätzen kann und die Bereitschaft zeigt, sich auf die Erfüllung der Arbeitsanforderungen zu verlassen. Zum Teammanagement im Gleichgewicht gehört es dabei, Mikromanagement zu vermeiden, das Kreativität und Flexibilität beeinträchtigen würde. Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgversprechende Aufgabenübertragung besteht darin, Mitarbeitende zu befähigen, eigenständige Entscheidungen zu treffen und Verantwortung für diese zu übernehmen. Für den Teammanager bedeutet das, Entscheidungen zu akzeptieren und ein richtiges Maß an Fehlertoleranz zu besitzen.

Durch Einsatz von Projektmanagement-Tools lässt sich der Aufgabenstatus und Projektfortschritt verfolgen, was auch ein rechtzeitiges Eingreifen bei drohenden Misserfolgen ermöglicht.

13. Anerkennung von Erfolgen als Motivationsschub

In den vorangegangenen Abschnitten wurde wiederholt auf die Notwendigkeit zur Förderung von Eigeninitiative, Kreativität und die Übernahme von Verantwortung als wichtige Elemente für ein Gleichgewicht im Teammanagement hingewiesen. Ebenso bedeutungsvoll ist es, die Erfolge zu feiern, die durch eine flexible Arbeitsweise innerhalb bestehender Teamstrukturen erreicht werden konnten. Neue Lösungsansätze und kreative Ideen von Teammitgliedern bedürfen einer expliziten Würdigung. Das kann durch ein Lob im Teammeeting erfolgen, durch einen Blogbeitrag im unternehmenseigenen Intranet oder in einer materiellen Anerkennung zum Ausdruck gebracht werden. Ganz gleich, auf welche Art die Würdigung erfolgt, sie wird einen Motivationsschub hervorrufen, in den meisten Fällen nicht nur für einzelne Mitarbeitende, sondern für das gesamte Team.

14. Durch Feel-Good-Management zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Noch vor wenigen Jahren belächelt und nicht ernst genommen, gehört es heute zur modernen Unternehmenskultur: das Feel-Good-Management. Strukturierte Teamarbeit darf nicht nur auf die Erzielung der höchsten Arbeitsproduktivität ausgerichtet sein. Sie muss im Einklang mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden stehen, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Eine gute Arbeitsatmosphäre basierend auf den Feedbacks der Teammitglieder verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Das Feel-Good-Management beinhaltet solche Themen wie Selbstmanagement der Mitarbeitenden und eigene Arbeitszeiteinteilung. Durch Vermeidung von Stress und eine gesunde Work-Life-Balance wird die körperliche und psychische Gesundheit gestärkt, ein Burnout wird vermieden.

Zur Umsetzung dieser Prinzipien sollten sich Manager und Projektleiter weiterbilden. Der Einsatz neuer Managementtechniken erfordert neben der Bereitschaft, diese einzusetzen, auch das entsprechende Fachwissen.

Fazit: So lässt sich die Herausforderung zwischen Flexibilität und Struktur im Teammanagement meistern

Für ein Teammanagement im Gleichgewicht sind flache Unternehmensstrukturen von großem Vorteil. Die Einführung agiler Methoden wie Scrum, ermöglichen die flexible Zusammenarbeit auf Basis vorgegebener Rollen und damit eines strukturellen Rahmens. Die richtige Teamzusammensetzung und die Formulierung klarer Zielstellungen unterstützt den Prozess der Flexibilisierung des Teammanagements. Dabei wird die Aufrechterhaltung für die Projektarbeit wichtiger Strukturen durch die Vorgabe konsistenter Kommunikationsrichtlinien und Kommunikationskanäle unterstützt. Flexibilität im Teammanagement unter Einbeziehung grundlegender Rahmenbedingungen benötigt die Bereitstellung ausreichender Ressourcen und Softwaretools als Voraussetzung für individuelle Arbeitsstile. Zum Erfolgsrezept für den Spagat zwischen Flexibilität und Struktur gehören auch die Pflege einer positiven Teamkultur, die Anerkennung von Erfolgen und das Feel-Good-Management.